Dokumenty elektroniczne w podmiotach publicznych

1
Dokumenty elektroniczne w podmiotach publicznych

• struktura, postepowanie i przekazywanie do
  archiwów panstwowych

SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZACE
DOKUMENTU ELEKTRONICZNEGOWarszawa 8 maja, 15
maja 2007 Na podstawie materialów wlasnych z
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Bialobrzegi
18-19 kwietnia 2007 r. II OGÓLNOPOLSKA
KONFERENCJA SZKOLENIOWA STOWARZYSZENIA
ARCHOWISTÓW INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOSCI
ZADANIA ARCHIWUM WOBEC INFORMATYZACJI Szczecin
18-21 kwietnia 2007 Oraz z wykorzystaniem
materialów Kajetana Wojsyka (UM w Czestochowie),
Kamila Kolodzinskiiego (Ministerstwo Spraw
Wewnetrznych i Administracji, Departament
Informatyzacji) oraz Jolanty Winnickiej
(Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii
Grzegorzewskiej)
przygotowal Kazimierz Schmidt, Naczelna Dyrekcja
Archiwów Panstwowych, Zaklad Naukowy
Archiwistyki Prezentacja systemu informatycznego
przy wspólpracy Lukasza Zuchowskiego (NASK)
2
Zamiast wstepu
zródlo Piotr Otrebski w Echo Bemowa gazeta
bezplatna (wrzucone do skrzynki pocztowej 2
kwietnia 2007)
3
Trzy nowe rozporzadzenia

• Rozporzadzenie Ministra Spraw Wewnetrznychi
  Administracji z dnia 30 pazdziernika 2006 r. w
  sprawie niezbednych elementów struktury
  dokumentów elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206
  poz. 1517
• Rozporzadzenie Ministra Spraw Wewnetrznychi
  Administracji z dnia 30 pazdziernika 2006 r. w
  sprawie szczególowego sposobu postepowania z
  dokumentami elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206
  poz. 1518
• Rozporzadzenie Ministra Spraw Wewnetrznychi
  Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
  wymagan technicznych formatów zapisu i
  informatycznych nosników danych, na których
  utrwalono materialy archiwalne przekazywane do
  archiwów panstwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz.
  1519

4
Wstep kilka mysli ogólnych

• Kazdy dokument papierowy da sie zamienic na
  elektroniczny, ale nie kazdy elektroniczny na
  papierowy
• Zalatwiajac sprawy w systemie informatycznym,
  podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej,
  która odzwierciedlalaby sposób zalatwiania sprawy
  (nawet jesli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jesli do zalatwiana spraw uzywany jest system
  informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
  bedzie mozna przesledzic sposób zalatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
  da sie przechowac dokumentów elektronicznychw
  dlugim czasie. Konieczne sa zasady przesylania
  dokumentów pomiedzy systemami wraz z zachowaniem
  kontekstu ich wytworzenia.

5
Plan szkolenia

• geneza rozporzadzen troche na temat
  nienowoczesnej sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporzadzen czyli kogo i
  kiedy to obowiazuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w
  rozumieniu ustawy archiwalnej
• o zasadach postepowania
• krótki przeglad niezbednych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
  archiwum panstwowego
• struktura paczki archiwalnej
• eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum
  panstwowego
• o grozbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
  dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego
  (wspólnie z NASK)

6
naglówek pisma MSWiA DP-0231-157/06 z 7 czerwca
2006
7
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z zalacznikami liczylo 63 strony x10
630 stron
8
Pismo bylo kserowane i przesylane dalej
9
Magazyn CXO - 26 lutego 2007

• Dzialalnosc reklamowa nalezy do najmniej
  ryzykownych uslug. Przemysl papierniczy jako
  jedyny awansowal do kategorii malego ryzyka. W
  tej kategorii zwraca uwage wyrazniejsza niz gdzie
  indziej poprawa w stosunku do poprzedniego
  pólrocza.Marcin Peterlik Ryzyko inwestycyjne,
  CXO - 26 lutego 2007zródlo http//www.cxo.pl/art
  ykuly/54363.html

sami Panstwo zdecydujcie czy traktowac ten
cytat(w tym kontekscie) w charakterze zartu czy
materialu do przemyslenia
10
Jak latwo kliknac drukuj

• Dlaczego urzedy, choc sa wrecz zarzucane ogromna
  iloscia dokumentów papierowych (a takze same
  coraz wiecej ich produkuja) bardzo rzadko
  korzystaja ze wspólczesnych technologii po to
  aby... nie drukowac?
• Jest wrecz przeciwnie - wspólczesna technika
  która znakomicie ulatwia wytwarzanie i powielanie
  dokumentów papierowych jest skwapliwie
  wykorzystywana. Jakze latwo jest kliknac w symbol
  drukuj na ekranie komputera albo skorzystacz
  wspólczesnego kserografu

Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba
bylo je powielac uzywajac maszyn do pisania i
tzw. przebitki?
11
Aksjomat?

