Title: BAB 4
1BAB 4
PENGORGANISASIAN
Disediakan Oleh Kolej Matrikulasi Perak
2ISI KANDUNGAN
- 4.1 Pengenalan Pengorganisasian
- 4.1.1 Definisi Pengorganisasian
- 4.1.2 Kepentingan Pengorganisasian
- 4.2 Prinsip Pengorganisasian
- 4.3 Struktur Organisasi
- 4.3.1 Jenis-jenis Struktur Organisasi
34.1 Definisi Pengorganisasian
-
- Proses di mana pengurus menyusun dan mengagihkan
sumber-sumber organisasi untuk melaksanakan tugas
yang telah ditetapkan agar dapat mencapai
matlamat organisasi.
4Organisasi Formal dan Tidak Formal
ORGANISASI FORMAL ORGANISASI TIDAK FORMAL
Dibentuk berdasarkan struktur peranan yang dikelolakan secara formal mengikut tingkat autoriti yang telah ditetapkan di dalam sesebuah syarikat atau pertubuhan. Contoh Kolej Matrikulasi Perak (rujuk carta organisasi KMPk) Hubungan tidak rasmi yang wujud akibat interaksi antara pekerja di dalam organisasi rasmi. Mereka yang lebih berketrampilan akan terlantik sebagai ketua atau pemimpin secara tak rasmi. Berlaku secara spontan bagi mencapai sesuatu kepentingan. Contoh Jawatankuasa Kelab Staf Kolej Matrikulasi Perak melibatkan pelbagai tahap pengurusan.
5Kepentingan Pengorganisasian
- Menghasilkan satu susunan tenaga kerja yang
sistematik bagi mencapai matlamat organisasi. - Memastikan pengagihan sumber di antara jabatan
dapat dilakukan dengan saksama. - Mengawal tingkah laku pekerja melalui prosedur
dan sistem yang telah ditetapkan.
64.2 PRINSIP PENGORGANISASIAN
- Pengkhususan Kerja
- Pekerja hanya menumpukan kepada kerja yang
tertentu sahaja. - Dapat meningkatkan kemahiran dan kebolehan dalam
sesuatu kerja. - Dikenali juga sebagai pembahagian kerja
- Contoh Pengkhususan kerja dalam bidang
- kewangan/ pemasaran
7- 2. Kesatuan Arahan
- Setiap pekerja hanya ada seorang ketua sahaja.
- Pekerja hanya melapor kepada seorang ketua
sahaja.
83. Rantaian Arahan
- Garisan autoriti yang menghubungkan individu
dalam organisasi dan menggambarkan secara khusus
siapa melapor kepada siapa. - Rantaian arahan memudahkan hubungan autoriti
iaitu tanggungjawab antara pihak pengurusan
dengan orang-orang bawahan dalam keseluruhan
organisasi dapat diketahui dengan jelas.
Pengarah Urusan
Pengarah Bahagian
Pengurus
Penyelia
Pekerja
9- 4. Kesatuan Objektif
- Semua objektif jabatan, bahagian dan individu
mengarah kepada objektif organisasi yang sama. - Contoh Syarikat APL SDN. BHD. menyasarkan
keuntungan sebanyak 30 bagi tahun 2012.
10- 5. Jangkauan Kawalan
- Merujuk bilangan staf bawahan yang melapor terus
kepada seorang ketua/pengurus - Terdiri daripada
- i. Jangkauan kawalan luas.
- ii. Jangkauan kawalan sempit.
11- i. Jangkauan Kawalan Luas
- Bilangan staf yang diletakkan dibawah kawalan
pengurus/ ketua adalah ramai.
12- ii. Jangkauan Kawalan Sempit
- Bilangan staf yang diletakkan dibawah seorang
pengurus adalah sedikit.
13- 6. Autoriti
- Autoriti adalah kuasa formal dan hak mutlak
pengurus untuk membuat sesuatu keputusan, memberi
arahan, mengagihkan sumber untuk mencapai
matlamat organisasi. - Semua pengurus mempunyai autoriti tetapi darjah
autoriti yang dimiliki itu adalah berbeza
berasaskan peringkat pengurusan di mana mereka
berada.
