PowerPoint-Pr

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Management virtueller Teams
2

1. Merkmale und Formen virtueller Kooperation

3
Die virtuelle oder Telekooperation
Definition Telekooperation bezeichnet eine
mediengestützte arbeitsteilige Leistungserstellung
von individuellen Aufgabenträgern,
Organisationseinheiten und ganzen Organisationen,
die über mehrere Standorte verteilt sind.
(Reichwald/ Möslein 1996)
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Der Prozess der Virtualisierung
Abstrahieren
Implementieren
Reale Umgebung
Abstraktes Modell
Digitale Repräsentation
Unmittelbares Wahr- nehmen und Agieren
Wahrnehmen und Agieren über Ein-/ Ausgabegeräte
Modellieren
Mensch
Virtualität
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Anforderungen an das Individuum

• Um erfolgreich im virtuellen Raum zu agieren,
  muss das Individuum
• Den Umgang mit analogen und digitalen Medien
• beherrschen
• Die Fähigkeit besitzen, seine Umwelt virtuell zu
  betrachten
• Einen hohen Grad an Selbstorganisation aufweisen
• Die räumlichen Voraussetzungen haben
• Sich realistisch einschätzen können
• Die geltenden rechtlichen Faktoren kennen

6
1.1 Die Telearbeit
Definition Unter Telearbeit werden
Erwerbstätigkeiten verstanden, die zumindest
teilweise außerhalb der bisherigen
Betriebsstätten durch elektronische
Informations-technologien und deren Dienste
verrichtet werden. (Konradt/ Hertel 2002)
7
Die Merkmale der Telearbeit

• Telearbeit wird an dezentralisierten und
• delokalisierten Arbeitsorten verrichtet
• Die Arbeitsstätte liegt meist außerhalb des
• Betriebes
• Die Arbeitsstätte ist mit Informations- und
• Kommunikationstechnik ausgestattet

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Die Formen der Telearbeit

• Die Teleheimarbeit
• Alternierende Telearbeit
• Die Telearbeit in Zentren
• Mobile Telearbeit

9
Beispiel
A
Alternierende Telearbeit
B
Die Teleheimarbeit
B
Unternehmen
Mobile Telearbeit
E
C
DE
D
Die Telearbeit in Zentren
10
Die Vorteile der Telearbeit (1/2)

• Daten werden günstiger und schneller auch über
• sehr große Distanzen verschickt
• ? räumliche Unabhängigkeit
• Die Ergebnisse können gut dokumentiert werden
• Daten können schnell bearbeitet, aktualisiert
  und
• abgeglichen werden

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Die Vorteile der Telearbeit (2/2)

• weniger störendes und unterbrechendes Umfeld
• ? eigene Gestaltung des Arbeitsumfeldes
• Daten können koordiniert eingesetzt werden
• (SAP,...)
• Die Arbeitszeiten können flexibler gestaltet
  werden

12
Probleme der Telearbeit für Manager
13
Probleme der Telearbeit für Mitarbeiter
14
1.2 Virtuelle Teams
Definition Als virtuelle Teams werden flexible
Gruppen standortverteilter und ortsunabhängiger
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bezeichnet, die
auf der Grundlage von gemeinsamen Zielen bzw.
Arbeitsaufträgen ergebnisorientiert geschaffen
werden und informationstechnisch vernetzt sind
. (Konradt/ Hertel 2002)
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Die Merkmale virtueller Teams

• Virtuelle Teams sind Gruppen von zwei oder
• mehr Personen, die gebildet werden, um
• gemeinsame Ziele zu erledigen.
• Die Mitglieder können ortsunabhängig Leistungen
• erbringen
• Die Projektorganisation koordiniert den Ablauf
• Analoge und digitale Kommunikationsmedien
• werden verwendet

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Die Formen virtueller Teams
Differenzierungsaspekte

• Grad der Autonomie und Hierarchie
• Zeitperspektive
• Abgegrenztheit
• Komplexität

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Die Vorteile virtueller Teams

• Teamzusammensetzung ist nicht an räumlichen
• Verfügbarkeiten, sondern an fachlicher
• Qualifikation orientiert
• Zeit- und Kostenersparnis gegenüber Konkurrenten
• Schnellere und direktere Informationsweitergabe
• Schnellere und flexiblere Reaktionen
• Kosten können gesenkt werden
• ? Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit

