Curso 2005

1
Lic. Eric Guillermo Conde López TITULAR DE LA
COORDINACIÓN DE ARCHIVOS
CURSO-TALLER DE CLASIFICACION DE LA INFORMACION
DE LA UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO.
Ing. Ramón Cruz Flores ASESOR EN MATERIA DE
ARCHIVOS
2
INDICE

• Normatividad Federal

• Normatividad Estatal

• Funciones de la Coordinación de Archivos

3
Primera Parte
NORMATIVIDAD

• Federal

4
Normatividad Federal

• Constitución Política de los Estados Unidos
  Mexicanos,
• Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
  Información Pública Gubernamental (LFTAIPG),
• Reglamento Interior del IFAI,
• Ley Federal de Responsabilidades de los
  Servidores Públicos,
• Clasificación de la Información.

INDICE
5
Cuál es el Sustento Normativo?

• Constitución Política de los Estados Unidos
  Mexicanos
• Art.6 Derecho a la Información
• Art. 7 Libertad de Expresión
• Art. 8 Derecho de Petición

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental Reglamento y
Lineamientos (D. O. F 11 de Junio del 2002)
6
Constitución Política de los Estados Unidos
Mexicanos

• Artículo 6º
• La manifestación de las ideas no será objeto de
  ninguna inquisición judicial o administrativa,
  sino en el caso de que ataque a la moral, los
  derechos de tercero, provoque algún delito o
  perturbe el orden público
• El derecho a la información será garantizado por
  el Estado.

7
Constitución Política de los Estados Unidos
Mexicanos

• Artículo 7º
• Es inviolable la libertad de escribir y publicar
  escritos sobre cualquiera materia.
• Ninguna ley ni autoridad puede establecer la
  previa censura ni exigir fianza a los autores o
  impresores, ni coartar la libertad de imprenta,
  que no tiene más límites que el respeto a la vida
  privada, a la moral y a la paz pública. En ningún
  caso podrá secuestrarse la imprenta como
  instrumento del delito.

8
Constitución Política de los Estados Unidos
Mexicanos

• Artículo 8º
• Los funcionarios y empleados públicos respetarán
  el ejercicio del derecho de petición, siempre que
  ésta se formule por escrito, de manera pacífica y
  respetuosa pero en materia política sólo podrán
  hacer uso de ese derecho los ciudadanos de la
  República.

A toda petición deberá recaer un acuerdo escrito
de la autoridad a quien se haya dirigido, la cual
tiene obligación de hacerlo conocer en breve
término al peticionario.
9
LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACION PUBLICA GUBERNAMENTAL
CLASIFICACION DE LA INFORMACION
LFTAIPG
IFAI
COMITÉ DE INFORMACIÓN
UNIDAD DE ENLACE
Sujetos Obligados
Y si no obtengo una respuesta, adecuada?
UNIDADES RESPONSABLES
10
FINALIDAD DE LA LFTAIPG
Art. 1.- Promover lo necesario para garantizar el
acceso de toda persona a la información en
posesión de los poderes de la Unión, los Órganos
Constitucionales Autónomos o con Autonomía Legal,
y cualquier otra entidad Federal.
Capítulo I, TÍTULO PRIMERO, DISPOSICIONES COMUNES
PARA LOS SUJETOS OBLIGADOS Martes 11 de Junio de
2002 DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION
11
OBJETIVOS DE LA LEY

• Proveer de manera adecuada la información pública
  que solicite cualquier persona mediante
  mecanismos sencillos y expeditos.
• Difundir la información que se genera por los
  sujetos obligados para garantizar la
  transparencia de la gestión administrativa.
• Establecer los lineamientos que aseguren la
  protección de datos personales que posean los
  sujetos obligados.
• Mejorar la organización, clasificación y manejo
  de documentos.

12
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental

• Con la expedición de la Ley Federal de
  Transparencia y Acceso a la Información Publica,
• Decretada el 30 de Abril de 2002 y publicada en
  el D.O.F. el 11 de Junio de 2002,
• Se determina la importancia de transparentar
  todos los trabajos de la Administración Publica
• Así mismo el Martes 1 de Abril de 2003 se publica
  en el D.O.F. las recomendaciones para la
  identificación de información reservada o
  confidencial por parte de las dependencias y
  entidades de la Administración Publica Federal.

