PROSEDUR PENDAFTARAN KURSUS UPM/PU/PS/P004

1
PROSEDUR PENDAFTARAN KURSUSUPM/PU/PS/P004

• Carta Alir Proses Pendaftaran Kursus

2
Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Persediaan Pendaftaran Kursus 7.2.1 Sediakan Notis Pendaftaran Kursus untuk semester hadapan pada minggu kesepuluh (10) berpandukan Kalendar Akademik. Notis mengandungi maklumat berikut 7.2.1.1 Tarikh mula dan tamat pendaftaran 7.2.1.2 Tempat dan masa 7.2.1.3 Syarat pendaftaran 7.2.2 Edar notis ke fakulti dan Kolej Kediaman pada minggu kesepuluh (10) untuk dipamerkan di Fakulti/Kolej. 7.2.3 Pamerkan notis pendaftaran kursus pada papan kenyataan di fakulti, di kolej dan di dewan kuliah bawah seliaan AKD selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh pendaftaran. 7.2.4 Muat naik notis pendaftaran kursus dalam laman web http//www.akademik.upm.edu.my pada minggu kesebelas (11) 7.2.5 Sediakan kemudahan komputer bagi proses pendaftaran kursus secara dalam talian. 7.2.6 Pastikan semua pelajar mempunyai Penasihat Akademik (Rujuk Garis Panduan Sistem Penasihatan Akademik (PU/PS/GP003) PT/PT(P/O) PT/PT(P/O) PT/PT PTJ/PK PT/PTM PTMF Ketua PTJ
3
Tindakan Tanggungjawab
7.3 Uji SMP Modul Pendaftaran Kursus 7.3.1 Minta iDEC laksanakan uji lari SMP Modul Pendaftaran Kursus selewat-lewatnya pada minggu kesepuluh (10) semester sebelum bagi memastikan sistem boleh mengesan perkara berikut 7.3.1.1 Pertindihan jadual waktu 7.3.1.2 Bilangan pelajar yang boleh mendaftar berdasarkan kuota 7.3.1.3 Program pengajian pelajar 7.3.1.4 Klasifikasi pelajar 7.3.1.5 Major/minor 7.3.1.6 Prasyarat kursus 7.3.1.7 Pengesahan pendaftaran oleh Penasihat Akademik 7.3.2 Dapatkan maklumat status uji lari SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara Dalam Talian daripada iDEC selewat-lewatnya tiga hari bekerja daripada tarikh surat permohonan minggu kesebelas (11) semester sebelum. (Rujuk Borang Pengesahan Uji Lari Modul Pendaftaran (PU/PS/BR07/DAF)) PT/PTM/PPTM/ PT(P/O) PT/PTM
4
Tindakan Tanggungjawab
7.3.3 Jika ujian berjaya, ikut langkah 7.4. 7.3.4 Jika ujian tidak berjaya, buat tindakan pembetulan. Ikut langkah 7.3.5 7.3.5 Minta iDEC buat tindakan pembetulan untuk memastikan SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara Dalam Talian dapat digunakan dengan sempurna pada hari pendaftaran. PT/PTM
7.4 Aktifkan SMP Modul Pendaftaran Kursus 7.4.1 Aktifkan SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara Dalam Talian melalui SMP Modul Aktiviti pada hari pertama minggu kedua belas (12) hingga keempat belas (14) semester sebelum. 7.4.2 Aktifkan semula SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara Dalam Talian melalui SMP Jadual Aktiviti Kalendar Akademik sehari selepas Mesyuarat Senat Pertama pengesahan keputusan peperiksaan untuk tempoh dua (2) minggu. 7.4.3 Aktifkan semula SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara Dalam Talian melalui SMP Jadual Aktiviti Kalendar Akademik pada minggu pertama hingga minggu kedua (2) semester berkenaan bermula. PT PT PT
5
Tindakan Tanggungjawab
7.5 Kenalpasti Status Pelajar? 7.5.1 Sekiranya pelajar baharu, ikut langkah 7.6 7.5.2 Sekiranya pelajar lama, ikut langkah 7.9 PT/PT(O) PT/PT(O)
7.6 Pelajar Baharu 7.6.1 Pelajar baharu dibenarkan membuat pendaftaran kursus mulai hari pertama minggu suai kenal hingga hari terakhir minggu kedua (2) semester tanpa bayaran denda atau mengikut tarikh Surat Tawaran dan tempoh pendaftaran yang ditetapkan. Pelajar/PA
