Sistema Integral de Informacin y Administracin Universitaria

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Sistema Integral de Información y Administración
Universitaria
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Elementos a considerar para la formulación de
proyectos

• Presupuesto preliminar por Coordinaciones ó
  Instancias Administrativas
• Planes de desarrollo de Coordinaciones ó
  Instancias Administrativas
• Estructura programática reformulada para el
  proceso de P3E
• Catálogo de Fondos
• Clasificador por objeto de gasto

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Direcciones Web con otros documentosoficiales
necesarios
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Configuración del software para la formulación
de Proyectos

• Primero es necesario bajar el software de la
  página del SIIAU.
• Elegir la opción de instalar el programa desde
  Internet.
• Aceptar las siguiente opciones, en el escritorio
  aparecerá el icono del SIIAU y puede pasar a la
  configuración del programa.

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Configuración del software para la formulación
de Proyectos

• Para iniciar el proceso de captura de los
  Proyectos en el programa SIIAU es necesario
  teclear la clave que se haya asignado a la
  dependencia.
• Los datos para configurar el programa
  inicialmente son los de la derecha, la doble
  flecha de la parte inferior de la figura de
  arriba despliega las opciones para configurar el
  SIIAU en su computadora.
• Una vez configurado correctamente pulse entrar y
  pase al sistema SIIAU en línea.

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Configuración de la Ayuda
Para configurar la Ayuda accesamos desde el menú
Archivo a la opción Preferencias y esta nos
mostrará una ventana que será configurada de la
siguiente manera
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Ayuda
Una vez configurada la Ayuda, accesamos a la
opción General y esta nos presentará la página
SIIAU-AYUDA POR MÓDULOS
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Ayuda
En esta pagina ingresamos a la opción Proyectos y
nos presentará en detalle las principales
opciones de ayuda para la captura de nuestros
Proyectos además del Catálogo de fondos,
Estructura programática, y Clasificador por
objeto del gasto.
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Ayuda
A través de esta pagina tendremos acceso a las
principales ayudas ya sea a manera de texto o
gráficos para auxiliarnos en la captura de
nuestros Proyectos.
manera de texto
manera Gráfica
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Inicio del Sistema
El siguiente paso es seleccionar el menú P3E y de
ahí la opción Proyectos
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Ventana de Proyectos
En esta ventana se insertan los Proyectos que se
van a capturar mediante el signo de la barra de
herramientas de la ventana Proyectos.
Usar el signo cada vez que se añada un nuevo
Proyecto
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Barra de herramientas
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Añadir un Proyecto

• El Módulo de Proyectos esta conformado por
  distintos elementos por lo tanto no se podrá
  registrar o grabar un Proyecto a menos que se
  hayan registrado en su mayoría los datos
  correspondientes a dicho Proyecto.
• Unidad responsable
• Proyecto
• Prioridad
• Costo del proyecto
• Datos Generales
• Objetivos Particulares
• Metas
• Actividades
• Recursos
• Nombramientos

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Estructura de árbol de los Proyectos
Recursos 1
Recursos 2
Actividad 1
Meta 1
Nombramientos 1
Actividad 2
Objetivo Particular 1
Nombramientos 2
Actividad 1
Meta 2
Contratos 1
Actividad 2
Contratos 2
Año
Actividad 1
Meta 1
Recursos 1
Proyecto 1..n
Actividad 2
Objetivo Particular 2
Recursos 2
Meta 2
Actividad 1
Nombramientos 1
Actividad 2
Nombramientos 2
Programa
Contratos 1
Contratos 2
Actividad 1
Meta 1
Actividad 2
Objetivo Particular n
Actividad 1
Meta 2
Actividad 2
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I. Identificación del Proyecto

• Unidad Responsable se refiere a la clave de la
  Unidad Responsable que administra el Proyecto,
  con base al catálogo de organización vigente. (El
  nombre de la Unidad Responsable se muestra
  automáticamente al registrar su clave).
• Nombre del Proyecto Es la descripción breve que
  identifica al proyecto.
• Costo del Proyecto En esté campo de manera
  automática, se reflejará el costo total del
  proyecto, una vez que se registren en las
  ventanas por actividad y recursos, los costos
  particulares del mismo.
• Prioridad No se debe capturar.

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Uso adecuado de la herramienta de selección

• En varias pantallas se utilizará esta
  herramienta cuando se seleccione un campo que
  pueda ser llenado con opciones fijas o
  predefinidas, para ello, se presiona el botón
  correspondiente y aparece una ventana adicional
  con las opciones a escoger, se debe seleccionar
  la marca verde para aceptar la selección y
  regresar a la pantalla de captura.

