PENCATATAN SIPIL DALAM PENYELENGGARAAN SISTEM ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

1
PENCATATAN SIPILDALAM PENYELENGGARAANSISTEM
ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
DEPARTEMEN DALAM NEGERI R.I. DIREKTORAT JENDERAL
ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
Oleh Direktur Pencatatan Sipil
Disampaikan Pada Acara Program Rintisan
Sistem Administrasi Kependudukan (SAK) Medan, 23
Mei 2006
2
I. PENDAHULUAN
1. Pengertian
Perbedaan mendasar antara administrasi
kependudukan, sistem administrasi kependudukan,
pencatatan sipil dan Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan dapat dilihat dari
pengertian keempatnya di bawah ini
Administrasi Kependudukan Adalah rangkaian
kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan
dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran
penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan informasi
penduduk serta pendayagunaan hasilnya untuk
pelayanan publik dan pembangunan sektor lain.
Sistem Administrasi Kependudukan (SAK) Merupakan
jaringan pelayanan dan sarana informasi/komunikasi
data kependudukan bagi Pemerintah, Masyarakat
dan Dunia Usaha
3
I. PENDAHULUAN
1. Pengertian -- lanjutan
Perbedaan mendasar antara administrasi
kependudukan, sistem administrasi kependudukan,
pencatatan sipil dan Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan dapat dilihat dari
pengertian keempatnya di bawah ini
Pencatatan Sipil Adalah pencatatan peristiwa
penting yang dialami oleh seseorang pada register
catatan sipil oleh Instansi Penyelenggara
Pencatatan Sipil
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
(SIAK) Adalah sistem informasi nasional untuk
memfasilitasi pelayanan penerbitan dokumen
penduduk atau surat keterangan kependudukan dan
pengelolaan data hasil pendaftaran penduduk dan
pencatatan sipil dengan teknologi informasi dan
komunikasi
4
I. PENDAHULUAN
2. Esensi Pembangunan Sistem Administrasi
Kependudukan
Esensi membangun SAK adalah membakukan atau
memantapkan mekanisme penyelenggaraan pendaftaran
penduduk dan pencatatan sipil terutama kelahiran,
kematian, perkawinan dan perceraian yang
dilakukan berbagai instansi terkait didukung
dengan sistem informasi yang mampu menghimpun
data penduduk dengan tepat waktu dengan cakupan
lengkap serta menyeluruh dan dapat dimanfaatkan
untuk penerbitan dokumen penduduk dan pelayanan
publik lainnya.
Untuk melaksanakan program rintisan SAK termasuk
dalam penyelenggaraan pelayanan, perlu diterapkan
mekanisme yang berisi persyaratan dan prosedur
serta tatacara seperti yang telah dituangkan
dalam pedoman termasuk formulir-formulir
pelayanan dan blangko dokumen penduduk sekaligus
langkah-langkah yang harus ditempuh dalam
pendaftaran penduduk, pencatatan sipil dan
pengelolaan informasi.
5
I. PENDAHULUAN
3. Kebijakan Penyelenggaraan SAK

• Pengembangan SAK dilandasi kebijakan dan arah
  penyelenggaraan sebagai berikut

1. Pengembangan SAK merupakan sarana untuk
   menciptakan sistem pengenal tunggal dalam dokumen
   penduduk sebagaimana direkomendasi oleh MPR RI
   dalam TAP Nomor VI/MPR/2002
2. SAK ditujukan untuk menyediakan data kependudukan
   hasil registrasi penduduk dan pencatatan sipil
   guna mendukung pemerintahan, pelayanan publik dan
   pembangunan dalam era otonomi
3. Penerapan SAK merupakan langkah untuk mendorong
   setiap penduduk secara tertib melaporkan dan
   memiliki dokumen atas peristiwa kependudukan dan
   peristiwa penting yang dialaminya

6
I. PENDAHULUAN
3. Kebijakan Penyelenggaraan SAK -- lanjutan
Pengembangan SAK dilandasi kebijakan dan arah
penyelenggaraan sebagai berikut

