Title: HUMAN RESOURCES PLANNING
1HUMAN RESOURCES PLANNING
2HUMAN RESOURCES PLANNING
- Perencanaan SDM proses menganalisis dan
mengenali kebutuhan dan tersedianya SDM shg.
organisasi dapat mencapai sasarannya. - Tujuan memastikan bahwa organisasi senantiasa
memiliki orang dengan kemampuan yang benar
tersedia untuk mengerjakan suatu pekerjaan.
3THE AIMS
- Mendapatkan dan mempertahankan kuantitas dan
kualitas SDM yang dibutuhkan - Menyakinkan penggunaan terbaik atas SDM
- Mengantisipasi masalah yang timbul dari
kemungkinan surplus atau defisit SDM.
4The BENEFITS
- Memusatkan usaha staffing untuk mendapatkan,
memperkerjakan dan menahan tersedianya orang
terbaik yang cocok untuk memelihara budaya
organisasi - Mendukung strategi organisasi dengan menyasarkan
usaha staffing pada jumlah dan macam orang yang
dibutuhkan untuk mengimplementasikan strategi
organisasi - Membantu mengembangkan HR policy dan strategi
staffing yang dibutuhkan untuk menciptakan sistem
socio-technical/ terintegrasi di tempat kerja.
5The BENEFITS (Conted)
- Mengintegrasikan strategic demand dengan staffing
level yang tepat - Meningkatkan utilisasi pemanfaatan SDM
- Mencocokkan aktivitas SDM dan sasaran organisasi
secara efisien - Mencapai penghematan dalam memperkerjakan
karyawan baru - Mengembangkan information base SDM untuk membantu
aktivitas SDM lainnya dan unit organisasional
lainnya - Membuat demand utama pada pasar tenaga kerja
lokal dengan berhasil - Mengkoordinasikan program SDM yang bebeda seperti
rencana tindakan afirmatif (rencana yang
dikembangkan employer untuk memastikn EEO dan
kebutuhan memperkerjakan karyawan)
6LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN SDM
- Perencanaan untuk kebutuhan masa depan
- - Jumlah pegawai yang diperlukan
- - Kualifikasi yang dibutuhkan
- - Jangka waktu kebutuhan pegawai tersebut
- Perencanaan untuk keseimbangan masa depan
- - Jumlah pegawai yang ada saat ini
- - Usia pegawai, dan kemungkinan pensiun
- - Jumlah lowongan yang ada
- - Pegawai yang diperlukan
- Perencanaan untuk perekrutan dan seleksi karyawan
- - pengumuman akan kebutuhan pegawai
- Perencanaan untuk pengembangan
- - Pendidikan dan pelatihan
- - Pergeseran/ mutasi dan promosi
- - Pengisian bagian-bagian yang memerlukan tenaga
ahli
7HUMAN RESOURCES PLANNING ACTIVITIES
- DEMAND FORECASTING
- Mengestimasi kebutuhan SDM yang akan datang
dengan menunjuk pada rencana korporasi dan
fungsional serta ramalan akan tingkat aktivitas
yang akan datang - SUPPLY FORECASTING
- Mengestimasi supply SDM dengan menunjuk pada
analisis SDM saat ini dan tersedianya yang akan
datang setelah memperhitungkan apa yang terbuang - DETERMINING MANPOWER REQUIREMENT
- Menganalisis ramalan demand dan supply untuk
mengetahui berapa besar deficit atau surplus yang
akan datang
8HUMAN RESOURCES PLANNING ACTIVITIES
- Productivity and Cost Analysis
- Menganalisis produktivitas, kapasitas,
utilisasi, dan biaya SDM agar dapat mengenali
kebutuhan untuk improvement dalam produktivitas
atau mengurangi biaya - Action Planning
- Mempersiapkan rencana untuk menghadapi ramalan
deficit atau surplus akan SDM untuk meningkatkan
utilisasi dan produktivitas atau mengurangi biaya
SDM - Manpower Budgeting and Control
- Menyusun anggaran dan standar SDM serta
melakukan monitoring implementasi dan rencana SDM
dibandingkan anggaran dan standar.
