Netwerk Organisatiebeheersing

1
de VDAB
en
het JOP
Netwerk Organisatiebeheersing 24 maart 2011
Sven De Haeck Strategische beleidsondersteuning VD
AB
2
beheerscyclus anno 2008
Beheersovereenkomst 2005-2009
75 Meerjarenondernemingsplan 2005-2009
92 Rapport m.b.t. de prestaties van de VDAB in
2007 167 Beleidsmatig toetsingsrapport
departement 105 Jaaractieplan 2008
56 Regionale en provinciale jaaractieplannen
2008 804 Managementcontracten en DVO
AMB-CC 129 algemeen totaal (in bladzijden per
kop) 1428 exclusief adviezen
belanghebbenden, begroting 2008, jaarverslag
2007, persoonlijke planningsdocumenten,
etc. vte/mensdagen onbekend
3
behoefte aan meer maturiteit

• Leidraad Interne Controle/Organisatiebeheersing
• Netwerk beheersovereenkomst/Werkgroep OP
• Rapport K. Verhoest en J. Spanhove, Deugdelijk
  Bestuur in de Vlaamse Overheid anno 2008 een
  kwalitatieve analyse van nieuwe Government
  Governance mechanismen in BBB

4
behoefte aan meer maturiteit

• Consistentie en coherentie houvast en
  stabiliteit bieden
• Efficiëntie planlasten doseren en
  verantwoordelijkheden toewijzen
• Effectiviteit bruikbaar instrument voor
  dagelijks bestuur
• Kwaliteit klantgerichte dienstverlening
• Betrouwbaarheid werken met prognoses
• Integratie interne verkokering overstijgen
• Betrokkenheid binnen/buiten de organisatie

5
op het programma vandaag

1. van beheersovereenkomst naar jaarlijks
   ondernemingsplan
2. proces opmaak jaarlijks ondernemingsplan
3. integratie van de sturingscycli

6
op het programma vandaag

1. van beheersovereenkomst naar jaarlijks
   ondernemingsplan
2. proces opmaak jaarlijks ondernemingsplan
3. integratie van de sturingscycli

7
uitgangspunten 2011 - 2015

• beheersbaar en slagkrachtig
• voldoende flexibiliteit toelaten
• accentverschuiving van inspanningen naar
  resultaten
• transparant en samenhangend doelstellingenmanageme
  nt ( een duidelijk kader bieden)

8
jaarlijks ondernemingsplan

• 2005-2010
• vaste streefwaarden over hele looptijd
  beheersovereenkomst
• normen in de beheersovereenkomst fungeren als
  plafond voor vijf jaar
• prestaties zijn conjunctuurafhankelijk
• verankeren van nieuw beleid via addenda
  (beperkte integratie)

• 2005-2010
• streefwaarden kunnen jaarlijks worden
  bijgesteld, doelstellingen blijven stabiel
• normen in de beheersovereenkomst fungeren als
  bodem voor vijf jaar (gegarandeerde
  minimumprestaties)
• conjunctuurinvloeden worden uitgevlakt door het
  (jaarlijks) afstemmen van de normen op de
  conjunctuur
• verankeren van nieuw beleid via ondernemingsplan
  (volledige en transparante integratie)

9
coherent doelstellingenkader
beheersovereenkomst 2011 2015
jaarlijks ondernemingsplan jaar X1
strategische organisatiedoelstellingen
actualiseren aanvullen operationele
organisatiedoelstellingen
geconcretiseerd in de vorm van - processen -
activiteiten - projecten (strategisch en
operationeel)
operationele organisatiedoelstellingen
geconcretiseerd a.h.v. volumes, prestatieniveaus,
mijlpalen
geconcretiseerd a.h.v. indicatoren
(doelstellingsparameters)
met een te bereiken norm (streefwaarden/objectieve
n)
geactualiseerde/ambitieuze/aanvullende normen
(streefwaarden/objectieven)
10
flexibiliteit in de streefwaarden
jaarlijks ondernemingsplan 2011
geactualiseerde meer ambitieuze streefwaarden
11
integratie in de rapportering
12
flexibiliteit in de streefwaarden
jaarlijks ondernemingsplan 2011
aanvullende doelstelling streefwaarde
13
diversifiëren in de opvolging
jaarlijks ondernemingsplan 2011
opvolging van doelstellingen zonder streefwaarde
14
evaluatierapporten