• Wyzej pokazany sposób komunikowania sie
  administracji jest tak oczywisty,ze wiele osób
  mogloby mi zarzucic brak jakiegokolwiek sensu
  jego opisywania. Zasady funkcjonowania biurowosci
  zostaly juz dawno rozpoznane i sa szczególowo
  opisane w instrukcjach kancelaryjnych
  poszczególnych podmiotów publicznych. Po co wiec
  sie tym zajmowac?

12
wstydliwa przeszkoda

• Uwazam, ze najwieksza przeszkoda na drodze do
  informatyzacji polskiej administracji publicznej
  jest wlasnie przyjmowanie wyzej opisanego,
  nieefektywnego systemu obiegu dokumentów jako
  niepodwazalnego aksjomatu. Niska swiadomosc i
  slabe zrozumienie technologii informatycznychw
  instytucjach publicznych przekladaja sie na brak
  zaufania kierownictwa, a co za tym idzie - brak
  skutecznych dzialan.1

13
CORDIS focus Newsletter, nr 270, wrzesien 2006

• 1 W wyniku finansowanego przez UE badania
  dotyczacego zastosowania e-administracji
  zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których
  nie istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
  rozwiazanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
  nieudolnosci kierownictwa i slabej koordynacji,
  po brak elastycznosci lokalizacyjnej i
  organizacyjnej oraz brak zaufania. Autorzy
  badania twierdza, ze bariery te moga zostac
  zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
  dzialania na skale calej UE i systematycznej
  analizy konkretnych warunków rozwoju
  e-administracji

14
Statystyka pism przychodzacych do NDAP (za 2006)
Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem
systemu informatycznego do zarzadzania obiegiem
dokumentów w 2006. System traktowano jako
testowanie realizujac równolegle obieg
tradycyjny. Czesc pism mogla zostac
nieuwzgledniona w systemie informatycznym choc
zostala zalatwiona statystyka nie obejmuje
nieformalnych (roboczych) e-maili, które
dodatkowo wysylano poza oficjalnym pismem lub
faksem
15
Statystyka pism przychodzacych do Departamentu
Informatyzacji MSWiA(od poczatku roku 2007)
statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które
dodatkowo wysylano poza oficjalnym pismem.
czesc dokumentów powiela sie w postaci e-maili,
faksów i kopii przesylanych z róznych komórek
organizacyjnych.
16
Tu nie chodzi o papier

• Niech przemysl papierniczy rosnie w sile (takze z
  tego powodu, ze duzo i latwo sie drukuje i
  kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukuja i
  czytaja z papieru jesli tam im wygodniej i
  sprawniej sie czyta Sam czesto drukuje Tylko
  nich ten wydruk nie bedzie po przybiciu
  prezenty (pieczec wplywu) wazniejszy od
  pierwowzoru.
• Wyposazenie podmiotu publicznego w elektroniczna
  skrzynke podawcza mozliwiajaca doreczanie don
  dokumentów elektronicznych w sposób bezpiecznyi
  wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
  zalatwiane byly sprawniej...

17
tu chodzi o sprawny proces

• jezeli proces ich zalatwiania wewnatrz urzedu
  bedzie realizowany zgodnie z instrukcja
  kancelaryjna nakazujaca stosowanie metod
  tradycyjnych. Jesli doreczony do podmiotu
  dokument elektroniczny bedzie ... drukowany po to
  aby mógl byc odrecznie zadekretowany i trafic do
  odpowiednio oznaczonej, zgodnie z obowiazujaca
  instrukcja kancelaryjna, teczki aktowej to taka
  informatyzacja nie mialaby po prostu zadnego
  sensu.
• Krótko Moze zapominamy o tym, ze w
  informatyzacji nie chodzi tylko o elektroniczna
  komunikacje pomiedzy podmiotami ale takze (a moze
  przede wszystkim?) wewnatrz tych podmiotów?