Herramienta de selección
Cancela selección
Acepta selección
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II. Datos Generales

• Línea estratégica Se llena con la herramienta de
  selección.
• Nombre completo del Proyecto Se captura
  directamente.
• Justificación Se captura directamente.
• Objetivo General Se captura directamente.
• Inicio y Fin Son las fechas de inicio y fin del
  Proyecto y deben estar en el siguiente formato
• dd / mm / yyyy

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II. Datos Generales (definiciones )

• Datos Generales, es la parte que da fundamento al
  Proyecto, entendido como una o varias actividades
  afines que necesitan organizarse y sistematizarse
  para su realización, mediante la descripción,
  justificación, objetivos, estrategias, 
  actividades, metas e indicadores.
• Línea estratégica Se refiere al Plan de Trabajo
  de la actual gestión rectoral que contiene los
  siguientes ejes estratégicos Innovación,
  Investigación, Internacionalización, Gobierno,
  Gestión y Extensión. Corresponde también a las
  políticas del plan de desarrollo.
• Nombre completo del Proyecto Corresponde al
  nombre completo del Proyecto y a una breve
  explicación del mismo.
• Justificación Es la parte que describe y
  fundamenta al Proyecto, mediante los
  antecedentes, las prioridades y compromisos que
  se pretenden realizar y que forman parte del
  objeto del proyecto, así como el problema que se
  pretende solucionar.

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II. Datos Generales (definiciones )

• Objetivo general Es el elemento programático de
  un propósito general que identifica la finalidad
  hacia la cual deben dirigirse los recursos y
  esfuerzos para dar cumplimiento a los propósitos
  institucionales de la Unidad Responsable. Es la
  expresión cualitativa de un propósito en un
  periodo determinado El objetivo debe responder a
  las preguntas qué y para qué, en forma breve,
  sencilla y clara. Deben ser redactados iniciando
  con un verbo en infinitivo, por ejemplo
  analizar, planear, identificar, etcétera. También
  deben ser definidos de tal manera que puedan ser
  utilizados para evaluar los resultados
  alcanzados. Presentan la forma de una frase
  realista, clara y concreta, que enuncia los
  resultados que se quieren obtener de manera
  cualitativa y factible, al ejecutar el Proyecto
  posteriormente se pueden cuantificar. Representan
  las soluciones propuestas a los problemas y
  necesidades.
• Inicio y fin Especifica las fechas de inicio y
  fin del Proyecto.

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III. Objetivos Particulares

• En esta pantalla simplemente se añaden los
  objetivos particulares del Proyecto, se sugiere
  que no sean más de tres y se debe capturar al
  menos uno.
• La tecla TABULADOR permite añadir otro campo para
  insertar un nuevo objetivo particular.
• Al seleccionar un campo y oprimir las teclas Ctrl
  Supr se elimina dicho campo seleccionado.

1
Mediante la tecla TABULADOR se genera un nuevo
campo
2
Mediante las teclas Ctrl Supr se elimina un
campo
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IV. Metas

• Las metas se deben de capturar por cada objetivo
  definido anteriormente.
• Objetivo Seleccionar el objetivo a que se
  refieren la o las metas.
• Meta Plan Usar la herramienta de selección para
  escoger la meta del plan de desarrollo con la que
  tendrá relación la meta del proyecto.
• Meta Describir la meta.
• Indicadores Describir los indicadores con los
  que se medirá el cumplimiento de la meta.
• A continuación se transcriben las definiciones de
  metas e indicadores que se determinaron para el
  SIIAU.

1
2
3
4
Mediante la tecla TABULADOR
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IV. Metas (definiciones)

• Meta
• Es la cuantificación del objetivo que se pretende
  alcanzar en un tiempo señalado, con los recursos
  necesarios de tal forma que permite medir la
  eficacia del cumplimiento de un Proyecto.
• Finalidad de una actividad o Proyecto.
• Utiliza unidades de medida para especificar su
  naturaleza.
• Indicador
• Magnitud utilizada para medir o comparar los
  resultados efectivamente obtenidos en la
  ejecución de un Proyecto.
• Es el resultado cuantitativo/cualitativo de
  comparar dos variables, o la misma variable en
  dos momentos.
• Parámetro de evaluación.