9TANGGUNG JAWAB HR UNIT DALAM PERENCANAAN SDM
- Menyiapkan sasaran HRP
- Berpartisipasi dalam proses perencanaan strategis
untuk keseluruhan organisasi - Merancang HRP data system
- Mengumpulkan dan menganalisis data dari manager
mengenai kebutuhan staffing - Mengenali HR strategies
- Mengimplementasi HRP yang telah disetujui oleh
top management
10TANGGUNG JAWAB HR UNIT DALAM PERENCANAAN SDM
- Mengenali kebutuhan supply and demand untuk
setiap departemen - Mereview dan mendisikusikan perencanaan SDM
dengan HR spesialist - Mengintegrasikan rencana SDM dengan rencana
departemen - Memonitor rencana SDM untuk mengenali perubahan
yang dibutuhkan - Mereview rencana suksesi karyawan dan career path
sejalan dengan rencana SDM
11DEMAND FOR HUMAN RESOURCES
- Short Range
- - Menunjukkan job opening yang harus diisi dalam
tahun mendatang - - Berdasarkan short range planning
- Long Range
- - Mengestimasi kebutuhan SDM untuk dua - lima
tahun mendatang - - Berdasarkan long range planning
12CAUSES OF DEMAND
- External Challenge
- (Economics, social-political-legal, teknologi,
competitors) - Organizational Decisions
- (Strategic Plans, budgets, sales and production
forecast, new ventures, organizational and job
design) - Workforce factors
- (retirement, resignations, terminations, deaths,
leaves of absence)
13FORECAST TECHNIQUE
- Expert Forecast
- (Informal and instant decision, formal expert
survey, nominal group technique, delphi
technique) - Trend Projection Forecasts
- (extrapolation, indexation, statistical
Analysis) - Other Forecast Methods
- (Budget and planning analysis, new venture
analysis, computer models)
14METODE MENETAPKAN BESARNYA SALES FORCE
- BREAKDOWN METHOD
- Rata-rata salespeople diperlakukan sebagai
salespeople unit, dimana salespeople unit
diasumsikan memiliki potensi produktivitas yang
sama dalam jumlah penjualan yang dihasilkan dalam
satu tahun - Besarnya sales force diperoleh dengan membagi
sasaran penjualan setiap bulan dibagi potensi
produktivitas setiap salespeople.
15METODE MENETAPKAN BESARNYA SALES FORCE
- Workload Method
- - Menetapkan type of account pelanggan aktual
dan potensial - - Menetapkan frekuensi call setiap type of
account - - Menghitung annual call total yang dibutuhkan
- - Menghitung jumlah total hari kerja karyawan
setiap tahun - - Menghitung jumlah hari kerja tersedia setiap
salespeople untuk menjalankan sales call selama
satu tahun - - Menetapkan average daily call rate setiap
salespeople - - Membagi annual call total yang dibutuhkan
dengan annual call total tersedia dari setiap
salespeople
16HUMAN RESOURCES SUPPLY ANALYSIS
- Menganalisis existing human resources (function
atau departemen, occupation, level of skill,
categories of staff) - Menganalisis potential losses atas existing human
resources melalui labour westage (turnover index) - Menganalisis potential changes atau existing
human resources sebagai dampak dari promotion dan
transfer - Menilai perubahan kondisi pekerjaan (hours of
work, overtime, holidays, retirement,
part-timers, shift systems) dan absenteeism - Menganalisis sources of supply dari dalam
perusahaan
17THE SUPPLY OF HUMAN RESOURCES
- Estimate of Internal Supply
- Human Resources Audit
- Succession Planning
- Replacement Charts and Summaries
- Estimate of External Supply
- External needs
- Labor market analysis
- Community Attitudes
- Demographics
18EMPLOYMENT PLANNING AND FORECASTING
- EMPLOYMENT PLANNING
- Proses memformulasi rencana-rencana untuk mengisi
lowongan masa depan berdasarkan pada suatu
analisis dari posisi yg diharapkan terbuka dan
akan diisi oleh calon dari dalam atau dari luar - perencanaan untuk mengisi beberapa atau semua
posisi perusahaan di masa mendatang - suatu bagian terpadu dari proses perencanaan SDM
dan strategik perusahaan
19HOW TO FORECAST PERSONNEL NEEDS
- Faktor-faktor yg dibutuhkan dlm peramalan
kebutuhan personil - - tuntutan untuk produk/ jasa
- - volume dari produksi
- - staf yg dibutuhkan
- - turnover karyawan
- - mutu dan sifat karyawan
- keputusan untuk meningkatkan mutu produk/ jasa
- perubahan teknologi dan administratif
- - SD keuangan
20HOW TO FORECAST PERSONNEL NEEDS
- Trend Analysis
- analisis ttg kebutuhan employment masa lalu prsh
selama satu periode tahun untuk meramalkan
kebutuhan untuk masa depan - Ratio Analysis