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Die Probleme virtueller Teams

• Hoher Organisationsaufwand (Treffen, Sicherheit)
• Geringere Identifikation mit dem Unternehmen
• Vertrauen ist schwierig zu vermitteln
• Konflikte durch Missverständnisse
• Mangelnde Integration einzelner Mitglieder
• Probleme der (Leistungs-) Bewertung
• Teils mangelnde Kontrollmöglichkeiten

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Beispiel
A
B
Unternehmen
E
C
D
20
1.3 Arbeitsauftrag

• Ordnen Sie die folgenden virtuellen Aktionsformen
  den Beispielen zu!
• Teleheimarbeit
• Alternierende Telearbeit
• Die Telearbeit in Zentren
• Mobile Telearbeit
• virtuelle Teams

21
Beispiel
Der Angestellte A ist aufgrund einer Allergie
gezwungen, sich in seinem speziell eingerichtetem
Haus aufzuhalten und von dort aus zu arbeiten.
22
Beispiel
Der Angestellte B fährt in den Urlaub, ist
allerdings aufgrund von Zeitmangel genötigt, auch
im Ausland und auf den Wegen an dem aktuellen
Projekt zu arbeiten.
23
Beispiel
Der Angestellte C hat sowohl in seinem
Unternehmen, als auch bei sich zu Hause einen
Arbeitsplatz, um auch am Wochenende arbeiten zu
können.
24
Beispiel
Die Angestellten D und E arbeiten zusammen an
einem Projekt, sind allerdings nicht in der Lage
sich aufgrund der Distanz regelmäßig zu treffen.
Daher agieren sie virtuell über das Internet.
25
2. Anwendungsbedingungen und Gestaltungsfelder
Organisation
Personen
Telekooperative Arbeit
Arbeitsumfeld und Instrumente
Aufgaben
Vgl. Konradt, Hertel
26
2.1 Aufgaben

• Unterschieden werden
• Koordinationsaufgaben
• Vermittlungsaufgaben
• Dienstleistungsaufgaben
• Produktionsaufgaben

Vgl. Konradt, Hertel
27
2.1 Aufgaben
Arbeitsaufgaben sind umso eher für
Telekooperation geeignet, desto

• geringer der handwerkliche Anteil
• geringer die apparativen und physikalischen
  Anforderungen
• besser die Arbeitsteiligkeit einer Aufgabe
• genauer die Arbeitsleistung gemessen werden kann
• mehr die Aufgabe die Erzeugung von digitalen
  Daten erfordert

Vgl. Konradt, Hertel
28
2.1 Aufgaben

• Aufgabengruppen die für telekooperative Arbeit
  geeignet sind
• Führungsaufgaben (Einzelfall)
• Fachaufgaben (Einzelfall/Sachbezogener Fall)
• Sachbearbeitung (Sachbezogener Fall)
• Routinefall (Unterstützungsaufgaben)

Vgl. Konradt, Hertel
29
2.2 Mitarbeiter
Voraussetzung an einen Mitarbeiter

• Qualifikation und Motivation
• fachliche Medienkompetenz
• Bereitschaft zur Teamarbeit
• klassischen Merkmale der Sozialkompetenz

Vgl. Konradt, Hertel
30
2.2 Mitarbeiter
Faktoren der intrinsischen Motivation zur
Telearbeit

• Finanziell-ökonomische Faktoren
• Lebenslange- lebenszyklische Faktoren
• Status- und berufsbezogene Faktoren

Vgl. Konradt, Hertel
31
2.3 Organisation

• Zentralisierungsgrad der Organisationsstruktur
• Unternehmenskultur hinsichtlich der
  Eigenverantwortung der Mitarbeiter
• Die Dauer einer Geschäftsbeziehung

Vgl. Konradt, Hertel
32
2.4 Arbeitsumfeld und Instrumente
Vorraussetzung für einen häuslichen
Telearbeitsplatz
1. Abtrennbarer Raum am Arbeitsplatz 2.
Ausreichend Arbeitsfläche und die Möglichkeit
der sicheren Datenverwahrung 3. Möbel und
Hardware entsprechend der Bildschirmarbeitsplatzv
erordnung 4. Einhaltung ergonomischer Standards
Vgl. Konradt, Hertel
33
3. Ein Managementkonzept für virtuelle Teams
Ist Führung in virtuellen Teams überhaupt
notwendig? Was spricht gegen eine Notwendigkeit?

