El PROTOCOLO O

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El PROTOCOLOO
REGISTRO NOTARIAL
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ANTECEDENTES HISTÓRICOS

• FUERO REAL DE ESPAÑA
• Autorizaba al Escribano a conservar los
  originales de los Instrumentos que autorizaba.
• LA PRAGMÁTICA DE ALCALÁ DE 1,503.
• Se dio el CARTAE, facultaba al Escribano para
  reproducir fielmente el Instrumento autorizado
  por él (antecedente de lo que hoy conocemos como
  Testimonio conocido también como Primer
  Testimonio, Copia simple Legalizada, Testimonio
  Especial).

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ETIMOLOGÍA

• Se deriva de PROTOS que significa Primero en su
  línea. Y de la voz latina COLLIUM o COLLATO
  que significa comparación o cotejo.

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Definición de Protocolo o Registro Notarial

• Es la colección ordenada de las Escrituras
  Matrices, Actas de Protocolización, Razón de
  Legalización de Firmas, Trascripción Acta
  Notarial de Otorgamiento de Testamento, y
  documentos que el Notario registra de conformidad
  con la ley, en tomos durante un año.
• LECTURA OBLIGATORIA Arts. 8 del Código de
  Notariado y 962 del Código Civil

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Quiénes pueden cartular?

• Los notarios.
• El Escribano de Gobierno.
• Agentes Diplomáticos cuando sean notarios.
• Agentes Consulares cuando sean notarios
• LECTURA OBLIGATORIA Art. 6 numeral 2) Código de
  Notariado

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Apertura del Protocolo o Registro Notarial

• Se abre con el primer instrumento que el notario
  autorice, el que principiará en la primera línea
  de la primera hoja. Art. 12. C. Not.
• NO ES NECESARIA RAZÓN ALGUNA POR APERTURA
• Se pagará en la Tesorería del Organismo Judicial
  por derecho de apertura de Protocolo Q50.00. Art.
  11 de C. de Notariado-
• Las Hojas de Papel Sellado Especial para
  Protocolo se comprarán en la S.A.T. en lotes no
  menores de 55 hojas incluyendo la comisión, y se
  vende únicamente al propio notario solicitante o
  por encargo de otro notario. Art. 9 del C. Not.

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1. La tarifa específica es del valor de Q 1.00 por
   cada hoja y se vende exclusivamente a los
   Notarios.
2. El Art. 33 numeral 10) del Dto. 37-92, la hoja a
   que se refiere es a hojas de papel bond tamaño
   carta o tamaño oficio, respetando las 25 líneas
   y el margen izquierdo de 40 Mm.
3. LECTURA OBLIGATORIA Arts. 11 y 12 del Código de
   Notariado 6 del Dto. 37-92 Ley del Impuesto
   Fiscal y de Papel Sellado Especial para
   Protocolo 30 del Dto. 737-92 Reglamento de la
   Ley del Impuesto Fiscal y de Papel Sellado
   Especial para Protocolos.

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Contenido del Protocolo o Registro Notarial

1. Escrituras Matrices,
2. Actas de Protocolación,
3. Razón de Legalización de Firmas,
4. Acta Notarial de Otorgamiento de Testamento Común
   Cerrado,
5. Razón de Cierre del Protocolo,
6. Índice,
7. Atestados.

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Formalidades

• Se facciona en Papel Sellado Especial para
  Protocolo, las Escrituras Matrices, Actas de
  Protocolización. Razones de Legalización de
  Firmas y documentos que el Notario registra.
  Artículo 9. del Código de Notariado.
• En el protocolo deben llenarse las formalidades
  siguientes
• Los instrumentos públicos se redactarán en
  español y se escribirán a máquina o a mano, de
  manera legible y sin abreviaturas
• Los instrumentos llevarán numeración cardinal, y
  se escribirán uno a continuación de otro, por
  riguroso orden de fechas y dejando de instrumento
  a instrumento, solo el espacio necesario para las
  firmas