14- Autoriti yang dimiliki oleh seseorang pengurus di
dalam sesebuah organisasi didefinisikan di dalam
huraian kerja (job description) - Terdapat 2 jenis autoriti
- Autoriti Lini
- Autoriti Staf
15- Autoriti Lini
- Pengurus mempunyai kuasa formal untuk memberi
arahan dan mengawal pekerja bawahan ke arah
mencapai matlamat organisasi. - Melibatkan aktiviti-aktiviti berdasarkan misi dan
matlamat utama organisasi. - Autoriti ini bergerak terus ke bawah dari
pengurus atasan sehingga pekerja bawahan. - Contoh pengurus pemasaran mengarahkan penyelia
pemasaran untuk menjalankan penyelidikan
pemasaran
16- Autoriti Staf
- Kuasa pengurus untuk menasihati jabatan-jabatan
lini yang melibatkan kemahiran dan tugas khusus
bagi menyokong aktiviti-aktiviti jabatan. - Menggambarkan hubungan sebagai penasihat kepada
organisasi. Mereka tiada kuasa untuk
mengarah/memaksa ahli organisasi menerima nasihat
mereka. - Contoh Pengurus pemasaran menasihati unit
pengeluaran meningkatkan kualiti produk.
17- 7. Pemusatan
- Autoriti dan keputusan tertumpu pada peringkat
atasan dan hanya sedikit sahaja autoriti membuat
keputusan diberi kepada peringkat bawahan. - Aktiviti antara unit dikoordinasikan bagi
mewujudkan keseragaman. - Contoh Proses pembuatan keputusan banyak dibuat
oleh ibu pejabat dan amat sedikit di cawangan. -
18- 8. Pemencaran
- Autoriti dan pembuatan keputusan diturunkan
(didelegasikan) oleh pengurus atasan kepada
pengurus bawahan. - Keputusan dapat dilakukan dengan cepat.
- Pekerja lebih bermotivasi kerana terlibat dalam
pembuatan keputusan. - Cth Proses pembuatan keputusan banyak dibuat di
peringkat cawangan. -
19- 9. Delegasi Tugas
- Delegasi tugas berlaku apabila autoriti diagihkan
secara penurunan kuasa kepada subordinat di dalam
sesebuah organisasi. - Walau bagaimanapun keputusan akhir adalah dari
pihak pengurus atasan.
204.3 Struktur Organisasi
- Suatu sistem atau jaringan formal menunjukkan
bagaimana aktiviti organisasi dibahagi, dikumpul
dan diselaraskan. - Menggambarkan hubungan diantara pelbagai tahap
pengurusan. - Membentuk struktur lini dan staf melalui carta
organisasi.
21Struktur Divisional
Struktur Fungsian
Jenis-Jenis Struktur Organisasi
Struktur Matrik
22i. Struktur Divisional
- Pembahagian jabatan dibuat mengikut
- Geografik
- Pelanggan
- Produk.
23Ciri-ciri struktur divisional
- Struktur diagihkan mengikut produk, pengguna dan
geografik. - Setiap division mempunyai sumber fungsi utama
yang diperlukan dan tidak bergantung kepada
division yang lain.
24Struktur Divisional Mengikut Produk
Pengurus Besar
Pengurus Bahagian Pakaian Sukan
Pengurus Bahagian Peralatan Sukan
Pengurus Bahagian Kasut Sukan
Contoh Produk Adidas
25Struktur Divisional Mengikut Pengguna
Pengurus Besar
Pengurus Pakaian Kanak-kanak
Pengurus Pakaian Remaja
Pengurus Pakaian Dewasa
Contoh Produk Demografik
26Struktur Divisional Mengikut Geografik
Pengurus Besar
Pengurus Kawasan Utara
Pengurus Kawasan Tengah
Pengurus Kawasan Selatan
Contoh Perkhidmatan Bank
27Kebaikan
- Divisional Mengikut Produk
- Meningkatkan kemahiran dalam pengeluaran produk
- Meningkatkan produktiviti dan kreativiti kerana
berlakunya pengkhususan kerja - Mudah untuk menangani perubahan dan masalah dalam
proses pengeluaran produk. - Divisional Mengikut Pengguna
- Meningkatkan tahap perkhidmatan dan kemahiran
pekerja kerana dilatih untuk memenuhi kehendak
pengguna. - Divisional Mengikut Georafik
- Pengurus akan mempunyai pengetahuan yang luas
tentang kehendak dan gelagat pengguna bagi
kawasan masing-masing
28Keburukan
- Divisional Mengikut Produk
- Kos adalah tinggi kerana setiap produk mempunyai
piawaian yang tertentu. - Pekerja bimbang mereka mahir dalam keluaran
tertentu sahaja. - Divisional Mengikut Pengguna
- Pertindihan usaha dalam menguruskan operasi
kerana penekanan kepada pengguna dan bukannya
tugas. - Melibatkan kos yang tinggi untuk mengupah,
melatih dan membangunkan ramai pengurus untuk
setiap jenis pengguna. - Divisional Mengikut Georafik
- Pengurus merasa kurang kuasa untuk mengawal
pekerja cawangan - Kos yang tinggi akibat faktor demografi yang
berbeza mengikut kawasan.