7.7 Daftar Kursus 7.7.1 Semak pendaftaran kursus yang telah dipakejkan dalam SMP 7.7.2 Pelajar berbincang dengan PA untuk mendapat nasihat dan pengesahan mengenai kursus yang diambil. 7.7.3 Jika melebihi 18 jam kredit, dapatkan kelulusan Dekan. 7.7.4 Cetak slip pendaftaran kursus dan serahkan kepada pelajar pada hari pertama semester bermula. (Rujuk Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) Perkara 17 (a)). Pelajar/PT(P/O) PTJ Pelajar/PA Pelajar/PA PT(P/O) PTJ
6
Tindakan Tanggungjawab
7.7.5 Cetak slip pendaftaran kursus lewat atau menyerahkan slip pendaftaran kursus yang telah dikemaskini kepada pelajar yang membuat perubahan pendaftaran selewat-lewatnya tiga (3) hari berkerja selepas pelajar tersebut membuat pendaftaran. (Rujuk Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) Perkara 17 (b)). PT(P/O) PTJ
7.8 Pengecualian? 7.8.1 Jika ya, ikut langkah 7.15. 7.8.2 Jika tidak, ikut langkah 7.16. Pelajar/ PT(P/O) PTJ
7.9 Pelajar Lama 7.9.1 Pelajar lama dibenarkan membuat pendaftaran kursus mulai hari pertama minggu kedua belas (12) hingga hari terakhir minggu keempat belas (14) semester sebelum. 7.9.2 Pendaftaran kursus juga dibuka dalam tempoh dua (2) minggu selepas keputusan Peperiksaan Akhir diumumkan. 7.9.3 Pendaftaran kursus lewat (pelajar yang tidak membuat pendaftaran dalam tempoh yang telah ditetapkan) boleh membuat pendaftaran kursus sepanjang dua (2) minggu pertama semester bermula. Pelajar Pelajar Pelajar
7
Tindakan Tanggungjawab
7.10 Pilih Kursus 7.10.1 Semak JWKA dalam laman web AKD sebagai panduan pendaftaran kursus. 7.10.2 Pantau dan bimbing pelajar buat pendaftaran jika perlu. Pelajar PA
7.11 Daftar Kursus 7.11.1 Beri kebenaran mendaftar secara dalam talian. 7.11.2 Daftar melalui e-SMP pelajar. 7.11.3 Cetak slip pendaftaran kursus dan serahkan kepada pelajar pada hari pertama (1) semester bermula. 7.11.4 Cetak slip pendaftaran kursus lewat atau serahkan slip pendaftaran kursus yang telah dikemaskini kepada pelajar yang membuat perubahan pendaftaran selewat-lewatnya tiga (3) hari bekerja selepas pelajar tersebut membuat pendaftaran. (Cetak slip Pendaftaran yang terkini Rujuk Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) Seksyen 17 B) PA Pelajar PT(P/O) PTJ PT(P/O) PTJ
8
Tindakan Tanggungjawab
7.12 Semak Pendaftaran 7.12.1 Cetak senarai pelajar yang tidak membuat pendaftaran kursus dari SMP (hari pertama (1) selepas minggu peperiksaan akhir semester). 7.12.2 Semak senarai pelajar yang belum mendaftar kursus berdasarkan perkara berikut 7.12.2.1 Status pelajar (pelajar aktif dan tangguh pengajian) 7.12.2.2 Senarai pelajar gred kursus tidak lengkap (TLK), Latihan Industri dan Latihan Praktikum. 7.12.2.3 Status pelajar bergraduat 7.12.3 Edar senarai nama pelajar yang tidak mendaftar kepada fakulti pada hari pertama (1) dan dua (2) minggu selepas peperiksaan akhir semester untuk fakulti mengesan dan menghubungi pelajar yang tidak mendaftar kursus. 7.12.4 Dapatkan maklum balas fakulti status setiap pelajar yang tidak mendaftar kursus dalam tempoh seminggu (1) daripada tarikh surat diedar. 7.12.5 Jika pelajar mendaftar, ikut langkah 7.13 7.12.6 Jika pelajar tidak mendaftar, ikut langkah 7.19 PT(P/O) PPT/PT(P/O) PT/PT(P/O) TDA/PT(P/O)
