Agenda

1

2
Agenda

• Conceptuele definitie archiveringsregels
• Logisch bewaken archiveringsregel
• Geïntegreerd in beheersapplicaties
• Apart beheren
• Fysische archiveringstechniek
• Bestandsformaten

3
Gemeente
4
Invalshoeken
5
Focus presentatie
6
Fases
7
Archiveringsregels relateren tot
8
Onderscheid

• Conceptuele definitie archiveringsregels en
  documentatie hiervan
• Logische definitie / configuratie regels in de
  pakketten
• Logische uitvoering
• Fysieke uitvoering / overzetting

9
Dossiers
10
Per documenttype
11
Workflow
12
Agenda

• Conceptuele definitie archiveringsregels
• Logisch bewaken archiveringsregel
• Geïntegreerd in beheersapplicaties
• Apart beheren
• Fysische archiveringstechniek
• Bestandsformaten

13
Verhoudig ICT en Archivering
14
Archivering apart beheerd
15
Archivering geïntegreerd in beheersapplicaties
16
Voorbeelden beheersapplicaties
17
Beschikbaarheid documenten
18
Emails in categorieën
19
Emails archiveringsimpact
20

• Formaat msg, HTML, RTF

21
Uniciteit document

• Geldig voor email en voor document
• Berekening of document uniek is (basis is hash
  code)
• Automatische actie indien dubbel
• Document (indexen) 2 x opslaan
• Bestand 1 x opslaan
• Melding dubbel
• Via een rapport
• Is een query op de dubbels
• Bv per project of projectleider
• Eventueel emailbericht periodiek
• Mogelijkheid tot vergelijken van de dubbels
  document
• Niet interactief (aandacht op performantie)

22
Automatische overname properties (eigenschappen)

• Email

• Document

• Subject
• From
• To
• Cc
• Date
• Bijlagen

• Titel
• Datum
• (Auteur)

23
Emails in mailbox archiveren
24
Agenda

• Conceptuele definitie archiveringsregels
• Logisch bewaken archiveringsregel
• Geïntegreerd in beheersapplicaties
• Apart beheren
• Fysische archiveringstechniek
• Bestandsformaten

25
Technieken mbt harde schijven

• Snelste technologische evolutie
• Meeste verbreide technologie
• Enorme opslagcapaciteiten
• Sterk gedaalde prijzen
• Groot aanbod (leveranciers, types)
• Hoge beschikbaarheid

26
Passend gebruik techniek harde schijven
27
Backup strategie
28
Backups en lange termijn

• Geen enkele harde schijf of tape garandeert
  bewaring op lange termijn
• Beschikbaarheid garanderen door
• Magnetische schijf replicatie op andere
  schijven
• Backups opnieuw maken (bv. 1 x / jaar)

29
ICT
30
Optische schijven

• Evolutie
• technieken (CD, DVD, UDO, Blue-Ray, )
• capiciteiten
• Standalone of jukebox varianten
• Professioneel gebruik voor grote volumes heeft
  dalende tendens
• Verschillen in MTBF en software stabiliteit
• Verschil in methode wegschrijven
• Multisession of niet
• Mikken op geregeld wegschrijven of eerder
  eenmalig schijf vullen

31
Appliance

• Appliance
• Garantie rechtsgeldigheid
• Niet zomaar uitwisbaar
• Maatregelen rond LT bewaring
• Fysische bescherming schijven
• Ingebouwd storage management en near-line
• Storage Management HW en SW
• Gericht aanbod van specifieke hardware vendors
• Gemengd gebruik van hardware technologieën

32
Agenda

• Conceptuele definitie archiveringsregels
• Logisch bewaken archiveringsregel
• Geïntegreerd in beheersapplicaties
• Apart beheren
• Fysische archiveringstechniek
• Bestandsformaten

33
Bestandstypen

• Oorspronkelijk formaat behouden
• Leesbaarheid
• passende viewer,
• Backwards compatibiliteit
• Omzetten
• Wat
• Alleen lezen PDF (v. 1.X, PDF/A)
• Zelfde type formaat, maar recenter
• Andere standaarden, bv ODF
• Hoe
• Handmatig
• Batch
• Wanneer
• Meteen als bijkomend bestandstype (PDF)
• Nadien (PDF)

34
PDF/A (ISO)

• 1 (ISO 2005) gekoppeld aan PDF 1.4
• 1a volledig doch grafisch niet steeds
  waarheidsgetrouw
• 1b grafisch correcte weergave. Met metadata,
  digitale handtekening. Enkele beperkingen (geen
  bijlagen, geen versleuteling, )
• 2 (ISO 2005) gekoppeld aan PDF 1.7
• Backwards compatible
• Diverse verbeteringen
• Ondersteunt functies PDF 1.5, 1.6, 1.7

35
Versie compatibiliteit

• PDF 1.7 Acrobat Reader 9, 8
• PDF 1.6 Acrobat Reader 7
• PDF 1.5 Acrobat Reader 6
• PDF 1.4 Acrobat Reader 5
• PDF 1.3 Acrobat Reader 4

36
Ivan Vanhaechti.vanhaecht_at_arco.be