• organisatorischer Überbau entfällt
• enge Regelwerke widersprechen dem Geist
  virtueller Teams
• kein Face to Face Kontakt
• Teammitglieder haben ein hohes Maß an
  Selbstverantwortung

Vgl. Konradt, Hertel
34
3. Ein Managementkonzept für virtuelle Teams
Virtuelle Teamarbeit erfordert modifizierte
Strukturen und Management

• zielorientierte Koordination
• Kontrolle
• Motivation und Reflexion
• Förderung der Integration von Teammitgliedern
• Vermittlung von Kompetenzen

Vgl. Konradt, Hertel
35
3.Ein Managementkonzept für virtuelle Teams
Phase 1 Aufbau und Konfiguration

• Auswahl eines Teamleiters
• Auswahl der Mitarbeiter
• Festlegung der Strukturen
• Aufgabenverteilung

Vgl. Konradt, Hertel
36
3. Ein Managementkonzept für virtuelle Teams
Phase 2 Start und Initiierung

• Kick-off-Veranstaltung
• Regelwerke

Vgl. Konradt, Hertel
37
3. Ein Managementkonzept für virtuelle Teams
Phase 3 Erhaltung und Regulation

• Motivation
• Förderung von Vertrauen
• Konfliktmanagement

Vgl. Konradt, Hertel
38
3. Ein Managementkonzept für virtuelle Teams
Phase 4 Optimierung und Korrektur

• Prozessentwicklung
• Evaluationsmaßnahmen
• Trainingsmaßnahmen

Vgl. Konradt, Hertel
39
3. Ein Managementkonzept für virtuelle Teams
Phase 5 Beendigung der Telearbeit

• Würdigung des Erfolgs
• Neuorientierung und Reintegration der
  Mitarbeiter

Vgl. Konradt, Hertel
40
4. Aufbau und Konfiguration virtueller Teams
41
4.1 Auswahl des Teamleiters
management by objectives (Nerdinger 2000)

• Merkmale
• Kein Herrschzwang
• Moderator
• hohe partizipative Orientierung

42
4.2 Auswahl der Projektmitarbeiter

• Fachliche Kompetenzen
• Softskills

43
4.2 Auswahl der Projektmitarbeiter
Kriterien zur Auswahl

• Interesse an neuer Technologie
• Fähigkeiten zum Selbstmanagement
• Soziale Fähigkeiten

44
4.3 Interkulturelle Teams
45
4.3 Interkulturelle Teams
Aufgabe des Teamleiters

• Kulturelle Unterschiede bewusst machen
• Maßnahmen zur Entwicklung interkultureller
  Teamfähigkeit
• Verständnis zwischen Partnern
  unterschiedlicher Kultur fördern

46
4.3 Interkulturelle Teams
Chancen
Probleme

• Sichtweisen
• Ideen
• Bewertungskriterien
• Heterogenität

• Ethnozentrische Orientierung
• Gesellschaftliche Orientierung

47
4.3 Interkulturelle Teams
Unterschiedliche Kulturen
hohe Machtdistanz
geringe Machtdistanz
Vorgabe durch Teamleiter
Konsultation bei der Entscheidungsfindung
48
4.3 Interkulturelle Teams
Unterschiedliche Kulturen
kollektivistisch
Individualistisch
Titel/Rollen spielen eine Zentrale Rolle
Beitrag des Einzelnen
49
4.3 Interkulturelle Teams
Umgang mit interkulturellen Teams

• Zeit zum Kennen lernen
• Strukturierung der Aufgabe
• Verteilung der Autorität
• Entwicklungshorizont
• Bedeutung von Ansehen und Beziehungen
• Vielfalt der Kommunikationsmedien
• Vermeidung sprachlicher Unschärfen

50
4.4 Gestaltung und Verteilung der Aufgaben

• Aufgabeninterdependenz!
• Bedeutet, dass eine wechselseitige Beziehung
  zwischen mehreren Arbeitsschritten besteht

51
4.4 Gestaltung und Verteilung der Aufgaben
? Aufgabeninterdependenz
Hohe Interdependenz hat positiven Einfluss auf
die Leistung der Teammitglieder Hertel (2000)
52
4.4 Gestaltung und Verteilung der Aufgaben

• Motivation vs. Koordinationsaufwand
• Beides resultiert aus Aufgabeninterdependenz.