9
Tindakan Tanggungjawab
7.13 Mohon Tukar Major/ Minor 7.13.1 Permohonan pertukaran major/ minor dibenarkan dalam tempoh dua (2) minggu selepas keputusan peperiksaan akhir diumumkan. (Rujuk Arahan Kerja Pertukaran Major Minor (UPM/PU/PS/AK032)). 7.13.2 Jika Ya, ikut langkah 7.17 7.13.3 Jika tidak, ikut langkah 7.14 Pelajar
7.14 Mohon Tukar Program 7.14.1 Permohonan Tukar Program dibenarkan dalam tempoh dua (2) minggu selepas keputusan peperiksaan akhir diumumkan. (Rujuk Arahan Kerja Bertukar Program (UPM/PU/PS/AK014)). 7.14.2 Jika ya, ikut langkah 7.15 7.14.3 Jika tidak, ikut langkah 7.17 Pelajar
7.15 Pengecualian 7.15.1 Jika perlu pengecualian, ikut langkah 7.16 7.15.2 Jika tidak perlu pengecualian, ikut langkah 7.17 Pelajar Pelajar
10
Tindakan Tanggungjawab
7.16 Proses Pengecualian Untuk pengecualian kursus, (Rujuk Arahan Kerja Pengecualian Kursus Pengajian(UPM/PU/PS/AK015)) Pelajar/ PT(P/O) PTJ
7.17 Tambah/Gugur Kursus? 7.17.1 Jika ya, ikut langkah 7.18 7.17.2 Jika tidak, ikut langkah 7.26 PT(P/O)
7.18 Proses Tambah Gugur Kursus Jika ada Tambah/ Gugur Kursus, daftar dalam SMP. Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) Bahagian B Pendaftaran, akan dirujuk untuk proses pendaftaran atau perubahan pendaftaran (tambah dan gugur kursus). Pelajar
7.19 Hantar Peringatan 7.19.1 Dapatkan senarai pelajar yang tidak membuat pendaftaran kursus melalui SMP-AKD Modul Pendaftaran Kursus. 7.19.2 Hantar surat peringatan kepada pelajar yang dikesan tidak membuat pendaftaran kursus empat (4) minggu selepas peperiksaan akhir semester. PT(P/O) KPPP
11
Tindakan Tanggungjawab
7.20 Pelajar Daftar Kursus Lewat 7.20.1 Pelajar daftar kursus lewat pada minggu pertama (1) dan kedua (2) semester. Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) Bahagian B Perenggan 10. 7.20.2 Jika ya, ikut langkah 7.18 7.20.3 Jika tidak, ikut langkah 7.21 Pelajar
7.21 Penangguhan Pengajian/Tarik Diri? 7.21.1 Jika ya, (Rujuk Arahan Kerja Penangguhan Pengajian (UPM/PU/PS/AK016)/ Arahan Kerja Menarik Diri (Berhenti) (UPM/PU/PS/AK017)), ikut langkah 7.26 7.21.2 Jika tidak, ikut langkah 7.22 Pelajar
7.22 Gugur Nama 7.22.1 Gugur nama pelajar yang tidak mendaftar kursus dari daftar pelajar aktif dalam SMP - Modul Pendaftaran. 7.22.2 Hantar Surat Gugur Nama kepada pelajar dan salinan kepada Dekan, Bendahari, Penaja, Pustakawan dan Timbalan Pendaftar Bahagian Hal Ehwal Pelajar selewat-lewatnya pada minggu keempat (4) semester berkenaan. PT(P/O) PT(P/O)
12
Tindakan Tanggungjawab
7.23 Terima Rayuan 7.23.1 Terima surat dari pelajar yang digugurkan nama untuk rayuan meneruskan pengajian dari minggu keempat (4) hingga sehari (1) bekerja sebelum semester dibuka. 7.23.2 Jika ya, ikut langkah 7.24 7.23.3 Jika tidak, ikut langkah 7.26 PT(P/O)
7.24 Lulus? 7.24.1 Buat keputusan permohonan rayuan pelajar meneruskan pengajian dan ikut langkah berikut 7.24.2 Jika lulus, pelajar perlu membayar denda dan mendaftar pada semester berikutnya. Ikut langkah 7.25. 7.24.3 Jika tidak diluluskan, pelajar kekal digugurkan dari daftar pelajar dan dimaklumkan kepada pelajar. Ikut langkah 7.26. KPPP Pelajar PT(P/O)
7.25 Daftar Semester Depan Keluarkan surat kepada pelajar untuk mendaftar pada hari pertama (1) semester berikutnya. KPPP
7.26 Tamat
13
ARAHAN KERJA BERTUKAR PROGRAMUPM/PU/PS/AK014