13
Reglamento Interior del Instituto Federal de
Acceso a la Información PúblicaGubernamental
Artículo 1. El Reglamento de la LFATIPG tiene
por objeto establecer la estructura y regular el
funcionamiento y operación del Instituto Federal
de Acceso a la Información Pública. (IFAI).
14
UNIDAD DE ENLACE
Funciona como una VENTANILLA a través de la
cual los ciudadanos presentan sus solicitudes de
acceso a la información y corrección a datos
personales.
15
Funciones de las Unidades de Enlace

• 1.- La atención de las solicitudes de
  información.
• 2.-La recepción de los de índices de Expedientes
  clasificados como reservados que realizan las
  URs.
• 3.-La actualización de la información sujeta a
  publicarse en la pagina de transparencia
• (Art. 7 de la LFTAIPG, Art. 10 del Reglamento
  LFTAIPG).
• 4.- La clasificación de la información

16
Procedimiento de la Unidad de Enlace para la
atención a una solicitud de Acceso a la
Información
Recepción de la Solicitud
Distribución a la UR Correspondiente
Revisión y Clasificación
Entrega al Usuario
Ensamble de la Información
17
INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN
(IFAI)
Órgano de la Administración Pública Federal, con
autonomía operativa, presupuestaria y de
decisión, encargado de promover y difundir el
ejercicio del derecho de acceso a la información.
El 24 de Diciembre de 2002 por decreto
presidencial publicado en el D. O. F. Se lleva
acabo la creación del Instituto Federal de Acceso
a la Información Pública.
18
Autoridades de Transparencia
Dependencia Federal del Sector Educativo
IFAI
Comité
Unidad Responsable
Unidad de Enlace
Solicitante de Información Gubernamental
19
COMITÉ DE INFORMACIÓN DE UNA DEPENDENCIA FEDERAL
El Comité es un Órgano Colegiado Interno de cada
Dependencia o Entidad que se integra por Un
Servidor Público (Designado por el Titular de la
Dependencia o Entidad). Titular de la Unidad de
Enlace Titular del OIC de la Dependencia Coordinad
or de Archivos
20
Solicitud de acceso a Datos Personales

• Las diferentes modalidades que los particulares o
  sus representantes legales podrán utilizar para
  requerir el acceso a datos personales, pueden
  ser
• Escrito libre
• Formato emitido por el IFAI, y
• A través del Sistema de Solicitudes de
  Información (SISI)

Lineamientos Segundo para Solicitudes de Acceso
a Datos Personales (D. O. F. 25-Agosto-2003)
21
SUJETOS OBLIGADOS
22
Clasificación de la Información de acuerdo con la
LFTAIPG.
Pública
Art. 7 LFTAIPG
Información
Reservada
Art. 13 y 14 LFTAIPG
Clasificada
Confidencial
Art. 18 y 19 LFTAIPG
23
Recurso de Revisión

• El Recurso de Revisión es el medio de impugnación
  que tienen los ciudadanos en contra de los actos
  de las autoridades administrativas.

24
Artículo 63.- Serán causas de responsabilidad
administrativa de los servidores públicos por
incumplimiento de las obligaciones establecidas
en esta Ley las siguientes
Responsabilidades de Acuerdo con la LFTAIPG

• Usar, sustraer, destruir, ocultar, inutilizar,
  divulgar o alterar, total o parcialmente y de
  manera indebida información que se encuentre bajo
  su custodia, a la cual tengan acceso o
  conocimiento con motivo de su empleo, cargo o
  comisión
• Actuar con negligencia, dolo o mala fe en la
  sustanciación de las solicitudes de acceso a la
  información o en la difusión de la información a
  que están obligados conforme a esta Ley
• Denegar intencionalmente información no
  clasificada como reservada o no considerada
  confidencial conforme a esta Ley

25
La infracción prevista en la fracción VII o la
reincidencia en las conductas previstas en las
fracciones I a VI de este Artículo, serán
consideradas como graves para efectos de su
sanción administrativa...

• Clasificar como reservada, con dolo, información
  que no cumple con las características señaladas
  en esta Ley. La sanción sólo procederá cuando
  exista una resolución previa respecto del
  criterio de clasificación de ese tipo de
  información del Comité, el Instituto, o las
  instancias equivalentes previstas en el Artículo
  61
• Entregar información considerada como reservada o
  confidencial conforme a lo dispuesto por esta
  Ley
• Entregar intencionalmente de manera incompleta
  información requerida en una solicitud de acceso,
  y
• No proporcionar la información cuya entrega haya
  sido ordenada por los Órganos a que se refiere la
  fracción IV anterior o el Poder Judicial de la
  Federación.