53
4.5 Start und Initiierung virtueller Teams
Kick Off
54
4.5 Start und Initiierung virtueller Teams

• Ziele Kick-Off Veranstaltung
• Kenntnis der Teamaufgaben
• Priorität der Ziele aufstellen
• Teammitglieder kennen
• Orientierung über eigene/ andere Rolle(n)
• Grundsätze/ Regeln kennen

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4.5 Start und Initiierung virtueller Teams

• Ablauf Kick-Off Veranstaltung
• Vorstellungsrunde
• Erläuterung von Auftrag, Zielen, Ressourcen
• Funktionen/Rollen der Teammitglieder
• Strukturen/Gremien bilden

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4.5 Start und Initiierung virtueller Teams
Regeln festlegen

• Früh festlegen
• Learning organization
• Regeln wachsen mit der Gruppe
• Unterstreichen Vertrauen in die Prozesse der
  virtuellen Teamarbeit

57
4.5 Start und Initiierung virtueller Teams
Mögliche Inhalte eines Regelwerks

• wann/wie Treffen stattfinden
• wie Entscheidungen getroffen werden
• Art und Weise eines Feedbacks
• Umgang mit Kritik
• Ahndung bei Verletzungen von Absprachen
• Formen von Unterstützung

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4.6 Gruppenarbeit
Planung einer Kick-Off Veranstaltung
Inhalte der Veranstaltung    Kenntnis der
Teamaufgaben Motivation bzw. Wir-Gefühl
Teammitglieder kennen Grundsätze/ Regeln kennen
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5. Aufrechterhaltung Regulation der
Zusammenarbeit in virtuellen Teams

1. Kommunikation
2. Motivation Vertrauen
3. Konfliktmanagement
4. Dokumentation

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5.1 Elektronische Kommunikationsmedien

• Probleme für virtuelle Teams
• Mehrdeutigkeit
• Unpersönlichkeit
• Kultureller Hintergrund

61
5.1 Sozioemotionale Kommunikation

• Emoticons (Gesichtseindrücke, Gefühle etc.)
• Spezifische Abkürzungen
• OIC Oh I See
• Aktionsworte mit Zusatzzeichen
• Großbuchstaben für Schreien

lach
OIC
YEAH
,(
62
5.1 Media Richness Theorie (1/3)

• Hauptaufgabe
• Reduzierung von Unsicherheit und Mehrdeutigkeit
• Empfehlungen
• Konflikte oder zwischenmenschliche Probleme
  direkt besprechen
• Weniger reichhaltige, aber ökonomischere
  Kommunikationsmedien für Routinekommunikation
• Einfache Informationen für mehrere Personen per
  Bulletin Boards

63
5.1. Media Richness Theorie(2/3)

• Je komplexer der Kommunikationsinhalt, desto
  reichhaltiger das Kommunikationsmedium
• Symbolische und soziale Bedeutung der
  Kommunikationsmedien
• Komplexere Medien, um Teamgeist zu stärken
• Pragmatische Faktoren wie Entfernung, Ausstattung
  oder Kosten
• Persönliche Präferenzen

64
5.1. Media Richness Modell(3/3)

• Ergebnisse
• Generell mehr Face-to-face-Gespräche oder Telefon
  bevorzugt
• Persönliche Gespräche bei komplexen Inhalten
  stärker vorgezogen
• Extravertierte Personen wählen nicht-textbasierte
  Kommunikationsmedien
• Schüchterne Personen werden durch direkte
  Interaktionsmedien beeinträchtigt indirekte
  Medien vermitteln Sicherheit und mehr Zeit

