OUTILS%20PROJETS%20:%20Les%20outils%20informatiques

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OUTILS PROJETS Les outils informatiques
Mise à jour du 13 septembre 2018
Rémi Bachelet La dernière version de ce cours
de gestion de projet est disponible en suivant le
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selon les conditions suivantes
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École Centrale de Lille Cité Scientifique - BP
48 F-59651 Villeneuve dAscq Cedex
2
Comment utiliser ce cours

• Mettre les diapos en format plein écran en
  cliquant sur
• Faire défiler lanimation en cliquant sur les
  diapositives
• (attention cliquer sur une image ou un lien
  ouvre la page web correspondante)

3
Objectifs

• À lissue de ce cours, vous devez être capable
  davoir des bases des outils informatiques de
  projet notamment de
• Connaitre ces outils
• Bien utiliser le Mél, Windows, se protéger des
  virus
• Faire des cartes conceptuelles, trouver des
  créneaux de réunion
• Exploiter internet veille technologiques et web
• Tirer le maximum des applications bureautiques
• Word, Excel, Powerpoint et logiciels libres /
  cloud computing équivalents
• Sélectionner et mettre en place un collecticiel
  (ou groupware)
• Groove, Googlegroups, zoho, ProjectPier

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Les outils informatiques

• Quest-ce que la productivité pour un ingénieur ?
• Traiter des chiffres
• Définir, Planifier, gérer des projets
• Animer des réunions
• Verrouiller et suivre les décisions
• Communiquer à qui et quand il faut
• Des outils informatiques aident à réaliser
  efficacement ces tâches, lesquels ? Les réponses
  varient selon les situations
• Parfois ces outils sont indispensables (grands
  projets)

5
Bien utiliser le Mél
Chapitre 1/4

• Les champs de données
• et leur signification
• Les risques
• Réputation personnelle
• Risques techniques

6
(No Transcript)
7
Le mél (ou courriel )  utilisation

• Les champs Sujet, A  / Cc  / cci (Bcc)
• Sujet dire clairement de quoi il sagit. Sujet
  vide ?
• projet JEUCART date de RdC
• jeu dentreprise absence le 12/3
• Si je suis destinataire principal
• ? réponse ou action attendue
• Si copie carbone
• ? pas de réponse attendue, pour information
• Si cci (copie carbone invisible)
• ? Si liste de destinataires confidentielles ou si
  beaucoup de destinataires (éviter la
  réponse-spam)
• configurez votre signature

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Pour les centraliens

• Votre adresse à vie _at_centraliens-lille.org
  (donnée par lassociation des ingénieurs)
• votre mél officiel à consulter très
  régulièrement infos et communications
  officielles
• Si vous utilisez déjà une boite autre boite, il
  est facile de rediriger votre courrier
  _at_centraliens-lille.org vers celle-ci

9
Le bétisier ou ce quil ne faut pas fairesur
le net, lire Courrier électronique halte aux
abus
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Le mél dangers

• Propager des
• virus,
• spams,
• canulars/hoax,
• phishing/spoofing.
• Un mél envoyé ne se rattrape pas !
• Parler trop vite ? politesse, orthographe
• Un mél peut circuler et se multiplier très vite
• Abuser du spam, des copies
• Arroser des personnes inutilement
• "Exploser" la boite du destinataire avec une
  pièce jointe trop lourde
• Une PJ de 10 Meg spammée à 100 personnes ? 1 giga
  sur le réseau de lentreprise.
• Au delà de 5 personnes, utiliser le groupware, au
  delà de 20 utiliser un Url sur un intranet Le
  fichier est à votre disposition en cliquant ici
  www.ftp.com/PJ
• (Cette méthode permet aussi dactualiser le
  fichier).

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Les risques de sécurité
Chapitre 2/4

• Les virus
• Effet
• Protection
• La protection des documents,

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Les virus

• dans les .exe .doc .xls .vbs des méls
• Ne pas exécuter les PJ, se méfier des méls non
  sollicités avec un titre anglais.
• en naviguant sur le web (avec IE)
• Faire les MAJ régulièrement
• en utilisant Outlook, Outlook express
• Attention à la fenêtre de prévisualisation..
• Faire les MAJ
• par des disquettes ou des clés USB
• par des répertoires partagés ou windows XP
• Ou simplement par le réseau
• paramétrer le firewall de Windows
• utiliser un autre firewall (ZoneAlarm..)

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Les virus

• Plus un logiciel ou un système dexploitation est
  répandu, plus il est source de virus.
• Pièces jointes ? vbs, exe, java
• Word, Excel ? macro-virus
• Outlook ? virus mél
• Explorer ? virus à louverture de pages web
• Windows ? trous de sécurité
• Divers types de virus
• effacent votre système, ouvrent une faille
  permettant de prendre le contrôle de votre PC
• Se reproduisent par votre réseau, par envoi
  automatique à partir de votre carnet dadresse,
  peuvent rester en sommeil
• Toujours
• Avoir un anti-virus à actualisation automatique
  avec la protection temps réél activée
• Avast et Avira sont gratuits.
• Ne pas toujours utiliser le même antivirus (sur
  différents PC)
• Faire des sauvegardes régulièrement sur
  différents supports

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Les virus

• Si vous ratez une remise de rapport ou une
  soutenance à cause dun virus ou dun problème
  technique.
• ce nest pas le virus ou le PC qui est
  responsable, cest vous !