26
La responsabilidad a que se refiere este Artículo
o cualquiera otra derivada del incumplimiento de
las obligaciones establecidas en la LFTAIPG, será
sancionada en los términos de la Ley Federal de
Responsabilidades Administrativas de los
Servidores Públicos.
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas
de los Servidores Públicos

• Artículo 13
• Las sanciones por falta administrativa
  consistirán en
• I.- Amonestación privada o pública
• II.- Suspensión del empleo, cargo o comisión por
  un período no menor de tres días ni mayor a un
  año
• III.- Destitución del puesto
• IV.- Sanción económica, e
• V.-Inhabilitación temporal para desempeñar
  empleos, cargos o comisiones en el servicio
  público.

Asimismo, la Ley Federal de Responsabilidades
Administrativas de los Servidores Públicos
establece las siguientes sanciones
27
Segunda Parte
NORMATIVIDAD

• Estatal

28
Normatividad Estatal

• Constitución del Estado Libre y Soberano de
  Guanajuato,
• Ley de Acceso a la Información Pública para el
  Estado y los municipios de Guanajuato (LAIPEG)
• Reglamento Interior del IACIP,
• Ley de Responsabilidades de los Servidores
  Públicos del Estado de Guanajuato,
• Clasificación de la Información.

INDICE
29
Constitución del Estado Libre y Soberano de
Guanajuato.

• ARTICULO 1.-
• En el Estado de Guanajuato todas las personas
  gozan de la protección que les otorgan las
  garantías establecidas por la Constitución
  Política de los Estados Unidos Mexicanos por
  esta Constitución y sus Leyes Reglamentarias.
• (ADICIONADO, P. O. 23 DE DICIEMBRE DE 2003)
• Queda prohibido todo tipo de discriminación que
  atente contra la dignidad humana, o contra los
  derechos y libertades de la persona, con motivo
  de su origen étnico, nacionalidad, género, edad,
  capacidades diferentes, condición social,
  condiciones de salud, religión, opiniones,
  preferencias, estado civil o cualquier otra
  circunstancia, calidad o condición.

30
LEY DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA PARA EL
ESTADO Y LOS MUNICIPIOS DE GUANAJUATO
LAIPEG
CLASIFICACION DE LA INFORMACION
IACIP
UNIDAD DE ACCESO
COMITÉ DE INFORMACIÓN
Sujetos obligados
Como acceso a la Información de la Universidad
de Guanajuato?
FORMATO DE LA UAIP, PARA SOLICITUDES DE ACCESO
UNIDADES RESPONSABLES
31
Ley de Acceso a la Información Pública para el
Estado y los municipios de Guanajuato
Esta Ley fue publicada el 28 de Julio de 2003.

• Artículo 1.-
• La información a que se refiere esta Ley es de
  uso común los sujetos obligados deben
  salvaguardarla de conformidad con lo que esta
  misma Ley señale.

32
Instituto de Acceso a la Información Pública
(IACIP)
Es un organismo público descentralizado con
personalidad jurídica y patrimonio propios,
dotado de autonomía en el ejercicio de sus
atribuciones.
33
UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA
Artículo 36.- Las Unidades de Acceso a la
Información pública serán el vínculo entre los
sujetos obligados y el solicitante, ya que son
las responsables de entregar o negar la
información. Además, realizarán todas las
gestiones necesarias a fin de cumplir con su
atribución. Las encargadas de recibir y despachar
las solicitudes de la información pública que se
formulen a cada uno de los sujetos obligados.
DIRECTORIO DE LAS UNIDADES DE ENLACE DE LA
UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO
34
PROCEDIMIENTO GENERAL DE LA UAIP-UG
DEMANDANTES DE INFORMACION
SOCIEDAD
UAIP-UG
UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO
UNIDAD DE ENLACE
AREAS ACADEMICAS Y ADMINISTRATIVAS
INFORMACION
Organizada en En índices. Archivada.
Clasificada.

• Entregada como
• Datos
• Documentos

35
Responsabilidades de la UAIP

• La UAIP debe
• Llevar a cabo las acciones necesarias para
  garantizar y agilizar el flujo de acceso a la
  información pública en los términos de la Ley.
• Informar semestralmente al titular de la
  Universidad de Guanajuato sobre las solicitudes
  de acceso a la información recibidas.
• Responder ante el Instituto de Acceso a la
  Información Pública del Estado de Guanajuato
  (IACIP) de los procesos de revisión o de
  inconformidad interpuestos por los demandantes de
  información.

36
Atribuciones de la UAIP

• En el esquema institucional de la UG, la UAIP es
  quien
• Aplica los criterios específicos en materia de
  clasificación y conservación de los documentos,
  así como en la organización de archivos.
• Recibe y dar respuesta a las solicitudes de
  acceso a la información pública
• Responde a las solicitudes de acceso a la
  información fundando y motivando su resolución en
  los términos del reglamento de la UG y la Ley
  para el Estado.
• Realiza los trámites necesarios para localizar,
  clasificar y en su caso, entregar la información
  pública solicitada.

