PowerPoint-presentatie

1
Hoofdstuk 13 Informatie in organisaties
organisatie een samenwerkingsverband tussen
mensen die een aantal activiteiten uitvoeren om
vooraf vastgestelde doelen te bereiken.

• Twee soorten
• onderneming  primair gericht op het realiseren
  van bedrijfseconomische doelen (winst)
• instelling  accent ligt op het realiseren van
  niet- economische doelen (non-profit organisaties)

2
Rechtsvormen
De rechtsvorm is van belang voor de
aansprakelijkheid en de belastingverplichtingen.  
Alle ondernemingen en rechtspersonen in Nederland
zijn wettelijk verplicht zich in te schrijven in
het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
Kenmerkend voor rechtsvormen zonder
rechts-persoonlijkheid is dat je met je hele
privé-vermogen aansprakelijk bent als de
onderneming failliet gaat.
En als je in gemeenschap van goederen bent
getrouwd is je echtgeno(o)t(e) ook volledig
aansprakelijk.
3
Rechtsvormen
4
Verticale en horizontale informatiestromen
Verticale communicatie
De communicatiestructuur van een reclamebureau
weergegeven in een graaf
Horizontale communicatie
Directeur
Hoofd inkoop
Hoofdverkoop
Hoofdadministratie
Hoofdfabricage
Diagonale communicatie
Administratievemedewerkers
Verkopers
Productiemedewerkers
contact passerelle
5
Verticale en horizontale informatiestromen

• Verticale lijnen overheersen als
• het opleidingsniveau van de werknemers sterk
  uiteenloopt
• het werk is opgedeeld in onafhankelijke deeltaken

• Horizontale lijnen overheersen als
• het opleidingsniveau van de werknemers
  gelijkwaardig is
• Voorbeeld een school

6
Organigram, graaf en matrix
Voor het in kaart brengen van de structuur van
een organisatie en de communicatie binnen zon
organisatie maken we gebruik van 

• organigram 
• weergave van de (hiërarchische) structuur van de
  organisatie, geen communicatiepijlen maar
  lijnen. 
• communicatiegraaf 
• grafische weergave van de communicatielijnen
  (één- of tweerichtingsverkeer) m.b.v. pijlen. 
• communicatiematrix 
• geeft dezelfde informatie als de
  communicatiegraaf
• weergave van de communicatielijnen op de volgende
  manier
•     1 wel communicatie
•     0 geen communicatie

7
Organisatiestructuren
De organisatiestructuur van een bedrijf staat in
principe los van de juridische structuur, die
bepaald wordt door de rechtsvorm van het bedrijf.
Als iemand een bedrijf helemaal alleen begint dan
wordt hij of zij een ZZP'er genoemd, dat is de
afkorting van Zelfstandige Zonder Personeel.
Als een aantal gelijkgestemden samen een bedrijf
opzetten, en als het dan zo is dat geen van de
vijf de baas is, maar dat ze alle vijf evenveel
te vertellen hebben, dan heeft die organisatie
een ententestructuur
Bij een groot bedrijf is meestal sprake van een
lijnorganisatie
8
Organisatiestructuren

• Lijnorganisatie
• Lijn en staforganisatie
• Lijn en staforganisatie met functionele relaties
• Project en matrixorganisatie
• Ententestructuur

span-of-control het aantal mensen dat een
manager rechtstreeks aanstuurt
depth-of-controlhet aantal lagen met
leidinggevenden tussen de directeur en
de mensen die het eigenlijke werk doen.
zes-man-regel een manager stuurt niet meer dan
zes man aan, maar bij routinewerk kun je tot
circa tien mensen gaan
9
De klassieke lijnorganisatie
Kenmerken
Nadelen

• Hiërarchie / top-down

• Communicatielijnen erg lang

• Piramide-achtige opbouw

• Topmanagement snel overbelast

Voordelen

• Weinig flexibiliteit

• Eenvoudige structuur

Voorbeeld het leger

• Duidelijke afbakening van taken en bevoegdheden

Directeur
Chefverkoop
Chefinkoop
Chefadministratie
Chefpersoneelszaken
Chefproductie
Filiaalhoofden
Hoofdverkoop
Medewerkersadministratie
Ploegbaas 2
Ploegbaas1
Medewerkersfilialen
Vertegen-woordigers
Medewerkersproductie
Medewerkersproductie
10
De moderne lijnorganisatie
Bij een klassieke lijnorganisatie is alleen
sprake van top-downlijnen. 
Bij een moderne lijnorganisatie krijgen de
werknemers ook gelegenheid hun ervaringen en
ideeën aan hun leidinggevenden door te geven, we
spreken dan van goals down/plans up.
En er wordt vrijwel altijd ook horizontale
communicatie ingebouwd. Dit noemen we een contact
passerelle.
11
De staf- en lijnorganisatie
Directeur
Chefproductie
Chefverkoop
Stafafdelingwerkvoorber.
Stafafdelingcalculatie
Stafafdelingwinkelinrichting
Stafafdelingreclame
Staf ondersteunt leiding
Filiaal-hoofden
Hoofdverkoop
Ploegbaas 2
Ploegbaas 1
Medewerkersfilialen
Vertegen-woordigers
Medewerkersproductie
Medewerkersproductie
12
De staf- en lijnorganisatie
Stafleden ondersteunen de leidinggevenden

• Voordelen
• Door ondersteuning met stafleden kunnen de
  afdelingen groter zijn.
• Eenvoudige structuur
• Duidelijke afbakening van taken en bevoegdheden
• Nadelen
• Stafleden hebben weinig kennis van zaken van het
  echte werk
• Bijna uitsluitend verticale communicatie
• Lange communicatiekanalen
• Weinig flexibiliteit

13
De staf- en lijnorganisatie met functionele
relaties
Toevoegen van een functionele stafafdeling. Voert
vooral coördinerende taken uit.

