PANDUAN MEMBUAT

1
PANDUAN MEMBUAT PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN

Cawangan Pengurusan Sumber Manusia Jabatan
Tenaga Manusia
2
SKOP TAKLIMAT

• Punca kuasa
• Objektif penilaian prestasi
• Definisi PYD, PPP dan PPK
• Tafsiran markah PYD
• Kesan keingkaran berkaitan LNPT
• Kecuaian-kecuaian berkaitan LNPT
• Senario penentuan pegawai penilai
• LNPT melalui HRMIS

3
PUNCA KUASA

• PERATURAN-PERATURAN
• PEGAWAI AWAM
• (PELANTIKAN, KENAIKAN PANGKAT
• DAN PENAMATAN PERKHIDMATAN) 2005
• P. U. (A) 176 / 2005

4

• Pergerakan Gaji Tahunan
• Pergerakan Gaji Tahunan seseorang pegawai
  hendaklah berasaskan pencapaian kerja tahunan
  pegawai itu atau apa-apa syarat lain yang
  ditentukan oleh Yang di-Pertuan Agong dari semasa
  ke semasa.
• Para 23
• P. U. (A) 176 / 2005

5
PEKELILING PERKHIDMATAN BIL 4 TAHUN 2002
(PELAKSANAAN SISTEM SARAAN MALAYSIA BAGI
ANGGOTA PERKHIDMATAN AWAM PERSEKUTUAN) menyatakan
bahawa
6
Pergerakan Gaji Biasa ialah pergerakan gaji
daripada matagaji semasa ke matagaji berikutnya
di peringkat yang sama tertakluk kepada syarat
mencapai prestasi yang memuaskan dan diperakukan
oleh Ketua Jabatan.
Para 50 PP Bil 4 / 2002
7
MENGAPA PENILAIAN PRESTASI PERLU DIBUAT?
8
TUJUAN PENILAIAN PRESTASI

• Menentukan kesesuaian dan kelayakan untuk
  kenaikan pangkat, pemangkuan, pinjaman dan
  pertukaran sementara
• Menentukan kelayakan atau kesesuaian untuk
  pergerakan gaji
• Menentukan kelayakan atau kesesuaian untuk
  anjakan gaji

9
TUJUAN PENILAIAN PRESTASI

• Menentukan penganugerahan Anugerah Perkhidmatan
  Cemerlang (APC), darjah kebesaran, bintang dan
  pingat serta pemberian surat penghargaan
• Mengenalpasti dan merancang keperluan latihan
  dan
• Memberi kaunseling dengan tujuan memperbaiki dan
  mempertingkatkan prestasi serta motivasi pegawai.

10
TAFSIRAN TERHADAP PRESTASI PYD

• MENGIKUT KATEGORI MARKAH LNPT

11
Prestasi yang memuaskan bermaksud mencapai
markah 60 dan ke atas, sama ada dalam kategori
Cemerlang, Baik atau Sederhana. SURAT
PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 2 TAHUN
2009 Lampiran D Kategori Pencapaian Prestasi
Pegawai
12
Perolehan markah LNPT di bawah 60 adalah
ditafsirkan sebagai kurang memuaskan SURAT
PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 2 TAHUN
2009 Lampiran D Kategori Pencapaian Prestasi
Pegawai
13
PYD yang memperolehi markah LNPT di bawah 50
adalah ditafsirkan sebagai lemah dan tidak
mencapai standard yang ditetapkan. SURAT
PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 2 TAHUN
2009 Lampiran D Kategori Pencapaian Prestasi
Pegawai
14
PENYEDIAAN JUSTIFIKASI DAN ULASAN BAGI MARKAH
LNPT90 DAN KE ATAS

• Surat Edaran JPA
• JPA(S)K 256/6/27 klt.2 (12)
• 13 Disember 2007
• Pengurusan Penilaian Prestasi Tahunan Pegawai Awam

15
MARKAH LNPT 90

• Bagi mana-mana PYD yang diberikan markah 90 dan
  ke atas, pemberian markah tersebut perlu
  melibatkan ulasan bagi perkara-perkara berikut
• Pembaharuan / inovasi yang diperkenalkan.
• Penyediaan dan pembentangan kertas kerja di
  peringkat nasional / antarabangsa.
• Mewakili jabatan di peringkat antarabangsa.
• Apa-apa sumbangan yang memberikan nilai kepada
  organisasi, perkhidmatan awam atau negara (pada
  tahun yang dinilai).

16
MARKAH LNPT 90

• PPP dan PPK perlu membuat pengesahan bersama bagi
  maklumat pencapaian PYD berkenaan. Ulasan
  tersebut perlu dibuat menerusi helaian berasingan
  dan perlu menjelaskan tentang pencapaian PYD
  berkenaan serta justifikasi mengapa PYD tersebut
  layak diberikan markah 90 dan ke atas.
• Justifikasi / ulasan bagi PYD yang diberikan
  markah 90 dan ke atas ini tidak boleh dibuat
  dengan hanya menyenaraikan beban tugas pegawai
  sahaja (senarai tugas).

