Formation la gestion dune Organisation locale

1
Formation à la gestion dune Organisation
locale Formation des Officiers dune Organisation
locale
2
Les Officiers dune Organisation locale doivent
avoir de
Tu as

• lenthousiasme

Tu as

• du dévouement

Pendant ce cours

• des connaissances

Durant ton année

• de lexpérience

3
Revue du Programme (matin)

• Ouverture et revue du programme
• Gestion locale et responsabilités des membres du
  Conseil dadministration
• Activités locales
• Communications
• Participation des membres

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Revue du Programme (après-midi)

• Leadership dans les organisations bénévoles
• Planification
• Finances
• Réunions
• Forum ouvert et évaluation

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Structure de lOrganisation locale

• Conseil dadministration
• Exécutif

• Président
• Président sortant (Conseiller juridique)
• Vice-président(s) exécutif(s)
• Vice-président(s)
• Secrétaire (Secrétaire général)
• Trésorier

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Conseil dadministration

• Met en place des règlements
• Fait preuve dune ouverture desprit
• Chacun soutient les décisions communes
• Projette une bonne image de relations publiques
• Travaille en équipe
• Discute les problèmes

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Le Président

• Leader
• Motivateur
• Porte-parole
• Figure de Relations publiques
• Promoteur du travail d'équipe
• Administrateur
• Champion de la Croissance

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Le Président sortant

• Prête assistance et soutient le Président
• Accomplit des missions spéciales
• Sert en tant quexpert des procédures
  parlementaires
• Exerce la fonction de Conseiller juridique
  général
• Apporte de la motivation
• Soccupe de la formation
• Participe à la résolution des problèmes
  communautaires/nationaux

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Le Vice-président exécutif

• Prête assistance et soutient le Président
• Gère lOrganisation locale
• Supervise les Vice-présidents
• Se prépare à présenter sa candidature au poste de
  Président

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Le Vice-président

• Dirige les Domaines dOpportunités
• Supervise et coordonne les travaux des directeurs
  de commission
• Se prépare à poser sa candidature au poste de
  Vice-président exécutif

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Le Secrétaire

• Organise les réunions
• Prépare les échéanciers et les minutes
• Soccupe de la diffusion des rapports
• Soccupe de la correspondance
• Tiens les dossiers
• Soccupe de ladministration

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Le Trésorier

• Tiens les états financiers
• Recueille les cotisations
• Prépare le budget
• Contrôle le budget
• Prépare les rapports financiers
• Dresse un bilan financier

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Les événements réussis ne se produisent pas par
hasard. Ils se préparent avec soin.
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La Commission de Planification étudie

• Les besoins de lOrganisation locale
• Les intérêts des membres
• Les besoins communautaires

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Les Domaines dOpportunités

• Individuel
• Communauté
• International
• Affaires

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Les Domaines dOpportunités
Individuel Donner aux adhérents lopportunité de
réaliser leur potentiel au travers de programmes
de formation.
Commissions

• Développement personnel
• Formateurs
• Formation des Officiers
• Croissance de leffectif et extensions
• Réunions

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Les Domaines dOpportunités
Communauté Sensibiliser les adhérents aux
problèmes de la société et à la connaissance de
la dynamique communautaire pour résoudre ces
problèmes, au travers d'une expérience pratique.
Commissions

• Thème Principal JCI
• Développement de la communauté/Participation
• Affaires économiques
• Enfance et Jeunesse
• Affaires gouvernementales et civiques

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Les Domaines dOpportunités
International Donner aux adhérents lopportunité
de contribuer au développement de la bonne
volonté, de la compréhension et de la coopération
entre les peuples.
Commissions

• Affaires et Relations Internationales
• Jumelage des Organisations locales
• Réunions JCI
• Récompenses

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Les Domaines dOpportunités
Affaires Donner aux membres lopportunité de
contribuer au développement de l'infrastructure
économique, à la prospérité et au bien-être de
toutes les nations.
Commissions

• Finances
• Dossiers
• Planification stratégique
• Marketing/Relations publiques
• Affaires économiques
• Conseil international des affaires
• Partenariats avec la Chambre de commerce

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Les Directeurs de Commission

• Coordonnent les activités
• Supervisent les Directeurs dun projet
• Fournissent des opportunités de leadership
• Encouragent les membres à participer aux projets

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Les Directeurs dun Projet

• Responsables pour des actions spécifiques dans un
  projet
• Encouragent les membres à participer au projet
• Apportent des opportunités de développement du
  leadership
• Encouragent le travail en équipe

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Processus de planification dun projet JCI

• Enquête. Identifier les besoins de la communauté.
• Analyse. Faire une liste des priorités.
• Planification. Objectifs, stratégies, phases
  daction, budget, etc.
• Action. Exécution du projet.
• Évaluation et dossiers. Validation et
  recommandations.