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5.1. Gruppenarbeit

• Vor- und Nachteile verschiedener
  Kommunikationsmedien

66
Lösung Gruppenarbeit (1/4)
Kommunikations-medien Vorteile Nachteile
Face-to-face (Gruppe) Sprachlich komplex, unmittelbares direktes Feedback Koordination, Reisekosten, Dokumentation aufwändig
Bulletin Boards Informativ, ökonomisch um viele Personen zu erreichen Unpersönlich, kein direktes Feedback
Telefon Schnell, persönlich, direktes Feedback, Vertraulichkeit möglich Reduzierte Kommunikationskanäle, Dokumentation aufwändig
67
Lösung Gruppenarbeit (2/4)
Kommunikations-medien Vorteile Nachteile
E-Mail Schnell, Abruf bei Bedarf, dokumentierbar Gefahr des overload, kein direktes Feedback
Face-to-face (Zwei Personen) Sprachlich komplex, direktes Feedback, Vertraulichkeit möglich Koordination, Reisekosten, Dokumentation aufwändig
Chat, Diskussions- foren Ökonomisch, aufgabenorientiert Überlappung von Beiträgen
68
Lösung Gruppenarbeit (3/4)
Kommunikations-medien Vorteile Nachteile
Telefonkonferenz Informell, direktes Feedback Reduzierte Kommunikationskanäle, Dokumentation aufwändig
Brief Formell, leicht zu dokumentieren Langsam, kein direktes Feedback
Videokonferenz Sprachlich komplex, direktes Feedback Koordination, Dokumentation aufwändig
69
Lösung Gruppenarbeit (4/4)
Kommunikations-medien Vorteile Nachteile
Fax Formell, leicht zu dokumentieren Relativ unpersönlich, kein direktes Feedback
Anrufbeantworter, Voice-Mail Schnell verfügbar, relativ persönlich Kein Feedback
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5.1. Strategien erfolgreicher Kommunikation in
virtuellen Teams (1/3)

• Lieber zu oft als zu wenig kommunizieren
• Doppelte Feedbackschleifen
• Nutzung vielfältiger Kommunikationstools
• Gute und ausführliche Dokumentation des
  Team-Prozesses und der Erfolgskriterien
• Klare Kommunikationszeiten

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5.1 Strategien erfolgreicher Kommunikation in
virtuellen Teams (2/3)

• Mehr Zeit für nicht unmittelbar arbeitsbezogene
  Kommunikation
• Gemeinsame Veranstaltung für das Team
• Bildung lokaler Untergruppen
• Gegenseitiger Besuch
• Mitgliederprofile im Intranet
• Training und Kommunikationskonzepte

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5.1. Strategien erfolgreicher Kommunikation in
virtuellen Teams (3/3)

• Face-to-face-Kommunikation
• Aufgabe schwierig oder neuartig
• Geringer Reifegrad und Qualifikation der
  Teammitglieder
• Hohe Vertraulichkeit
• Geringer Schutz/Sicherheit vor fremden Zugriff
• Kohäsionsbezogener Führungsstil

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5.2. Motivation und Vertrauen

• Größtes Risiko für virtuelle Teams
• geringer persönlicher Kontakt

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5.2. Typische Probleme in der Motivation
virtueller Teams

• Schnellere Isolation
• Schneller auftretende Unklarheiten über Ziele
• Schwieriger, zur regelmäßigen Überprüfung der
  Ziele zu motivieren
• Schwieriger, Vertrauen zu schaffen
• Fehlendes Feedback auf der Teamebene
• Wenig informelle Kontakte
• Fehlen von klaren Regeln

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5.2. VIST-Modell

• Managementstrategie zur Klärung und Vorhersage
  der Motivation in virtuellen Teams
• V Valence (Bedeutung für den einzelnen MA)
• I Instrumentality (Bedeutung des eigenen
  Beitrags für den Gesamterfolg)
• S Self-efficacy (Selbstvertrauen)
• T Trust (Vertrauen innerhalb virtueller Teams)

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5.3 Konfliktmanagement

• Konfliktpotenzial in virtuellen Teams
• Höheres Potenzial für Missverständnisse
• Schlechte Abstimmung
• Fehlinformationen
• Stress

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5.3. Konfliktmanagement-System (doppelte
Strategie)

• Präventive Maßnahmen
• Klare Kommunikations- strukturen
• Partizipation der Teammitglieder
• Angemessene Personalentwicklung
• Strukturelle Online-Tools

• Korrektive Maßnahmen
• Online-Meetings
• Tools zur Unterstützung von virtuellen
  Verhandlungen
• Teambuilding

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5.4 Dokumentation

• Funktionen
• Erfolgskontrolle
• Angaben der Arbeitskoordination
• Erfolgsfeedback
• Motivation und Identifikation der Teammitglieder

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5.4 Dokumentation

• Instrumente
• Homepage des Teams
• Mission statement
• Mitgliederliste
• Prozessdokumentation
• Ergebnisdokumentation