Kein Folientitel

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Controlling und Benchmarking Stationär (CBS)
Personalbedarfsplanung und Prozessoptimierung
auf Basis individueller Pflegezeiten
entwickelt durch die Betriebswirtschaftliche
Beratungs- und Service-GmbH mit Unterstützung
der Universität Dortmund, Fachbereich Empirische
Wirtschafts- und Sozialforschung und dem
DRK-Landesverband Westfalen-Lippe, Gruppe
Betriebswirtschaft und EDV
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Ausgangssituation

• Der zunehmende Qualitäts- und Kostendruck in den
  Altenpflege-einrichtungen erfordert eine (lfd.)
  Überprüfung der Arbeitsabläufe und den Einsatz
  von geeigneten Controllinginstrumenten

• Herkömmliche Controllinginstrumente basieren auf
  der Pflegestufe des Bewohners diese bilden den
  individuellen Pflegebedarf des Bewohners jedoch
  nur unzureichend ab
• Eine objektive Dienstplanung kann auf Basis der
  Pflegestufen nicht erfolgen allenfalls kann
  hiermit eine Näherung an den tatsäch-lichen
  Personalbedarf erreicht werden
• Pflegewissenschaftliche Instrumente zur
  Ermittlung des Pflegebedarfs (PLAISIR, RAI) sind
  sehr zeitaufwändig und mit erheblichen Kosten
  verbunden eine Akzeptanz seitens der
  Kostenträger ist derzeit nicht gegeben

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Zielsetzungen des CBS
Analyse des Personalbedarfs

für direkte und indirekte
Pflegetätigkeiten durch Einstufung der Bewohner
und Gegen-überstellung des Ist-Personaleinsatzes
je Wohnbereich (Grundlage der Dienstplanung)
Info

• Erlösoptimierung durch Nachweis des individuellen
  Pflegezeitbedarfs gegenüber den Kostenträgern
  (MDK zur Höherstufung einzelner Bewohner oder im
  Rah- men von Pflegesatzverhandlungen/LQVs für
  besondere Bewohnerklientel)
• Instrument des Betriebsvergleiches (Benchmarking)
  durch
  Gegenüberstellung von Prozessen und Zeitanteilen
  direkter und indirekter Pflege-tätigkeiten mit
  anderen Einrichtungen
• Initiierung von Verbesserungsmaßnahmen
  durch
  Aufzeigen von Wirtschaftlichkeitsreserven und
  Erarbeiten von Gegen-steuerungsmaßnahmen

Info
Info
Info
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Leistungsangebot der BBS
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1.
Analyse des Personalbedarfs
Grundlage des CBS ist der Bewohner-Einstufungsboge
n
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Einstufung der Bewohner eines Wohnbereiches
Ermittlung der direkten und indirekten
Pflege-bedarfe je Bewohner
Ermittlung des Personalbedarfs je Wohnbereich
durch WBL/PDL
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CBS-Modul
Nähere Informationen zum CBS-Modul
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1.
Analyse des Personalbedarfs
CBS
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1.
Analyse des Personalbedarfs

• Im DRK-Landesverband Westfalen-Lippe wurden seit
  Anfang 2002 Pflegezeitstudien zur Ermittlung des
  direkten und indirekten Pflegezeitbedarfs
  durchgeführt. Insgesamt wurden über 13.000
  Einzeltätigkeiten erhoben.

Nähere Informationen zu den Pflegezeiterhebungen

• Jeder Bewohner wurde anhand eines umfassenden
  Kataloges von 117 Variablen nach verschiedenen
  körperlichen, geistigen und affektiven Faktoren
  eingestuft. Im Anschluss wurden die Variablen mit
  signifikantem Einfluss auf einzelne
  Tätigkeitsdauern herausgefiltert.
• Über die Korrelationen der Variablen auf die
  Einzeltätigkeiten wurde der individuelle
  Pflegebedarf je Bewohnertypus ermittelt.
• Als Ergebnis wurde ein Einstufungsbogen
  entwickelt, über den der Personalbedarf je
  Einrichtung, je Wohnbereich und des einzelnen
  Bewohners bestimmt werden kann.

