Bab II Elemen dan Prosedur SIA

1
Bab IIElemen dan Prosedur SIA
2
Pertanyaan Dalam Merancang SIA

1. Bagaimana mengorganisasi kegiatan agar aktivitas
   bisnis berjalan dengan efektif dan efisien?
2. Bagaimana mengumpulkan dan memproses data secara
   efektif dan efisien?
3. Bagaimana menjamin keandalan informasi?
4. Bagaimana mendorong kepatuhan terhadap kebijakan
   dan prosedur yang berlaku?
5. Bagaimana cara untuk menurunkan risiko bisnis?

3
Fungsi Utama SIA

1. Menciptakan aktivitas bisnis yang efektif dan
   efisien.
2. Mengendalikan aktifitas bisnis secara efektif dan
   efisien.
3. Mengumpulkan dan mengolah data secara efektif dan
   efisien.
4. Mengamankan data, informasi, dan aset perusahaan.
5. Menyajikan informasi terpercaya untuk pengambilan
   keputusan.

4
Aktivitas Utama Organisasi
5
Transaksi Dalam Aktivitas Organisasi
Aktivitas Bisnis Transaksi
Investasi/ Modal Perolehan modal, penggunaan modal, pengembalian modal
Perolehan Input Permintaan input, penerimaan input, pencatatan utang, pembayaran utang.
Konversi Penggunaan bahan baku, tenaga kerja dan biaya overhead.
Penjualan Penerimaan pesanan, pengiriman barang, permintaan pembayaran, dan penerimaan pembayaran.
6
Siklus Transaksi
Transaksi pada aktivitas utama organisasi terjadi
secara berulang dan disebut disebut dengan siklus
transaksi. Siklus Pendanaan Pengumpulan dana
(kredit/emisi saham), pembayaran dividen, bunga,
dan pengembalian utang. Siklus
Pengeluaran Permintaan pembelian, pembelian,
penerimaan persediaan, pengeluaran kas, retur
pembelian dan potongan pembelian.
7
Siklus Transaksi
Siklus Pendapatan Order pelanggan, penjualan,
pengiriman, penerimaan kas, potongan penjualan,
retur penjualan dan cadangan retur, kerugian
piutang. Siklus Penggajian/SDM Rekrutmen,
training, promosi, penghentian, penggajian, dan
pajak. Siklus Investasi Pembelian aktiva tetap,
investasi jangka pendek dan jangka panjang,
penghentian aktiva/ investasi, penerimaan
pendapatan investasi.
8
Contoh-Contoh Kebutuhan Informasi
Aktivitas Keputusan Utama Kebutuhan Informasi
Perolehan modal Berapa banyak? Investasi atau pinjam? Proyeksi arus kas, laporan keuangan proforma, dst.
Pembelian gedung dan perlengkapan Ukuran bangunan? Jumlah perlengkapan? Lokasi? Kebutuhan dana, harga, analisis pasar, peraturan pajak, dst.
Rekrutmen dan pelatihan SDM Syarat ketrampilan? Integritas? Pelatihan yang diperlukan? Deskripsi tugas, sejarah pelamar, ketrampilan pelamar.
Pembelian persediaan Model? Jumlah? Pemasok? Manajemen persediaan? Analisis pasar, status persediaan, kinerja pemasok, pembayaran.
9
Prosedur dan Dokumen
Salah satu fungsi SIA adalah mengolah data secara
efektif dan efisien, untuk menjalankan fungsi ini
dibutuhkan prosedur dan dokumen. Langkah utama
dalam pengolahan data adalah

• Merekam data ke dalam dokumen transaksi
• Mencatat data ke dalam jurnal secara kronologis.
• 3. Memposting data pada buku jurnal ke dalam
  buku besar dan buku pembantu, untuk memilah data
  berdasarkan kelompoknya atau jenis rekeningnya.

10
Sistem Manual dan Sistem Berbantuan Komputer
Pengolahan data bisa dilakukan secara manual atau
berbantuan komputer. Jika pengolahan data
dilakukan secara manual disebut dengan SISTEM
MANUAL, dan jka pengolahan dengan bantuan
komputer, maka rancangan sistem disebut
BERBANTUAN KOMPUTER (Computer Based Information
Systems).
11
Peran Akuntan Dalam Perancangan SIA
Peran akuntan dalam SIA adalah sebagai arsitek
SIA atau sebagai perancang skenario sistem
pengolahan dan pelaporan data. Akuntan
berkolaborasi dengan ahli di bidang lain,
misalnya di bidang teknologi informasi, untuk
mewujudkan skenario SIA yang telah dirancangnya.
12
Dokumen Transaksi

• Dokumen transaksi (source documents), adalah
  media atau formulir, bisa berbentuk kertas atau
  elektronik (computer screens), berfungsi untuk
• Merekam data, mendokumentasikan transaksi,
  mengotorisasi transaksi, dan memerintahkan
  kegiatan.
• Pengendalian transaksi (benomor urut tercetak)
• Menjamin kelengkapan data, tersedia informasi
  tercetak (preprinted standard information) serta
  petunjuk pengisian dan distribusi.