• Voordelen
• Verlichting van de werktaak van de
  leidinggevenden
• Meer uniformiteit in de organisatie binnen het
  bedrijf door de coördinatie door de
  stafafdelingen
• Nadelen
• Verantwoordelijkheden worden onduidelijker
• Bevordert het ontstaan van conflicten

14
De projectorganisatie
Directeur
Chef verkoop
Chefadministratie
Chefinkoop
Chefproductie
projectgroep
Medewerkerproductie
Medewerker verkoop
Medewerkeradministratie
Medewerkerinkoop
Projectleidernieuw product
Medewerkerinkoop
Medewerker verkoop
Medewerkeradministratie
Medewerkerproductie
15
De projectorganisatie
Bij activiteiten die het hele bedrijf raken.
Bijvoorbeeld de introductie van een nieuw
product.

• Kenmerken
• Hiërarchie wordt doorbroken
• Projectgroep is tijdelijk
• Leden van de groep zijn gelijkwaardig
• Leden worden gekozen op basis van kennis

16
De matrixorganisatie
Directie
Chefafdeling A
Chefafdeling B
Chefafdeling AC
Werknemer 3
Werknemer 2
Werknemer 1
Projectleiderproject 1
Projectleiderproject 2
Werknemer 4
Werknemer 5
Werknemer 6
17
De matrixorganisatie

• Voor organisaties met continue problemen
• Permanente projectgroepen
• Werknemer heeft meerdere chefs

• Voordelen
• Geschikt voor de oplossing van complexe
  problemen
• Kleine kans op fouten (dubbele controle)
• Nadelen
• Waar ligt de verantwoordelijkheid
• Mensen moeten erg goed kunnen samenwerken
• Loyaliteitsproblemen

18
De Ententeorganisatie
Lid 1
Lid 2
Lid 6
Voorzitter
Lid 3
Lid 5
Lid 4
19
De Ententeorganisatie

• Kenmerken
• Ieder lid heeft dezelfde rechten en plichten
• Voorzitter leidt technisch de vergadering

• Voordelen
• Maakt optimaal gebruik van aanwezige
  deskundigheid
• Betrokkenheid van medewerkers is groot
• Nadelen
• Groepen niet groter dan 15 personen
• Leden met hetzelfde kennisniveau

20
Informatielijnen binnen de organisatie
Directie
Top-down
Extern
Extern
Bottom-up Goals-down
Bottom-up
Werknemers
Werknemers
Werknemers
21
Informatie m.b.t. de basisonderdelen van een
bedrijf
De strategische top heeft behoefte aan informatie
over alle belangrijke zaken die zich in het
bedrijf afspelen. De informatie is globaal, en
heeft vaak betrekking op de toekomst.Naast
interne informatie speelt ook externe informatie
een belangrijke rol.
De uitvoerende kern heeft vooral interne
informatie nodig. Die informatie is gedetailleerd
en actueel
22
Informatiestromen
Om de informatiestromen zo goed mogelijk te
benutten,zal aan bepaalde voorwaarden moeten
worden voldaan

• Er wordt met een netwerk gewerkt
• Er is een mailserver, dat is een speciale
  computer waar de emailberichten van en voor
  alle werknemers worden opgeslagen bijvoorbeeld
  m.b.v. Microsoft Exchange Server
• Vaak zijn er nog andere dedicated servers, bijv.
  een webserver
• Er is vooraf goed nagedacht over de inrichting
  van het netwerk m.b.v. gebruikersgroepen
• - Iedere werknemer krijgt de juist informatie
• - Iedere werknemer heeft de juiste rechten om
  berichten te kunnen lezen, wijzigen of
  verwijderen (autorisatie)

23
Voordelen ICT
Voor informatiestromen binnen organisatie
gebruikt mensteeds meer de mogelijkheden van ICT.

• Voordelen
• Ondersteuning bij communicatie
• Verbetering kwaliteit werk
• Procesversnelling, dus kostprijsverlaging
• Minder werknemers nodig, efficiëntie neemt toe
• Verkorting van de lijnen

24
Toepassingsgebieden ICT in bedrijven
Workflow Management Systemen (WMF) zorgen voor
het op een gestructureerde manier verdelen van
werk en het stroomlijnen van werkprocessen.
Enterprise Resource Planning (ERP) software dat
gebruikt wordt ter ondersteuning van alle
processen binnen een bedrijf. In principe kunnen
alle bedrijfsfuncties ermee worden
bestuurd.Voorbeelden SAP en Exact
Computer Aided Design / Computer Aided
Manufacturing (CAD/CAM) Een CAD/CAM-systeem is
een programma waarmee je kunt ontwerpen, maar ook
fabriceren. Er kan een CNC draai- of freesmachine
aangestuurd worden waarmee het ontwerp wordt
gefabriceerd.
25
Toepassingsgebieden ICT in bedrijven

• Electronic Data Interchange (EDI)
• electronische uitwisseling van gegevens tussen
  verschillende organisaties
• bijvoorbeeld bestellingen plaatsen, rekeningen
  versturen
• Als de gegevens worden verstuurd wordt de
  administratie van de ontvanger automatisch
  bijgewerkt, en wordt er een verwerkingsproces in
  werking gezet
• De programmas van zender en ontvanger moeten
  dan wel naadloos op elkaar aansluiten
  meestal wordt daarbij gebruik gemaakt van de
  EDIFACT-standaard.

EINDE