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1.
Analyse des Personalbedarfs
Der Einstufungsbogen ermöglicht die sehr genaue
Ermittlung des Pflegebedarfs eines Bewohners. Die
Abweichungsgenauigkeit des Einstufungsbogens
beträgt 7-9 min (17-22). Zum Vergleich über die
Pflegestufe eines Bewohners beträgt der
Abweichungsgrad 16 min (38).
Bei Zusammenfassung der Bewohner eines
Wohnbereiches kann deren durch-schnittlicher
Personalbedarf mit einer Genauigkeit von unter 2
min bestimmt werden (lt 5 Abweichungsgrad).
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Durchführung der Pflegezeiterhebungen
Grundgesamtheit jeweils 35-50 Bewohner aus in
sich abgeschlossenen Stationen/Wohnbereichen
Einbezug aller Pflegekräfte der Station, incl.
Stationsleitung, ZDL/FSJ und Praktikanten
Untersuchungszeitraum jeweils eine Woche, dazu
ein Tag Pretest
Erhebungsform fortlaufende Selbstaufschreibung
aller Mitarbeiter des Früh-, Spät- und
Nachtdienstes kontinuierliche Unterstützung
durch Studienbegleiter

• verwendete Formulare
• Minimierung des Schreibaufwandes durch
  vorgegebene Formulare
• bewohnerbezogene Aufschreibebögen
• mitarbeiterbezogene Aufschreibebögen

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Durchführung der Pflegezeiterhebungen
Bewohnerbezogener Aufschreibebogen
Für jeden Bewohner wurden Aufschreibebögen
erstellt, auf denen - zur Vermeidung von
Schreibarbeit für die MA - die möglichen
individuellen Tätigkeiten vorgege-ben wurden. Die
Bewohnerbögen lagen im jeweiligen Zimmer aus.
Vergrößerung Bewohner-Bogen
Mitarbeiterbezogener Aufschreibebogen
Außerdem erhielt jeder MA einen eigenen
Mitarbeiterbogen, um alle Tätigkeiten, die nicht
im Bewohnerzimmer durchgeführt wurden,
festzuhalten. Die gesamte Arbeitszeit wurde im
Nachgang mit den Einträgen der verschiedenen
Bögen abgeglichen, ggf. nachträglich
rekonstruiert. Anhand eines Probetages wurden
die MA mit den Bögen vertraut gemacht.
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Bewohnerbezogener Aufschreibebogen (exemplarisch)
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Mitarbeiterbezogener Aufschreibebogen
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Erfahrungen aus den Pflegezeiterhebungen

• Das kombinierte System von bewohner- und
  mitarbeiterbezogener
• Zeitaufschreibung steigert die Validität
  der Zeiterhebung. Durch die
• wechselnde Aufschreibung auf den Formularen
  in den Bewohnerzimmern
• wird eine kontinuierliche Aufschreibung
  sichergestellt.

• Die Zeitaufschreibung sollte sich an
  Leistungsprozessen orientieren. Nur so
  wird man der Komplexität des Pflegegeschehens
  gerecht, die eine tayloristische Zerstückelung in
  kurze elementare Tätigkeiten nicht zulässt.

• Die Dauer der einzelnen Tätigkeiten streut
  während einer Woche nur wenig, so dass die
  Reliabilität der Erhebungsmethode gegeben ist. Im
  Rahmen einer Woche ist es zudem möglich, nicht
  täglich vorkommende Tätigkeiten mit einer
  repräsentativen Häufigkeit zu erfassen. Eine
  Erweiterung des Erhebungszeitraumes ist nicht
  erforderlich.

• Für die Schulung der Pflegekräfte hat sich die
  Kombination aus Informationsschreiben und
  Probetag bewährt. Der Erfolg der
  Selbstaufschreibung wird wesentlich durch die
  innere Bereitschaft der Pflegekräfte bestimmt.

• Durch die Verwendung anonymer Mitarbeiterkürzel
  sowie die Information über die Untersuchungsziele
  kann die Motivation der Mitarbeiter deutlich
  gesteigert werden.

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Erlösoptimierung durch Nachweis des
individuellen Pflegebedarfs
2.
Die Höherstufung eines Bewohners von der
Pflegestufe I in die Pflegestufe II bedeutet
Mehrerlöse i.H.v. ca. 6.300 bei identischem
Personalaufwand!
Durch das CBS werden die Bewohner aufgezeigt für
die ein Höherstufungsantrag zu stellen ist!
PS III
PS II
PS I
PS 0
Die Farben stehen für drei verschiedene
Einrichtungen. In einer Einrichtung (blaue Farbe)
konnte zudem über das CBS der Mehraufwand für die
Pflege der MS-Patienten nachgewiesen werden
(Grundlage für die LQVs).
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3.
Instrument des Betriebsvergleichs
(Benchmarking)
Abweichende Zeitanteile im Bereich der indirekten
Tätigkeiten lassen auf ein Optimierungspotential
im Sinne des best-practice schließen!
In einer Einrichtung lag der Zeitanteil für
direkte Pflegetätigkeiten unterhalb von 50!
Die AWO-Zeitanteile wurden durch WORKS -
Ges.f.Organisationsentwicklung und
Unternehmenskultur m.b.H.veröffentlicht.
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Instrument des Betriebsvergleichs (Benchmarking)