18
Obysmy nie zgubili celu

• Jak sie wydaje celem ustawy o informatyzacji
  podmiotów realizujacych zadania publiczne jest
  informatyzacja tych podmiotów.
• Przez informatyzacje rozumiem takze (a moze
  przede wszystkim?) zastepowanie tradycyjnego
  obiegu dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
  wprowadzanie dodatkowego obiegu obok istniejacego
  (mysmy to w NDAP przecwiczyli w takim podwójnym
  obiegu jest znaczaco wiecej pracy)
• I w takim kontekscie prosze rozpatrywac ciag
  dalszy tej prezentacji czego sie wymaga jesli
  dokument elektroniczny zastapi papierowy tam
  gdzie to mozliwe

jesli to niemozliwe to nie ma sie co tym zajmowac
i wydawac na to powaznych srodków publicznych)
19
Czy tak naprawde chcemy informatyzacji?

• Ciagle jeszcze wiekszosc osób z którymi rozmawiam
  na temat informatyzacji nie zastanawia sie jak
  informatyzowac, tylko JAK NIE DOPUSCIC do
  likwidacji tradycyjnego modelu biurokracji
  wynajdujac coraz to nowe argumenty (bariery
  prawne, organizacyjne, finansowe, hakerzy
  czyhajacy na nasz blad, nietrwalosc, wirusy,
  falszerze, niemoznosc wskazania oryginalu, kleski
  zywiolowe az po najmocniejszy argument bo
  tak!)

20
Nie tylko elektroniczna skrzynka podawcza

• Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej
• Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka (konferencja
  CPI - INFO-FESTIWAL 2006, Praktyczny i dostepny
  wymiar e-administracji, Warszawa, 6 grudnia 2006)

21
Elektroniczna skrzynka podawcza od strony
nadawcy
INFO-FESTIWAL 2006
22
INFO-FESTIWAL 2006
23
INFO-FESTIWAL 2006
24
INFO-FESTIWAL 2006
25
Ale...

• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
  prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale
  tez oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Zalózmy, ze wszystkie urzedy maja juz super-BIP-y
  automatycznie uzupelniane przez dzialajacy w tle
  system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, ze
  znakomicie dzialaja bezpieczne elektroniczne
  skrzynki podawcze
• Zastanówmy sie teraz jak bedzie z uzywalnoscia
  tych rozwiazan technologicznych jaka czesc
  naplywajacej do urzedu dokumentacji przyjdzie don
  w formie elektronicznej oraz jaka czesc
  dokumentacji wytworzonej przez urzad bedzie w
  formie elektronicznej

10... 5... 0,02 ???
INFO-FESTIWAL 2006
26
dlaczego skanowanie?

• zalózmy, ze dziala juz e-PUAP i pelna lista uslug
  opisanych w zalozeniach Wrota Polski zob.
  http//www2.mswia.gov.pl/download.php?s1id1702
  jest dostepna
• zalózmy, ze kazdy obywatel ma dostep do taniego
  podpisu elektronicznego (albo nawet darmowego)
• zalózmy, ze 30 z wszelkich dokumentów
  naplywajacych do urzedu to dokumenty
  elektroniczne trafiajace don przez elektroniczne
  skrzynki podawcze

INFO-FESTIWAL 2006
27
dlaczego skanowanie? - 2

• pytania brzmia (przy powyzszych zalozeniach)
• czy zabronimy obywatelom (i firmom)
  porozumiewania sie z podmiotem publicznym za
  pomoca papieru jesli jest dostepna usluga
  elektroniczna?
• czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
  sie z drugim podmiotem publicznym za pomoca
  papieru?konkretnie czy rozeslane do podleglych
  podmiotów pismo MSWiA bedzie musialo byc w formie
  elektronicznej? Czy pismo tak rozeslane bedzie
  musialo byc podpisane elektronicznie, a jesli
  tak, to kto je elektronicznie podpisze?
• czy do 2015 uda sie zmniejszyc udzial dokumentów
  papierowych do 50?
• czy przy elektronicznym zalatwianiu jednej sprawy
  zawsze bedziemy mieli do czynienia wylacznie z
  dokumentami elektronicznymi?

nie
nie
nie
nie
INFO-FESTIWAL 2006
28
zatem...