1. Penyelenggaraan SAK diupayakan dapat

• meningkatkan pemahaman penduduk atas manfaat
  kepemilikan identitas penduduk dan dokumen
  kependudukan
• mendukung pengintegrasian dan pertukaran data
  penduduk antar lembaga yang melayani administrasi
  kependudukan secara tertib dan berkesinambungan
• menjamin keamanan data individu yang terhimpun
  dalam bank data dan dapat diakses dalam sistem
  jaringan nasional
• mewujudkan perlindungan terhadap hak sipil dan
  hak politik penduduk melalui penerbitan dokumen
  penduduk

7
I. PENDAHULUAN

1. Komparasi Administrasi Kependudukan dengan Civil
   Registration

Penyelenggaraan administrasi kependudukan di
Indonesia dengan rekomendasi penyelenggaraan
civil registration dari Perserikatan
Bangsa-Bangsa terletak pada re-grouping dan
cakupan peristiwa penting yang direkomendasikan,
sebagaimana di dalam perbandingan berikut .
8
VISI DAN MISI SERTA KEBIJAKAN DAN STRATEGI
DITJEN. ADMMINDUK
VISI DAN MISI SERTA KEBIJAKAN
DAN STRATEGI DITJEN ADMINISTRASI
KEPENDUDUKAN

1. VISI
2. TERTIB ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DNG PELAYANAN
   PRIMA MENUJU PENDUDUK BERKUALITAS TAHUN 2015

B. MISI MENINGKATKAN KUALITAS
PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DI TK.
PUSAT DAN DAERAH, SERTA MENGEMBANGKAN POTENSI
PARTISIPASI MASYARAKAT DLM MENDUKUNG TERTIB
ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
9
KEBIJAKAN NASIONAL DI BIDANG ADMINISTRASI
KEPENDUDUKAN

• Penyelenggaraan SAK dimaksud untuk lebih
  meningkatkan pelayanan kepada rakyat dlm
  pengurusan dokumen penduduk, sekaligus
  untuk meningkatkan kepemilikan dokumen
  penduduk dlm memberikan perlindungan kpd
  masyarakat melalui dokumen yg sah, sekaligus
  menghimpun data penduduk secara baik, benar dan
  terpercaya. Sehingga terwujud suatu pemerintah
  yang efektiv dan akuntabel.

10
KOMPARASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DENGAN
CIVIL REGISTRATION
Administrasi Kependudukan
Civil Registration
Capil (Indonesia)
Vital Events

1. Birth (kelahiran)
2. Death (kematian)
3. Foetal Death (lahir mati)
4. Marriage (perkawinan)
5. Divorce (perceraian)
6. Annulment (pembatalan perkawnan)
7. Judicial Separation (pisah meja ranjang)
8. Adoption (pengangkatan anak)
9. Recognition (pengakuan anak)
10. Legitimation (pengesahan anak)

• Kelahiran
• Kematian
• 3. Perkawinan
• Perceraian
• Pengangkatan Anak
• Pengakuan Anak
• Pengesahan anak
• Perubahan Kewarganegaraan

• Dafduk (Indonesia)
• Pencatatan Biodata
• Pengurusan Identitas Penduduk
• Perpindahan Penduduk
• Pendaftaran kelahiran, kematian, lahir mati,
  perkawinan, perceraian
• Imigrasi (status domisili)

• Population Event
• Changes of Address
• Changes of Name
• Immigration (1st time reg)
• Granting/withdrawl of citizenship

11
II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
1. Pengertian Sistem Pencatatan Sipil,
Pencatatan Sipil dan Akta Catatan Sipil adalah
sebagai berikut
Sistem Pencatatan Sipil Sistem pencatatan sipil
merupakan bagian dari sistem pencatatan
menyeluruh dalam sebuah negara, mencakup segala
bentuk pengaturan hukum, institusi dan teknik
pelaksanaan yang diperlukan untuk mewujudkan
fungsi-fungsi pencatatan sipil.
Pencatatan Sipil Adalah proses pembuatan catatan
peristiwa penting dalam kehidupan seseorang pada
register catatan sipil oleh Instansi
Penyelenggara Catatan Sipil sebagai dasar
penerbitan kutipan akta.
12
II. SISTEM PENCATATAN SIPIL

• Pengertian Sistem Pencatatan Sipil, Pencatatan
  Sipil dan Akta Catatan Sipil adalah sebagai
  berikut
• (lanjutan)