3.
Der Zeitaufwand für Besprechungen kann durch
klare Aufgabenzuordnungen und strukturierte
Übergaben (vgl. QM-Handbuch Stationär) deutlich
gesenkt werden!
Im Heim A wird der niedrigste Zeitanteil für
Übergabebesprechungen erreicht.

• Die offizielle Übergabezeit im Heim A ist
  deutlich kürzer.
• Des weiteren nehmen im Heim A nicht alle
  Mitarbeiter an den Übergaben teil.
• Trotz der geringeren Übergabezeiten entsteht in
  Heim A gegenüber
• den Vergleichseinrichtungen kaum
  zusätzlicher Besprechungsbedarf.

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Instrument des Betriebsvergleichs (Benchmarking)
3.
Es zeigt sich ein unverhältnismäßig hoher
Zeitanteil für Wäscheversorgung in Heim A
und B!
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Instrument des Betriebsvergleichs (Benchmarking)
3.
Der Entlastungsgrad durch Zivildienstleistende
ist vom Einsatzprofil abhängig.

• Der Zivildienstleistende im Heim A wird
  ausschließlich im Bereich der Mahlzeitenversorgung
  
• sowie Essen reichen eingesetzt. Dieses
  Tätigkeitsprofil verschaffte den
  Pflegemitarbeitern die
• größte Entlastung.
• Im Heim B wurden ZDL/FSJ vollständig in die
  Grundpflege (incl. Übergaben und Dokumentation)
• integriert.
• Die beiden Zivildienstleistenden im Heim C sind
  nur mit 62 der Arbeitszeit in den Arbeitsablauf
  
• eingebunden (38 persönliche Zeit/Pausen).

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4.
Initiierung von Verbesserungsmaßnahmen
Die Qualifikation der Mitarbeiter sollte bei der
Zuordnung indirekter Pflegetätigkeiten deutlicher
berücksichtigt werden! Beispiel Mahlzeiten- und
Wäscheversorgung
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4.
Initiierung von Verbesserungsmaßnahmen
Das System der Medikamentenversorgung der
Einrichtung B erwies sich - auch unter
Qualitätsmanagement-Gesichtspunkten (vgl.
Ablaufdiagramme QM-Handbuch Stationär) - als
best practice und sollte durch die
Vergleichseinrichtungen übernommen werden!
In den Einrichtungen wurden sehr unterschiedliche
Systeme praktiziert. Das Vor-stellen der
Medikamente erfolgte in den Einrichtungen
entweder täglich, wöchent-lich oder jeweils für
2-3 Tage. Das Spülen der Medizintöpfchen von
Hand (2x täglich), führte in der Einrichtung A zu
einer zusätzlichen Belastung der
Pflegekräfte. Durch vorbereitende Tätigkeiten
des Nachtdienstes konnte der Zeitanteil in der
Ein-richtung B tagsüber deutlich gesenkt werden.
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4.
Initiierung von Verbesserungsmaßnahmen
Neben der pflegerischen Tätigkeiten sollte auch
die Zeit für Gespräche und soziale Betreuung auf
die Bewohnerbedürfnisse abgestimmt werden.

• Im Heim A wurden Gespräche überwiegend mit
  Bewohnern niedrigerer Pflegestufe geführt, die
  
• aufgrund ihrer Mobilität auf ihren
  Gesprächsbedarf aufmerksam machen konnten.
• In den Heimen B und C wurden dagegen auch
  bettlägerige Bewohner bewusst in die
• Kommunikation eingebunden (z.B. Singen am
  Bett, Streicheln, nonverbale Kommunikation,...).
• Der Schwerpunkt der Gespräche sollte
  insbesondere auf die Bewohner gelegt werden, die
• angesichts ihrer Immobilität keine Chance
  haben, Gespräche mit anderen Bewohnern zu suchen
• bzw. an Veranstaltungen des Sozialen
  Dienstes teilzunehmen.

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Umsetzung des CBS
Das Leistungsangebot des Instruments kann
in verschiedenen Stufen genutzt werden
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