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Responsable des Communications

• Chargé du Bulletin de lOrganisation locale
• Diffusion des emails
• Prépare des articles sur les projets pour les
  médias
• Chargé du site de lOrganisation locale

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Communications internes

• Bulletin on aime encore recevoir du courrier
  personnel.
• E-mail communication instantanée et gratuite
  (presque).
• Site doit être de conception professionnelle
  et facile à naviguer.

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Relations avec les médias

• Voir les bonnes personnes au bon moment.
• Fournir toutes les infos demandées.
• Veiller à ce que larticle présente un intérêt et
  soit dactualité.
• Établir des contacts personnels.
• Être honnête avec les médias.

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Recrutement

• Mettre au point un plan
• Cibler
• Identifier un groupe
• Développer un plan de Marketing
• Produire de la documentation
• Inviter des membres éventuels
• Tenir une séance d'orientation

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Participation des Membres

• Orientation
• Parrain/mentor
• Participation de la famille
• Entretien sur les points d'intérêt
• Plans de progrès
• Séminaire sur les Projets des nouveaux membres
• Formation/ Motivations/ Responsabilités

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Extension dune Organisation locale

• Former un Comité des extensions
• Nommer un Président
• Choisir une ville ou un quartier
• Préparer un plan
• Connaître le règlement des extensions de
  lOrganisation nationale
• Épauler la nouvelle organisation locale pendant
  un an

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Styles de Leadership

• Autocratique lorsque le groupe nest pas
  préparé
• Laissez-faire lorsque le groupe est hautement
  motivé avec du savoir-faire
• Démocratique lorsque le groupe est qualifié
  avec du savoir-faire

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Responsabilités d'un Leader

• Encourager les opinions
• Stimuler lesprit critique
• Avoir foi dans la capacité des membres
• Écouter lopinion des autres avant de donner la
  sienne
• Éviter le dirigisme avec le groupe

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Fonctions du leadership

• Définir les objectifs
• Décider des responsabilités
• Guider le processus de planification
• Mettre en place le plan et les actions
• Maintenir l'action, guider dans les changements
  et contrôler les efforts et les résultats

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Le Plan dAction

• Vision
• Mission
• Domaines des résultats clés
• Objectifs
• Stratégie
• Phases daction (qui, quand, combien ?)

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Le Plan dExécution
1. Ébauche du Plan 2. Présentée au Conseil
dadministration 3. Examinée et soumise au vote
de l'Assemblée générale 4. Le Conseil
dadministration adopte les changements
5. Membres du Conseil dadministration préparent
chacun leur plan
6. Le Conseil dadministration approuve les plans
de chacun des membres 7. Un Programme annuel est
établi 8. Les superviseurs assurent le suivi des
tâches assignées 9. Évaluation et
recommandations 10. Projet dun plan pour
l'année suivante
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Établissement dun Budget

• Préparation du budget
• Approbation du budget
• Révision du budget
• Dossiers des finances
• Contrôle du budget

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But des Réunions

• Discuter les affaires de lOrganisation locale
• Examiner les activités
• Prévoir pour le futur
• Susciter l'intérêt des membres
• Veiller à ce que les membres restent en contact
• Proposer une formation au leadership
• Donner aux membres une éducation civique

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Les différentes réunions

• Réunion dîner allie plaisir, apprentissage et
  solidarité
• Réunion générale affaires si un vote et une
  approbation officielle sont requis
• Réunion déjeuner réunion courte et décontractée

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On se fait plus d'amis en s'intéressant aux
autres qu'en essayant de susciter l'intérêt des
autres sur sa propre personne.
38
Va de lavant. Personne na jamais réussi en se
tournant vers le passé.
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La vie cest comme aller à bicyclette. On ne
tombe que si on arrête de pédaler.