37
UNIDADES DE ENLACE

• Son las áreas académicas o administrativas
  representadas por personas designadas por los
  titulares.
• Son responsables de llevar a cabo el
  procedimiento para localizar y organizar la
  información que guardan o resguardan bajo el
  cumplimiento de sus atribuciones y funciones
  institucionales.
• Reciben y dan respuesta ante la UAIP, a las
  solicitudes de información dirigidas a sus áreas
  bajo la responsabilidad y autorización de los
  titulares.
• Las unidades de enlace son responsables directas
  de los procesos de archivo y clasificación de la
  información correspondiente a sus áreas.

38
En la estructura operativa La UAIP tiene
39
Comité de Información de la Universidad de
Guanajuato

• Funciones
• Coordinar y Supervisar las acciones de la Unidad
  de Enlace tendientes a proporcionar la
  información prevista en este acuerdo,
• Instituir los procedimientos para asegurar la
  mayor eficiencia en la gestión de las solicitudes
  de acceso a la información,
• Confirmar, modificar o revocar la clasificación
  de reservada de la información,
• Realizar a través de la Unidad de Enlace, las
  gestiones necesarias para localizar los
  documentos en los que conste la información
  solicitada,

40
Comité de Información de la Universidad de
Guanajuato

• Establecer y supervisar la aplicación de los
  criterios específicos en materia de clasificación
  y conservación de los documentos así como la
  organización de archivos,
• Elaborar y difundir un informe anual de
  actividades,
• Elaborar los criterios para la catalogación y
  conservación de los documentos así como la
  organización de archivos de la Unidad de Enlace,
• Vigilar, y en caso de incumplimiento, hacer las
  recomendaciones a la Unidad de Enlace para que se
  de cumplimiento a lo dispuesto en el acuerdo VI,
• Difundir entre la comunidad Universitaria y los
  particulares, los beneficios del manejo público
  de la información, como también sus
  responsabilidades en el buen uso y conservación
  de aquélla,
• Elaborar la guía que describirá de manera clara
  sencilla los procedimientos de acceso a la
  información, la cual será publicada a través de
  los medios de difusión internos de la
  Universidad, y
• Las demás que le confieran este acuerdo y
  cualquier otra disposición aplicable.

41
El Comité de Información de la Universidad de
Guanajuato esta integrado por
Los titulares de

• Secretaría General
• Secretaría Administrativa
• Dirección de Planeación
• Contraloría
• Coordinación de Telecomunicaciones y Computo
• Unidad de Acceso a la Información Pública

42
Reglamento Interior del Instituto de Acceso a la
Información Publica del Estado de Guanajuato
ART.- 60
En la propuesta de clasificación de documentos o
expedientes como reservados o confidenciales, se
debe señalar el supuesto jurídico aplicable,
tomando en consideración el daño que causara su
difusión a los intereses tutelados, según el
caso, En los artículos 14 o 18 y 19 de la LAIPEG.
43
Clasificación de la Información para el Estado y
los municipios de Guanajuato (LAIPEG)
Art. 4 y 10 LAIPEG
Pública
Información
Art. 14 LAIPEG
Reservada
Clasificada
Confidencial
Art. 18,19 LAIPEG
44
Responsabilidades de los Servidores Públicos del
Estado de Guanajuato (LAIPEG)Artículo 54.-

• l.- Usar, sustraer, destruir, ocultar,
  inutilizar, divulgar o alterar, total o
  parcialmente y de manera indebida información
  pública que se encuentre bajo su custodia, a la
  cual tengan acceso o conocimiento con motivo de
  su empleo, cargo o comisión
• II.- Actuar con negligencia, dolo o mala fe en la
  substanciación de las solicitudes de acceso a la
  información pública o en la difusión de la
  información pública a que están obligados
  conforme a esta Ley
• III.- Denegar intencionalmente información
  pública no clasificada como reservada o no
  considerada confidencial conforme a esta Ley

Serán causas de responsabilidad administrativa de
los Servidores Públicos por incumplimiento de las
obligaciones establecidas en esta Ley, las
siguientes
45
Responsabilidades de los Servidores Públicos del
Estado de Guanajuato (LAIPEG) Artículo 54.-

• IV.- Clasificar como reservada o confidencial,
  información pública que no cumple con las
  características señaladas en esta Ley. La sanción
  sólo procederá cuando exista una resolución
  previa respecto del criterio de clasificación de
  ese tipo de información pública y que se haya
  difundido en los términos de la fracción VI del
  artículo 35 de esta Ley
• V.- Entregar información clasificada como
  reservada o confidencial conforme a lo dispuesto
  por esta Ley
• VI.- Entregar intencionalmente de manera
  incompleta información pública requerida en una
  solicitud de acceso
• VII.-No proporcionar la información pública cuya
  entrega haya sido ordenada por la unidad de
  acceso a la información pública o la autoridad
  correspondiente
• VIII.- La demora injustificada para proporcionar
  la información pública
• IX.- Proporcionar información falsa y
• X.- Negar la rectificación de los datos o
  documentos, en los casos en que ésta proceda
  conforme a lo dispuesto por esta Ley.