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• El protocolo llevará foliación cardinal, escrita
  en cifras
• En el cuerpo del instrumento, las fechas, números
  o cantidades, se expresarán con letras. En caso
  de discrepancia entre lo escrito en letras y
  cifras, se estará a lo expresado en letras
• Los documentos que deban insertarse o las partes
  conducentes que se transcriban, se copiarán
  textualmente
• La numeración fiscal del papel sellado no podrá
  interrumpirse más que para a intercalación de
  documentos que se protocolen o en el caso de que
  el notario hubiere terminado la serie y

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• Los espacios en blanco que permitan
  intercalaciones se llenarán con una línea antes
  de que sea firmado el instrumento.
• Artículo 13 del Código de Notariado
• Hojas de Papel Bond, cuando se otorgan los
  instrumentos en el extranjero. Art. 30 del Dto.
  737-92 Reglamento de la Ley del Impuesto Fiscal y
  de Papel Sellado Especial para Protocolo
• Art. 14 del Código de Notariado Serán nulas
  las adiciones, entrerrenglonaduras y testados, si
  no se salvan al final del documento y antes de
  las firmas, las enmendaduras de palabras son
  prohibidas.

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Formas de corregir errores en el Instrumento
Público antes de ser autorizado por el Notario

1. Entrerrenglonaduras conocido también con el
   nombre de Entre Líneas.
2. Adición.
3. Testado.
4. Excedido

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• Entrerrenglonaduras conocido también con el
  nombre de Entre Líneas Se utiliza cuando
  omitimos consignar un dato o una oración en el
  Instrumento Público que autorizará el Notario. Y
  se salvarán al final del documento antes de las
  firmas.
• Violeta
• Ejemplo 1 María Solares Monzón,
• Entrerrenglonaduras Violeta, Léase.
• Entre Líneas Violeta, Léase.
• Adición Se utiliza cuando omitimos consignar un
  dato o una oración en el Instrumento Público que
  autorizará el Notario y se producirá únicamente
  en las líneas 1 y 26 de la Hoja de Papel Sellado
  Especial para Protocolo.
• Ejemplo Adición Violeta, Léase.

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• Testado Se utiliza cuando se consigna una
  palabra o frase de manera errónea y se debe
  omitir o quitar dicho error en el Instrumento
  Público que autorizará el notario.
• Ejemplo María,
• Testado María, omítase
• Excedido Se utiliza cuando se consigna una
  letra, palabra o frase fuera de los margen
  derecho o izquierdo de la Hoja de Papel Sellado
  Especial para Protocolo del Instrumento Público
  que autorizará el notario
• Ejemplo Andrea, Léase.
• LECTURA OBLIGATORIA Arts. 14 del Código de
  Notariado, 3 del Reglamento de la Ley del
  Impuesto Fiscal y de Papel Sellado Especial para
  Protocolos y 159 de la Ley del Organismo
  Judicial.

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Cierre del Protocolo o Registro Notarial

• El Protocolo o Registro Notarial se cerrará el 31
  de diciembre de cada año o antes si el notario
  dejara de cartular.
• El Cierre lo hará el propio notario, después del
  último Instrumento Público autorizado o cancelado
  Protocolo o Registro Notarial y se realiza
  mediante una Razón Notarial.
• LECTURA OBLIGATORIA Art. 12 del Código de
  Notariado

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Razón de cierre contendrá

• Fecha.
• Número total de Instrumentos Públicos autorizados
  durante un año, detallados así
• 2.1 Número de Escritura Matrices,
• 2.2 Número de Actas de Protocolación,
• 2.3 Número de Razón de Legalización de Firmas,
• 2.4 Número de Trascripciones de Actas Notariales
  de Otorgamiento de Testamento Común Cerrado,
• 2.5 Número de Instrumentos Cancelados,
• 2.6 Folios de que se compone,
• 2.7 Observaciones si las hubiere y
• 2.8 Firma del notario. Art. 12 del C. de Not.

