PERTINENCE DE LA

1
PERTINENCE DE LA

• VÉRIFICATION DE LOPTIMISATION DES RESSOURCES
  GESTION DES INSTALLATIONS

2
ÉTENDUE DE LA VÉRIFICATION

• Première vérification de loptimisation des
  ressources (VOR) portant sur un volet du secteur
  universitaire par suite de lélargissement du
  mandat du vérificateur général de lOntario en
  2005
• Objectif déterminer si les universités visées
  avaient en place des politiques, marches à suivre
  et systèmes pour gérer et entretenir leurs
  installations affectées à lenseignement et à
  ladministration de façon rentable
• Trois universités (Carleton, Guelph, McMaster)
  ont été sélectionnées en vue dune visite et dun
  examen approfondi
• Les 15 autres universités et lOntario College of
  Art and Design ont dû remplir un questionnaire
• Depuis 2001, toutes les universités financent et
  utilisent un système commun de gestion des
  immobilisations

3
ÉTENDUE DE LA VÉRIFICATION

• Aspects ciblés
• Renouvellement des installations et entretien
  différé
• Utilisation des installations
• Information pour le contrôle des coûts
• Suivi du rendement et contrôle de la qualité
• Politiques et procédures dachat pas de
  conclusions ni de recommandations
• VOR ne portait pas sur la construction de
  nouveaux bâtiments ni sur les travaux de
  modernisation

4
GESTION DU PROCESSUS

• Très important de déterminer un point de contact
  unique à lUniversité pour léquipe du
  vérificateur général (VG)
• Très important de sensibiliser le vérificateur
  général à la complexité des universités elles
  ressemblent davantage à des municipalités quà
  des écoles (celles-ci ont été lobjet de
  vérifications par le VG par le passé)
• Garder le contact faire le point souvent
• Attention à la dérive des objectifs

5
Recommandation 1Renouvellement des installations

• Tenir à jour le système de gestion des
  immobilisations
• Vérifier périodiquement lexactitude des modèles
  de renouvellement des immobilisations
• Réinspecter périodiquement létat des
  installations
• Instaurer des examens périodiques et indépendants
• Tenir à jour la base de données
• Ministère de la Formation et des Collèges et
  Universités (MFCU) devrait collaborer avec les
  universités pour établir un plan de réduction de
  lentretien différé
• Reconnaissance de lampleur du problème
• A donné lieu à un financement supplémentaire
  ponctuel

6
Recommandation 2Renouvellement des installations

• Mettre en oeuvre des méthodes officielles pour
  établir lordre de priorité des projets
• Compréhension du fait que le financement est
  nettement insuffisant par rapport aux besoins
• Tactique vs. stratégique
• Devons être en mesure de démontrer que nous avons
  fait preuve de diligence raisonnable dans
  létablissement de lordre de priorité
• Principes standards dévaluation des risques (p.
  ex. bulletin dinformation de Curie 1993)
• Autres préoccupations (p. ex., nouveau module VOR)

7
Recommandation 3Utilisation des installations

• Pour réduire les besoins en matière despace et
  les coûts des installations connexes, les
  universités devraient
• mettre en place des systèmes adéquats pour
  analyser lutilisation de lespace et la
  capacité, et rendre des comptes à ce sujet
• définir des objectifs dutilisation de lespace à
  atteindre sur une période de 3 à 5 ans
• Imputer des frais dutilisation de lespace???

8
Recommandation 4Information pour le contrôle des
coûts

• Pour faciliter la gestion des coûts des
  installations, les universités devraient mettre
  en oeuvre des systèmes et des procédures pour
  fournir linformation nécessaire pour 
• pouvoir prendre en compte les coûts des
  installations au moment de la prise de décisions
• effectuer une analyse comparative des coûts
  internes et externes pour repérer les bonnes et
  les mauvaises pratiques

9
Recommandation 5Suivi du rendement et contrôle
de la qualité

• Pour garantir loptimisation des ressources et
  lexécution satisfaisante des travaux, les
  universités devraient 
• définir des objectifs en matière de niveau de
  service
• mettre en oeuvre des inspections de supervision
  des travaux effectués par le personnel et par les
  sous-traitants
• utiliser les résultats des sondages et les
  données relatives aux plaintes dans le cadre de
  lévaluation du rendement

10
RÉSULTATS

• Vérification indépendante de la situation des
  universités quant aux activités dentretien
  différées évaluées à 1,6 milliard de dollars en
  2006
• Validation dans lensemble, saine gouvernance
  de nos installations
• Augmentation considérable du financement ponctuel
  accordé aux universités pour le renouvellement
  des campus (335 millions de dollars pour
  2007-2008 et 2008-2009 comparativement à 26,7
  millions de dollars par année)

11
RÉSULTATS

• Confirmation objective de la nécessité dutiliser
  lespace existant plus efficacement - lien avec
  lentretien différé dans certains cas
• Reconnaissance du fait que les installations et
  lespace constituent une ressource précieuse
• Avons gagné de la crédibilité auprès du
  gouvernement pour ce qui est de la nécessité
  dinvestir dans les installations et
  linfrastructure

12
RISQUES

• Ne pas réussir à créer des processus pour
  optimiser lutilisation de lespace
• Financement continu du gouvernement pour le
  renouvellement des installations pourrait ne pas
  se concrétiser
• Mise en uvre des recommandations du vérificateur
  général de lOntario dépend des ressources
• Universités pourraient rater loccasion
  deffectuer des changements

13
ÉTAPES À VENIR

• Comité des comptes publics
• Possibilité dun suivi de la VOR en 2009