46
Sanciones

• Artículo 55.-
• A quienes incurran en las Responsabilidades a que
  se refiere el artículo 54 de la LAIPEG se les
  aplicarán las sanciones y los procedimientos
  previstos en la Ley de Responsabilidades de los
  Servidores Públicos del Estado de Guanajuato o en
  otras leyes aplicables.

Ley de Acceso a la Información Pública para el
Estado y los municipios de Guanajuato (LAIPEG)
47
Ley de Responsabilidades Administrativas de los
Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y
sus Municipios

• Articulo 13.-
• Se configurara como falta administrativa de los
  servidores públicos, el incumplimiento de las
  obligaciones o cuando incurran en las conductas
  prohibidas señaladas en esta ley.
• Las sanciones por la comisión de faltas
  administrativas consistirán en
• Amonestación
• Multa
• Suspensión
• Destitución, y
• Inhabilitación

48
Criterios de Organización de archivos del estado
de Guanajuato de acuerdo con la LAIPEG

• Artículo 38.-
• Corresponderá al Archivo General del Estado de
  Guanajuato elaborar los criterios para la
  Organización de Archivos.
• Dichos criterios tomarán en cuenta los estándares
  internacionales en la materia, los cuales podrán
  ser adoptados por los sujetos obligados.

49
Tercera Parte
FUNCIONES DE LA COORDINACION DE ARCHIVOS
50
INDICE

• Organización de Archivos
• Métodos de Ordenación Documental,
• Ciclo Vital del Documento,
• Documentos,
• Archivo de
• Trámite,
• Concentración
• Histórico,
• Lineamientos Generales para la Organización y
  Conservación de los Archivos
• Instrumentos de Control Archivístico
• Proceso de Transferencia Primaria

51
Establecer procedimientos que deben
implementarse en los archivos de la Dependencia
Administrar la información General de la
Dependencia
Diseñar, Validar y Adecuar sistemas electrónicos
para el manejo de los archivos
FUNCIONES DE LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS
Elaborar reportes Generales de consulta y control
de los archivos.
Incorporar y Desincorporar Series Documentales
Recepción de información por parte de las URs
Lineamientos, Capitulo II De la Organización de
Archivos.
Inventario Guía Simple Transferencia
52
DOCUMENTOS

• Los reportes, estudios, actas, resoluciones,
  oficios, correspondencia, acuerdos, directrices,
  circulares, contratos, convenios, instructivos,
  notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier
  otro registro que se inscriba o genere en el
  ejercicio de las facultades o la actividad de los
  sujetos obligados y sus servidores públicos, sin
  importar su fuente o fecha de elaboración. Los
  documentos podrán estar en cualquier soporte, sea
  papel, casette, video, electrónico, informático u
  holográfico.

53
Ciclo Vital del Documento
ARCHIVO DE CONCENTRACION (ETAPA SEMIACTIVA)
Transferencia Secundaria
Transferencia Primaria
ARCHIVO HISTORICO (ETAPA INACTIVA)
ARCHIVO DE TRAMITE (ETAPA ACTIVA)
D O C U M E N T O
54
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

• Es el proceso de evidenciar la estructura
  orgánica de un archivo, mediante la asignación
  del lugar definitivo dentro del conjunto a cada
  uno de los grupos y/o piezas que lo componen, de
  manera que representa la naturaleza del o los
  organismos que generar el acervo.
• Y tiene por objetivo
• Evidenciar o reconstruir la organización de un
  archivo, a partir de las relaciones funcionales y
  estructurales que de manera natural se producen
  entre los documentos durante su ciclo vital.

55
Sistemas y Métodos de Organización de Archivos

• Operaciones que hacen posible el acceso y
  control documental de un archivo
• Sistema de Métodos de
• Clasificación Ordenación

56
Métodos de Archivo

• Secuenciales
• Archivo Alfabético.
• Reglas fijas de alfabetización y de inversión de
  nombres.
• Archivo Numérico
• Es de hecho, un conjunto de números y
  combinaciones numéricas de las cuales nos valemos
  para asignar una codificación.
• Archivo Numeralía
• Utilizando los nombres propios de las personas
  físicas o morales, animales o cosas, debidamente
  invertidos, de manera que siempre esté al
  principio el elemento del nombre más
  identificador e invariable.
• Archivo Geográfico.
• Estupendo Sistema de empresas que tiene que
  formar expedientes a clientes diseminados por
  toda la republica, cliente por países o
  cualesquiera de las regiones geográficas.