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V. Actividades

• Objetivo Seleccionar el objetivo a que se
  refiere la actividad.
• Meta Seleccionar la meta a que se refiere la
  actividad.
• Actividad Capturar la descripción de la
  actividad a realizar.
• Subprograma Usar la herramienta de selección
  para seleccionar el subprograma presupuestal
  (remitirse y cotejar en el presupuesto preliminar
  de cada dependencia) en el que se realizará la
  actividad.
• Inicio y fin capturar con el formato dd/mm/yyy

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V. Actividades (definiciones)

• Actividad Es el conjunto de acciones que se
  llevan a cabo para cumplir las metas de un
  proyecto, que consiste en la ejecución de ciertos
  procesos o tareas (mediante la utilización de los
  servicios personales, materiales y suministros,
  servicios generales, ayudas sociales, bienes
  muebles e inmuebles y financieros.
• Subprograma Categoría programática que
  representa la segmentación del programa, en donde
  se establecen objetivos, metas, recursos y
  responsables para su ejecución tiene como
  finalidad su ejecución y el control de acciones
  homogéneas (cotejar en el presupuesto
  preliminar).
• Inicio y fin Especifican las fechas de inicio y
  fin de la actividad.

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VI. Recursos

• Objetivo, Meta y Actividad Seleccionar las que
  correspondan a los recursos.
• Descripción describir los recursos que se
  necesitan de uno en uno, no poner todos los
  recursos en una sola entrada, para cada nuevo
  recurso se puede utilizar la tecla TABULADOR para
  crear una nueva entrada.
• Cuenta Usar la herramienta de selección para
  escoger la cuenta (del clasificador por objeto de
  gasto, cotejarlo) a que corresponde dicho
  recurso.
• Fondo Seleccionar según el presupuesto
  preliminar de su dependencia el fondo que
  corresponda al recurso.

1
2
3
4
Mediante la tecla TABULADOR
Sólo una entrada por cada recurso
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VI. Recursos (definiciones )

• Descripción de recursos detalle en forma muy
  general el tipo de recursos (humanos contratos,
  materiales, servicios y bienes muebles)
  necesarios para la realización de la actividad.
• Cuenta Corresponde a la cuenta de egresos
  asociada con el clasificador por objeto del gasto
  vigente. Es opcional utilizarlo a nivel de
  titulo, capitulo o partida, en el entendido que
  el nivel de su uso deberá ser uniforme en todos
  sus proyectos.
• Fondo Asignación que se otorga a una Unidad
  Responsable durante un año calendario,
  determinada con base al origen de los recursos y
  a un catalogo que expresa los diferentes tipos de
  fondos.
• Monto Importe correspondiente al costo de la
  cuenta de egresos en relación a las necesidades
  para el cumplimento de la actividad.

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VII. Nombramientos

• Objetivo, Meta y Actividad Seleccionar las que
  correspondan a los nombramientos.
• Nombramiento Usar la herramienta de selección.
  Categoría se actualiza automáticamente.
• Fondo Seleccionar con la barra de selección.
• Año 2003 en todos los casos.
• Porcentaje Poner el periodo de tiempo que cada
  persona dedicará al proyecto en cada actividad.
• Semana inicial y final Establecer el periodo de
  tiempo en cada persona participa en el proyecto.

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VIII. Ingresar a ver Proyectos Capturados
29
IX. Buscar o seleccionar un Proyecto
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X. Reportes

• Para ver los Reportes podremos hacerlo a través
  del menú Registro y la opción Reporte o bien a
  través de su icono, de esta manera se abrirá una
  ventana mostrándonos a detalle el reporte del
  Proyecto.

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XI. Costo por Dependencia

• Este reporte se encuentra en el menu Procesos,
  en la opción Costo por Dependencia nos muestra a
  detalle el Reporte financiero del Proyecto.

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XII. Gráfica de Gant

• Este reporte lo encontraremos también en el menú
  Procesos, en la opción Gráfica de Gant nos
  muestra a detalle el Reporte de tiempos que se
  empleará en la ejecución de nuestro Proyecto.

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XIII. Exportar el listado de Proyectos
34
XIV. Impresión de reportes
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Directorio
UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA LIC. JOSE TRINIDAD
PADILLA LOPEZ VICERRECTORIA EJECUTIVA MCs.
RICARDO GUTIERREZ PADILLA COORDINACIÓN GENERAL
ADMINSTRATIVA DIRECCION EJECUTIVA DEL SIIAU Mtro.
GUSTAVO A. CARDENAS CUTIÑO DIRECCIÓN OPERATIVA
DEL SIIAU MCs. FRANCISCO G. CUELLAR
HERNÁNDEZ DICIEMBRE DE 2002