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ÍNDICE

• Definición
• Es el documento público notarial, redactado en
  papel bond, contentivo de los datos relevantes
  que contribuyen a la facil identificación y
  búsqueda de los instrumentos públicos
  protocolares, autorizados durante un año.

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EL ÍNDICE se distribuirá en 5 columnas que
contendrán

• Número de orden del Instrumento.
• Lugar y fecha de otorgamiento.
• Los nombres de los otorgantes.
• Objeto del Instrumento.
• Folio en que principia.
• LECTURA OBLIGATORIA Arts. 15 y 16 del Código de
  Notariado

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Número de Instrumento Lugar y fecha Nombre de los otorgantes Objeto Folio en que principia





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Ejemplo de Razón de Cierre

• Usted como notario, procede a cerrar el Registro
  Notarial a su cargo habiendo autorizado al 31 de
  diciembre de 2009, cuyos datos son
• Una Escritura pública de compraventa de bien
  inmueble urbano,
• Protocolizó el acta notarial de matrimonio de los
  señores José Arturo Torres Tiul y Jullissa
  Monroy Ortega, que autorizó el día 15-5-2009, en
  la ciudad de Guatemala.

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• Tomó Razón del acta de legalización de firmas que
  autorizó en un Certificado de Propiedad de
  vehículo de los señores Carlos Antonio Pérez
  López y Daniel de Jesús García Solares, de fecha
  20 de octubre de 2009
• Transcribió el Acta Notarial de Otorgamiento de
  Testamento Común Cerrado del señor Federico
  Méndez López.
• Canceló una Escritura Pública de arrendamiento
  por no haberla firmado los comparecientes.

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Modelo de Razón de Cierre

• Treinta y uno de diciembre del dos mil nueve,
  procedo a cerrar el Protocolo a mi cargo,
  habiendo autorizado a la presente fecha cuatro
  instrumentos públicos y cancelado uno, los que se
  detallan así Una Escritura Matriz, un Acta de
  Protocolación, una Razón de Legalización de
  Firmas, una Transcripción del Acta Notarial de
  Testamento Común Cerrado, y un Instrumento
  Público cancelado, el cual se compone de treinta
  folios.

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Modelo de Índice
Índice del Protocolo del Notario Bonerge Mejía,
año 2009
Número de Instrumento Lugar y Fecha Nombre de los otorgantes Objeto Folio que principia
1 Ciudad y departamento de Quetzaltenango 2 de enero Carlos Pérez Gómez/Isabel López de León Compraventa de bien inmueble urbano 1
2 Ciudad de Guatemala 5 de febrero Bonerge Mejía Acta de Procolación del Acta Notarial dMatrimonio de José A. Torres T. y Jullissa Ortega M. 4
3 Ciudad de Guatemala 6 de abril Bonerge Mejía Razón de Legalización de Firmas de Carlos A. Pérez López y Daniel de J. García Solares. 8 V
4 Ciudad y departamento de Escuintla 2 de mayo Bonerge Mejía Transcripción el Acta Notarial de Otorgamiento de Testamento Común Cerrado 9
5 Ciudad de Guatemala 15 de mayo Cancelado Cancelado 10
31 de diciembre del 2009
Firma del notario
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Impuestos a cubrir en el Índice

• Un timbre fiscal del valor de Q 0.50 en cada
  hoja.
• LECTURA OBLIGATORIA Art. 5
• numeral 6) de la Ley de Timbres Fiscales y de
  Papel Sellado Especial para Protocolos.

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ATESTADOS

• Definición
• Conjunto sistematizado de documentos originales
  o reproducción de los mismos, que tienen relación
  con los Instrumentos Públicos autorizados por el
  Notario durante un año y van al final del último
  tomo del protocolo, inmediatamente después del
  Índice. Art. 17 del C. de Not.

