Levelez

1
Levelezés Mirol fogunk beszélni?

• Mi a levél?
• Levelek csoportosítása
• A levél tartalma, formai követelmények
• Az elküldendo levelek kezelése
• A beérkezett levelek kezelése
• Elektronikus iktatás (IQtató)
• Elektronikus levelek sajátosságai (bevezetés)

2
Mi a levél?

• Legáltalánosabb írásbeli kommunikáció !
• A szó elszáll, az írás megmarad. Verba volant,
  scripta manent.
•  
• Az irodai munka egyik legnehezebb része. 
• 100 kg TNT vagy 10
  papírlap?
•  
• Madarat tolláról, dolgozót levelérol?
•  
• Figyelni
•          Tartalom
•          Forma
•          Környezet (mikor, ki, hogyan
  kézbesíti?)

3
A levelek csoportosítása

• Belso ---- Külso
•  
• Kimeno --- Beérkezo
•  
• Formális --- Informális
•  
• Üzleti ---- kapcsolattartás ----- magán
•  
• Kapcsolattartás nem kötelezo, de nagyon sokat
  segít
• Megköszönés
• Jókívánság
• Gratuláció

4
A levéltitok

• A dolgozó saját nevére érkezo levelekre
  vonatkozik a levéltitok
• Ez alól kivétel csak az elozetes írásos
  hozzájárulás
• Munkaszerzodés vagy titoktartási része is lehet

5
A levél tartalma

• dátum
• üdvözlés, megszólítás (beosztás, személynév, nok
  megszólítása,
• a levél törzse (hármas tagolás bevezetés,
  tárgyalás, befejezés/összefoglalás)
• elköszönés
• aláírás
• név

6
Módosított levélformák

• tárgy
• iktatási információ, azonosítás
• hivatkozási információ
• ügyintézo
• másolatot kik kapnak
• céges levélpapír
• pecsét
• több aláíró
• céges aláírás
• minden oldal szignálása
• mellékletek
• utóirat

7
Általános követelmények

• Közértheto
• Magyaros
• Hibátlan
•  
• Ha egy levél elso olvasatban nem értheto, akkor
  azt újra kell fogalmazni, mivel így nem
  kommunikációképes.
•  
• Terjedelme ne haladja meg a feltétlenül
  indokoltat!

8
Formai követelmények

• Arányos elhelyezés hosszában és keresztben
• Utolsó maradvány oldal
• Laptörések elhelyezése
• Betuméret 10-14
• Betutípus olvasható legyen
• Nem engedni a WORD csábításainak (WordArt
  Brrr!!!!)

Ezt ne!
9
Papírformátumok és -méretek
10
A jó levél ismérvei

• Rövidség, lényegre töro fogalmazás
• Tárgyilagosság és tapintatosság
• A címzett (vevo!) áll a középpontban, empatikus
• Pozitív hozzáállású (még a 12. reklamáció is)
• Logikus érvelés
• Szlogenek, klisék kerülése
• Ne vádaskodjunk, ne sértegessen másokat

11
A jó levél készítésének folyamata

• Vázlat készítés (mi a cél?)
• Logikai sorrend felépítése
• Fogalmazás
• Kiemelések kiválasztása (arányok, formai
  kiemelés, fogalmazás)
• Adatok ellenorzése
• Hejesírás ellenorzése!
• Nyomtatásban való ellenorzés
• Levélminták használata

12
Borítékolás,elküldés

• boríték kiválasztása
• boríték feliratai
• feladó
• cím
• bélyeg
• kézbesítés módja
• elokészítés aláírásra
• összehajtás
• A/x méret
• 11 coll
• leragasztás?
• iktatás / postakönyv

13
A borítékok és tasakok méretei
14
Postázás

• a postai szabályozás és eljárások
• levéltípusok
• csomagolás
• belföldi levél
• DM
• feladás / tömeges feladás

15
Kategóriák

• ajánlott, expressz
• tértivevény
• légiposta
• portó
• nyomtatvány
• díjmentesítés
• különleges kezelés (csomag)
• Példa A postai díjszabás táblázata

16
Postai díjszabás 1.Küldemények súlyhatára és
terjedelme



1 postafiókra vagy postán maradóra címzett
levélé 2000 g
17
Postai díjszabás 2.Küldemények díjai
18
Postai díjszabás 3.
Környezo országok Horvátország, Románia,
Szerbia-Montenegró, Szlovákia, Szlovénia,
Ukrajna Egyéb európai országok Albánia, Andorra,
Ausztria, Belgium, Bosznia-Hercegovina, Bulgária,
Ciprus, Csehország, Dánia, Észtország,
Fehéroroszország, Finnország, Franciaország,
Görögország, Hollandia, Írország, Izland,
Lengyelország, Lettország, Liechtenstein,
Litvánia, Luxemburg, Macedónia, Málta, Moldova,
Monaco, Nagy-Britannia, Németország, Norvégia,
Olaszország, Oroszország, Portugália, San Marino,
Spanyolország, Svájc, Svédország, Törökország,
Vatikán
19
Postai díjszabás 4.Küldemények díjai