• trekker inhoudelijke expert
• ondersteuner expert beleidsevaluatie
• start met beschrijven beleidskader,
  doelstellingen, evaluatievragen (in JOP)
• haalbaarheidstoets (studiedienst, kwaliteit)
• kwantitatieve en kwalitatieve informatie (shoppen
  expertise)
• beschrijving en beoordeling beleidsuitvoering
  verbetervoorstellen
• validatie directie raad van bestuur

15
evaluatierapporten
16
verbanden met projectbeheer
jaarlijks ondernemingsplan 2011
opvolging van doelstellingen met strategisch
project
17
verbanden met portfoliobeheer
18
op het programma vandaag

1. van beheersovereenkomst naar jaarlijks
   ondernemingsplan
2. proces opmaak jaarlijks ondernemingsplan
3. integratie van de sturingscycli

19
opmaak ondernemingsplan
Consolideren
Consulteren
Analyseren
Valideren
Communiceren
20
informeren en analyseren
21
consulteren stakeholders
22
consolideren en afstemmen
23
valideren en communiceren
24
op het programma vandaag

1. van beheersovereenkomst naar jaarlijks
   ondernemingsplan
2. proces opmaak jaarlijks ondernemingsplan
3. integratie van de sturingscycli

25
beheerscyclus anno 2011

• koppeling JOP beleidscyclus
• ontwerp van ondernemingsplan/jaarrapportering als
  input voor de beleidsbrief
• doorvertalen beleidsdoelstellingen beleidsbrief
  2011 naar organisatiedoelstellingen
  ondernemingsplan 2011
• doorvertalen organisatiedoelstellingen naar
  indicatoren met streefwaarde en concrete acties
• monitoring en evaluatie van beleidseffecten via
  rapportering over de uitvoering van de
  beheersovereenkomst/het ondernemingsplan
• koppeling JOP PLOEG
• ondernemingsplan 2011 als (onderdeel van) de
  individuele planning van de topambtenaren en het
  middenkader voor 2011

26
beheerscyclus anno 2011

• koppeling JOP financiële cyclus
• ontwerp van ondernemingsplan 2011 als insteek
  voor de begrotingsopmaak 2011
• synthese goedgekeurde begroting 2011 in
  ondernemingsplan 2011 (o.a. uitlichten bijkomende
  dotaties en potentiële tekorten i.f.v.
  begrotingscontrole)
• synthese uitvoeringsrekening in jaarrapportering
• koppeling JOP personeelsplanning
• goedgekeurd en geactualiseerd personeelsplan
• samenvattende kloofanalyse beschikbare versus
  vereiste personeelscapaciteit
• expliciteren interne verschuivingen in de
  personeelsinzet
• koppeling JOP bedrijfsarchitectuur

27
van bestuur naar business
ondernemingsplan doelstellingenbeheer, sturing en
opvolging
product diensten catalogus
rapportering datawarehouse
bedrijfsarchitectuur procesbeheer, IT
architectuur, personeel
activity based costing kostprijsboekhouding,
prestatiebegroting
28
doelstellingen -gt acties
29
acties -gt producten
Jaarlijks Ondernemingsplan (JOP)
Acties Prestaties
Strategische Organisatie Doelstellingen
Operationele Organisatie Doelstellingen
Product Diensten Catalogus (PDC)
Partijen
Producten
Processen
Diensten
30