• czy aby móc zarzadzac obiegiem dokumentów
  bedziemy drukowac dokumenty elektroniczne i
  pakowac je do teczek?
• czy tez raczej bedziemy skanowac naplywajace
  papiery aby mozna bylo je w systemie
  informatycznym przeczytac i obsluzyc?

INFO-FESTIWAL 2006
29
Kogo obowiazuja rozporzadzenia

• Czy mnie to obowiazuje?
• TAK jesli
• jestem podmiotem publicznym i jednoczesnie
  zalatwianie spraw realizuje za pomoca dokumentów
  elektronicznych i to one (zamiast papieru)
  stanowia dowód prowadzonej przeze mnie
  dzialalnosci
• NIE jesli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma) lub
  zalatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
  aktowe etc.)

Czy firmy prywatne moga spac spokojnie?
30
Co to jest dokument elektroniczny o który tu
chodzi

• Aby X byl zgodnym z ustawa dokumentem
  elektronicznym to
• Musi byc to zbiór danych
• Musi byc odrebna caloscia znaczeniowa
• Musi miec okreslona strukture wewnetrzna
• Musi byc zapisany na informatycznym nosniku
  danych

zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o
informatyzacji dzialalnosci podmiotów
realizujacych zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20
kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
31
Kiedy X nie jest dokumentem elektronicznym

• Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
• Kiedy jest to sam nosnik.
• Kiedy dane nie sa odrebna caloscia znaczeniowa
  - np. zbiór przypadkowo dobranych plików danych,
  albo pojedynczy plik, który jest tylko fragmentem
  jakiejs calosci.
• Kiedy dane nie sa uporzadkowane wg okreslonej
  struktury wewnetrznej np. gdyby dane byly
  zapisane w strukturze, która nie zostala
  okreslona i nie mozna sie tego dowiedziec.
• Kiedy dane nie sa zapisane na informatycznym
  nosniku danych (???)

32
Ale nie o kazdy dokument elektroniczny chodzi

• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
  Dokumenty elektroniczne swiadczaceo wykonywaniu
  dzialalnosci podmiotów, powstajace w nich lub
  naplywajace do nich, jezeli odzwierciedlaja
  przebieg zalatwianiai rozstrzygania spraw
  podlegaja ewidencjonowaniu w systemie
  teleinformatycznym () Podmioty prowadza wykaz
  rodzajów dokumentów ewidencjonowanych.(rozp. -
  szczególowy sposób postepowania 2)

33
A co z prywatnymi?

• Czy podmioty prywatne moga spac spokojnie? Tak
  ale
• Zakladajac, ze przejmujemy innowacje po USA z
  kilkuletnim opoznieniem juz bym sie bal(por.
  ustawa SOX)
• A tak naprawde to moze po prostu warto dobrze
  zarzadzac caloscia dokumentacji jesli planuje sie
  nieco dalej niz na kilka lat

34
Za granica Np. Sarbanes-Oxley Act (takze dla
podmiotów prywatnych!)

• Wdrozyc zarzadzenie dokumentami elektronicznymi
  wspierane przez najwyzsze kierownictwo
• Wdrozyc polityke gromadzenia i brakowania
  dokumentów elektronicznych, opisujaca procedury
  backupu i archiwizacji, funkcjonowanie
  repozytoriów danych online, zadania archiwistów i
  dokumentacje brakowania
• Jasno opisac wszelkie procedury przechowywania
  danych
• Prowadzic regularne szkolenia dla pracowników
  dotyczace polityki przechowywania danych
• Powolac staly zespól ekspertów zlozony z radców
  prawnych zewnetrznych i wewnetrznych, dzialu
  kadr, szefów produktów (projektów) oraz
  pracowników dzialu IT, który moze na biezaco
  aktualizowac polityke brakowania dokumentów.
• itd.

Na podstawie Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley
Has Major Impact on Electronic Evidence - The
National Law Journal 01-02-2003zródlo
http//www.law.com/
35
Co trzeba jesli mnie obowiazuje?