• Levelezolap, képes levelezolap

20
A továbbítás egyéb módjai

• gyorsposta DHL, FedEx
• saját futár
• külso futár (Hajtás Pajtás, Call Car)
•  
• Hibrid továbbítások
• Gyors tájékoztató lassú formális fax levél,
  e-mail levél
• Csak a lényeg teljesköru tájékoztatás ajánlat
  teljes anyag referenciákkal és árumintával

21
Ügyviteli munka (bürotika)

• ügyintézés, ügykezelés
• iratkezelés (SzMSz, Iratkezelési Szabályzat)
• centralizált
• decentralizált
• vegyes

22
A beérkezo levelek kezelése

• Küldemények fogadása
• Postabontás (titkos, saját kezu,...)
• Érkeztetés (a fontos levelek felismerése, a
  normál
• levelek kezelése,..)
• Érkeztetési dátumozás
• Iktatás !!! (kezdoirat vagy van elozménye?)
• Iktató bélyegzo elhelyezése és kitöltése
• Iktatókönyvbe történo bejegyzés
• Irattovábbítás
• Tárolás
• Feldolgozás
• Tárolás/archiválás
• Az iktatókönyv kezelése

23
A beérkezo levelek kezeléseKét fontos fogalom !

• Érkeztetés
• Minden beérkezo küldeményre elvégezni
• Szortirozás (fontos levelek felismerése, a normál
• levelek kezelése,..)
• Érkeztetési dátumozás (kronologikus
  csoportosítás)
• Iktatás
• kezdoirat vagy van elozménye?
• Iktató bélyegzo elhelyezése és kitöltése
• Iktatókönyvbe történo bejegyzés
• Kölcsönösen egyértelmu azonosítás !!!

24
Iktatási rendszerek

• szervezeti egységenként
• idorendben
• kimeno-bejövo
• témakörök
• Példa Az iktatókönyv egy oldala

25
Számítógéppel segített iktatás 1.
Az IQtató Titkársági Információkezelo egy
programrendszer, amely komplex megoldást nyújt az
irodai adminisztráció gyors és pontos
elvégzésére.
 A program moduláris felépítésu. Létezik
  c      általános célú (univerzális)
iktatókönyv modul, c      postai feladójegyzék
készíto modul, és c      specializált,
önkormányzati iktató modul. Elonyei a
hagyományos iktatással szemben A letárolt
adatok több ezer irat esetén is azonnal
elérhetok. Az elektronikus keresés lehetové
teszi, hogy akár adattöredék, fél szó esetén is a
program pillanatok alatt megtalálja a keresett
iratot, nevet, céget, telefonszámot.  Az
iktatókönyvek egyes rovatai átnevezhetok.
Tetszoleges számú új rovatot lehet definiálni.
Minden rovatnak saját törzsadattára lehet. A
törzsadattárak használata révén rendkívül gyors
és hibamentes az adatok rögzítése.  
26
Számítógéppel segített iktatás 2.
Az IQtató program fo szolgáltatásai       
Levelek, faxok, egyéb iratok elektronikus
iktatása tetszoleges bontásban,
csoportosításban.         Elektronikus, Postai
feladójegyzék készíto modul. (önállóan is
rendelheto)        Önkormányzati modul, amely
kezeli az A adatlapokat, elkészíti az éves
statisztikai jelentéseket.         Nevek, címek,
telefonszámok nyilvántartása.        
Határidonapló napi teendok nyilvántartása,
automatikus figyelése.         Közel százféle,
menübol választható lista és egy önálló
listagenerátor.         Átnevezheto, bovítheto
iktatókönyvi rovatok.         Iratkapcsolás
különbözo idoszakú iratok között.       
Többszintu, jelszavas hozzáférés védelem menükre
és muveletekre lebontva.
27
Számítógéppel segített iktatás 3.
28
Számítógéppel segített iktatás 4.
29
Nyilvántartások vezetése

• irattár felállítása
• iratok elokészítése tárolásra
• az irattartók elrendezése
• a lerakott iratok elérése
• a kivettem kártya
• kereszthivatkozások
• elveszett dokumentum keresése
• lerakott (iktatott) irat továbbítása
• a nem papír jellegu anyagok kezelése
  (floppy,mikrofilm, minták stb.)
• elhelyezés (témakör, földrajzi, kódolt)

30
Irattározás

• A visszakeresés gyakorisága határozza meg az
  irattározás formáját
• Feldolgozás közben
• Tárolás
• Archiválás
• Levéltár
• Selejtezés

31
Mit tartalmaz az iratkezelési szabályzat? 1.

• Ki a felelos szervezet?
• Ki felügyeli a szervezetet/iratkezelést?
• Milyen iratokra vonatkozik?
• Szabályozáson kívül eso dokumentumok (pl. METRO
  katalógus)
• Jelen szabályozás alá vont iratok
• Más (szigorúbb) szabályozás alá vont dokumentumok
  meghatározása

32
Mit tartalmaz az iratkezelési szabályzat? 2.

• Beérkezo adatok kezelése
• Iratnyilvántartás, iktatás szabályzása
• Ügyintézéssel összefüggo feladatok
• Kimeno iratok kezelése
• Irattározás/archíválás
• Selejtezés      
• Szabályzat felülvizsgálati rendje
• Eroforrások biztosításának rendje