29ii. Struktur Fungsian
- Struktur yang diagihkan menurut tugas dan fungsi.
- Merupakan penjabatan yang paling asas dan
lazimnya digunakan oleh organisasi kecil yang
mempunyai produk yang terhad. - Contoh pengeluaran, kewangan dan pemasaran.
30Ciri-ciri struktur fungsian
- Dikelaskan mengikut fungsi utama (kemahiran).
- Kedudukan ahli organisasi adalah mengikut
persamaan dalam kepakaran, kemahiran dan aktiviti
kerja. - Contoh
- - Pengeluaran aktiviti yang berkait tentang
- pengilangan produk
- - Pemasaran aktiviti promosi dan jualan produk
- - Sumber Manusia bertanggungjawab
- mendapatkan dan mempertahankan pekerja
- yang berpotensi.
- - Kewangan mendapatkan dan menguruskan
- sumber dana
31Struktur Fungsian
Pengurus Besar
Pengurus Kewangan
Pengurus Pengeluaran
Pengurus Pemasaran
32Kebaikan
- Penumpuan kepada bidang tugas yang diberikan
sahaja. (pengkhususan kerja) - Dapat meningkatkan kemahiran kerana melakukan
kerja yang sama dalam jabatan. - Mudah melatih pekerja baru kerana bidang
pengkhususan yang sama. - Dapat mengurangkan kos dan masalah pengurusan
kerana wujudnya perkongsian sumber .
33Keburukan
- 1. Tiada penekanan kepada kerjasama dan
pertukaran idea dengan jabatan yang lain kerana
bidang tugas yang berbeza. - Masalah yang timbul mempengaruhi jabatan lain dan
ini akan meningkatkan kos dan masa yang panjang. - Contoh Kelewatan Bahagian Kewangan meluluskan
bajet mengakibatkan masalah kepada jabatan lain.
34iii. Struktur Matrik
- Merupakan gabungan antara struktur divisional dan
struktur fungsian. - Juga dikenali sebagai sistem berbilang arahan.
- Staf membuat laporan kepada dua orang ketua iaitu
ketua fungsian dan ketua jabatan divisional.
35Ciri-ciri struktur matrik
- Menggabungkan struktur division dan fungsian.
- Mempunyai dua rantaian arahan menegak dan
melintang. - Pekerja perlu membuat laporan kepada dua ketua
(division dan fungsian) - Struktur ini bercanggah dengan prinsip kesatuan
arahan (unity of command) menyebabkan ianya sukar
untuk diuruskan.
36Struktur Matrik
Pengarah Urusan
Pengurus Kewangan
Pengurus Pengeluaran
Pengurus Projek
Pengurus Projek A
Staf A Kewangan
Staf A pengeluaran
Pengurus Projek B
Staf B Kewangan
Staf B pengeluaran
Pengurus Projek C
Staf C Kewangan
Staf C pengeluaran
37Kebaikan
- Kebolehan untuk mengendalikan 2 matlamat serentak
kerana ada 2 penugas autoriti. - Organisasi lebih peka kepada perubahan dalam
persekitaran. - Kerjasama antara bidang dapat dilakukan dengan
lebih cekap dan berkesan. - Peningkatan komunikasi antara pekerja, dapat
meningkatkan pertumbuhan perniagaan dan
kepelbagaian keluaran dapat dilakukan.
38Keburukan
- Terlalu kompleks dan ini akan menimbulkan banyak
masalah. - Kos pengurusan yang tinggi, contohnya apabila
lebih banyak perbincangan terpaksa dilakukan
untuk mencapai kesepakatan. - Ketua yang ramai akan menyebabkan pergaduhan dan
perselisihan faham antara staf dan pengurus
(percanggahan arahan). - Kuasa selalunya didominasi oleh individu-individu
yang ekstrovert (menonjol).
39- TAMAT BAB 4
- SEKIAN
- TERIMA KASIH
40(No Transcript)