Min m

1
Min múlik a siker?Integrált projektmenedzsment
támogató eszközök eredményes használatbavételének
elofeltételei, sikertényezoi és buktatói

• Eloadó Lipi Gábor, PMPpartner,
  üzletágvezetoSZINERGIA Projekt-, Muködés- és
  Változásmenedzsment Kft.

2
Egy projektmenedzsment támogató eszköz
használatbavétele nem informatikai probléma

• Témakörök
• Projektorientált muködés(fejlesztés) célterületei
• Projektmenedzsment kompetencia megteremtése
• Projektbarát szervezeti struktúra és muködés
• projektekmódszeresség projekt- és
  portfóliószinten
• IT és infrastruktúrális háttér
• Az egészséges fejlesztési folyamat

3
Négy építo- és egy kötoelem

• Stabil és fenntartható projektorientált
  muködéshez a négy terület harmonikus fejlesztése
  szükséges!
• A projektkultúra kialakulása a vezetoi mintaadás
  következménye.

4
Projektmenedzsment kompetenciát nemcsak
projektmenedzsereknek

• Projektrendszer kulcsszereploi
• Projekt megbízók, szponzorok, felsovezetok
• Projektvezetok, projektmenedzserek
• Eroforrásgazdák
• Projekt tagok, közremuködok
• A sikeres projektekhez mindenkinek kell PM
  kompetencia, de eltéro jellegu!

5
Megbízók, szponzorok, felsovezetok

• Szükséges ismeretek
• Projekt szemléletmód és módszeresség megismerése
  és megértése
• Stratégiai felügyeleti szerep, portfólió-menedzsm
  ent folyamatai
• Miben muködjenek közre és mibe ne avatkozzanak
  be?
• Projekt szervezet illesztése a funkcionális
  szervezethez

6
Projektvezetok, projektmenedzserek

• Szükséges ismeretek
• Projekt módszertan
• definiálás, tervezés, szervezet és szervezés,
  kontroll, kommunikáció, stb.
• Vezetési ismeretek
• teamépítés, csoportdinamika, moderáció,
  motiváció, konfliktuskezelés, kommunikáció, stb.
• Projekt tartalmi ismeretek
• Üzleti ismeretek

7
Eroforrásgazdák

• Szükséges ismeretek
• Projekt módszertan
• tervezés, delegálás, kontroll, értékelés
• Projektszervezet, szervezés és szervezeti
  illesztés
• Eroforrások kompetencia ismerete

8
Projekt tagok és közremuködok

• Szükséges ismeretek
• Projekt módszertan
• tervezés, jelentések, kontroll, értékelés
• Projektszervezet, szervezés és szervezeti
  illesztés
• különös figyelem a projekt mátrixban muködésre
• Kommunikáció a projektben

9
Projektszervezetek, feladatok és hatáskörök,
együttmuködés tisztázása

• Projektszervezet felépítése
• Stratégiai vezetés és felügyelet szintje (PIB,
  PFB, SC)
• Operatív projektvezetés szintje
• Projekt végrehajtás szintje
• Projekt SZMSZ.
• Célszeru sematizálni és sztenderdizálni a projekt
  szervezetet és szerepköröket!

10
Projektszervezet illesztése a funkcionális
szervezethez

• Illesztési mód eroforrásbiztosítás a
  projekthez
• Funkcionális koordináció
• projektfeladatok koordinálása funkcionális
  vezetokkel
• Projekt mátrix (gyenge, kiegyensúlyozott, eros)
• részmunkaidos bevonás a projektmunkába a
  funkcionális területekrol
• Tiszta projekt szervezeti forma
• 100-os delegálás a projektmunkára
• Vegyes megoldás
• a három lehetoég kombinációja valósul meg

11
Projektrendszerhez és portfóliókezeléshez
szükséges funkciók (1.)

• Portfólió-bizottság (felsovezetoi funkció)
• átfedhet a projektek stratégiai vezetésével és a
  cég felsovezetésével
• projektek megalapítása, jóváhagyása
• felsoszintu eroforrásgazdálkodás
• projektek priorizálása
• stratégiai konfliktuskezelés projektek között
• projektek lezárása, felfüggesztése