13
Contoh Dokumen Transaksi
Dokumen Transaksi Fungsi
Siklus Pendapatan Order penjualan Nota pengiriman Memo kredit Slip setoran Mendokumentasikan pesanan pelanggan. Mendokumentasikan pengiriman barang ke pelanggan. Mendokumentasikan otorisasi penyesuaian penjualan. Mendokumentasikan setoran kas ke bank.
14
Dokumen Transaksi Fungsi
Siklus pengeluaran Permintaan pembelian Pesanan pembelian Laporan penerimaan barang Meminta pembelian barang ke bagian pembelian Memesan pembelian ke pemasok Melaporkan penerimaan barang dari pemasok.
Siklus SDM Kartu jam kerja Mendokumentasikan jam kerja
Sistem buku besar dan pelaporan Jurnal voucher Mendokumentasikan data transaksi secara kronologis.
15
Pedoman Perancangan Dokumen

• Pertimbangan Umum
• Informasi tercetak dibuat selengkap mungkin.
• Ukuran kertas dirancang dengan tepat.
• Tulisan menarik dan informatif.
• Memenuhi berbagai tujuan penggunaan.
• Petunjuk pengisian cukup jelas.
• Formulir tindasan berwarna lain.

• Bagian atas dokument
• Nama formulir tertulis dengan jelas.
• Bernomor urut tercetak (di sudut kanan atas).
• Jika formulir akan dikirim ke luar perusahaan,
  nama dan alamat perusahaan tercetak di dalam
  formulir dengan jelas.

16
Pedoman Perancangan Dokumen

• Bagian tengah dokumen
• Informasi dikelompokkan secara logis.
• Tersedia cukup ruang untuk mencatat data.
• Data diurutkan dengan baik.
• Tersedia penjelasan standar, pengisiannya cukup
  dengan memberi tanda tertentu.
• Bagian akhir dokumen
• Tersedia ruang untuk mencatat disposisi.
• Tersedia ruang tandatangan untuk otorisasi.
• Tersedia ruang tanggal disposisi/otorisasi.
• Tersedia ruang untuk penulisan jumlah.
• Distribusi tindasan dokumen tertera jelas.

17
Jurnal, Buku Besar, dan Buku Pembantu

• Setiap transaksi dicatat dalam buku jurnal
  kemudian diposting ke dalam buku besar dan buku
  pembantu.
• Jenis Jurnal
• Jurnal khusus (specialized journals), untuk
  membukukan transaksi rutin. Jenis jurnal
  khusus
• a. Jurnal pembelian, untuk mencatat pembelian
  KREDIT.
• b. Jurnal penjualan, untuk mencatat penjualan
  KREDIT.

18
Jurnal, Buku Besar, dan Buku Pembantu
c. Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat
SELURUH TRANSAKSI PENERIMAAN KAS. 2.
Jurnal umum (general journal), untuk membukukan
transaksi tidak rutin/jarang terjadi, yang tidak
bisa di catat dalam jurnal khusus.
Buku Besar Buku besar (general ledger) digunakan
untuk meringkas transaksi yang telah dicatat di
dalam buku jurnal, yang mencakup seluruh rekening
aktiva, utang, modal, pendapatan, dan biaya.
19
Jurnal, Buku Besar, dan Buku Pembantu
Buku pembantu (subsidiary ledger) digunakan untuk
merinci saldo buku besar yang perlu dirinci,
misalnya Piutang Dagang. Buku besar yang
berhubungan dengan buku pembantu tertentu disebut
rekening kontrol (control account). Buku besar
digunakan sebagai dasar penyusunan laporan
keuangan, sedangkan buku pembantu digunakan
sebagai dasar penyusunan laporan manajerial.
20
Jurnal, Buku Besar, dan Buku Pembantu
21
Elemen Penting Dalam Sistem Pembukuan

1. Audit trail atau jejak pembukuan adalah referensi
   posting (posting reference), untuk memberi
   identifikasi asal data dan tujuan data, untuk
   memudahkan pengujian ketepatan pembukuan.
2. Chart of accounts adalah daftar seluruh rekening
   buku besar dan buku pembantu untuk kepentingan
   klasifikasi data.

