HUMAN RESOURCES PLANNING

1
HUMAN RESOURCES PLANNING

• M3 MSDM

2
HUMAN RESOURCES PLANNING

• Perencanaan SDM proses menganalisis dan
  mengenali kebutuhan dan tersedianya SDM shg.
  organisasi dapat mencapai sasarannya.
• Tujuan memastikan bahwa organisasi senantiasa
  memiliki orang dengan kemampuan yang benar
  tersedia untuk mengerjakan suatu pekerjaan.

3
THE AIMS

• Mendapatkan dan mempertahankan kuantitas dan
  kualitas SDM yang dibutuhkan
• Menyakinkan penggunaan terbaik atas SDM
• Mengantisipasi masalah yang timbul dari
  kemungkinan surplus atau defisit SDM.

4
The BENEFITS

• Memusatkan usaha staffing untuk mendapatkan,
  memperkerjakan dan menahan tersedianya orang
  terbaik yang cocok untuk memelihara budaya
  organisasi
• Mendukung strategi organisasi dengan menyasarkan
  usaha staffing pada jumlah dan macam orang yang
  dibutuhkan untuk mengimplementasikan strategi
  organisasi
• Membantu mengembangkan HR policy dan strategi
  staffing yang dibutuhkan untuk menciptakan sistem
  socio-technical/ terintegrasi di tempat kerja.

5
The BENEFITS (Conted)

• Mengintegrasikan strategic demand dengan staffing
  level yang tepat
• Meningkatkan utilisasi pemanfaatan SDM
• Mencocokkan aktivitas SDM dan sasaran organisasi
  secara efisien
• Mencapai penghematan dalam memperkerjakan
  karyawan baru
• Mengembangkan information base SDM untuk membantu
  aktivitas SDM lainnya dan unit organisasional
  lainnya
• Membuat demand utama pada pasar tenaga kerja
  lokal dengan berhasil
• Mengkoordinasikan program SDM yang bebeda seperti
  rencana tindakan afirmatif (rencana yang
  dikembangkan employer untuk memastikn EEO dan
  kebutuhan memperkerjakan karyawan)

6
LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN SDM

• Perencanaan untuk kebutuhan masa depan
• - Jumlah pegawai yang diperlukan
• - Kualifikasi yang dibutuhkan
• - Jangka waktu kebutuhan pegawai tersebut
• Perencanaan untuk keseimbangan masa depan
• - Jumlah pegawai yang ada saat ini
• - Usia pegawai, dan kemungkinan pensiun
• - Jumlah lowongan yang ada
• - Pegawai yang diperlukan
• Perencanaan untuk perekrutan dan seleksi karyawan
• - pengumuman akan kebutuhan pegawai
• Perencanaan untuk pengembangan
• - Pendidikan dan pelatihan
• - Pergeseran/ mutasi dan promosi
• - Pengisian bagian-bagian yang memerlukan tenaga
  ahli

7
HUMAN RESOURCES PLANNING ACTIVITIES

• DEMAND FORECASTING
• Mengestimasi kebutuhan SDM yang akan datang
  dengan menunjuk pada rencana korporasi dan
  fungsional serta ramalan akan tingkat aktivitas
  yang akan datang
• SUPPLY FORECASTING
• Mengestimasi supply SDM dengan menunjuk pada
  analisis SDM saat ini dan tersedianya yang akan
  datang setelah memperhitungkan apa yang terbuang
• DETERMINING MANPOWER REQUIREMENT
• Menganalisis ramalan demand dan supply untuk
  mengetahui berapa besar deficit atau surplus yang
  akan datang

8
HUMAN RESOURCES PLANNING ACTIVITIES

• Productivity and Cost Analysis
• Menganalisis produktivitas, kapasitas,
  utilisasi, dan biaya SDM agar dapat mengenali
  kebutuhan untuk improvement dalam produktivitas
  atau mengurangi biaya
• Action Planning
• Mempersiapkan rencana untuk menghadapi ramalan
  deficit atau surplus akan SDM untuk meningkatkan
  utilisasi dan produktivitas atau mengurangi biaya
  SDM
• Manpower Budgeting and Control
• Menyusun anggaran dan standar SDM serta
  melakukan monitoring implementasi dan rencana SDM
  dibandingkan anggaran dan standar.