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Principales Atestados

• Recibo de pago de apertura de protocolo.
• Constancia de testimonios especiales.
• Copias de avisos trimestrales.
• Copias de avisos a los Registros.
• Copias de avisos de cambio de matrículas
  fiscales, catastrales.
• Copias de los recibos o formularios de la SAT,
  donde compramos hojas de papel sellado especial
  de Protocolos.
• Copia al carbón del Acta de Inventario.
• Aviso de los Instrumentos públicos cancelados.
• LECTURA OBLIGATORIA Arts. 17 y 37 literal c)
  del Código de Notariado 563 C.P.C y M.

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EMPASTADO

• El notario mandará a empastar el Protocolo dentro
  de los treinta días siguientes a su cierre.
• Es atribución del Director del Archivo General de
  Protocolos Cuidar que los índices, testimonios
  especiales y avisos notariales sean empastados,
  con la separación debida.
• LECTURA OBLIGATORIA Arts. 18 y 81 numeral 6)
  Código de Notariado.

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DEPÓSITO

• El notario es depositario del Protocolo y
  responsable de su conservación.
• LECTURA OBLIGATORIA Art. 19 del Código de
  Notariado

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Existen cinco (5) tipos de depósito

• Cuando el notario deba ausentarse de la República
  por más de un año.
• Cuando el notario deba ausentarse por menos de un
  año.
• Inhabilitación.
• Voluntario .
• Fallecimiento.
• LECTURA OBLIGATORIA Arts. 23 al 27 del Código
  de Notariado.

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1. Cuando el notario deba ausentarse de la
República por más de un año

• Se entregará en calidad de depósito al Director
  Archivo General de Protocolos en la ciudad
  capital y en los departamentos al Juez de Primera
  Instancia quien lo remitirá al Archivo General de
  Protocolos.

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2.Cuando el notario deba ausentarse por menos de
un año

• Se depositará en otro notario el Registro
  Notarial, debiendo presentar copia del aviso
  firmado por ambos notarios para poder salir del
  país.

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3. Inhabilitado

• Por cualquier causa de la inhabilitación el
  Notario debe entregar el Protocolo a su cargo, al
  Director Archivo General de Protocolos en la
  capital y al Juez de Primera Instancia en los
  Departamentos. El Juez tiene 8 días para hacer la
  entrega de dicho Protocolo al Director del
  Archivo General de Protocolos

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4. Voluntario

• Cuando el notario que así lo deseare, entregará
  el Protocolo a su cargo al Director del Archivo
  General de Protocolos.

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5. Fallecimiento del notario

• Los Albaceas, herederos, parientes o cualquier
  persona que tenga en su poder el Protocolo de un
  notario fallecido, deberá entregarlo al Director
  del Archivo General de Protocolos en la Capital y
  en los departamentos al Juez de Primera Instancia
  y en una Cabecera Municipal al Alcalde Municipal
  quienes lo remitirán al Director del Archivo
  General de Protocolos.
• LECTURA OBLIGATORIA Arts. 23 al 27 del Código de
  Notariado.

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GARANTÍAS O PRINCIPIOS QUE FUNDAMENTAN EL
PROTOCOLO

1. Permanencia Documental de las Relaciones
   Jurídicas.
2. Garantía de Ejecutoriedad de los derechos.
3. Autenticidad de los Derechos.
4. Publicidad de los derechos.
5. Principio de seguridad.

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1. Permanencia Documental de las Relaciones
Jurídicas

• Constituye la garantía que el Estado concede para
  la permanencia documental (Instrumentos Públicos
  autorizados) que todos los hechos y actos en que
  intervenga el notario, tengan validez o la Fe
  Pública otorgada en el Instrumento Público.

