Sistemi documentari digitali: una valutazione

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Sistemi documentari digitali una valutazione
archivistica dei nodi critici e delle
potenzialità

• Mariella Guercio
• Università degli studi di Urbino
• m.guercio_at_mclink.it
• novembre 2008

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per trasformare i processi amministrativi in un
sistema (anche documentario) snello, razionale,
efficiente e perché lamministrazione digitale
non sia uno slogan retorico è necessario
informatizzare i flussi documentali, ridurre e
semplificare le procedure, favorire linterazione
tra sistemi, senza dimenticare che

• bisogna cercare di essere il più semplici
  possibile, non più del possibile
• Albert Einstein

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i fattori di criticità - 1

• la complessa natura dei documenti e degli archivi
  ( a prescindere dagli strumenti di scrittura e di
  memorizzazione) in quanto strumenti di certezza
  giuridica richiede condizioni elevate di qualità
  nella loro produzione e gestione (tanto più nei
  progetti di innovazione)
• accuratezza e affidabilità del processo di
  formazione del documento,
• completezza dei caratteri intrinseci ed
  estrinseci, ovvero dellarticolazione logica e
  della configurazione fisica prevista
  dallordinamento giuridico,
• autenticità (integrità e identità dei documenti)
  nei processi di conservazione.

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i fattori di criticità secondo gli archivisti - 2

• la funzione di testimonianza/rappresentazione del
  contenuto di atti/fatti giuridicamente rilevanti
  (i documenti sono dichiarazioni di
  rappresentazione) presuppone il legame con
  procedure di lavoro e procedimenti
  amministrativi semplificare e razionalizzare i
  flussi di lavoro e i flussi documentali sono
  attività correlate
• linterdisciplinarità è imprescindibile ma
  costosa
• la definizione di modelli organizzativi
  compatibili con linnovazione e la presenza di
  specifiche competenze professionali richiedono un
  investimento di natura politica assicurato solo
  dalla piena e convinta adesione dellalta
  dirigenza

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sviluppare sistemi documentari digitali è tanto
più difficile quanto più si ignora la natura e si
sottovalutano la funzione del documento e degli
archivi Il successo dei progetti e la qualità
dei servizi dipendono dal grado di comprensione
delle tecnologie e dalla capacità di proporre
soluzioni innovative adatte ai contesti di lavoro

• nel caso di archivi digitali le difficoltà sono
  duplici
• incertezza dei processi di innovazione in assenza
  di esperienze e sperimentazioni consolidate e
• possibilità/necessità di individuare e sfruttare
  nuove potenzialità (riuso, interoperabilità,
  facilità nella ricerca, valorizzazione del
  patrimonio informativo)

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le ragioni dei ritardi

• Il perdurare di un gap culturale e di ritardi e
  cautele nellutilizzo di strumenti adeguati è
  legato
• allincomprensione delle potenzialità che le
  tecnologie offrono per lo sviluppo di sistemi
  informativi e documentari avanzati,
• allofferta insufficiente di soluzioni
  organizzative e tecnologiche integrate basate sul
  coinvolgimento nella fase di progettazione
  applicativa delle diverse esperienze tecniche
  (archivistiche, informatiche, organizzative e di
  comunicazione)
• alle oggettive difficoltà di assicurare
  linteroperabilità intelligente e funzionale dei
  sistemi informativi e documentari

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le condizioni di partenza

• Ambienti applicativi e di ricerca che a lungo
  hanno faticato a individuare finalità e
  strumenti operativi
• Crescente consapevolezza della necessità di
  integrare esigenze documentarie e funzioni
  avanzate sia nel trattamento e recupero dei
  contenuti sia nel sostenere la produzione di
  strutture documentarie orientate ai contenuti
  informativi

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le potenzialità da esplorare

• Gestire workflow
• Predisporre risposte automatiche
• Definire priorità
• Filtrare contenuti e documenti
• Sostenere sistemi di classificazione documentaria
  coerenti con il contesto
• Favorire interventi efficienti di organizzazione
  delle informazioni e dei documenti
• Assicurare interoperabilità e riuso tra
  componenti del sistema o tra sistemi
• Rendere automatica la cattura di
  meta-informazioni significative coerenti con il
  contesto

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qualche considerazione sulle funzioni avanzate

• La conoscenza può essere indicata come il
  patrimonio di informazioni disponibili e
  utilizzabili nel momento ritenuto più proficuo.
  