9
TANGGUNG JAWAB HR UNIT DALAM PERENCANAAN SDM

• Menyiapkan sasaran HRP
• Berpartisipasi dalam proses perencanaan strategis
  untuk keseluruhan organisasi
• Merancang HRP data system
• Mengumpulkan dan menganalisis data dari manager
  mengenai kebutuhan staffing
• Mengenali HR strategies
• Mengimplementasi HRP yang telah disetujui oleh
  top management

10
TANGGUNG JAWAB HR UNIT DALAM PERENCANAAN SDM

• Mengenali kebutuhan supply and demand untuk
  setiap departemen
• Mereview dan mendisikusikan perencanaan SDM
  dengan HR spesialist
• Mengintegrasikan rencana SDM dengan rencana
  departemen
• Memonitor rencana SDM untuk mengenali perubahan
  yang dibutuhkan
• Mereview rencana suksesi karyawan dan career path
  sejalan dengan rencana SDM

11
DEMAND FOR HUMAN RESOURCES

• Short Range
• - Menunjukkan job opening yang harus diisi dalam
  tahun mendatang
• - Berdasarkan short range planning
• Long Range
• - Mengestimasi kebutuhan SDM untuk dua - lima
  tahun mendatang
• - Berdasarkan long range planning

12
CAUSES OF DEMAND

• External Challenge
• (Economics, social-political-legal, teknologi,
  competitors)
• Organizational Decisions
• (Strategic Plans, budgets, sales and production
  forecast, new ventures, organizational and job
  design)
• Workforce factors
• (retirement, resignations, terminations, deaths,
  leaves of absence)

13
FORECAST TECHNIQUE

• Expert Forecast
• (Informal and instant decision, formal expert
  survey, nominal group technique, delphi
  technique)
• Trend Projection Forecasts
• (extrapolation, indexation, statistical
  Analysis)
• Other Forecast Methods
• (Budget and planning analysis, new venture
  analysis, computer models)

14
METODE MENETAPKAN BESARNYA SALES FORCE

• BREAKDOWN METHOD
• Rata-rata salespeople diperlakukan sebagai
  salespeople unit, dimana salespeople unit
  diasumsikan memiliki potensi produktivitas yang
  sama dalam jumlah penjualan yang dihasilkan dalam
  satu tahun
• Besarnya sales force diperoleh dengan membagi
  sasaran penjualan setiap bulan dibagi potensi
  produktivitas setiap salespeople.

15
METODE MENETAPKAN BESARNYA SALES FORCE

• Workload Method
• - Menetapkan type of account pelanggan aktual
  dan potensial
• - Menetapkan frekuensi call setiap type of
  account
• - Menghitung annual call total yang dibutuhkan
• - Menghitung jumlah total hari kerja karyawan
  setiap tahun
• - Menghitung jumlah hari kerja tersedia setiap
  salespeople untuk menjalankan sales call selama
  satu tahun
• - Menetapkan average daily call rate setiap
  salespeople
• - Membagi annual call total yang dibutuhkan
  dengan annual call total tersedia dari setiap
  salespeople

16
HUMAN RESOURCES SUPPLY ANALYSIS

• Menganalisis existing human resources (function
  atau departemen, occupation, level of skill,
  categories of staff)
• Menganalisis potential losses atas existing human
  resources melalui labour westage (turnover index)
• Menganalisis potential changes atau existing
  human resources sebagai dampak dari promotion dan
  transfer
• Menilai perubahan kondisi pekerjaan (hours of
  work, overtime, holidays, retirement,
  part-timers, shift systems) dan absenteeism
• Menganalisis sources of supply dari dalam
  perusahaan

17
THE SUPPLY OF HUMAN RESOURCES

• Estimate of Internal Supply
• Human Resources Audit
• Succession Planning
• Replacement Charts and Summaries
• Estimate of External Supply
• External needs
• Labor market analysis
• Community Attitudes
• Demographics

18
EMPLOYMENT PLANNING AND FORECASTING

• EMPLOYMENT PLANNING
• Proses memformulasi rencana-rencana untuk mengisi
  lowongan masa depan berdasarkan pada suatu
  analisis dari posisi yg diharapkan terbuka dan
  akan diisi oleh calon dari dalam atau dari luar
• perencanaan untuk mengisi beberapa atau semua
  posisi perusahaan di masa mendatang
• suatu bagian terpadu dari proses perencanaan SDM
  dan strategik perusahaan

19
HOW TO FORECAST PERSONNEL NEEDS

• Faktor-faktor yg dibutuhkan dlm peramalan
  kebutuhan personil
• - tuntutan untuk produk/ jasa
• - volume dari produksi
• - staf yg dibutuhkan
• - turnover karyawan
• - mutu dan sifat karyawan
• keputusan untuk meningkatkan mutu produk/ jasa
• perubahan teknologi dan administratif
• - SD keuangan

20
HOW TO FORECAST PERSONNEL NEEDS

• Trend Analysis
• analisis ttg kebutuhan employment masa lalu prsh
  selama satu periode tahun untuk meramalkan
  kebutuhan untuk masa depan
• Ratio Analysis
• tehnik peramalan untuk menentukan kebutuhan staf
  di masa yad dgn menggunakan ratio antara volume
  penjualan dan jumlah karyawan yg dibutuhkan

21
HOW TO FORECAST PERSONNEL NEEDS

• The Scattter Plot
• metode grafikal yg digunakan untuk membantu
  mengidentifikasikan hubungan antara dua variabel
• Computerized Forecast
• hubungan kebutuhan staf di masa depan dgn
  memperhitungkan penjualan prsh, volume produksi,
  dan personil yg dituntut untuk mempertahankan
  volume output dan meggunakan paket perangkat
  lunak