12
Projektrendszerhez és portfóliókezeléshez
szükséges funkciók (2.)

• Projektiroda (operatív funkció)
• Lehetséges pozicionálása
• projekt szint, operatív koordinátori szint, PM
  pool, stratégiai vezetés (CPO - Chief Project
  Officer)
• Lehetséges projektiroda funkciók
• Projekt adatbázisok kezelése
• projektleltár, portfólió nyilvántartás (alap és
  teljesítmény adatok)
• eroforrás nyilvántartás (statikus és dinamikus
  adatok)
• tapasztalatok nyilvántartása
• PM módszertani támogatás projekteknek
• PM módszertani támogatás a szervezetnek
• Módszertan és sztenderdek fejlesztése,
  karbantartása
• PM informatikai rendszer szervezeti gazdája
• PM képzés és kultúrafejlesztés
• Projektmenedzseri pool kezelése

13
Módszeresség a pojektek és a portfóliókezelés
szintjén

• Sztenderd PM eszköztár és folyamat a projektekre

Kezdeményezés
Definiálás, célok
Zárás ésértékelés
Tervezés
Végrehajtás
14
Tisztázott portfóliókezelési folyamatok
Szervezeti környezet menedzselése
Stratégiai tervezés
Projekt portfólió menedzselése
Projektek kezdeményezése
Priorizálás és eroforrások allokálása

• Ösztönzo teljesítménymérési és érdekeltségi
  rendszer kialakítása projekt sikerek elosegítése
  érdekében.

15
A rendszerbevezetés menete nem lehet helybol a
3. emeletre ugrani!

• EPM rendszerbevezetés elofeltételei
• legalább tapasztalati szinten legyenek projekt
  kompetenciák (módszertani és szervezeti)
• informatikai felhasználói (Office, e-mail, WEB)
  kultúra szintje
• muszaki feltételek

16
A célszeru lépéssorozat evolúciós
rendszerfejlesztés

• Lépések (nemcsak tartalmi, hanem
  szervezetfejlesztési folyamat is!)
• Helyzetfeltárás, PM érettség szintje,
  kompetenciák, módszerek
• Alapozó projektmenedzsment képzések
  (felsovezetok!!!, projektvezetok, munkatársak)
• Szervezeti megoldások kialakítása
  (projektillesztés, projektiroda)
• Projekt módszertan kialakítása (folyamatok,
  eszközök, dokuk)
• Pilóta projekteken a módszertan kipróbálása,
  finomítása
• Célzott módszertani oktatások (a saját
  folyamatra, eszköztárra)
• Portfóliókezelés folyamatainak, szerepköreinek,
  funkcióinak kialakítása
• Rendszer stabilizálás, kiterjesztés, finomítás
• Integrált informatikai támogatás bevezetése (EPM)
• Folyamatos továbbfejlesztés, csiszolás

17
Tipikus buktatók

• Túl nagyot nem lehet egyszerre lépni,
  projektorientált feladatkultúra kialakítása
  idoigényes (evolúciós) folyamat.
• Csak az informatikai eszköz bevezetésétol várják
  a megoldást.
• Az IT terület nyomja csak a dolgot a
  felsovezetés megértése és valós támogatása nélkül
  meg kell találni és mutatni az EPM üzleti
  értékét a döntéshozók számára.
• Rosszul pozícionálják a Projektiroda szerepét,
  helyét, funkcióit folyamatos konfliktusokat
  okozva ezáltal.
• Rosszul illesztik a projektszervezetet, emiatt az
  eroforrás-gazdálkodás nem hatékony.
• Csak a projektmenedzserek kompetenciáit
  fejlesztik, a felsovezetok és a munkatársak nem
  értik a projektmuködés lényegét.
• Nem tesznek ösztönzo rendszert a projekorientált
  muködés mögé.
• Túlzott önbizalom, a feladat lebecsülése.

18
Köszönöm a figyelmet!
Lipi Gábor, PMP Elérhetoségeim Lipi.Gabor_at_szinerg
ia.hu Tel [phone]