22
Elemen Penting Dalam Sistem Pembukuan

• Chart of accounts merupakan sumber data utama
  dalam proses penyusunan laporan laporan keuangan
  dan laporan manajerial. Untuk menjamin dapat
  dipenuhinya berbagai kebutuhan informasi
  akuntansi, chart of accounts harus dibuat.

23
Elemen Penting Dalam Sistem Pembukuan

• Kode dokumen dan kode rekening. Setiap dokumen
  akuntansi harus diberi kode untuk memudahkan
  pengarsipan, pengolahan data, serta pengendalian.
  
• Prinsip dasar perancangan kode
• Logis serta mudah diingat
• Sesuai dengan karakteristik objek yang diberi
  kode, misalnya kode urut untuk dokumen yang
  penggunaannya harus urut nomor.

24
Jenis Kode

1. Sequential code (kode urut), yaitu kode yang
   dibuat urut karena dokumen atau objek yang diberi
   kode akan dikontrol dan diawasi berdasarkan
   urutannya, contoh kode untuk cek.
2. Block codes (kode blok), disebut kode blok karena
   kode diklasifikasi ke dalam beberapa blok, dan
   setiap blok digunakan untuk memberi kode
   sekelompok objek tertentu.

25
Jenis Kode

• Contoh kode blok
• Setiap kelompok rekening diberi jatah satu blok
  kode, misalnya sebagai berikut
• Aktiva lancar 100 199
• Aktiva tetap 200 299
• Utang lancar 300 399
• Utang jangka panjang 400 499
• Modal saham 500 599
• Pendapatan 600 699
• Biaya 700 999

26
Jenis Kode

• Kode grup (group codes). Dalam kode grup setiap
  angka merepresentasikan objek tertentu.
• Contoh 1 Aktiva, 11 Aktiva lancar, 111
  Kas, 112 Piutang Dagang dst., atau sebagai
  berikut XXXX-X-XXX, dengan maksud empat angka
  pertama adalah kode pusat pertanggungjawaban,
  satu angka di tengah kode anggaran/realisasi, dan
  tiga angka terakhir untuk buku besar.

27
Jenis Kode

• Kode kombinasi (mnemonic codes), adalah kode yang
  dibuat dengan mengkombinasikan huruf dan angka,
  dengan tujuan untuk memudahkan pemahaman makna
  kode. Contoh AL-1 Aktiva Lancar, Kas dst.

28
Laporan Manajerial dan Laporan Keuangan

• Laporan manajerial, adalah laporan yang ditujukan
  untuk memenuhi kepentingan manajemen.
• Laporan keuangan, adalah laporan yang terdiri
  dari laporan rugi-laba, laporan modal, neraca,
  laporan arus kas, serta pengungkapan laporan
  keuangan. Laporan keuangan bersifat umum dan
  terutama ditujukan untuk pemakai eksternal.

29
Contoh Laporan Manajerial

• Anggaran (budgets)
• Anggaran adalah perencanaan yang dinyakatan
  dalam satuan uang, misalnya anggaran kas,
  anggaran biaya tenaga kerja dst.
• Laporan kinerja (performance reports)
• Laporan kinerja adalah laporan tentang
  pencapaian prestasi, berupa perbandingan antara
  realisasi dengan anggaran atau dengan angka
  pembanding yang lain.
• Laporan penjualan per jenis produk, per divisi,
  per area penjualan dst.

30
Pengaruh Laporan Terhadap Prilaku

• Management by exception adalah prinsip untuk
  memaklumi penyimpangan dari anggaran yang
  bersifat tidak material, dan tidak memerlukan
  menginvestigasi.
• Laporan manajerial berpengaruh besar terhadap
  prilaku, karena manajemen dan staff akan
  cenderung bekerja secara lebih profesional jika
  prestasinya akan diukur dan dievaluasi.

31
Pengendalian Interen

• Salah satu fungsi SIA adalah untuk menciptakan
  pengendalian interen yang efektif. Pengendalian
  interen adalah sistem yang dirancang untuk
  memastikan beberapa hal sebagai berikut
• Keandalan laporan laporan manajerial dan laporan
  keuangan.
• Keamanan aset dan laporan.
• Efektifitas dan efisiensi kegiatan organisasi.
• Kepatuhan terhadap kebijakan manajemen dan segala
  peraturan serta hukum yang berlaku.

32
Elemen-elemen Pokok Pengendalian Interen

• Kelengkapan dokumentasi
• Pemisahan fungsi, mencakup
• Fungsi otorisasi
• Fungsi pencatatan
• Fungsi penyimpanan
• Keandalan laporan, mencakup
• Laporan manajerial
• Laporan keuangan

33
Bab IIElemen dan Prosedur SIA