FRONT OFFICE WALK IN GUEST

1
FRONT OFFICEWALK IN GUEST

• OLEH
• ABDUL RAHMAN

2
WALK IN GUEST

• Aktivitas Dasar Penerimaan Tamu ( Basic Check-In
  Activities )
• Proses penerimaan tamu dapat dibagi menjadi 5
  tingkatan dasar

Preparationfor guest arrival Room assigment and
determinationof room rate Registration Checking
the methode of payment Issuing the room key and
escorting the guest
3
KATEGORI TAMU TIBA

• GUARANTEED RESERVATION
• TAMU-TAMU YANG TELAH MEMILIKI PEMESANAN KAMAR
  DENGAN DENGAN JAMINAN DAN BIASANYA PEMESANAN
  KAMARNYA TELAH DIKONFIRMASI
• NON GUARANTEED RESERVATION
• TAMU-TAMU YANG TELAH MEMESAN KAMAR SEBELUMNYA,
  NAMUN BELUM MEMILIKI JAMINAN.
• WALK-IN
• TAMU-TAMU YANG TIBA TANPA MEMILIKI PEMESANAN
  KAMAR TERLEBIH DAHULU.

4
PREPARATION OF GUEST ARRIVAL

• READ THE LOG BOOK
• ACCURACY OF THE ROOM RACK
• ACCOUNT ROOM FOR AVAILABILITY FOR WALK-IN
• BLOCKING ROOM
• ROOM STATUS REPORT
• EXPECTED ARRIVAL LIST
• GUEST HISTORY RECORD
• EXPECTED ARRIVAL WITH SPECIAL REQUEST
• LIST OF IMPORTANT GUEST
• OTHER PREPARATION FOR GUEST ARRIVAL

5
PENDAFTARAN TAMU ( REGISTRATION)

• TUJUAN
• UNTUK MENDAPATKAN CATATAN TENTANG KEDATANGAN
  TAMU TERMASUK INFORMASI DETIL DATA DIRI TAMU
• ( PERSONAL DETAILS )
• MENURUT PERATURAN PEMERINTAH
• PERATURAN PEMERINTAH NO 45 TAHUN 1945 PASAL 5
  AYAT 3 KEPADA SEMUA TAMU YANG MENGINAP 1 X 24 JAM
  WAJIB MENDAFTARKAN DIRI DENGAN MENGISI KARTU
  REGISTRASI

6
1. PENDAFTARAN UNTUK TAMU DENGAN RESERVASI

• UNTUK TAMU YANG TELAH MELAKUKAN RESERVASI, MAKA
  PROSES PENDAFTARAN MENJADI LEBIH SIMPLE DAN
  MUDAH. DATA TAMU DAPAT DIPEROLEH DARI SURAT
  KONFIRMASIPEMESANA. PENETAPAN KAMAR DAPAT PULA
  SEGERA DILAKUKAN PADA SAAT KEDATANGAN. PETUGAS
  PENERIMA TAMU, DAPAT MEMINTA TAMU UNTUK
  MELENGKAPI DAN MENANDATANGANI FORMULIR
  PENDAFTARAN

7
2. PENDAFTARAN UNTUK TAMU TANPA RESERVASI

• JIKA TAMU YANG TIBA ADALAH WALK IN GUEST, MAKA
  PETUGAS PENERIMA TAMU HARUS MEMERIKSA TERLEBIH
  DAHULU APAKAH KAMAR YANG DIMINTA TAMU TERSEDIA
  SEBELUM MELAKUKAN PENDAFTARAN.DALAM HAL INI
  JUGA,PETUGAS PENERIMA TAMU PERLU MELAKSANAKAN
  TEKHNIK PENJUALAN. BILA KAMAR YANG DIINGINKAN
  TAMU TERSEDIA, MAKA TAMU HARUS DIBERITAHUKAN
  SELURUH INFORMASI PEMBAYARAN ATAS SEWA KAMAR DAN
  MEMINTA TAMU UNTUK MELEGKAPI PENDAFTARAN

8
DAILY RECEPTION REPORTS

• GUEST IN THE HOUSE LIST
• DAFTAR YANG MENCANTUMKAN SEMUA TAMU YANG TINGGAL
  DI HOTEL PADA WAKTU ITU.
• DASAR UNTUK PEMBUATAN LAPORAN INI ADALAH PADA
  ROOM RACK DAN DIBUAT PADA MALAM HARI, KEMUDIAN
  PADA PAGI HARINYA AKAN DIDISTRIBUSIKAN KE
  MASING-MASING DEPARTEMEN OLEH BELLBOY

9
FORMAT GUEST IN THE HOUSE LIST DATE
ROOM NO NAME PERSON EXPECTED DEPARTURE REMARK
310 DHANNY.A 1 27/11/05 -
10
LANJUTAN

• Expected departure list
• LAPORAN TENTANG TAMU-TAMU YANG MERENCANAKAN
  BERANGKAT PADA SUATU HARI / TANGGAL TERTENTU.
  LAPOTAN INI DIBUAT SEHARI SEBELUM TAMU BERANGKAT.
  DATA DAPAT DIPEROLEH DARI ROOM RACK SLIP. ATAU
  PADA ARRIVAL DEPARTURE BOOK.

11
Format expected departure list DATE
ROOM NO NAME OF GUEST PERSONS FLIGHT NO TIME REMARK
310 DHANNY.A 1 GA.737 12.35 -
12
LANJUTAN

• ROOM DESCRIPANCY REPORT
• LAPORAN INI MERUPAKAN SUATU KEADAAN DIMANA
  KETERANGAN TENTANG STATUS KAMAR YANG ADA DI ROOM
  RACK DI DEPT FO.BERBEDA DENGAN HOUSEKEEPERS
  REPORT.