• Carta Alir Proses Bertukar Program

14
Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Buat permohonan Buat Permohonan Bertukar Program dalam SMP-Portal Pelajar dalam tempoh dua (2) minggu selepas keputusan rasmi peperiksaan diumumkan. Pelajar
7.3 Cetak Maklumat Cetak maklumat permohonan yang telah diproses. Pelajar
7.4 Terima Permohonan 7.4.1 Terima Permohonan Bertukar Program dari pelajar melalui SMP-Portal Pelajar 7.4.2 Semak Permohonan berdasarkan kelayakan bertukar program pelajar. (Rujuk Peraturan Permohonan Bertukar Program) 7.4.3 Jika Ya, ikut langkah 7.5 7.4.4 Jika Tidak, maklumkan kepada pelajar melalui E-Mutiara dan ikut langkah 7.7 PT PT PT
15
Tindakan Tanggungjawab
7.5 Permohonan dipertimbangkan? 7.5.1 Hantar permohonan bertukar program kepada dekan fakulti pelajar dan dekan fakulti yang dimohon melalui Maklumkan kepada pelajar melalui email Putra. 7.5.2 Buat pertimbangan permohonan pelajar. 7.5.3 Jika Ya, ikut langkah 7.6 7.5.4 Jika Tidak, maklumkan kepada pelajar melalui E-Mutiara dan Ketua PTJ berkenaan melalui email Putra, ikut langkah 7.7 proses tamat PT Ketua PTJ PT
7.6 Maklumkan Kepada Pelajar 7.6.1 Maklumkan keputusan permohonan bertukar program yang Berjaya kepada pelajar melalui surat/E-Mutiara dan kepada Ketua PTJ, Bendahari, Bahagian Hal Ehwal Pelajar melalui email Putra. 7.6.2 Maklumkan keputusan bertukar Program kepada pelajar, pada minggu pertama semester bermula. 7.6.3 Semak keputusan Bertukar Program Pengajian dalam portal pelajar SMP pada minggu pertama semester bermula. PT KPPP/PT Pelajar
7.7 Tamat
16
ARAHAN KERJA PENGECUALIAN KURSUS PENGAJIAN
UPM/PU/PS/AK015

• Carta Alir Proses Pengecualian Kursus Pengajian

17
Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Buat permohonan Buat Permohonan Pengecualian Kursus dalam SMP-Portal Pelajar dalam tempoh dua (2) minggu semester pertama program pengajian, kecuali kemasukan pelajar baharu kes rayuan, permohonan dibuat dalam tempoh satu minggu selepas mendaftar. Pelajar
7.3 Terima dan Semak Permohonan 7.3.1 Terima permohonan pengecualian kursus dari pelajar melalui SMP-Portal Pelajar. 7.3.2 Semak permohonan pengecualian kursus dengan merujuk Daftar Pengecualian Kursus Fakulti. Ketua PTJ TDA
18
Tindakan Tanggungjawab
7.4 Lulus? 7.4.1 Jika ya, ikut langkah 7.5 7.4.2 Jika tidak, ikut langkah 7.6 Ketua PTJ Ketua PTJ
7.5 Sahkan Sahkan kelulusan permohonan pengecualian kursus pengajian Ketua PTJ
7.6 Maklumkan Kepada Pelajar Maklumkan kepada pelajar keputusan permohonan pengecualian melalui email mutiara. Ketua PTJ
7.7 Tamat
19
ARAHAN KERJA PENANGGUHAN PENGAJIANUPM/PU/PS/AK01
6
20

• Carta Alir Proses Penangguhan Pengajian

21
Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Buat Permohonan 7.2.1 Buat Permohonan Penangguhan Pengajian melalui SMP- Portal Pelajar dalam tempoh tujuh (7) minggu pertama semester bermula. 7.2.2 Permohonan Penangguhan pengajian pada minggu lapan (8) hingga minggu 14 (empat belas) hanya dibenarkan atas alasan perubatan. 7.2.3 Hantar surat perakuan kesihatan dari pegawai perubatan Hospital Kerajaan/ Pusat Kesihatan Universiti kepada AKD dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas membuat permohonan. Pelajar Pelajar Pelajar
7.3 Buat Petimbangan dan Pemakluman 7.3.1 Terima permohonan penangguhan pengajian daripada pelajar melalui SMP-Portal Pelajar dan surat perakuan kesihatan dari pegawai perubatan Hospital Kerajaan/ Pusat Kesihatan Universiti (jika berkenaan). PT
22
Tindakan Tanggungjawab
7.3.2 Semak Permohonan berdasarkan kelayakan bertukar program pelajar. (Rujuk Kaedah UPM(Perkara Akademik 2003 (Pindaan 2005) Perenggan 69)) 7.3.3 Buat keputusan pertimbangan permohonan. 7.3.4 Jika diluluskan maklumkan kepada pelajar melalui Email Mutiara dan Ketua PTJ, Bendahari, Kolej Kediaman dan Bahagian Hal Ehwal Pelajar melalui email Putra. 7.3.5 Jika Tidak, maklumkan kepada pelajar melalui Email Mutiara dan Ketua PTJ melalui email Putra. PT PT KPPP PT
7.4 Tamat
23
ARAHAN KERJA MENARIK DIRI (BERHENTI)UPM/PU/PS/AK
017
24

