DEPARTEMENT WERK EN SOCIALE ECONOMIE

1
DEPARTEMENT WERK EN SOCIALE ECONOMIE

• Organisatiebeheersing in het Departement WSE
• Dirk Vanderpoorten
• Secretaris-generaal

2
Presentatie
1

• voorstelling Departement WSE
• situering organisatiebeheersing
• verwachtingen organisatiebeheersing
• Aanpak binnen het Departement WSE
• Procesbeschrijvingen
• Sterkte-zwakteanalyse
• Intern controleplan
• Conclusies en uitdagingen

3
Beleidsdomein Werk en Sociale Economie
4
Departement Werk en Sociale Economie
3

• Kleine, wendbare netwerkorganisatie met /- 100
  personeelsleden
• Missie
• ons deskundig en klantvriendelijk team maakt en
  ondersteunt beleid en houdt toezicht op de
  uitvoering ervan met als passie meer en beter
  werk voor iedereen in Vlaanderen
• Visie
• we zijn een beleidscoördinatiecentrum dat door
  zijn brede terreinkennis en netwerken het beleid
  verheldert en inspireert met baanbrekende
  antwoorden op uitdagingen van vandaag en morgen
• Kerntaken
• beleidsontwikkeling
• beleidsevaluatie
• handhaving

5
Organisatie van het Departement

• Staf
• managementondersteuning, externe relaties,
  europees beleid, coördinatie op het niveau van
  beleidsdomein, en organisatiebeheersing
• 2 afdelingen
• afdeling Inspectie
• handhaving
• afdeling Werkgelegenheidsbeleid
• beleidsontwikkeling, beleidsevaluatie en
  beleidsondersteuning

6
Organisatiebeheersing situering

• Kaderdecreet Beter Bestuurlijk Beleid (art.33)
• elk departement dient in te staan voor de interne
  controle van hun bedrijfsprocessen en
  activiteiten. De interne controle is in het
  bijzonder gericht op
• het effectief en efficiënt beheer van risicos
• de betrouwbaarheid van de financiële en de
  beheersrapportering
• de naleving van de regelgeving en de procedures
• de effectieve en efficiënte werking van de
  diensten
• de bescherming van de activa.
• Beslissing Vlaamse regering (01/09/2006) elke
  entiteit dient daarbij te beschikken over een
  uitgeschreven en gedocumenteerd systeem van
  interne controle

7
Wat wordt verwacht?

• behalen van maturiteitsniveau 3 in het kader van
  organisatiebeheersing (einde 2010)
• streven naar het behalen van maturiteitsniveau 4
  (permanente opvolging en terugkoppeling van de
  processen en procedures)
• referentiekader leidraad organisatiebeheersing
  IAVA

8
Hoe aangepakt binnen Departement WSE

• Continue sinds 2008
• inventarisatie processen en risicoanalyse
• stap 1
• 2009
• IAVA-sterkte/zwakteanalyse en actieplan
• stap 2
• 2010
• intern controle/organisatiebeheersingsplan
• stap 3

9
Stap 1 beschrijving van onze kernprocessen

• Identificeren van onze kernprocessen (58
  processen)
• Opstellen format procesbeschrijving ism met onze
  MOD
• Uitschrijven processen vanuit een participatief
  managementmodel
• Valideren processen vs. gedragenheid management
• Directiecomité DWSE
• Aansturingscomité MOD (in MOD-processen)
• Managementcomité WSE (indien beleidsdomeinrelevant
  )
• Opvolgen en auditen
• elk jaar externe audit op 6 kernprocessen in
  samenwerking met AgO en KPMG -gt externe validatie
• i.s.m permanente interne kerngroep (knowhow ?)