13
FORMAT ROOM DESCRIPANCY REPORTDATE
ROOM NO HK.REPORT ROOM RACK FO CASHIER REMARK
310 C/O OC C/O C/O
14
LANJUTAN

• CHANGE OF ROOM OR RATE
• LAPORAN INI TENTANG TAMU YANG PINDAH KAMAR
  KARENA SUATU HAL DALAM HOTEL YANG SAMA.PERUBAHAN
  KAMAR INI HARUS DIKETAHUI OLEH FO CASHIER DAN
  UNIFORMED SERVICE.

15
LANJUTAN

• GUEST HISTORY RECORD
• LAPORAN INI BIASANYA DIBUAT DALAM SEBUAH KARTU
  YANG DISEBUT GUEST HISTORY CARD. KARTU INI
  DIPERGUNAKAN UNTUK MENCATAT INFORMASI TAMU YANG
  TELAH TINGGAL DI HOTELSEBAGAI BAHAN DASAR UNTUK
  DAPAT MEMBERIKAN PELAYANAN YANG LEBIH BAIK

16
LANJUTAN

• ROOM REPORT
• LAPORAN INI MEMUAT INFORMASI MENGENAI
  KAMAR-KAMAR DAN TAMU-TAMU YANG TIBA DAN
  BERANGKAT.LAPORAN INI DIBUAT PADA MALAM HARI DAN
  KEESOKAN HARINYA DIDISTRIBUSIKAN OLEH BELLBOY
  KEBERBAGAI DEPARTEMEN. DASAR PEMBUATAN LAPORAN
  INI ADALAH ROOM RACK

17
LANJUTAN

• ROOM COUNT SHEET
• LAPORAN INI BERISI PERINCIAN HASIL PENJUALAN
  KAMAR SELAMA 24 JAM. DIBUAT OLEH RECEPTIONIST
  PADA MALAM HARI, KEESOKAN HARINYA DIDISTRIBUSIKAN
  KE DEPARTEMEN LAIN

18
LANJUTAN

• ROOM SALES RECAPITULATION
• LAPORAN INI BERISIKAN RANGKUMAN PENDAPATAN
  PENJUALAN KAMAR SELAM 24 JAM DISERTAI KETERANGAN
  STATISTIK,LAPORAN INI DIBUAT SETELAH LAPORAN
  PERINCIAN PENJUALAN KAMAR SELESAI DIBUAT

19
LANJUTAN

• FOREIGN GUEST LIST
• LAPORAN INI MENGENAI TAMU-TAMU ASING YANG
  TINGGAL DIHOTEL PADA HARI ITU , LAPORAN INI JUGA
  DIBUAT PADA MALAM HARI DAN KEESOKAN PAGINYA
  DILAPORKAN PADA KEPOLISIAN TERDEKAT. INFORMASINYA
  DIAMBIL DARI FORMULIR REGISTRASI A

20
FORMAT LAPORAN TAMU DOMESTIK
NO NAMA NO. KAMAR KEBANGSAAN NOMOR KARTU PENDUDUK TGL. MASUK TGL.BRNGKT FORMULIR A KET
1 DHANNY. A 310 INDONESIA 109.910.342A 25/11/05 28/11/05 -
21
KETERANGAN FORMAT

• NO DIISI NOMOR URUT TAMU YANG MENGINAP
• NAMA DIISI NAMA TAMU YANG MENGINAP
• NO KAMAR DIISI NO KAMAR AYNG DITEMPATI
  TAMU
• NOMOR KARTU DIISI NO KARTU TANDA
  PENDUDUK ( KTP,SIM )
• TGL MASUK DIISI TANGGAL KEDATANGAN TAMU
• TGL BRGKT D.A DIISI TANGGAL
  KEBERANGKATAN TAMU
• KETERANGAN DIISI KETERANGAN TAMBAHAN

22
FORMAT LAPORAN TAMU ASING
NO NAMA KELAMIN UMUR PEKERJAAN KEBANGSAAN


23
KETERANGAN FORMAT

• NO NO URUT NAMA TAMU
• NAMA NAMA TAMU YANG MENGINAP UNTUK
  DILAPORKAN
• KELAMIN DIISI JENIS KELAMIN TAMU ( L/P )
• UMUR UMUR TAMU YANG MENGINAP
• PEKERJAAN PEKERJAAN TAMU DAN ALAMAT
  TAMU
• KEBANGSAAN SESUAI DENGAN KEBANGSAAN
  TAMU
• JENIS DOK YANG DIBAWA OLEH TAMU YANG
  DATANG SEPERTI PASSPORT
• MASA BERLAKU LAMA / MASA BERLAKU
  PASSPORT
• DIKELUARKAN TEMPAT DIKELUARKANNYA DOKUMEN
• TGL / DATANG TANGGAL KEDATANGAN DAN NEGARA
  ASAL TAMU
• TGL / BERANKT TANGGAL KEBERANGKATAN DAN
  NEGARA TUJUAN TAMU SELANJUTNYA
• MAKSUD KEDATNGN MAKSUD KUNJUNAGAN TAMU
• FORM A NO REGISTRASI PADA FORMULIR A
• NO ROOM NOMOR KAMAR TAMU YANG MENGINAP

24
KETERANGAN FORMAT

• DATE TANGGAL PEMBUATAN LAPORAN
• ROOM NO NOMOR KAMAR YANG DITEMPATI TAMU
• NAME NAMA TAMU YANG MENGINAP
• PERSONS JUMLAH TAMU YANG MENGINAP
• EXPECT.DP TANGGAL TAMU YANG DIHARAPKAN
  BERANGKAT
• REMARK PERMINTAAN KHUSUS TAMU

25

• THANK TOU
• BY
• ABDUL RAHMAN