Akta Catatan Sipil Adalah dokumen yang
diterbitkan oleh Instansi Pemerintah yang
menyelenggarakan pencatatan sipil (meliputi 5
jenis yaitu akta kelahiran, kematian, perkawinan,
perceraian dan pengakuan anak).
Register Akta Catatan Sipil Adalah daftar yang
memuat data otentik mengenai peristiwa penting
yang diterbitkan dan disahkan oleh Pejabat
berwenang berdasarkan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
13
II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
1. Pengertian Sistem Pencatatan Sipil,
Pencatatan Sipil dan Akta Catatan Sipil adalah
sebagai berikut
(lanjutan)
Kutipan Akta Catatan Sipil Adalah kutipan data
otentik yang dipetik sebagian dari register akta
yang diterbitkan dan disahkan oleh Pejabat
berwenang berdasarkan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
Salinan Akta Catatan Sipil Adalah salinan data
otentik dari seluruh dari register akta yang
diterbitkan dan disahkan oleh Pejabat berwenang
berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
14
II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
2. Komponen Sistem Pencatatan Sipil di Indonesia
Sebagai sebuh sistem, komponen sistem pencatatan
sipil di Indonesia meliputi dasar hukum,
kelembagaan, aparatur, prosedur, persyaratan, dan
dokumen, sebagaimana tergambar di bawah ini.
Dasar hukum
kelembagaan
dokumen
SISTEM CAPIL
aparatur
blangko
prosedur
persyaratan
15
II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
3. Kaidah Universal Civil Registration
Kaidah universal civil registration yang
direkomendasikan oleh Perserikatan Bangsa-Bangsa
meliputi 3 (tiga) hal yaitu azas, fungsi dan
norma.
a. Azas

• Universal

Pencatatan sipil dilaksanakan atas semua
peristiwa penting yang dialami penduduk pada
semua wilayah negara tanpa kecuali

• Permanen

Pencatatan sipil diselenggarakan pada sebuah
sistem yang permanen yang ditetapkan oleh negara
16
II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
a. Azas
-- lanjutan

• Wajib

Pemerintah wajib menetapkan sebuah sistem yang
permanen untuk menyelenggarakan pencatatan sipil
dan setiap penduduk atas amanat hukum wajib
melaporkan setiap peristiwa penting yang
dialaminya

• Terus menerus

Pencatatan sipil diselenggarakan secara
berkelanjutan/terus menerus untuk setiap
peristiwa penting yang dialami seseorang
17
II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
b. Fungsi

• Hukum

Pencatatan sipil menghasilkan dokumen hukum bagi
seseorang, utamanya bagi status keperdataan
seseorang

• Statistik

Pencatatan sipil memberikan pembuktian peristiwa
penting yang dialami seseorang, yang dalam
pencatatannya membantu pengumpulan data untuk
masukan statistik vital yang memberikan data bagi
perencanaan pembangunan

• Kerjasama

Merupakan fungsi kerjasama timbal balik antara
sistem pencatatan sipil dengan lembaga lain yang
memerlukan data pencatatan sipil untuk pelayanan
publik
18
II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
c. Norma

• Pengelolaan, operasionalisasi dan pemeliharaan

• Penyiapan kerangka hukum

• Komunikasi, informasi dan edukasi

• Komputerisasi

• Pengarsipan register dan pengeluaran data
  individu

19
II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
4. Cakupan pencatatan sipil
Pencatatan sipil di Indonesia meliputi pencatatan
atas peristiwa penting

1. Kelahiran
2. Kematian
3. Perkawinan
4. Perceraian
5. Pengangkatan Anak
6. Pengakuan Anak
7. Pengesahan Anak
8. Perubahan Nama

• Perubahan Jenis Kelamin
• j. Perubahan kewarganegaraan

20
II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
5. Prinsip pencatatan
Prinsip pencatatan atas peristiwa penting
dimaksud dilaksanakan dengan prinsip sebagai
berikut

1. Pencatatan Kelahiran, didasarkan atas surat
   keterangan penolong/orang yang mengetahui
   persalinan. Untuk anak yang tidak diketahui asal
   usulnya, pencatatan kelahiran didasarkan atas
   berita acara penemuan dari kepolisian.