• Le criticità non riguardano tanto la quantità e
  la rapidità del ragionamento, ma ladeguatezza
  dellaccumulazione, la sua coerenza e
  funzionalità rispetto ai processi decisionali da
  assumere o da verificare e valutare, la capacità
  di gestire con rapidità, efficacia e qualità un
  numero rilevante e crescente di contenuti
  informativi strategici e di recuperare quantità
  sempre più impegnative di patrimoni informativi
  destrutturati.

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le opportunità da cogliere

• E indispensabile progettare sistemi documentari
  digitali ambiziosi capaci di integrare
  funzionalità di content e document/record
  management che includano
• la predisposizione di tipologie documentarie
  uniformi, ben strutturate e complete (nella forma
  ad esempio di una nuova modulistica informatica)
  e un utilizzo innovativo delle tecnologie per la
  gestione del web (condivisione e non
  distribuzione-trasmissione dei documenti),
• il controllo dei contenuti e la loro
  normalizzazione (anche al fine di favorire
  linteroperabilità (ad esempio mediante la
  creazione di oggetti ricorrenti e pre-definiti,
  la gestione delle anagrafiche ecc.)
• la identificazione precoce e la gestione
  pianificata e automatica dei metadati di
  identificazione e organizzazione dei documenti
  (metadati di registrazione, di classificazione e
  fascicolazione, di tenuta e conservazione, di
  controllo delliter dei procedimenti)

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Il successo dipende anche dalla capacità di
sciogliere (con soluzioni innovative, semplici e
convincenti) le incertezze della normativa sul
documento informatico

• Quale firma elettronica? Lintroduzione di un
  doppio regime di firma e del principio di
  valutazione pesata della validità giuridica del
  documento modifica il principio inderogabile
  della certezza dellattribuibilità del documento
  al suo autore
• Quali strumenti di trasmissione telematica?
• Quale regime per la riproduzione sostitutiva?
  Il quadro normativo è ancora incompleto e non
  risolvere problemi centrali la conformità di
  processo, il diritto allispezione
  delloriginale, il divieto di produrre copia
  conforme di copia conforme
• Quali requisiti, quali modelli e quali
  responsabilità per la conservazione? Le
  indicazioni presenti nellarticolo 44 del CAD
  sono corrette ma si limitano a indicare gli
  obblighi generali degli enti. E indispensabile
  fornire soluzioni operative convincenti

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la crescente responsabilità delle amministrazioni
nelle scelte operative

• E sempre più un compito esclusivo delle
  amministrazioni definire e adottare criteri e
  regole che sottraggano la produzione, gestione e
  tenuta dei documenti informatici a margini di
  incertezza e inaffidabilità tali da rendere la
  funzione documentaria irrilevante e accrescere il
  livello di complessità non governata, di
  frammentazione e di perdita (necessità di guide
  tecniche di orientamento elaborate sulla base di
  esperienze concrete al fine di limitare i margini
  crescenti e talvolta preoccupanti di variabilità
  delle soluzioni)
• In particolare è demandata allente la scelta del
  livello di garanzia da adottare per la produzione
  e trasmissione di documenti informatici, per le
  condizioni di verifica della autenticità

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la conservazione digitale è una componente
rilevante e fattibile se affrontata precocemente
già nella fase attiva di un sistema documentario
affidabile - 1

• Il nodo della conservazione nel tempo da tempo
  sollevato con preoccupazione e affrontato con
  pochi mezzi dai soli archivisti è ormai
  riconosciuto come un fattore rilevante di
  promozione e sviluppo dei processi di innovazione
  e miglioramento del sistema Paese (si veda
  li2010 E-government Action Plan dellUnione
  europea)
• Le soluzioni sono ancora oggetto di ricerca anche
  se è ormai assodato che la conservazione richiede
  la verifica dellautenticità e che lautenticità
  è verificabile se il sistema documentario di
  formazione dei documenti e i modi concreti di
  gestione sono documentati in modo completo in
  tutte le fasi del ciclo di vita del documento. I
  processi di documentazione devono essere
  pianificati nelle diverse fasi di trattamento

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la conservazione digitale è una componente
rilevante e fattibile se affrontata precocemente
già nella fase attiva - 2

• La conservazione digitale è quindi gestibile a
  costi ragionevoli se le procedure sono
  pianificate e applicate sin dalla formazione dei
  documenti (policy precoci, formati adeguati
  orientati ai dati e alla persistenza,
  responsabilità certe e diffuse, regole e
  procedure stringenti anche in caso di
  esternalizzazione, analisi dei costi e dei
  rischi, riqualificazione delle componenti
  professionali tecniche)

