II Systematisch communiceren:

1
II Systematisch communiceren
enkele vuistregels
JOSQUIN CONSULTANCY
2

• Breng je netwerk in kaart
• Klanten, leveranciers, specialisten,
  overheidsorganen en specifieke personen buiten
  het bedrijf. Van belang voor jouw afdeling of in
  verband met een commerciële order.
• Noteer alle afdelingen, specifieke staforganen
  intern die betrokken zijn bij jouw werkzaamheden
  per opdracht.De belanghebbenden opnemen in het
  draaiboek.

JOSQUIN CONSULTANCY
3

• Maak een matrix waar de betrokkenen oftewel
  doelgroepen langs de x-as vermeld worden.Bedenk
  hoe vaak je wil communiceren over en weer met
  elke belanghebbende.
• Waarover gaat die communicatie?1. enkel
  informerend 2. betrekken
  bij een oordeel of 3. kwestie
  van goedkeuring?

JOSQUIN CONSULTANCY
4

• Hoe voer je die communicatie uit en hoe alert
  (Timing! Timing!) zijn jouw reacties op
  vragen/verzoeken van anderen?Doe je dat meteen
  telefonisch of via de fax offace to face,
  email of brief,via projectoverleg,
  ochtendwijding of werkoverleg.

JOSQUIN CONSULTANCY
5

• Organiseer het eenvoudigwerk met
  aanspreekpunten die eenieder kent en regel
  communicatie over 1 maximaal 2 schijven.Welke
  stijl hanteer je?Gooi je het nieuws over de
  schutting of check je bij de ontvanger hoe deze
  jouw bericht interpreteert !Pas de regels van
  feedback toe.

JOSQUIN CONSULTANCY
6

• Tot slot zorgt de communicatie voor
  verkorting van de doorlooptijd?Zo niet, dan zul
  je alle afstemmingen kritisch moeten doorlichten
  en een nieuw communicatieplan maken.
• Want bedenk wel weerstand tegen
  veranderingen bestaat nietwel weerstand tegen
  onduidelijkheid

JOSQUIN CONSULTANCY
7
Aanleiding
Doelgroepen/Stakeholdersbelanghebbenden, specifieke personen, interne en externe partij/instituties
Doelstellingwat wil je bereiken met deze communicatieactie?-informeren, instructie,-spirit opwekken, attentie,-actieve betrokkenheid verkrijgen
Timingwie eerst wie later, welke versterkende chronologie!, gelijktijdigheid voor wie?Beursgevoelig? Risico van chicken-rumours!
Werkwijzemeepraten, meedenken, meebeslissen,Gericht op beeldvorming, oordeelsvorming of besluitvorming
JOSQUIN CONSULTANCY
8
Boodschap inhoud op basis van gegevens, datum, status (houdbaarheidsdatum), afstemming,eenmalige communicatie of kondig je vervolg aan
BoodschapperWie voert uit?Alleen of samen met facilitator?Gewoon droge mededeler of is het heilige vuurgewenst echte communicator
Media-mixmondeling, telefoontje, email-news, bedrijfskrant, flyer, pocketkaart, pers, brochure, intranet,poster/muurkrant, brief, werkoverleg, cd-rom,workshop, etc.-Helderheid/eenduidigheid
JOSQUIN CONSULTANCY