57
Métodos de Ordenación Documental
1, 2, 3, 4, 5,
A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K Z
1,1 1,2 1,3
NUMERICO SIMPLE
ALFABETICO GENERAL
NUMERICO COMPUESTO
A L F A B
1978 DIC 1979 ENE
ASUNTOS O MATERIAS
N U M E
ÁREA MÉDICA LEGISLACIÓN OBRA PÚBLICA PEDAGOGÍA
CRONOLOGICO
METODOS
SALA G SECCION H ESTANTE 2 NIVEL 3 CAJA 2
E T I C O
R I C O
TOPOGRAFICO
CONVENCIONALES
DECIMAL
GEOGRAFICO
111.0 111.1 111.2 121.0 121.01 131.10
CROMATICO
AGUASCALIENTES BAJA CALIFORNIA NORTE BAJA
CALIFORNIA SUR CAMPECHE
58
Sistemas de Clasificación(Tipos)

• Estructura Orgánica.

Dirección
División
Departamento
59
Funcional
Esta determinado por la Función sustantiva
(cargo) que realiza el departamento en particular
Gerente General
Gerente de Negocios
Ventas Compras Producción
60
Asunto o Materias
La base para formar los expedientes
EJEMPLO
JUBILACIÓN
ALTAS DE PERSONAL
BECAS DE INVESTIGACIÓN
61
Trámite,
Tipos de Archivos

• Concentración,

• Histórico.

62
Archivo de Trámite

• Unidad Responsable de la administración de
  documentos de uso cotidiano y necesario para el
  ejercicio de las atribuciones de una unidad
  Administrativa.
• Contienen documentos y/o expedientes de asuntos
  que no han sido resueltos.
• Documentos de Consulta constante.
• Recepción de documentos, clasificación,
  catalogación y transferencia de expedientes a los
  archivos de concentración.

63
FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE
Recepción y despacho
CORRESPONDENCIA
DOCUMENTO

• Seguimiento, préstamo y control

• Organización y control
• Vigencias Documentales

EXPEDIENTE
64
Obligaciones de los Responsables del Archivo de
Trámite

• Integrar los expedientes de archivo
• Conservar la documentación que se encuentra
  activa y aquella que ha sido clasificada como
  reservada o confidencial
• Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en
  la elaboración del CGCA, CDD, Guía Simple e
  Inventario General
• Valorar y seleccionar los documentos con el
  objeto de realizar las transferencias primarias
  al archivo de Concentración,
• Elaborar los Inventarios de transferencia
  primaria.
• Lineamientos Generales para la Organización y
  Conservación de los Archivos 10, Secc. II,
  Fracc. I a V.

65
Archivo de Concentración
Son aquellos que integran expedientes en su etapa
semiactiva (asuntos ya en conclusión en archivo
de tramite), los cuales se seleccionan bajo
previo cumplimiento de su plazo precaucional, con
el fin de ser transferidos al archivo histórico o
en su caso se procederá a su baja y/o destrucción.

• Unidad responsable de la administración de
  documentos cuya consulta es esporádica por parte
  de las Unidades Administrativas de las
  dependencias y entidades, y que permanecen en él
  hasta su destino final (Previa valoración).

66
FUNCIONES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

• Recibir de los archivos de trámite la
  documentación proveniente de una transferencia
  Primaria

• Guarda y acceso a la documentación de las Áreas
  de Trámite

• Valoración Secundaria, regulada por el AGN y la
  SCHP

• Aplicación de Políticas de Control y Préstamo de
  la documentación

67
Obligaciones de los Responsables del Archivo de
Concentración

• Recibir de los archivos de trámite la
  documentación semiactiva
• Conservar precautoriamente la documentación
  semiactiva hasta cumplir su vigencia documental
• Solicitar la liberación de expedientes para
  determinar su destino final
• Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en
  la elaboración del CGCA, CDD, Guía Simple e
  Inventario General
• Elaborar los inventarios de baja documental y de
  transferencia secundaria
• Valorar en coordinación con el Archivo Histórico,
  los documentos y expedientes de las series
  documentales resguardadas conforme al Catalogo de
  Disposición Documental, y
• Realizar las transferencias secundarias al
  Archivo Histórico de la Dependencia.
• Lineamientos Generales para la Organización y
  Conservación de los Archivos 10, Secc. II,
  Fracc. I a VII.

