Journe de gestion de linformation

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Journée de gestion de linformation
Création de partenariatsla prestation des
services dinformation à léchelle mondiale

• Joanne Hauck DeMorest
• Directrice adjointe intérimaire
• Diffusion de linformation
• Ministère des Affaires étrangères et du Commerce
  international
• Ottawa, Canada

Le vendredi 7 septembre 2001
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Aperçu

• Environnement du MAECI
• Défis
• Vision de la bibliothèque du MAECI
• Éléments des services de base
• Principaux partenaires stratégiques
• Étapes vers les partenariats
• Enseignements tirés
• Mot de la fin

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Ministère des Affaires étrangères et du Commerce
international

• Rôles principaux
• Élaborer et coordonner la politique
  internationale du gouvernement du Canada
• Défendre les intérêts et les valeurs du Canada à
  létranger
• Offrir une aide aux Canadiennes et aux Canadiens
  commerce, investissements, passeports et
  services consulaires
• Soutenir dautres ministères et organismes à
  létranger

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Lenvironnement du MAECI

• Personnel du MAECI
• 8 500 employés dans le monde entier
• Bureaux à Ottawa et à létranger
• 4 bureaux à Ottawa
• 162 missions à létranger
• Personnel très dispersé et mobile
• Affectations de 3 à 4 ans pour le personnel
  permutant
• Personnel permutant et non permutant
• Fonctionnaires, contractuels ou personnel
  embauché sur place

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La bibliothèque du MAECI

• Effectif (26)
• Services de la bibliothèque
• Référence et recherche
• Circulation et prêts
• Évaluation de linformation
• Coordination et développement des services
• Services externes
• Soutien des systèmes
• Catalogage et traitement
• Acquisitions et achats

• Clientèle
• clients internes - 60
• 8 500 employés ministériels à lAC et dans les
  162 missions à létranger
• Clients externes - 40
• Exportateurs, cabinets davocats, chercheurs,
  universitaires, diplomates étrangers au Canada

• 11 000 demandes de recherche par année

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Défis

• Services
• Nous devons fournir des renseignements opportuns
  et pertinents au personnel local et partout dans
  le monde
• Incidences techniques de la communication
  dinformation à léchelle internationale
• Compte tenu de notre personnel permutant, il faut
  une infrastructure de services qui soutient
  lapprentissage continu et le partage des
  connaissances
• La bibliothèque doit être considérée comme
  accessible à ses clients et elle doit offrir des
  services proactifs

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Défis

• Ressources documentaires
• Chevauchement des produits et services
  dinformation achetés par lAC et les missions
• Iniquité dans la diffusion de linformation et
  laccès aux sources documentaires
• Utilisation dInternet comme principale source
  dinformation, surtout dans les missions à
  létranger
• Coût associé à lautorisation de laccès à
  linformation par une clientèle interne de 8 500
  utilisateurs potentiels
• Établissement dun équilibre entre les besoins
  dinformation dune clientèle aussi nombreuse que
  diversifiée, et ce, en respectant un budget serré

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Vision de la bibliothèque du MAECI

• Fournir des services de recherche bilingues à une
  clientèle très dispersée, et ce, 24 h sur 24, 7
  jours sur 7
• Fournir aux clients les outils dinformation qui
  répondent à leurs besoins
• Sassurer que les clients ont les compétences
  voulues pour utiliser efficacement les ressources
• Fournir des produits et services dinformation
  ciblés
• Fournir linformation voulue, en temps opportun,
  et compte tenu des besoins particuliers du client
• Trouver une solution qui naffaiblit pas
  linfrastructure technique du Ministère
• Faciliter le partage des connaissances entre les
  groupes de clients
• Créer des partenariats avec les groupes de
  clients du MAECI

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Éléments des services de base

• Bibliothèque virtuelle
• Architecture de serveur de client léger Metaframe
  de Citrix (ICA) pour conserver la largeur de
  bande
• Accès 24 h sur 24, 7 jours sur 7 dans le monde
  entier à plus de 100 bases de données (dont DJI,
  Oxford Analytica, Eureka, Special Edition
  dInfomart et EIU).

• Service par portefeuille
• 5 portefeuilles établis selon les secteurs
  dactivités du Ministère
• Gestionnaires du portefeuille référence/recherche
  (LS) affectés à chaque groupe de clients
• Services de recherche spécialisés, de formation
  des clients et dévaluation des besoins
  dinformation pour chaque groupe

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Éléments des services de base

• Base de connaissances Remedy
• Basée sur le système de demandes dinformation
• Répertoire commun de résultats de recherche et
  de pratiques exemplaires
• Sert dassistant de recherche virtuel

• Campus virtuel
• Apprentissage adapté au rythme de chacun basé sur
  le Web 24 h sur 24, 7 jours sur 7 dans le monde
  entier
• Administré par le bibliothécaire de formation à
  la recherche et le webmestre de la bibliothèque
• Séances de bavardage interactif, groupes de
  discussion animés et travaux pratiques

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Éléments des services de base

• Site Web BIBLIO
• Catalogue Web de la bibliothèque
• Produits, services et personnes-ressources de la
  bibliothèque
• Examen des moteurs de recherche sur Internet
• Outils dencadrement et horaire de formation

• Bulletin Biblio Chaînons
• Distribué par voie électronique aux abonnés
• Conseils et pièges à propos de la recherche
• Examen des meilleurs sites Les trouvailles
  dInternet
• Nouveaux produits de la bibliothèque virtuelle

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Éléments des services de base

• Portail du savoir
• Mécanisme permettant de partager des ressources
  documentaires validées (Web, copies
  imprimées, bibliothèque virtuelle), spécialistes
  et principales personnes-ressources agissant à
  titre dexperts
• Contenu fourni, décrit et indexé par les
  spécialistes du savoir du Ministère

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Principaux partenaires stratégiques
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Principaux partenaires stratégiques
Portail du savoir
Site Web BIBLIO
Base de connaissances Remedy
Service par portefeuille
Formation sur le campus virtuel
Bibliothèque virtuelle
Bibliothèque virtuelle du gouv. du Can
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Étapes vers le partenariat

• Visibilité et crédibilité améliorées pour la
  bibliothèque intérêt pour des partenariats
• Sappuyer sur les succès modestes pour obtenir un
  soutien et aller de lavant
• Promouvoir les avantages des partenariats auprès
  des clients potentiels
• Insister sur les initiatives qui sont clairement
  liées à latteinte des objectifs de
  lorganisation et/ou du gouv. du Canada ou vont
  dans ce sens

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Enseignements tirés

• Promotion des compétences et des services offerts
  par la bibliothèque
• Accent mis sur les efforts à lextérieur de la
  bibliothèque
• Créativité et ouverture lors de la recherche de
  nouveaux partenaires
• Formation de partenariats au sein et à
  lextérieur de lorganisation
• Priorité aux partenariats bilatéraux et
  multilatéraux
• Détermination et reconnaissance des compétences
  complémentaires quoffrent les partenariats

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Mot de la fin

• La réussite crée la possibilité de former de
  nouveaux partenariats, et la formation de
  partenariats crée des possibilités de réussite.