• uwaga! lista dotyczy tylko rozporzadzenz ustawy
  archiwalnej i tylko istotniejszych wymagan
• miec system informatyczny do gromadzenia
  przechowywania i udostepniania dokumentów
  elektronicznych, który potrafi wiele rzeczy
• miec spisane aktualne szczególowe procedury
  przechowywania w dlugim czasie
• przenosic dokumenty na czas do nowszych
  technologii
• recznie dodawac do kazdego dokumentu
  elektronicznego informacje których papiernie
  wymagal dostep (i czasem typ)

Niestety najwieksza restrykcja jest koniecznosc
pracy równoleglej na papierze (bo nikt z tego nie
zwolnil)
36
Co musi umiec system

• Postepowanie z dokumentami ewidencjonowanymi i
  metadanymi prowadzi sie przy uzyciu systemu
  teleinformatycznego
• Ogólne wazniejsze cechy systemu
• spelnia minimalne wymagania dla systemów
  teleinformatycznych okreslone w Rozporzadzeniu
  RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
• spelnia wymagania okreslone w Rozporzadzeniu
  MSWiA o postepowaniu
• sprawnie komunikuje sie z elektroniczna skrzynka
  podawcza (rozporzadzenie Prezesa Rady Ministrówz
  dnia 29 wrzesnia 2005 r. w sprawie warunków
  organizacyjno-technicznych doreczania dokumentów
  elektronicznych podmiotom publicznym
  (Dz.U.2005nr 200 poz. 1651)

37
Co musi umiec system (2)

• wazniejsze wymagania dla systemu
  teleinformatycznego okreslone w Rozporzadzeniu
  MSWiA o postepowaniu
• zapewnia integralnosc tresci dokumentów i
  metadanych,
• zabezpiecza przed usunieciem dokumentów z
  systemu,
• zapewnia staly i skuteczny dostep do dokumentów
  oraz ich wyszukiwanie
• umozliwia odczytanie metadanych dla kazdego
  dokumentu
• identyfikuje uzytkowników i dokumentuje
  dokonywane przez nich zmiany w dokumentach i
  metadanych
• zapewnia kontrole dostepu poszczególnych
  uzytkowników do dokumentów i metadanych

38
Co musi umiec system (3)

• umozliwia odczytanie bez znieksztalcen tresci
  dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
  dziala system
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
  okreslonej w Rozporzadzeniu o niezbednych
  elementach struktury
• zapewnia odtworzenie przebiegu zalatwiania
  i rozstrzygania spraw
• wspomaga czynnosci zwiazane z klasyfikowaniemi
  kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentóww
  akta spraw na podstawie wykazu akt
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
  dokumentów stanowiacych dokumentacje
  niearchiwalna
• wspomaga czynnosci zwiazane z przygotowaniem
  dokumentów stanowiacych materialy archiwalne i
  ich metadanych do przekazania do archiwum
  panstwowego.

39
niezbedne elementy struktury to tylko niektóre
metadane

1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
   rozporzadzenia jest zestaw logicznie powiazanych
   z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych
   informacji opisujacych ten dokument,
   ulatwiajacych jego wyszukiwanie, kontrole,
   zrozumienie i dlugotrwale przechowanie oraz
   zarzadzanie
2. Niezbednymi elementami struktury dokumentów
   elektronicznych sa nastepujace metadane

Rozporzadzenie Ministra Spraw Wewnetrznych i
Administracji z dnia 30 pazdziernika 2006 r. w
sprawie niezbednych elementów struktury
dokumentów elektronicznych 2
40
Przeglad metadanych

• zawsze
• identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze
  dokumentów znacznik dokumentu, który umozliwia
  jego identyfikacje
• twórca podmiot odpowiedzialny za tresc
  dokumentu, z podaniem jego roli w procesie
  tworzenia lub akceptacji dokumentu
• tytul - nazwa nadana dokumentowi
• data - data zdarzenia zwiazanego z tworzeniem
  dokumentu
• format - nazwa formatu danych zastosowanego przy
  tworzeniu dokumentu
• dostep - okreslenie komu, na jakich zasadach i w
  jakim zakresie mozna udostepnic dokument
• typ - okreslenie podstawowego typu dokumentu
  (np. tekst, dzwiek, obraz, obraz ruchomy,
  kolekcja) w oparciu o liste typów Dublin Core
  Metadata Initiative i jego ewentualne
  dookreslenie (np. prezentacja, faktura, ustawa,
  notatka, rozporzadzenie, pismo)