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2. Garantía de Ejecutoriedad de los derechos

• Consiste en que los interesados tendrán a su
  disposición y en cualquier momento una prueba
  fehaciente de los derechos y relaciones jurídicas
  incorporadas en el Instrumento Público, en la que
  es requisito indispensable, tener un título para
  poder ejercitar o ejercer un derecho ejemplo un
  reconocimiento de deuda.

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3. Autenticidad de los Derechos

• Las normas legislativas establecen la forma y el
  resguardo de los Instrumentos Públicos, evitando
  con esto una posible suplantación de los
  Instrumentos públicos autorizados, en virtud de
  que los mismos, guardarán el orden correlativo y
  de fecha.

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4. Publicidad de los derechos

• Todos los Instrumentos Públicos pueden ser
  revisados por los interesados u otra persona, a
  excepción de los testamentos y las donaciones por
  causas de muerte

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5. Principio de seguridad

• Principio constitucional que el Estado otorgan a
  los actos jurídicos e Instrumentos Públicos
  autorizados.
• LECTURA OBLIGATORIA Art. 2 de la Constitución
  Política de la República de Guatemala

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REPOSICIÓN DEL PROTOCOLO

• Causas
• Pérdida
• Destrucción.
• Deterioro.
• LECTURA OBLIGATORIA Art. 90 Código de
  Notariado.

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Quiénes pueden presentar la denuncia de
Pérdida, Destrucción o Deterioro al Protocolo?

• El Propio notario. Dará aviso al juez de Primera
  Instancia de su domicilio para los efectos de la
  reposición.
• Cualquier persona Que según el Código Procesal
  Penal, pueden denunciar un delito público, tienen
  el derecho de poner de conocimiento del Juez, el
  hecho que haga necesaria la reposición del
  Protocolo.
• LECTURA OBLIGATORIA Art. 90 del Código de
  Notariado.

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Primer Paso para la Reposición del Protocolo

• El Juez de Primera Instancia, instruirá la
  AVERIGUACIÓN que corresponde, terminada la
  investigación, resolverá declarando procedente la
  reposición del Protocolo.
• LECTURA OBLIGATORIA Art. 91 del Código de
  Notariado.

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Primer Procedimiento de Reposición del Protocolo

• Declarado procedente la reposición del Protocolo.
• El Juez de Primera Instancia, pedirá al Director
  del Archivo General de Protocolos, las copias de
  los TESTIMONIOS ESPECIALES enviados por el
  notario, correspondientes al Protocolo que se
  deba reponerse, con los cuales se tendrá por
  repuesto el Protocolo.

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Segundo Procedimiento de Reposición del Protocolo

• En el caso de que NO EXISTAN los Testimonios
  Especiales en el Archivo General de Protocolos.
• El Juez pedirá las copias que existan en los
  Registros Públicos, ejemplo Registro General de
  la Propiedad.
• Si no fuere posible la presentación de los
  Testimonios o Copias Simples Legalizadas de las
  Escrituras que hubieren sido registradas, el Juez
  pedirá a) Certificación de las partidas en el
  Registro donde se inscribió o b) duplicados que
  en él existan.
• Con los cuales se tendrá por repuesto el
  Protocolo

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Tercer Procedimiento de Reposición del Protocolo

• De existir el Índice del Protocolo o Registro
  Notarial que trata de reponerse, el Juez citará
  a través de un aviso con la nómina de los
  otorgantes
• Aviso que se publicará por tres veces en el
  Diario Oficial y por tres veces en otro de mayor
  circulación.
• Previniendo a los citados a presentar los
  Testimonios o Copias Simple Legalizadas que
  tengan en su poder.
• Con los cuales se tendrá por repuesto el Protocolo

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Cuarto Procedimiento de Reposición del Protocolo

• Si faltaren que reponer algunas Escrituras, el
  Juez citará de nuevo a los interesados, para
  consignar en Acta los puntos de tales escrituras
  contenían. Con los cuales se tendrá por repuesto
  el Protocolo.
• En caso de desacuerdo de los otorgantes o su no
  fuere posible su comparecencia, los interesados
  harán efectivos sus derechos en la vía ordinaria.