1. Pencatatan Kematian, didasarkan atas surat
   keterangan kematian dari dokter/petugas kesehatan
   atau penetapan Pengadilan

1. Pencatatan perkawinan, didasarkan atas surat
   keterangan perkawinan dari Pemuka Agama.

1. Pencatatan perceraian, didasarkan atas keputusan
   Pengadilan

21
II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
5. Prinsip pencatatan

• Pencatatan pengangkatan anak didasarkan atas
  penetapan Pengadilan Negeri
• Pencatatan pengakuan anak didasarkan atas surat
  pengakuan ayah kandung yang disetujui oleh ibu
  kadung
• Pencatatan pengesahan anak didasarkan atas
  pengesahan perkawinan kedua orang tua kandung
• Pencatatan perubahan nama didasarkan atas
• - Surat Keputusan Menteri Kehakiman dan HAM
  untuk perubahan nama keluarga
• - Penetapan Pengadilan Negeri untuk perubahan
  nama kecil

22
II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
5. Prinsip pencatatan

• Pencatatan perubahan jenis kelamin, didasarkan
  atas penetapan Pengadilan
• Pencatatan perubahan kewarganegaraan, didasarkan
  keputusan Pengadilan

23
III. PROSES PENCATATAN SIPIL
1. Metode
Pencatatan sipil dapat dilaksanakan dengan
menggunakan 2 (dua) metode, yaitu manual atau
menggunakan teknologi informasi (komputerisasi)
2. Tahapan
Metode apapun yang digunakan, apakah dengan cara
manual atau menggunakan teknologi informasi,
pencatatan harus melalui tahapan

• Pelaporan, yaitu penduduk yang bersangkutan
  datang untuk melaporkan peristiwa penting yang
  dialaminya
• Verifikasi, yaitu proses pencocokan data yang
  tertera dalam dokumen persyaratan
• Validasi, yaitu proses pengujian kebenaran data
  yang tertera dalam dokumen persyaratan
• Penerbitan akta

24
III. PROSES PENCATATAN SIPIL
3. Mekanisme
a. Prosedur
Prosedur pencatatan sipil dilaksanakan melalui

• Desa/kelurahan, kecamatan dan kabupaten/kota
  bagi pencatatan kelahiran WNI, kematian, dan
  perkawinan
• Kabupaten/Kota bagi pencatatan kelahiran WNA,
  perceraian, pengangkatan anak, pengakuan anak,
  pengesahan anak, perubahan nama, perubahan jenis
  kelamin, perubahan kewarganegaraan

b. Persyaratan
Persyaratan pencatatan sipil pada dasarnya
meliputi

• Persyaratan inti, yang merupakan dasar
  dilaksanakannya pencatatan, sebagaimana didalam
  prinsip pencatatan
• Persyaratan dokumen kependudukan lain, seperti
  KTP, KK, dan lain-lain.

25
III. PROSES PENCATATAN SIPIL
3. Mekanisme
a. Formulir dan blangko

• Jenis formulir pada intinya terdiri dari 2 (dua),
  yaitu
• Formulir pelaporan
• Formulir permohonan

• Jenis blangko pada intinya terdiri dari 2 (dua),
  yaitu
• Blangko register akta
• Blangko kutipan akta
• Yang terdiri dari 5 jenis, yakni
• Akta kelahiran
• Akta kematian
• Akta perkawinan
• Akta perceraian
• Akta pengakuan anak

26
III. PROSES PENCATATAN SIPIL
4. Pemutakhiran
Pemutakhiran data catatan sipil dapat dilakukan
dengan 3 (tiga) cara, yaitu
a. Pencatatan baru, yaitu yang dilakukan atas
dasar terjadinya sebuah peristiwa penting yang
dialami oleh penduduk

• Perubahan akta
• Perubahan akta dapat dilaksanakan atas
  permohonan penduduk dengan atau tanpa penetapan
  pengadilan.