41
Przeglad metadanych (2)

• jesli jest
• relacja - Okreslenie bezposredniego powiazania z
  innym dokumentemi rodzaju tego powiazania
• odbiorca - podmiot, do którego dokument jest
  adresowany
• grupowanie wskazanie przynaleznosci do zbioru
  dokumentów
• kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
• jezyk - kod jezyka naturalnego zgodnie z norma
  ISO-639-2 lub inne okreslenie jezyka, o ile nie
  wystepuje w normie
• opis - streszczenie, spis tresci lub krótki opis
  tresci dokumentu
• prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do
  dysponowania dokumentem)

Jednak czy samo wymienienie niezbednych elementów
wystarczy?
42
Beda jeszcze objasnienia

• 4. Dodatkowe objasnienia niezbedne do
  prawidlowego uporzadkowania metadanych oraz
  wynikajace z najlepszej praktyki przyklady
  prawidlowego uporzadkowania metadanych zamieszcza
  sie na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji
  Publicznej ministra wlasciwego do spraw
  informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez archiwa
  panstwowe jest tutajhttp//archiwa.gov.pl/?CIDA
  775

43
Co bedzie jesli nie bedzie

• Precyzyjnego okreslenia niezbednych elementów
  struktury (ogólnego standardu metadanych)
• Kazdy bedzie ustanawial wlasna wlasciwa dla
  swojej dzialalnosci strukture. Interoperacyjnosc
  systemów nadal bedzie tematem na konferencjach
• Okreslenia nazw znaczników (tagów) dla
  niezbednych elementów struktury i sposobu ich
  zapisu
• Kazdy bedzie ustanawial wlasne zasady. W urzedzie
  A twórca bedzie sie nazywal ltcreatorgt, w
  urzedzie B - ltauthorgt, a w urzedzie C lttworcagt. I
  choc logicznie bedzie to ta sama informacja to
  jej rózne oznaczanie spowoduje

Wyobrazmy sobie ustawe o ruchu drogowym z
ustaleniem funkcji znaków drogowych (np. zakaz
wjazdu oznacza sie znakiem pionowym) ale z
pozostawieniem gminom mozliwosci okreslania ich
wzorów
44
Co wiecej w codziennej pracy urzednika
bezpapierowego

• Twórca (podmiot) - automatycznie
• Adresat (tez podmiot) pólautomatycznie
• Tytul - trzeba wpisac
• Data - automatycznie
• Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
• Numer (znak sprawy) trzeba wybrac pozycjez
  wykazu akt
• Tematyka lub Opis trzeba wpisac (lub wybracz
  listy)
• Dostep trzeba wybrac z listy
• Typ trzeba wybrac z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów urzednika

45
Jak byc nie powinno - przyklad 1

• zródlo Describing Archives A Content Standard,
  Publisher Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtad wziety
  Encoding at the highest level of description in
  MARC 21 538 bb a Disk characteristics Floppy
  disk, single sided, double density, soft
  sectored
• I dalejGive the following characteristics in
  any appropriate order make and model of the
  computer(s) on which the records are designedto
  run, amount of memory required, name of the
  operating system, software requirements, kind and
  characteristics of any requiredor recommended
  peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybysmy opisywali nosniki których trwalosc jest
  taka, ze nalezyz nich uciekac jak najszybciej
  (takze z technologii zapisu) to co poczniemy za
  10 lat jesli dotad opiszemy 100000 dyskietek w
  oficjalnych inwentarzach... drukowanych

46
Jak byc nie powinno - przyklad 2

• zródlo http//www.pbw.neostrada.pl/
  PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA WOJEWÓDZKA im. Marii
  Grzegorzewskiej
• tamze link do Katalogowanie dokumentów
  elektronicznych wg PN-N-01152-13 2000
  prezentacja multimedialna) opracowanie Jolanta
  Winnicka http//www.pbw.neostrada.pl/Katalogowani
  e.ppt
• Ponizej dwa slajdy stamtad skopiowane

47
PRZYKLAD 2Opis dokumentu elektronicznego
wieloczesciowego o dostepie lokalnym-
na jednym poziomie

• MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 Dokument
  elektroniczny. Uaktualnienie. Procesor
  tekstu. Redmond, Wash. Microsoft, 1997. 16
  dyskietek 9 cm Limited warranties 27 s.
• Wymagania systemowe Komputer osobisty lub
  multimedial-ny 486 lub nowszy 8 MB pamieci dla
  Windows NT Workstation 8 MB dodatkowej pamieci
  do uruchomienia funkcji WordMail 22-26 MB
  miejsca na dysku twardym 51 MB potrzebne dla
  instalacji standardowej system operacyjny
  Microsoft Windows 95 w wersji dla Polski badz
  PanEuropean lub Microsoft Windows NT Workstation
  3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy stacja
  dysków 3,5 duzej gestosci karta graficzna VGA
  lub karta Super VGA, zalecane 256 kolorów mysz.
  Tytul z etykiety na dyskietce. Oznaczenie
  wyd. na pojemniku. Na dysku 1 tyt. Program
  instalacyjny. Seria Windows (32 bit)