17
DEFINISI

• Pegawai Penilai Pertama (PPP)
• Pegawai Penilai Kedua (PPK)

18
Pegawai Penilai Pertama (PPP) Pegawai atasan
atau penyelia yang terdekat kepada Pegawai Yang
Dinilai dan mempunyai hubungan kerja secara
langsung atau yang mengawasi kerjanya.
19
Pegawai Penilai Kedua (PPK) Pegawai atasan yang
terdekat kepada Pegawai PPP dan mempunyai
hubungan kerja dengan PYD.
20
CONTOH-CONTOH SENARIO BAGI TUJUAN PENENTUAN
PEGAWAI PENILAI
21
PENENTUAN PEGAWAI PENILAI
22
PENENTUAN PEGAWAI PENILAI
Tanggung Kerja
NOTA Penolong Pegawai Daerah (Tanah) yang
menanggung kerja Ketua Penolong Pegawai Daerah
tidak layak menjadi PPP kepada Penolong Pegawai
Daerah.
23
PENENTUAN PEGAWAI PENILAI
Nota Gred Pegawai Penilai Pertama hendaklah
lebih tinggi daripada gred Pegawai Yang Dinilai.
Dalam contoh ini gred yang sama boleh menilai.
Ini kerana, beliau merupakan pegawai atasan atau
penyelia.
24
ELEMEN KRITIKAL

• PERKARA-PERKARA YANG PERLU DIBERIKAN PERHATIAN
  SEBELUM MEMBUAT PENILAIAN

25
PERINGATAN
Dalam menentukan Pegawai Penilai, prinsip
hubungan kerja atau penyeliaan perlu sentiasa
dijadikan panduan.
26
PERINGATAN
Sekiranya hanya terdapat satu peringkat
penyeliaan, maka penilaian perlu dibuat oleh
Pegawai Penilai Pertama (PPP) sahaja.
27
PERINGATAN
Kedudukan PYD dalam carta organisasi jabatan
dapat membantu dalam menentukan PPP dan PPK
kepada PYD berkenaan.
28
APAKAH TINDAKAN YANG PATUT DIAMBIL KE ATAS
PEGAWAI YANG ENGGAN MENGISI BORANG LNPT?
29
TINDAKAN KE ATAS PYD YANG ENGGAN ISI LNPT
Tindakan Tatatertib kerana ingkar perintah
berdasarkan Peraturan 4 (2)(i) Peraturan-Peraturan
Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993
P.U. (A) 395.
30
APAKAH TINDAKAN YANG PATUT DIAMBIL KE ATAS PPP
DAN PPK YANG ENGGAN MEMBUAT PENILAIAN?
31
TINDAKAN KE ATAS PPP DAN PPK YANG ENGGAN MEMBUAT
PENILAIAN
Tindakan Tatatertib kerana cuai dan tidak
bertanggungjawab berdasarkan Peraturan 4 (2) (g)
dan (j) dalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam
(Kelakuan dan Tatatertib) 1993 P.U. (A) 395.
32
Apakah yang dimaksudkan dengan penilaian secara
OBJEKTIF, ADIL dan TELUS?
33
PENILAIAN PRESTASI HENDAKLAH SECARA OBJEKTIF,
ADIL DAN TELUS

• 1. Penilaian secara berterusan berdasarkan
  pencapaian kerja sebenar Pegawai Yang Dinilai
  sepanjang tahun yang dinilai
• 2. Penilaian tidak dibuat secara tergesa-gesa
  atau dilakukan di saat akhir
• 3. Penilaian dibuat tanpa dipengaruhi oleh
  prestasi pada tahun-tahun sebelumnya

34
PENILAIAN PRESTASI HENDAKLAH SECARA OBJEKTIF,
ADIL DAN TELUS

• 4. Penilaian dibuat dengan keyakinan bahawa PYD
  merupakan aset terpenting yang perlu dan boleh
  dimajukan dari semasa ke semasa
• 5. Penilaian tidak dipengaruhi oleh faktor yang
  boleh dianggap sebagai pilih kasih
• 6. Pegawai penilai tidak bersifat terlalu murah
  hati (lenient) atau sebaliknya

35
PENILAIAN PRESTASI HENDAKLAH SECARA OBJEKTIF,
ADIL DAN TELUS

• 7. Pegawai Penilai tidak mengambil jalan mudah
  dengan memberi markah dalam lingkungan
  pertengahan sahaja dan
• 8. Tidak memberi perhatian yang lebih kepada
  perkara yang baru berlaku sama ada bersifat
  positif atau negatif, yang boleh mempengaruhi
  penilaian keseluruhan seseorang pegawai.