- tehnik peramalan untuk menentukan kebutuhan staf
di masa yad dgn menggunakan ratio antara volume
penjualan dan jumlah karyawan yg dibutuhkan
21HOW TO FORECAST PERSONNEL NEEDS
- The Scattter Plot
- metode grafikal yg digunakan untuk membantu
mengidentifikasikan hubungan antara dua variabel - Computerized Forecast
- hubungan kebutuhan staf di masa depan dgn
memperhitungkan penjualan prsh, volume produksi,
dan personil yg dituntut untuk mempertahankan
volume output dan meggunakan paket perangkat
lunak
22HOW TO FORECAST PERSONNEL NEEDS
- Managerial Judgement
- - keputusan untuk meningkatkan mutu produk/
jasa dlm memasuki pasar baru - - perubahan administrasi dan teknologis
menghasilkan produktivitas yg meningkat - - sumber keuangan yg tersedia
23FORECASTING THE SUPPLY OF INSIDE CANDIDATES
- Qualifications Inventories
- catatan sistematik manual atau terkomputerisasi
mengenai pendidikan karyawan, karir dan
pengembangan, bahasa, keterampilan khusus untuk
digunakan dalam peramalan calon dari dalam untuk
kepentingan promosi -
24FORECASTING THE SUPPLY OF INSIDE CANDIDATES
- Manual Systems and Replacement Charts
- - Personnel Replacement Charts
- catatan persh yg memperlihatkan kinerja saat
ini dan kemampuan untuk dipromosikan dari calon
dalam bagi kebanyakan posisi penting - - Position Replacement Card
- kartu yg dipersiapkan untuk setiap posisi dlm
sebuah prsh untuk memperlihatkan calon-calon
pengganti yg mungkin dan kualitas mereka
25FORECASTING THE SUPPLY OF INSIDE CANDIDATES
- Computerized Information Systems
- - work experience codes
- - product knowledge
- - industry experience
- - formal education
- - training courses
- - foreign language skill
- - relocation limitations
- - career interest
- - performance appraisal
-
26INTERNAL SOURCES OF CANDIDATES
- JOB POSTING
- Penempatan pengumuman mengenai adanya lowongan
pada papan pengumuman perusahaan merupakan suatu
metode yang efektif
27MEMBANGUN KOMITMEN KARYAWAN
- PROMOSI DARI DALAM
- Efektif tergantung pada aksi SDM lainnya,
pemberian pendidikan dan pelatihan yang
dibutuhkan untuk membantu karyawan
mengidentifikasi dan mengembangkan potensi
promosi mereka. - Penilaian yang berorientasi pada karir, penyelia
dan karyawan diangkat dengan menautkan kinerja
masa lalu dari karyawan, pilihan karir, dan
kebutuhan pengembangannya dalam sebuah rencana
karir yang formal. - Suatu sistem untuk menilai catatan karir dan
memasang pengumuman lowongan jabatan, sistem yang
menjamin semua karyawan yang memenuhi syarat akan
diinformasikan mengenai lowongan dan
dipertimbangkan untuk itu.
28Perencanaan Suksesi
- Merujuk pada rencana rencana yang dibuat sebuah
perusahaan untuk mengisi posisi eksekutifnya yang
paling penting. Akan tetapi, dalam praktik sering
mencakup suatu rangkaian langkah yang cukup rumit
dan terpadu. - Analisis atas tuntutan bagi para manejer pada
tingkat perusahaan, fungsi dan ketrampilan. - Audit atas eksekutif yang ada dan proyeksi atas
pemasokan masa depan yang mungkin dari sumber
internal dan eksternal. - Merencanakan jalur karir individual berdasarkan
pada perkiraan obyektif kebutuhan masa depan dari
perusahaan, juga kebutuhan individual.
29- Promosi yang dipacu, dengan pengembangan yang
ditargetkan terhadap kebutuhan masa depan dari
bisnis. - Konseling karir yang dilangsungkan dalam konteks
pemahaman yang realistik atas kebutuhan masa
depan dari perusahaan, juga kebutuhan individual. - Pelatihan dan pengembangan yang berhubungan
dengan kinerja untuk mempersiapkan individu bagi
peran masa sepan juga tanggung jawab sekarang.
30FORECASTING THE SUPPLY OF OUTSIDE CANDIDATES
- General Economics Conditions
- meramal kondisi ekonomi umum dan angka
pengangguran umum yg diperkirakan, biasanya makin
rendah angka penggangguran, makin rendah
pemasokan tenaga kerja dan makin sulit untuk
merekrut personil - Local labor Market Conditions
- Occupational Market Conditions
- meramalkan ketersediaan calon jabatan potensial
dlm jabatan spesifik -
31KESIMPULAN
- Perencanaan SDM membutuhkan faktor waktu,
personel dan juga sumber financial. - Perencanaan SDM dilakukan pada organisasi yang
besar, dimana hal ini berarti juga mendapatkan
efektivitas yang lebih besar. Perencanaan juga
menggambarkan usaha oleh SDM untuk memperkirakan
kebutuhan dimasa yad dan supply dari para tenaga
kerja, jadi dalam hal ini data merupakan suatu
hal vital.