• Carta Alir Proses Menarik Diri (Berhenti)

25
Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Buat Permohonan Menarik Diri (Berhenti) Buat Permohonan Menarik Diri (Berhenti) melalui surat/ SMP-Portal Pelajar. Pelajar
7.3 Terima Permohonan Terima Permohonan Menarik Diri (Berhenti) Pengajian dari pelajar melalui surat/ SMP-Portal Pelajar. PT
7.4 Maklumkan Kepada Pelajar 7.4.1 Maklum permohonan menarik diri kepada pelajar melalui surat/ E-Mutiara, dan kepada Ketua PTJ, Bendahari, Bahagian Hal Ehwal Pelajar melalui email Putra. 7.4.2 Maklumkan pemberitahuan pelajar menarik diri kepada ibu bapa/penjaga dan pihak penaja (jika berkenaan) PT
7.5 Tamat
26
ARAHAN KERJA PERTUKARAN MAJOR/MINORUPM/PU/PS/AK0
32
27

• Carta Alir Proses Pertukaran Major/Minor

28
Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Buat Permohonan Buat Permohonan Bertukar Major/Minor dalam SMP-Portal Pelajar dalam tempoh dua (2) minggu selepas keputusan rasmi peperiksaan semester kedua diumumkan. Pelajar
7.3 Buat Keputusan 7.3.1 Terima Permohonan Bertukar Major/Minor melalui SMP- Portal Pelajar. 7.3.2 Buat keputusan permohonan bertukar Major/Minor. Ketua PTJ Ketua PTJ
7.4 Maklumkan Kepada Pelajar Maklumkan keputusan kepada pelajar melalui email mutiara. Ketua PTJ
Tamat
29
PROSEDUR PENYEDIAAN JADUAL WAKTU KULIAH DAN
AMALIUPM/PU/PS/P005