product diensten catalogus
31
product diensten catalogus
INDIVIDU
WERKGEVER
ARBEIDSMARKT-ACTOR
OVERHEID KENNISINSTEL
WERK
Aanbieden Jobs Arbeidsbemiddeling Trajectbegeleidi
ng
32
acties -gt producten
33
metamodel bedrijfsarchitectuur
34
producten -gt kostobjecten
Product Diensten Catalogus
Product
Diensten
ABC-model
Directe kosten
Kostobjecten
Resource groep
Activiteiten
35
producten -gt kostobjecten
Diensten PDC
Kostobjecten (met code) in ABC model
Beheer arbeidsmarktaanbod
Klantenbeheer
K41000
Opmaak van een plan
Opmaak plan
K21000
Opvolgen van een plan
Opvolging traject of plan
K22000
Ondersteuning bij sollicitatie
Begeleiding bij sollicitatie
K42000
Publicatie van vacatures
K43000
Beheer arbeidsmarktvraag
Advies tbv arbeidskaart
K13000
Selectie van jobs
Preselectie jobs
K44000
Preselectie kandidaten
K45000
Preselectie kandidaten
Collectieve bemiddeling
K46000
Oriëntering
Oriëntering
K82000
IBO
IBO
K63000
Webleren
K61000
Jobcoaching
Jobcoaching
K64000
Leren in centra
K30000
Opleiding
K62000
Tegemoetkomingen
K11000
Uitbetaling tegemoetkomingen
Werkplekleren
Afname competentieassesments
Opl. of competentieattest
K12000
Organisatie tewerkst. cel
K77000
Organisatie tewerkstellingscel
Gegevensoverdracht
K72000
Gegevensoverdracht
Erkennning als actor
K71000
Erkenningen en labeling
Aanbieden van standaarden
K76000
Terbeschikkingstelling van standaarden
K75000
Aanbod van platformen
K51000
Basisinfo
Informatie over de arbeidsmarkt
Leren doelgr scholen
K32400
K74000
Arbeidsmarktmonitoring
Atypische samenwerkingsprocessen
Ontw partnerships
K73000
Gespecialiseerde screening
K81000
36
kostobjecten -gt resources
MIDDELEN
ACTIVITEITEN
DIENSTVERLENING
Resource groepen
General ledger
KOSTOBJECTEN
PRIMAIRE ACTIVITEITEN
TIJD
36
37
kostobjecten -gt resources
Model
IBO
Resources
Administratief uitvoeren
General Ledger
Submodel
Kostobjecten
Resources
Activiteiten
Onderzoeken aanvraag
Resourcegroep AMB regio X
Resourcegroep AMB regio X
Beheren van de dienstverlening
Uitvoeren van betalingen
Bieden van taalbegeleiding
Resourcegroep Finance
Resourcegroep Finance
Uitvoeren van betalingen
Verwerken inkomend facturen
Opvolgen IBO
Opstarten IBO
Resourcegroep HR
Resourcegroep AMB centraal
Uitvoeren personeelsadmin.
Uitvoeren sociaal secretariaat IBO
Rekruteren
Sociale Prestaties
Sociale Prestaties
Opvolgen en beheren van uitbestedingen
Directe kosten ICT toepassing
Directe kosten ICT toepassing
38
uitdagingen anno 2011

• doorvertalen ondernemingsplan naar
  provinciale/sectorale ondernemingsplannen
• doorvertalen streefwaarden naar operationele
  targets en KPIs voor regios, teams en
  medewerkers
• organisatiedoelstellingen omzetten in acties
  gestructureerd a.h.v. product diensten catalogus
  en procesarchitectuur
• organisatiedoelstellingen omzetten in projecten
  a.h.v. projectportfolio- en programmabeheer
• opvolgen uitvoering ondernemingsplan
  (resultaatsmetingen, evaluatierapporten,
  projectopvolging)
• meetbare prestatieniveaus definiëren voor de
  acties in het ondernemingsplan
• budgetten vastleggen en herverdelen o.b.v. vooraf
  vastgelegde prestatieniveaus ontwikkelen
  prestatiebegroting (piloot ondernemingsplan
  2012)
• leren