36
KECUAIAN-KECUAIAN SEMASA MENGISI BORANG LNPT
37
PEGAWAI YANG DINILAI (PYD)

• Tidak mengisi / lambat mengembalikan Borang LNPT.
• Tidak mencatatkan nombor kad pengenalan.
• Tidak mengisi kegiatan / sumbangan dan aktiviti
  luar.
• Tidak menandatangani borang.

38
PEGAWAI PENILAI PERTAMA (PPP)

• Lambat membuat penilaian.
• Tidak membuat penilaian dengan tepat.
• Memberikan markah perpuluhan.
• Memberikan markah kepada kegiatan yang tidak
  disenaraikan oleh PYD.
• Tidak memaklumkan pencapaian prestasi kepada PYD.

39
PEGAWAI PENILAI KEDUA (PPK)

• Lambat membuat penilaian.
• Memberikan markah perpuluhan.
• Tidak memaklumkan kepada PPP berhubung perubahan
  markah yang ketara, khususnya bagi perbezaan
  markah 3 dan ke atas.

40
PENAMBAHBAIKAN LNPT

• PENGGUNAAN LNPT MELALUI APLIKASI HRMIS

41
LNPT MELALUI HRMIS

• Nama pegawai dan nombor kad pengenalan tidak
  perlu diisi. Ini telah dijana melalui data
  peribadi pegawai.
• Pengiraan markah keseluruhan dijana terus oleh
  sistem tanpa perlu membuat pengiraan secara
  manual.
• Tidak ada markah berbentuk perpuluhan dalam LNPT
  versi HRMIS.
• PYD perlu memastikan gred jawatan dan skim
  perkhidmatan sebenar adalah betul sebelum
  menghantar LNPT kepada PPP.

42
PERKARA-PERKARA KRITIKAL

• PYD perlu memastikan Data Peribadi lengkap dan
  dikemaskini.
• Jabatan perlu memastikan bahawa PYD telah
  disandangkan mengikut Waran Perjawatan sebelum
  memulakan penilaian.
• Memastikan bahawa PPP dan PPK telah ditetapkan
  bagi PYD berkenaan. Penetapan aliran kerja ini
  perlu dilaksanakan sebelum proses penilaian
  dilakukan.

43
PERKARA-PERKARA KRITIKAL

• Telah melengkapkan SKT bagi tahun yang dinilai.
• Mengisi LNPT melalui HRMIS. Bermula tahun 2011,
  tidak ada lagi penilaian prestasi yang dibuat
  secara manual.
• Kegagalan mengambil tindakan-tindakan di atas,
  khususnya diperingkat penyediaan SKT akan
  memberikan kesan terhadap Pergerakan Gaji Tahunan
  kepada PYD.

44
ISU-ISU

• Isu-isu berkaitan dengan urusan LNPT

45
ISU-ISU
ISU-ISU HURAIAN
PYD enggan mengisi Borang LNPT. Berlaku bagi PYD yang berada pada penghujung perkhidmatan atau yang merasakan mereka tidak pernah diberikan perhatian menerusi LNPT sejak sekian lama.
Penilaian yang dibuat tidak selari dengan pencapaian PYD. Pencapaian PYD sebenarnya pada tahap biasa sahaja, malah tidak memberikan sebarang impak kepada penambahbaikan kerja namun markah yang diberikan adalah pada tahap cemerlang.
Pemberian markah selamat. Terdapat PPP dan PPK yang memberikan markah yang selamat atau markah pertengahan seperti 5 dan 6. Ini biasanya berlaku apabila pemantauan terhadap kerja PYD tidak dilakukan secara menyeluruh.
46
ISU-ISU
ISU-ISU HURAIAN
PPP berahsia tentang markah yang diberikan kepada PYD. PPP tidak mahu memberitahu markah kepada PYD atas pelbagai alasan. Bimbang jika mengguris perasaan atau melemahkan motivasi PYD.
PPP dan PPK tidak berbincang dari aspek pemarkahan. Terdapat PPP dan PPK yang tidak berbincang khususnya apabila berlaku situasi dimana markah yang diberikan kepada PYD berbeza secara ketara. Ini menimbulkan rasa tidak puas hati kepada PYD berkenaan.
Pengaruh elemen-elemen kemanusiaan. Elemen-elemen seperti rasa kasihan, segan dan rasa bersalah biasanya mengganggu pemarkahan. Ini berlaku khususnya apabila PPP rapat dengan PYD.
47
RUJUKAN DAN PANDUAN
Pekeliling Perkhidmatan Bil 4 Tahun 2002
Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota
Perkhidmatan Awam Persekutuan. Surat Pekeliling
Perkhidmatan Bil 2 Tahun 2009 Pemantapan
Pengurusan Sistem Penilaian Prestasi Pegawai
Perkhidmatan Awam. Pekeliling Kemajuan
Perkhidmatan Awam Bil 2 Tahun 2002 Garis Panduan
Pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Anggota
Perkhidmatan Awam.
48
SEKIAN

• TERIMA KASIH