• Carta Alir Proses Penyediaan Jadual Waktu Kuliah
  Dan Amali

30
Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Sedia Jadual Kerja 7.2.1 Sediakan jadual kerja dua (2) minggu sebelum Semester bermula bagi merancang dan menyediakan JWKA untuk Semester berikutnya. 7.2.2 Cetak contoh JWKA Semester berkaitan bagi setiap fakulti yang terdiri daripada Kursus Universiti. 7.2.3 Edar contoh JWKA yang berkaitan kepada semua fakulti pada sesi Taklimat Penyediaan JWKA. 7.2.4 Adakan Taklimat Penyediaan JWKA/JWP pada minggu ketiga (3) semester. (Rujuk Arahan Kerja Jadual Waktu Kuliah dan Amali (UPM/PU/PS/AK018)). PT PT/PT(P/O) PT/PT(P/O) PT
31
Tindakan Tanggungjawab
7.3 Kemas Kini Bank Kursus 7.3.1 Semak dan kemas kini kursus yang ditawarkan oleh fakulti untuk Semester pengajian dalam SMP. (Rujuk petikan minit Senat dan Manual SMP Modul Bank Kursus). 7.3.2 Semak dan sahkan kursus yang ditawarkan dalam Bank Kursus Bagi semester berkenaan. (Rujuk Log Bank Kursus (PU/PS/LG01/DAF)). PT(P/O) PT
7.4 Sedia JWKA 7.4.1 Cetak JWKA Semester (pertama/kedua) bagi setiap fakulti yang terdiri daripada Kursus Universiti, yang ditawarkan kepada semua program pengajian. (Rujuk Manual Pengguna SMP - Modul Jadual Waktu dan Amali). PT
7.5 Aktifkan SMP Modul Penjadualan Fakulti 7.5.1 Aktifkan SMP Modul JWKA Versi Fakulti pada minggu keempat (4) hingga ketujuh (7) semester semasa untuk pihak fakulti masukkan/kemaskini data ke dalam SMP - Modul JWKA. 7.5.2 Pastikan Modul JWKA Versi Fakulti telah diaktifkan pada minggu keempat (4) hingga minggu ketujuh (7) sahaja. PT/PPT/PT PTJ PT/PPT/PT PTJ
32
Tindakan Tanggungjawab
7.6 Kemas Kini JWKA 7.6.1 Semak dan kemas kini data JWKA dalam SMP Modul JWKA Versi Fakulti semester berkaitan dari minggu keempat (4) hingga ketujuh (7) sahaja (Rujuk Skema Program Pengajian dan Arahan Kerja Jadual Waktu Kuliah dan Amali (UPM/PU/PS/AK018)) 7.6.2 Semak dan masukkan lokasi kuliah dan amali ke data JWKA pada minggu ke lapan (8). 7.6.3 Pastikan penjadualan kursus teras perlu menggunakan pecahan masa yang belum digunakan oleh Kursus Universiti dan Elektif (Rujuk Senarai Kursus Universiti/Kursus Sumbangan/Kursus Gunasama) 7.6.4 Semak JWKA online. Cetak dari SMP Modul JWKA dan sahkan draf JWKA yang lengkap (kod/kredit kursus, nama kursus, program/klasifikasi/bilangan calon, kuliah/amali (hari, masa, tempat dan kumpulan) dan penyelaras/pengajar) sebelum dihantar ke AKD dalam minggu keempat (4) hingga minggu (7) ketujuh sahaja. (Rujuk Skema Program Pengajian dan Arahan Kerja Jadual Waktu Kuliah dan Amali (UPM/PU/PS/AK018)) PT PTJ PT PT PTJ TDA
33
Tindakan Tanggungjawab
7.7 Terima Draf JWKA 7.7.1 Terima draf JWKA dari minggu keempat (4) hingga minggu ketujuh (7) sahaja dan lengkapkan Log Penyediaan Jadual Waktu Kuliah dan Amali (PU/PS/LG01/JAD)). PT
7.8 Semak dan Buat Pengesahan 7.8.2 Semak dan buat pengesahan JWKA setiap kali diterima dalam minggu keempat (4) hingga ketujuh (7) dan lengkapkan Log Penyediaan Jadual Waktu Kuliah dan Amali (PU/PS/LG01/JAD). PT
7.9 Disahkan? 7.9.1 Cetak JWKA dan JWP mengikut PTJ dan bentangkan dalam mesyuarat Penyelarasan JWKA dan JWP untuk pengesahan pada minggu kelapan (8). 7.9.2 Jika ada pembetulan, buat pembetulan PPT/PT (P/O)
34
Tindakan Tanggungjawab
7.10 Muat Naik Maklumat ke Laman Web AKD 7.10.1 Cetak Buku JWKA dan edar selewat-lewatnya pada minggu kesepuluh (10). 7.10.2 Muat naik JWKA ke laman web AKD selewat-lewatnya minggu kesepuluh (10) semester berkenaan untuk dipaparkan kepada pensyarah dan pelajar. PT PT/PTM
7.11 Pantau Pelaksanaan JWKA 7.11.1 Laksanakan pemantauan JWKA untuk tempoh dua (2) minggu pertama semester bermula. (Rujuk Arahan Kerja Pemantauan Jadual Waktu Kuliah dan Amali (UPM/PU/PS/AK019) dan lengkapkan Log secara online diwww.smp.edu.upm.my atau Log Pemantauan Jadual Waktu Kuliah (PU/PS/LG02/JAD)). 7.11.2 Sahkan pemantauan JWKA secara rawak mengikut Zon Dewan Kuliah seliaan AKD dan dewan kuliah di fakulti. 7.11.3 Buat analisis dan laporan pemantauan. Bentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan Bahagian Akademik dan Mesyuarat Semakan Universiti. JT/PT(P/O) PT, PT PTJ PPT
7.12 Tamat
35
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN JADUAL WAKTU KULIAH DAN
AMALIUPM/PU/PS/AK018

• Carta Alir Proses Penyediaan Jadual Waktu Kuliah
  Dan Amali

36
Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Cetak dan Edar JWKA Berkaitan 7.2.1 Cetak Contoh JWKA Semester Sesi berkaitan. 7.2.2 Edar Contoh JWKA Semester Sesi berkaitan kepada PTJ semasa Taklimat Penyediaan JWKA/JWP. PT(P/O)
7.3 Edar Contoh JWKA Terima dan edar contoh JWKA berkaitan kepada KJ. TDA/PT PTJ
7.4 Semak dan Sediakan Draf JWKA 7.4.1 Semak contoh JWKA. 7.4.2 Sediakan Draf JWKA untuk dibawa dalam Mesyuarat pengurusan Fakulti. 7.4.3 Buat penyelarasan JWKA peringkat PTJ 7.4.4 Masukkan data JWKA ke SMP-Modul Jadual Waktu Kuliah dan hantar draf JWKA ke AKD KJ KJ TDA/PT PT PTJ
37
Tindakan Tanggungjawab
7.5 Selaras JWKA 7.5.1 Cetak JWKA dari SMP-Modul Jadual Waktu Kuliah. 7.5.2 Selaras dan kemas kini JWKA di Mesyuarat Penyelarasan JWKA. PT(P/O) KBA
7.6 Pengesahan JWKA Semak dan sahkan JWKA. KPPP
7.7 Muat naik dan cetak JWKA 7.7.1 Muat naik JWKA ke laman web AKD selewat-lewatnya minggu kesepuluh (10) semester berkenaan untuk dipaparkan kepada pensyarah dan pelajar. 7.7.2 Cetak Buku JWKA dan edar selewat-lewatnya pada minggu kesepuluh (10). PT/PTM PT
7.8 Tamat
38
ARAHAN KERJA PEMANTAUAN JADUAL WAKTU KULIAH
UPM/PU/PS/AK019