68
Archivo Histórico
El archivo histórico se integra con los
documentos procedentes de los archivos de
Concentración o de otras fuentes históricas, en
el se custodian la documentación que por su
carácter debe conservarse indefinidamente.

• Unidad responsable de organizar, conservar,
  administrar, describir y divulgar la memoria
  documental institucional.

69
FUNCIONES DEL ARCHIVO HISTÓRICO
ORGANIZACIÓN
ADQUISICIONES
DESCRIPCIÓN.
Transferencias Donaciones Depósito Legado Compra
Elaborar Instrumentos de Descripción (o consulta)
Identificar Clasificar Ordenar
DIFUSIÓN.
CONSERVACIÓN
Atención a usuarios Préstamo de
Documentos Exposiciones Documentales Publicaciones
Realizar y aplicar programas de preventivos y de
restauración.
70
Obligaciones de los Responsables del Archivo
Histórico

• Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en
  la elaboración del CGCA, CDD, Guía Simple e
  Inventario General
• Validar la documentación que debe conservarse
  permanentemente por tener valor histórico, para
  el dictamen del Archivo General de la Nación
• Recibir los documentos con valor histórico
  enviados por el archivo de Concentración
• Organizar, Conservar, Describir y Difundir la
  documentación con valor histórico
• Establecer un programa que permita respaldar los
  documentos históricos a través de sistemas
  ópticos y electrónicos, y
• Estimular el uso y el aprovechamiento social de
  la documentación, difundiendo el acervo y sus
  instrumentos de consulta.
• Lineamientos Generales para la Organización y
  Conservación de los Archivos 12, Secc. IV,
  Fracc. I a VI.

71

• Lineamientos Generales para la Organización y
  Conservación de los Archivos

72
Lineamientos
Viernes 20 de Febrero de 2004 DIARIO OFICIAL
Sección I. Del Control de gestión
documental. Sección II. De los Archivos de
trámite. Sección III. Del Archivo de
concentración. Sección IV. Del Archivo
histórico. Sección V. De los instrumentos de
consulta y control archivísticos. Sección VI. De
los expedientes de archivo.
Cap. I. Disposiciones Generales
Cap. II. De la Organización de Archivos
Lineamientos Generales para la Organización y
Conservación de los Archivos
Cap. III. De la Conservación de los Archivos
Cap. IV. De los Documentos Electrónicos
73
Instrumentos de Control Archivístico
Calendario Institucional
Instrumentos
Cuadro General de Clasificación Archivística
Catálogo de Disposición Documental
Guía Simple de Archivos
Inventario General de Series Documentales
74
Cuadro General de Clasificación Archívistica
Instrumento de consulta que refleja la estructura
de un archivo con base en las atribuciones y
funciones sustantivas de cada dependencia o
entidad.
FONDO
Conjunto de documentos producidos orgánicamente
por una dependencia o entidad Por Ejemplo
(Instituto Politécnico Nacional).
INTEGRADO
SECCIÓN
Grupo documental. Son los asuntos generales que
maneja una institución o dependencia en el
desarrollo de sus atribuciones. Por Ejemplo (1C
Legislación, 4C Recursos Humanos, e. t. c.)
i
SERIE
División de una sección. que por consecuencia han
sido o pueden ser clasificados bajo un rubro
común. (1C.5, 2C.6, 3C.7, 4C.3
Expediente de personal, etc.)
VER CGCA
75
Catálogo de Disposición Documental

• Registro general y sistemático que establece los
  valores primarios de los documentos, los plazos
  de conservación, la vigencia documental (tiempo
  de guarda), la clasificación de reserva o
  confidencialidad, los valores secundarios
  (históricos) y el destino final.

76
Catálogo de Disposición Documental
Administrativa Legal Contable Fiscal
Valores primarios
Clasificación CONFORME A LA LFTAIPG
Reservada Confidencial
ESTABLECE
Vigencia documental
Tiempo de Guarda
i
Baja Archivo de Concentración Archivo Histórico
Destino final
VER CDD
77
GUÍA SIMPLE
Instrumento de descripción de las Series
Documentales de los archivos de una dependencia o
entidad, que indica sus características
fundamentales conforma al Cuadro General de
Clasificación Archivística
Es necesario contar con el Organigrama de la
Institución
También tener a la mano el Cuadro General de
Clasificación Archivística
VER GUIA SIMPLE
La Guía Simple de las URs se reporta a la
Coordinación de Archivos en las Fechas15 de
Enero y 30 de Junio de cada año
78
TIPS.
Volumen
El fólder se abre hasta el 2do. suaje, esto es
1 cm. Cada suaje es de medio centímetro
Suaje
Capacidad de una Carpeta 8 cm. (es decir 0.08 mts)
i
79
Inventario General de Series Documentales

• Instrumento de consulta que describen las Series
  y expedientes de un archivo de tramite y que
  permiten su localización (inventario general),
  transferencia (inventario de transferencia) o
  baja documental (inventario de baja documental).