10
(No Transcript)
11
(No Transcript)
12
Inventaris van processen - voorbeelden

• Beleidsontwikkeling
• opmaak beleidsbrieven, beantwoorden
  parlementaire vragen, regionale toetsing, opmaak
  beheersovereenkomsten.
• Beleidsevaluatie
• Evaluatie en opvolging beheersovereenkomsten,
  monitoring maatregelen, beleidsengamenten
• Handhaving
• Controle migratie, controle sociale economie,
  administratieve geldboetes, kantschriften en
  verweermiddelen,
• Beleidscoördinatie
• secretariaat beleidsraad, beoordelingscommissie
  N-1, agendering Vlaamse regring, secretariaat
  managementcomité
• Beleidsuitvoering
• diversiteitsplannen, sectorconvenants,
• MOD-processen
• Ploeg, Aanwervingen, buitenlandse reizen,
  bestellen kantoorbenodigdheden,

13
2de stap - Sterkte-zwakteanalyse IAVA

• positief instrument om sterktes/zwaktes maar ook
  risicos en opportuniteiten in kaart te brengen
• in goede samenwerking binnen Departement en met
  de auditors van IAVA
• heeft geleid tot een gedragen sterkte/zwakteanalys
  e én een actieplan om de aanbevelingen van IAVA
  in de praktijk om te zetten

14
Sterkte-zwakteanalyse IAVA
15
Resultaten sterkte-zwakteanalyse

• als jonge organisatie goed op weg met gemiddeld
  een 2 als beoordeling.
• nog werk aan de winkel om gedragenheid en
  betrokkenheid te creëren communicatie
• aanbevelingen lagen vooral op het hebben van een
  strategisch lange termijnkader als kapstok voor
  het managementrepertorium van het Departement WSE
• aanbevelingen deels vertaald in de
  jaaractieplannen (japs)

16
3de stap - Intern Controleplan - doel

• een instrument om onze processen, procedures en
  ondersteunende documenten voortdurend te
  evalueren en indien nodig bij te sturen in
  functie van de strategie van het Departement
• een consistent opvolgingsinstrument om permanent
  de kwaliteit, de efficiëntie en effectiviteit van
  onze organisatie op te volgen
• gebaseerd op de leidraad Organisatiebeheersing en
  de beheersdoelstellingen
• Voorzien in functie interne controller

17
Intern Controleplan work in progress (1)

• Stapsgewijs (tegen eind 2010) samenbrengen en
  koppelen van alle initiatieven
• Proces-portfolio inventarisatie van de bestaande
  processen en doelstellingen (al dan niet geaudit)
  , samen met de daarbij horende documenten,
  formulieren, infobronnen, wetgeving, enz)
• update/ wijziging procesbeschrijvingen n.a.v.
  opmerkingen uit analyse
• opmaak nieuwe procesbeschrijvingen
• voor elke procesbeschrijving een
  proceshandleiding
• permanente communicatie

18
Intern Controleplan work in progress (2)

• koppeling aan evaluatierooster IAVA
• koppeling proces procedure - beheersdoelstelling
  (en) aanbeveling(en) IAVA)
• koppeling met strategische en operationele
  doelstellingen (strategisch plan en
  managementovereenkomst)
• zicht op zwaktes en risicos gt remediëren
• communicatie en proactief beheer
• basis voor maturiteitsinschatting en
  opvolgingsaudit in het najaar van 2010

19
Conclusies en uitdagingen(1)

• getrapt, incrementeel en pragmatisch rond
  organisatiebeheersing is nuttig
• procedures en procesbeschrijvingen bestaan
• Nu nog te reactief en te weinig beleefd
• teruggrijpen naar procedures en
  procesbeschrijvingen bij incidenten
• acties
• Actief
• procedures en procesbeschrijvingen laten leven
  in de organisatie (vereiste maturiteitsniveau 4)
• constante communicatie, update
• Proactief
• streven naar verbetering door voorkomen van
  incidenten (risico-inschatting)

20
Conclusies en uitdagingen (2)

• Personeelscommunicatie is noodzakelijk
• Whats in it for me?
• draagvlak creëren bij alle personeelsleden
• duiden van interne controle
• Gedragenheid van het management
• de leidraad organisatiebeheersing is zinvol
  maar..
• aandacht hebben voor kleine organisaties
• specifieke risicos en hoe daarmee omgaan
• aandacht hebben voor de specifieke beleidscyclus
  die binnen departementen speelt
• niet alles in regeltjes en procedures gieten
  creativiteit en innovatie niet ondermijnen,
• Opletten voor papieren organisatiebeheersing