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i limiti della prima fase dei progetti di
e-government

• Il processo si è rivelato molto più complesso del
  previsto
• E mancato un supporto nazionale adeguato
  (multidisciplinare, concreto, continuativo)
• A parte lamministrazione archivistica e i
  progetti collegati (Regioni, Comuni, Università,
  Camere di commercio, Scuola superiore), le
  amministrazioni non hanno avuto referenti
  affidabili cui proporre istituzionalmente dubbi e
  criticità e ambienti adatti alla condivisione
  delle esperienze e allo sviluppo di iniziative
  avanzate (ad esempio sui fronti avanzati di
  integrazione content management, cooperazione
  applicativa, ecc.)
• È soprattutto mancata una guida (una visione?)
  nelle attività di semplificazione organizzativa
  e di integrazione dei sistemi informativi, anche
  in relazione alle ricadute documentarie
• I programmi e gli investimenti del biennio
  1999-2000 non sono stati governati con
  sufficiente lungimiranza, non si sono tradotti in
  massa critica, non hanno trascinato le pp.aa. in
  un processo virtuoso e concreto di innovazione

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le condizioni per superarli sperimentare
soluzioni applicative nellambito di reti di
cooperazione in grado di sostenere le difficoltà
organizzative e favorire la condivisione delle
soluzioni - 1

• E indispensabile promuovere e sostenere
  linnovazione nei sistemi documentari coniugando
  spirito pragmatico e metodologia rigorosa con
  specifico riferimento
• alla coerenza ed efficienza degli strumenti che
  garantiscano la formazione di archivi ordinati (e
  non laccumulo inefficiente di documenti)
• alla valutazione della fattibilità organizzativa
  ed economica dei processi di riproduzione
  sostitutiva
• allutilizzo motivato e governato delle diverse
  tipologie di firma elettronica e delle diverse
  modalità di comunicazione telematica (posta
  certificata, intranet, portal management?)

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le condizioni per superarli sperimentare
soluzioni applicative nellambito di reti di
cooperazione in grado di sostenere le difficoltà
organizzative e favorire la condivisione delle
soluzioni - 2

• alla definizione e valutazione dei formati per la
  produzione di documenti digitali coerenti con le
  esigenze della conservazione e alla
  identificazione dei metadati rilevanti per
  laccesso, il riuso, linteroperabilità, la
  conservazione
• alla definizione e riqualificazione di
  responsabilità interne (assetti organizzativi
  adeguati e rispondenti alla normativa, processi
  di formazione continua)
• alla sperimentazione di soluzioni avanzate che
  coniughino gestione documentaria e gestione dei
  contenuti nel rispetto dei requisiti archivistici
  essenziali (gestione di portali web a fini
  documentari, strumenti di indicizzazione,
  controllo dei profili documentari e creazione di
  modulistica informatica, gestione conservativa
  delle basi di dati archivistiche)

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la cooperazione per non deludere le aspettative
dei cittadini e sostenere le amministrazioni

• I nodi ora ricordati debbono ormai trovare
  risposte adeguate, necessarie a superare le
  incertezze e le ambiguità che hanno continuato a
  ritardare ladozione di strumenti e lavvio di
  processi ormai maturi nella consapevolezza dei
  cittadini che sempre più frequentemente cercano
  servizi su internet e avvertono disagio e
  frustrazione crescenti per gli esiti altrettanto
  frequentemente negativi dei loro tentativi.
• Le Regioni hanno un ruolo crescente e
  insostituibile nel promuovere forme
  indispensabili di cooperazione tra le istituzioni
  con lobiettivo di superare prudenze e reticenze
  che si possono anche giudicare eccessive, ma che
  sono il frutto inevitabile di una fase fin troppo
  lunga in cui gli investimenti in questo ambito
  hanno prodotto, nella migliore delle ipotesi e
  nonostante gli sforzi compiuti, risultati
  modesti, e comunque lontani dalle aspettative
  originarie.

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il ruolo della cooperazione, della trasparenza e
della partecipazione

• Fino a quando il pregiudizio, la segretezza,
• la cattiva rappresentazione dei bisogni
• o la semplice ignoranza
• non saranno stati sostituiti
• da un atteggiamento serio di indagine
• e di vera apertura
• del processo di costruzione delle decisioni
• non potremo renderci conto
• di quanto lintelligenza della gente comune
• possa essere adatta a risolvere i problemi
• posti dalle politiche pubbliche
• J. Dewey, The public and its problems, 1947