• Pembatalan akta
• Pembatalan akta dilakukan atas dasar penetapan
  pengadilan karena ada kesalahan prosedur atau
  hukum materiilnya

27
IV. ARAH KEBIJAKAN TEKNIS DAN STRATEGI CATATAN
SIPIL
1. Arah Kebijakan Teknis

1. Pengkajian dan penyempurnaan peraturan pencatatan
   sipil (Undang-Undang, PP, Keppres, Kepmen)
2. Konsolidasi format kelembagaan catatan sipil di
   Kabupaten/Kota
3. Pengkajian dan penyusunan sistem, prosedur,
   standar pelayanan pencatatan sipil
4. Penciptaan tertib penyelenggaraan catatan sipil
   dengan mengakomodasikan hak perdata yang tidak
   diskriminatif
5. Peningkatan kualitas pelayanan pencatatan sipil
   melalui peningkatan profesionalitas SDM,
   akuntabilitas dan transparansi pelayanan
6. Peningkatan cakupan pemilikan akta dan perubahan
   kualitas data melalui program rintisan catatan
   sipil dengan SIAK
7. Penerbitan format dan spesifikasi akta dengan
   standar nasional

28
Lanjutan IV. ARAH KEBIJAKAN TEKNIS
DAN STRATEGI CATATAN
SIPIL
2. STRATEGI
a. Membangun komitmen politis, kebijakan dan
operasionalisasi catatan sipil secara nasional.
b. Meningkatkan eksistensi Direktorat
Pencatatan Sipil sebagai pembina operasional
penyelenggaraan catatan sipil
c. Membina kerjasama dengan instansi yang
terkait dengan catatan sipil di tingkat Pusat ,
Provinsi, Kabupaten/Kota.
d. Menggalang kerjasama dengan LSM dan
Masyarakat yang concern dengan penyelenggaraan
catatan sipil sebagai partnership
e. Melaksanakan kegiatan pencatatan sipil
melalui pendekatan piloting( SIAK), pengkajian
untuk penyusunan kebijakan teknis (studi kasus)
f. Meningkatkan profesionalitas SDM perumus
kebijakan dan pelaksana teknis catatan sipil
g. Merintis upaya pembukaan kontak pengaduan
masyarakat ( Hotline Services) untuk peningkatan
pelayanan catatan sipil di Kabupaten/Kota
h. Membangun international Civil Registrasion
NetWorking dengan Lembaga-Lembaga Internasional
29
V. Permasalahan Pencatatan Sipil dalam Kerangka
SAK
a. Permasalahan Dasar

• Pada dasarnya permasalahan dalam catatan sipil
  sama dengan permasalahan yang dijumpai dalam
  administrasi kependudukan, yaitu landasan hukum,
  kelembagaan,SDM,Sistem Informasi,
  Terkonsentrasinya tempat pelayanan di Kab/Kota,
  kesadaran masyarakat.
• Selain 6 (enam) masalah mendasar tersebut,
  permasalahan oprasional catatan sipil yang perlu
  diperhatikan adalah
• a) Banyak dari Kab/Kota belum mempunyai Perda
• tentang Penyelenggaraan Capil, yang ada
  baru
• Perda tentang Retribusi Penggantian
  Biaya Cetak
• Kutipan Akta

30
b) Komputerisasi yang dilaksanakan sekedar untuk
pelayanan belum menjurus kearah integrasi data c)
Belum terbangun koneksitas data antara Dinas
Capil, Pengadilan Negeri, Pengadilan Agama dan
KUA. d) Tersendatnya pelayanan catatan sipil pada
daerah terpencil, karena pelayanan terkonsentrasi
di Kab/Kota e) Sangat dinamisnya mutasi
/pergantian pejabat di Dinas/Kantor Catatan Sipil.
31
b. Materi (contoh masalah fundamental)

• Implikasi pencatatan karena beda asas
  kewarganegaraan yg dianut antar negara
• Pencatatan kelahiran anak dari perkawinan beda
  kewarganegaraan
• Pencatatan kelahiran anak dari perkawinan kontrak
  antara WNA dengan WNI.
• Pencatatan perkawinan beda agama.

32
VI. PENUTUP
Program Rintisan SAK dapat terlaksana jika semua
pihak berperan aktif. Pengembangan program
rintisan SAK merupakan langkah awal dalam
mewujudkan tertib administrasi kependudukan,
termasuk tertib pencatatan sipil dalam upaya
pemenuhan hak-hak sipil penduduk.

33
Terima kasih