Zródlo http//www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.
ppt
48
PRZYKLAD 3Opis dokumentu elektronicznego
jednoczesciowego o dostepie zdalnym
kliknijmy tu

• KOPERNIK, Mikolaj (1473-1543)
• De revolutionibus Dokument elektroniczny
  autograf okolo 1520-1541 / Mikolaj Kopernik.
  Dane tekstowe. Kraków Neurosoft, cop. 1996.
  Tryb dostepu http//www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg
  _p.html
• Tyt. Z ekranu tytulowego. Wspólwyd. Dzieje
  autografu De revolutionibus Mikolaja Kopernika /
  Marian Zwiercan. Wesja elektroniczna rps(u),
  oryg. De revolutionibus orbium caelestium.
  Oryginal przechowywany w Oddziale Rekopisów
  Biblioteki Jagiellonskiej, MS BJ 10000. Tekst w
  jez. lac., spis tresci w jez. pol., lac. i ang.,
  praca wspólwyd. w jez. pol. i ang.

Zródlo http//www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.
ppt
49
Po kliknieciu
50
Inne rozwiazanie The National Archiveswww.nation
alarchives.gov.uk/ero/
51
Dla porównania The National Archives (UK)
52
Archiwum Dokumentów Elektronicznych
(ADE)(funkcjonujacy prototyp) https//ade.ap.gov.
pl/ndap/
53
ADE spis spraw
54
ADE metadane sprawy
55
ADE metadane dokumentu
56
Troche spraw technicznych

• paczka archiwalna nieskompresowany plik .tar
  zawierajacy trzy foldery

57
Troche spraw technicznych 2

• folder dokumenty folder zawierajacy ...
  dokumenty elektroniczne wszelkie jakie sa
  przekazywanew paczce z nazwami takimi jak
  nadal je system

58
Troche spraw technicznych 3

• folder metadane folder zawierajacy metadane do
  dokumentów elektronicznych przekazanych w paczce
  zasada 1 dokument jeden odpowiadajacy mu plik
  XML z metadanymi. Nazwy odpowiadaja nazwom
  dokumentówz folderu dokumenty

59
Troche spraw technicznych - 4

• folder sprawy - folder zawierajacy metadane
  opisujace sprawy które zawieraja przeslane
  dokumenty elektroniczne niezalezne od
  bezposrednich relacji pomiedzy dokumentami -
  pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów

60
jak te pliki wygladaja w srodku

• DS500.tif skan pisma
• wyglada tak

61
jak te pliki wygladaja w srodku

• DS500.tif.xml metadane pisma wygladaja tak W
  tym miedzy innymi opis elementu grupowanie
  wygladal tak
• ltgrupowaniegtlttypgtznak sprawylt/typgtltkodgtZNA-060-1
  -06lt/kodgt ltopisgtWspólpraca z instytucjami
  krajowymi i osobami prywatnymilt/opisgtlt/grupowanie
  gt
• Metadane sprawy do której nalezy dokument
  wygladaja tak W tym identyfikator sprawy wyglada
  tak
• ltidentyfikatorgt  lttypgtznak sprawylt/typgt  
  ltwartoscgtZNA-060-1-06lt/wartoscgt lt/identyfikatorgt

62
Jesli nie bedzie

• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
  prace w systemie kancelaryjnym bezpapierowym(lu
  b choc zezwolenia na gromadzenie przychodzacych
  dokumentów papierowych wg chronologii wplywu
• Spowoduje to koniecznosc realizowania podwójnego
  obiegu dokumentów. Kazdy urzednik bedzie musial
  zalatwiac te same sprawy dwukrotnie. Glównym
  problemem bedzie synchronizacja obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
• Nigdy nie starczy srodków na informatyzacje (i
  utrzymanie tego w ruchu!) wszystkich istniejacych
  dzis bibliotek i archiwów.Z koniecznosci archiwa
  beda gromadzic nosniki zamiast dokumentów. Za
  klika lat wystapia problemy odzyskania danych z
  przestarzalych nosników i polaczenia rozproszonej
  informacji. A na to znów nie bedzie srodków.