• Carta Alir Proses Pemantauan Jadual Waktu Kuliah

39
Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Sedia Maklumat Pemantauan Sedia Maklumat Pemantauan JWKA mengikut hari dan PTJ seperti dalam Log Pemantauan JWKA. PT(P/O)
7.3 Namakan Pegawai/Pemantau Namakan pegawai/pemantau bertugas bagi setiap zon atau PTJ. PT/ PT PTJ
7.4 Laksana Pemantauan 7.4.1 Laksana pemantauan pada minggu pertama (1) dan minggu kedua (2) semester. 7.4.2 Pantau kursus-kursus yang diadakan di dewan kuliah seliaan AKD/PTJ. 7.4.3 Tandakan ( v ) pada ruangan kehadiran pelajar dan pensyarah. Rekodkan masa pantau serta catatan pemantau PTJ ulasan lain yang berkaitan, contoh MGM2101 (K2) tukar dari DKEP1 ke DKEP3. 7.4.4 Masukkan maklumat pemantauan dalam SMP-Modul Jadual Waktu Kuliah . Pemantau Pemantau Pemantau Pemantau
40
Tindakan Tanggungjawab
7.5 Sedia Laporan 7.5.1 Siapkan Laporan Pemantauan mengikut 7.5.1.1. Setiap hari pada minggu pertama pelaksanaan pemantauan jadual waktu kuliah 7.5.1.2 Setiap hari pada minggu kedua pelaksanaan pemantauan jadual waktu kuliah PT/ PT PTJ
7.6 Bentang Laporan 7.6.1 Bentangkan hasil pemantauan JWK kepada mesyuarat pengurusan AKD. 7.6.2 Hantar salinan laporan pemantauan JWK dan petikan minit Mesyuarat Pengurusan AKD kepada PTJ 7.6.3 Laksana tindakan pembetulan untuk kuliah yang tidak dilaksanakan mengikut JWK (Rujuk Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PGR/P005). PT PT Ketua PTJ
7.7 Tamat
41
PROSEDUR PENYEDIAAN JADUAL WAKTU
PEPERIKSAANUPM/PU/PS/P006