80
INVENTARIO GENERAL DE SERIES DOCUMENTALES
Describe los Expedientes de un archivo
Control de expedientes en el archivo (Registro)
Inventario General
Se detecta rápidamente la documentación que
requiere ser transferida (periodo de vigencia
documental)
Inventario de Transferencia
Sirve como
Permite conocer la documentación que causa baja
(período de vigencia documental)
Inventario de Baja documental
El Inventario General de las URs se entrega a la
Coordinación de Archivos en el mes de Diciembre
de cada año
VER INVENTARIO
i
EJEMPLO DE LLENADO
81
Transferencia Primaria
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
ARCHIVO DE TRÁMITE
Proceso mediante el cual el Archivo de Tramite
pone a disposición del Archivo de Concentración
la documentación que por razones de tiempo han
cumplido ya con su Vigencia en su etapa activa de
acuerdo con el Catalogo de Disposición Documental
82
Requisitos para la Transferencia Primaria

• Solicitud de Transferencia en Oficio.
• Llenar el registro y tramitación de
  Transferencia. (Formato de Transferencia)
• Pegar el Control de Cajas a las 4 Caras de cada
  Caja.
• Enviar CD, con la Relación Contenida en las Cajas.

Únicamente dos recepciones de Transferencias al
año. Febrero (1 Remesa) y Agosto (2
Remesa) de cada año.
VER FORMATO
83
COORDINACION DE ARCHIVOS No. DE
CAJA ____________________________________________
_____________________________ Nombre de la Unidad
Responsable _____________________________________
___________________________________ Nombre de la
Unidad Administrativa de procedencia
_________________________________________________
________________________ Número de
oficio ___________________________________________
______________________________ Fecha del
oficio ___________________________________________
______________________________ Número de
expedientes y/o volumen contenidos en la caja
_________________________________________________
________________________ Número de folios y/o
series documentales ______________________________
___________________________________________ Clasif
icación de la documentación conforme a la
LFTAIPG ________________________________________
_________________________________ Año de
producción de los documentos y/o
expedientes ______________________________________
___________________________________ Año de baja
de los documentos y/o expedientes (Área
generadora) _____________________________________
____________________________________ Nombre del
responsable que remite las cajas Anexo disquete 3
½ ( SI ) ( NO ) Nota Es importante
el anexo de esta información en Anexo CD Rom
( SI ) ( NO )
cualquiera de estos soportes, al momento de
realizar la
Transferencia. _____
__________________________________________________
__________________ Fecha de recepción en el
Archivo de Concentración _________________________
________________________________________________ U
bicación física (Para uso exclusivo del Archivo
de Concentración) ________________________________
_________________________________________ Nombre
de la persona que recibe en el Archivo de
Concentración ____________________________________
_____________________________________ Tiempo de
guarda precautoria IFAI Sello Área
Generadora Sello Área Receptora Nombre y
Firma Nombre y Firma
F O R M A T O D E C A J A
84
EL FORMATO DEBE PEGARSE EN LAS 4 CARAS DE LA CAJA
Parte posterior de la caja
a un costado
a un costado
al frente
85
FORMULA CLASIFICADORA
CLAVE PROGRAMATICA DEL ÁREA
SECCIÓN Y SERIE
( Sección 1C. Serie 8 )
No. CONSECUTIVO DEL EXPEDIENTE
AÑO DE APERTURA DEL EXPEDIENTE
F42300 / 1C.8 / 008
2006
86
Portal de la Universidad de Guanajuatowww.ugto.mx
87
LA COORDINACION DE ARCHIVOS DEL I. P. N.
UBICACIÓN En las Instalaciones de la División
de Servicios de Apoyo y Mantenimiento del
IPN. DOMICILIO Unidad Profesional Adolfo López
Mateos Av. Instituto Politécnico Nacional s/n,
Col. San Pedro Zacatenco, Delegación Gustavo A.
Madero, México D. F. C. P.07738. Teléfonos
55-86-91-68 Extensión (es) 55186 (Fax)
55187 Correo electrónico
econdel_at_ipn.com INFORMACION ADICIONAL EN
www.transparencia.ipn.mx www.ipn.mx
88
LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS AGRADECE SU ATENCIÓN