63
Zalózmy ze udalo sie!

• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
  dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
  okreslaja wymagania ogólne dla systemów
  teleinformatycznych i szczególowe dla tego typu
  systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzace papierowe
  dokumenty sa skanowane ich obrazy znajduja sie w
  systemie i sa dolaczone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
  przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to
  te,co wysylamy do naszych klientów) Kopia (a
  raczej pierwowzór) jest w systemie informatycznym.

64
Zalózmy ze udalo sie! cd.

• Pracownicy na co dzien uzywaja systemu
  teleinformatycznego do zalatwiania spraw i tam
  zapisuje sie sposób ich zalatwiania.
• Czy mozna w takim przypadku
• w ogóle wybrakowac papiery przychodzace?
• skladowac przychodzace dokumentyw porzadku
  chronologicznym nie tworzac fizycznych teczek
  rzeczowych

NIE MOZNA!
Ale to juz jest temat na oddzielna prezentacje
65
Diagram procesu wprowadzania materialów
archiwalnych
66
Przekazywanie jak to bedzie w praktyce?

1. zalozenie superkonta w systemie informatycznym
   do przechowywania archiwalnych dokumentów
   elektronicznych dla administracji publicznej
   (wlasciwe archiwum panstwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
   podmiocie planujacym przekazanie materialów
   archiwalnych (w postaci pliku XML o okreslonej
   strukturze). UWAGA! spis spraw a nie spis teczek!
3. wyslanie spisu w drodze teletransmisji za pomoca
   superkonta (podmiot przekazujacy)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja spisu
   przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez archiwum
   panstwowe nadzorujace dany podmiot

67
Jak to bedzie wygladalo w praktyce?

• powiadomienie (automatyczne przez system) o
  akceptacji spisu
• przekazanie nosnika z paczka (paczkami)
  archiwalna do tzw. archiwum technicznego czyli do
  miejsca gdzie dane z nosnika beda przeniesione do
  specjalnego systemu informatycznego (podmiot
  przekazujacy)
• kwarantanna (nosnik musi polezec troche aby nie
  narazac zbioru archiwum na dzialanie tzw.
  szkodliwego oprogramowania) (archiwum
  techniczne)
• eksport danych z nosnika do systemu (archiwum
  techniczne)
• techniczne sprawdzenie przez system zgodnosci
  przekazanych materialów z
• spisem zdawczo-odbiorczym
• przepisami prawa wynikajacymi z art. 5 ust. 2a i
  2c ustawy tj. czy sa niezbedne elementy struktury
  dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone i
  zapisane (ust.2c) (system)

68
Jak to bedzie wygladalo w praktyce?

1. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
   archiwum nadzorujace dany podmiot zgodnosci
   przekazanych materialów z wykazem akt (np. czy
   istotnie przekazano materialy archiwalne) -
   maksimum w ciagu 12 miesiecy od otrzymania
   materialów (wlasciwe archiwum panstwowe)
2. akceptacja (na pismie) otrzymania materialów
   (wlasciwe archiwum panstwowe)
3. mozliwosc (nie obowiazek) usuniecia przeslanych
   do archiwum dokumentów elektronicznych z systemu
   sluzacego do postepowania z dokumentami
   ewidencjonowanymi podmiotu przekazujacego. W
   przypadku pozostawiania w systemie koniecznosc
   oznakowania dokumentów przekazanych.(instytucja
   przekazujaca)

69
Wiecej
W tekscie zalaczonym do prezentacji.Proponowane
objasnienia do niezbednych elementów struktury
dokumentów elektronicznych (zob. Dz.U. 2006 nr
206 poz. 1517, 4) mozna znalezc tu
http//archiwa.gov.pl/?CIDA775
O testowym archiwum dokumentów elektronicznych
tu http//archiwa.gov.pl/?CIDA776

• Dziekujemy za uwage
• Kazimierz Schmidt
• Naczelna Dyrekcja Archiwów Panstwowych, Zaklad
  Naukowy Archiwistyki,
• kschmidt_at_archiwa.gov.pl
• Lukasz Zuchowski
• Naukowa i Akademicka Siec Komputerowa
• lukasz.zuchowski_at_nask.pl