22
HOW TO FORECAST PERSONNEL NEEDS

• Managerial Judgement
• - keputusan untuk meningkatkan mutu produk/
  jasa dlm memasuki pasar baru
• - perubahan administrasi dan teknologis
  menghasilkan produktivitas yg meningkat
• - sumber keuangan yg tersedia

23
FORECASTING THE SUPPLY OF INSIDE CANDIDATES

• Qualifications Inventories
• catatan sistematik manual atau terkomputerisasi
  mengenai pendidikan karyawan, karir dan
  pengembangan, bahasa, keterampilan khusus untuk
  digunakan dalam peramalan calon dari dalam untuk
  kepentingan promosi

24
FORECASTING THE SUPPLY OF INSIDE CANDIDATES

• Manual Systems and Replacement Charts
• - Personnel Replacement Charts
• catatan persh yg memperlihatkan kinerja saat
  ini dan kemampuan untuk dipromosikan dari calon
  dalam bagi kebanyakan posisi penting
• - Position Replacement Card
• kartu yg dipersiapkan untuk setiap posisi dlm
  sebuah prsh untuk memperlihatkan calon-calon
  pengganti yg mungkin dan kualitas mereka

25
FORECASTING THE SUPPLY OF INSIDE CANDIDATES

• Computerized Information Systems
• - work experience codes
• - product knowledge
• - industry experience
• - formal education
• - training courses
• - foreign language skill
• - relocation limitations
• - career interest
• - performance appraisal

26
INTERNAL SOURCES OF CANDIDATES

• JOB POSTING
• Penempatan pengumuman mengenai adanya lowongan
  pada papan pengumuman perusahaan merupakan suatu
  metode yang efektif

27
MEMBANGUN KOMITMEN KARYAWAN

• PROMOSI DARI DALAM
• Efektif tergantung pada aksi SDM lainnya,
  pemberian pendidikan dan pelatihan yang
  dibutuhkan untuk membantu karyawan
  mengidentifikasi dan mengembangkan potensi
  promosi mereka.
• Penilaian yang berorientasi pada karir, penyelia
  dan karyawan diangkat dengan menautkan kinerja
  masa lalu dari karyawan, pilihan karir, dan
  kebutuhan pengembangannya dalam sebuah rencana
  karir yang formal.
• Suatu sistem untuk menilai catatan karir dan
  memasang pengumuman lowongan jabatan, sistem yang
  menjamin semua karyawan yang memenuhi syarat akan
  diinformasikan mengenai lowongan dan
  dipertimbangkan untuk itu.

28
Perencanaan Suksesi

• Merujuk pada rencana rencana yang dibuat sebuah
  perusahaan untuk mengisi posisi eksekutifnya yang
  paling penting. Akan tetapi, dalam praktik sering
  mencakup suatu rangkaian langkah yang cukup rumit
  dan terpadu.
• Analisis atas tuntutan bagi para manejer pada
  tingkat perusahaan, fungsi dan ketrampilan.
• Audit atas eksekutif yang ada dan proyeksi atas
  pemasokan masa depan yang mungkin dari sumber
  internal dan eksternal.
• Merencanakan jalur karir individual berdasarkan
  pada perkiraan obyektif kebutuhan masa depan dari
  perusahaan, juga kebutuhan individual.

29

• Promosi yang dipacu, dengan pengembangan yang
  ditargetkan terhadap kebutuhan masa depan dari
  bisnis.
• Konseling karir yang dilangsungkan dalam konteks
  pemahaman yang realistik atas kebutuhan masa
  depan dari perusahaan, juga kebutuhan individual.
• Pelatihan dan pengembangan yang berhubungan
  dengan kinerja untuk mempersiapkan individu bagi
  peran masa sepan juga tanggung jawab sekarang.

30
FORECASTING THE SUPPLY OF OUTSIDE CANDIDATES

• General Economics Conditions
• meramal kondisi ekonomi umum dan angka
  pengangguran umum yg diperkirakan, biasanya makin
  rendah angka penggangguran, makin rendah
  pemasokan tenaga kerja dan makin sulit untuk
  merekrut personil
• Local labor Market Conditions
• Occupational Market Conditions
• meramalkan ketersediaan calon jabatan potensial
  dlm jabatan spesifik

31
KESIMPULAN

• Perencanaan SDM membutuhkan faktor waktu,
  personel dan juga sumber financial.
• Perencanaan SDM dilakukan pada organisasi yang
  besar, dimana hal ini berarti juga mendapatkan
  efektivitas yang lebih besar. Perencanaan juga
  menggambarkan usaha oleh SDM untuk memperkirakan
  kebutuhan dimasa yad dan supply dari para tenaga
  kerja, jadi dalam hal ini data merupakan suatu
  hal vital.