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Quedará repuesto el Protocolo con

• Copias de los Testimonios,
• Copias de las Copias Simples Legalizadas.
• Certificaciones de las Partidas del Registro
  donde se inscribieron.
• Duplicados existentes en los Registros.
• Certificación del Acta donde constan los puntos
  en se hallan de acuerdo los otorgantes.
• Certificación de la Sentencia del Juicio
  Ordinario.

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Errores en el Protocolo

• Cuando el notario incurre en los errores
  siguientes
• Alterar la numeración cardinal de los
  Instrumentos.
• Alterar la foliación o el orden del número de
  serie.
• Dejar una pagina en blanco o inutilización de una
  hoja o varias hojas.

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LA RAZÓN EXTRAPROTOCOLARIA

• El notario acudirá a un Juez de Primera Instancia
  Civil, en el cual hará constar el error cometido
  y en vista de las razones expuestas por el
  notario, se levantará para el efecto un acta.
• La Certificación del acta se agregará entre los
  comprobantes del Protocolo.
• Se pone una razón marginal, con la aclaración, LA
  RAZÓN EXTRAPROTOCOLARIA
• LECTURA OBLIGATORIA Art. 77 numeral 1) literal e)
  y 96 Código de Notariado, 1578 del Código Civil.

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LA INSPECCIÓN Y REVISIÓN DEL PROTOCOLO

• El objeto principal de la Inspección y Revisión
  del Protocolo es comprobar si en el Protocolo se
  han llenado los requisitos formales y
  establecidos en el Código de Notariado.

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TIPOS DE INSPECCIÓN Y REVISIÓN DEL PROTOCOLO

1. REVISIÓN ORDINARIA que se practica una vez al
   año.
2. EXTRAORDINARIAS Cuando lo manda la Corte Suprema
   de Justicia.
3. ESPECIAL Art. 21 del Código de Notariado.
   (Averiguación) Arto. 86 Código de Notariado.

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Quiénes están facultados para la Inspección o
Revisión del Protocolo?

• En la inspección ordinaria El Director del
  Archivo General de Protocolos en la capital,
  Notarios Colegiados Activos y en los
  Departamentos los Jueces de Primera Instancia.
• la Extraordinaria la Corte Suprema de Justicia a
  través del Director del Archivo General de
  Protocolos o a través del nombramiento de
  Notarios Colegiados Activos.
• En la Especial Art. 21 del C. De Not. El Juez
  ordenará o pide sea presentado a él. En la
  investigación de un hecho delictivo Art. 179 del
  C.P.C y M.

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• Las resoluciones que se dicten con motivo de la
  inspección y revisión de protocolos, no prejuzgan
  sobre la validez de los instrumentos públicos.
• LECTURA OBLIGATORIA Arts. 84 al 89 del Código de
  Notariado.

55
OBLIGACIONES NOTARIALES

• Las obligaciones notariales no son provenientes
  de un contrato, sino del ejercicio de la función
  notarial y la consiguiente autorización de los
  instrumentos públicos. El notario en ejercicio de
  su profesión debe cumplir una serie de
  obligaciones, las que podemos clasificar en
• -Propias de la función notarial
• -Obligaciones o reglas de cumplimiento formal o
  deberes instrumentales (previas, simultáneas)
• -Obligaciones que se generan de la autorización
  de los instrumentos públicos (posteriores)
• .Obligaciones deontológicas (prestar una buena
  asesoría, dirección y las buenas relaciones con
  los clientes, colegas y el Estado).
• Y dentro de las obligaciones de hacer que el
  notario de conformidad con el Código de Notariado
  debe de cumplir, justamente se encuentran
  aquellas que tienen relación con el Protocolo.
  Ejemplo Artos. 11,12,13,15,17,18,27.