• Carta Alir Proses Penyediaan Jadual Waktu
  Peperiksaan

42
Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Sedia Jadual Kerja 7.2.1 Sediakan Jadual Kerja JWP bagi semester berikut selewat- lewatnya pada minggu pertama (1) semester semasa 7.2.2 Kemaskini dan Jana Kod Rujukan Peperiksaan. Edar draf JWP mengikut jadual peperiksaan bagi kursus universiti/kursus guna sama dan kursus teras fakulti. Adakan Taklimat Penyediaan JWKA/JWP selewat-lewatnya pada minggu ketiga (3). PT PT(P/O) PT(P/O) KPPP
7.3 Semak dan Kemas kini Draf JWP Semak dan kemas kini draf JWP Semak dan sahkan draf JWP. Terima draf JWP dari PTJ bermula minggu keempat (4) hingga minggu ketujuh (7) sahaja. Lengkapkan Log Terima Draf Jadual Waktu Peperiksaan (Log Terima Draf Jadual Waktu Peperiksaan (PU/PS/LG03/JAD)). PT PTJ TDA PT
43
Tindakan Tanggungjawab
7.4 Tentukan Kemudahan Dewan Peperiksaan Mencukupi 7.4.1 Cetak statistik kursus mengikut kumpulan peperiksaan. 7.4.2 Pastikan bilangan dewan peperiksaan mencukupi berbanding dengan bilangan kursus untuk peperiksaan. 7.4.3 Masukkan tempat bagi kursus universiti/kursus guna sama dan kursus teras fakulti (jika perlu) berdasarkan muatan dewan peperiksaan seliaan AKD dalam JWP dan catatkan nombor meja calon mengikut kursus pada minggu ketiga (3) hingga kelima (5) semester semasa. 7.4.4 Muat naik maklumat JWP Edisi 1 ke dalam laman web AKD pada minggu keenam (6) semester semasa. 7.4.5 Sahkan ketepatan dan kecukupan maklumat. Jika ada pindaan, maklumkan kepada PTM. Semak dan sahkan pindaan maklumat. PT/PT(P/O) PT/PT(P/O) PT/PT(P/O) PTM PPT
44
Tindakan Tanggungjawab
7.5 Maklumkan JWP Edisi 1 7.5.1 Cetak dan edar JWP Edisi 1 kepada PTJ untuk semakan selewat-lewatnya minggu keenam (6) semester semasa. 7.5.2 Semak dan beri maklum balas kepada AKD selewat- lewatnya pada minggu ketujuh (7) semester semasa. 7.5.3 Beri peringatan kepada Ketua PTJ yang belum memberi maklum balas JWP pada tiga hari sebelum berakhir minggu ketujuh (7) semester semasa. PPT/PT(P/O) Ketua PTJ PT
7.6 Masuk Maklumat Tempat Peperiksaan Dalam SMP Kemaskini JWP berdasarkan kepada maklum balas yang diterima daripada PTJ. PT/PT(P/O)
45
Tindakan Tanggungjawab
7.7 Laksanakan Mesyuarat Penyelarasan JWKA dan JWP dengan Ketua PTJ 7.7.1 Edarkan surat panggilan Mesyuarat Penyelarasan JWKA dan JWP kepada Ketua PTJ selewat-lewatnya minggu ketujuh (7) semester semasa 7.7.2 Laksanakan Mesyuarat Penyelarasan JWKA dan JWP untuk mendapatkan persetujuan dan pengesahan JWP selewat-lewatnya minggu kelapan (8) semester semasa. 7.7.3 Maklumkan pindaan/tambahan pada JWP (jika ada) 7.7.4 Buat pindaan/tambahan pada JWP mengikut keputusan mesyuarat (jika ada). 7.7.5 Buat semakan pada JWP. 7.7.6 Buat pengesahan pada JWP. PT KPPP Ketua PTJ PT/PT(P/O) PT KPPP
46
Tindakan Tanggungjawab
7.8 Aktifkan Tempoh Kemasukan Gred dan Maklumkan JWP Edisi 2 7.8.1 Aktifkan tempoh kemasukan markah dalam sistem SMP bagi penyediaan senarai kawalan gred peperiksaan akhir selepas mesyuarat JWP selewat-lewatnya pada minggu kelapan (8) semester semasa. (Rujuk Manual Pengguna SMP Modul AKD Jadual Waktu Peperiksaan) 7.8.2 Cetak senarai kehadiran pelajar mengikut kursus dan nombor meja dalam Sistem Maklumat Pelajar (SMP) . 7.8.3 Edar JWP Edisi 2 ke PTJ selewat-lewatnya pada minggu kesepuluh (10). 7.8.4 Muat naik JWP Edisi 2 ke dalam laman web http//www.akademik.upm.edu.my / http//www.smp.upm.edu.my (untuk rujukan pelajar dan pegawai UPM selewat-lewatnya pada minggu kesepuluh (10). 7.8.5 Sahkan ketepatan dan kecukupan maklumat. Jika ada pindaan, maklumkan kepada PTM. Semak dan sahkan pindaan maklumat. PPT PT(P/O)/ PT PTJ PT(P/O) PT/PT(P/O) PPT
47
Tindakan Tanggungjawab
7.8.6 Pamer JWP di papan kenyataan dewan peperiksaan seliaan AKD selewat-lewatnya sehari (1) sebelum peperiksaan. 7.8.7 Pamer JWP di papan kenyataan dewan peperiksaan seliaan PTJ selewat-lewatnya sehari (1) sebelum peperiksaan. PPT PT PTJ
7.9 Sedia Dewan Peperiksaan Pastikan dewan peperiksaan disediakan dan boleh digunakan pada hari peperiksaan bermula. PT/PT(P/O) / JT/PP PTJ
7.10 Pantau Pelaksanaan JWP 7.10.1 Laksanakan pemantauan JWP mengikut zon Dewan Kuliah seliaan AKD dan PTJ Lengkapkan Jadual Pemantauan Peperiksaan Akhir Semester. 7.10.2 Lengkapkan Jadual Pemantauan Jadual Waktu Peperiksaan dalam SMP (Rujuk Manual Pengguna SMP Modul JWP) 7.10.3 Buat laporan analisis pemantauan. Bentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan, Bahagian Akademik. PT/PT(P/O)/ JT PT/PT(P/O)/ JT PT/PT PTJ
7.11 Tamat