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La protection des fichiers (1/2)

• La confidentialité des fichiers (documents,
  boites méls ..) est garantie par des mots de
  passe
• 95 du temps ces protections sont illusoires
• Access, Word et Excel 2003, On retrouve
  instantanément votre mpd, quelle que soit sa
  longueur ou le jeu de caractères utilisé.
• Outlook 2000, il est possible de définir un faux
  mdp pour ouvrir votre boite
• En général un mdp utilisant un mot du
  dictionnaire est forçable quelle que soit sa
  longueur. En 1999, un mot de passe aléatoire de 6
  caractères était forçable en

• Les méls sont très peu sûrs (non cryptés et
  copiés sur chaque serveur intermédiaire)
• Lespionnage industriel par voie électronique est
  répandu (réseau Echelon)
• 1994 Airbus - McDonnell Douglas, perte dun
  contrant avec la Saoudians Airlines
• 1994 Enercon, vol déléments techniques pour la
  constructions déoliennes

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La protection des fichiers (2/2)

• Un mot de passe dérivé du dictionnaire  marcel 
  ou  louloute87 sera immédiatement trouvé
• Il est faux de croire que vos données (rapport,
  sites fréquentés, recherches Google, mots de
  passe) nintéressent personne.
• Gardez votre mot de passe en mémoire
• En utilisant un mot de passe difficile à
  remémorer, on risque justement de l'oublier ...
  ou de le noter sur un post-it
• En fait il faut en retenir un seul le mot de
  passe du fichier des mots de passe.
• Le mot de passe peut être à toute épreuve, cela
  ne sert à rien si la clé de cryptage de
  lalgorithme est faible (lt128 bits)
• Il existe de nombreuses parades
• Établir une politique de mots de passe dans votre
  équipe si vous partagez des documents.
• Access, Word et Excel gt utiliser Open Office ou
  le paramètre cryptage fort
• Outlook 2000 gt pas de solution, utiliser une
  version plus récente, croiser les doigts
• Firefox gt cest OK denregistrer vos logins/mdp,
  mais mettre un mdp maître .. qui expire sinon
  affiche en clair tous vos mots de passe mémorisés
  en deux clics.
• Pour les méls gt utiliser Pretty Good Privacy,
  système à clé publiqueprivée
• Pour les disques durs gt Truecrypt Pour lIP
  tracking gt tor

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Exploiter les applications bureautiques
Chapitre 3/4

• et les logiciels libres équivalents
• Word/sWriter
• Excel/sCalc
• Powerpoint/sImpress
• Autres outils Internet
• Veille technologique
• Organisation de réunions, mind mapping ..

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Les logiciels gratuit ou OpenSource

• Microsoft ? ou les alternatives ouvertes et
  gratuites ?
• Open office (ou oOo) équiv. MS Office compatible
  Windows - Linux - Mac OS
• Mozilla Firefox meilleur que MS Internet Explorer
• VideoLAN MS Media Player en mieux et sans
  espionnage de votre activité,
• projet d'étudiants de l'ECP commencé en 1995 ..
  désormais diffusé à 40M dexemplaires, repris
  par Google Vidéo, distribué à 150k lycéens sur
  clé USB, etc
• GanntProject (équiv. MSproject). Un simple
  tableur peut aussi faire laffaire comment créer
  un diagramme de GANTT avec OpenOffice.org
• 7-zip, Freeplane, VUE , Foxit pdf reader
• PDFCreator pour la compatibilité en lecture et
  lenvoi en PJ de fichiers pdf. Pour des pdf avec
  des lien actifs, utiliser oOo.
• Extensions de Firefox utiles (Mouse Gestures,
  CustomizeGoogle, Adblock..)
• ZoneAlarm
• . Et bien sûr Linux

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Powerpoint / OpenOffice sImpress

• Transparents (ou diapositives ou "Slides")
• Pour animer les réunions
• Attention aux photos taille fichier (compresser
  les images)
• Le correcteur d'orthographe fait parfois faire
  des fautes (d' abord au lieu de d'abord etc)
• Réserver le vidéopro à lavance cf. guide
  réservation salles.
• Sécuriser lappareil (3-5 k) et éviter de
  claquer la lampe (300-400) en débranchant avant
  que le ventilateur ne soit arrêté.
• Le but nest pas de faire des animations
• impressionnantes mais de communiquer
• efficacement des informations pertinentes

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Word / OpenOffice sWriter

• Il sagit vraiment dun traitement de texte .
• Permet décrire rapidement des documents clairs
• Si on sait sen servir, permet de délaborer un
• rapport à plusieurs
• définir une feuille de style pour faciliter la
  fusion
• sous-documents et document-maitre pour travailler
  en parallèle
• Fonctions principales
• Vérification d'orthographe ('F7')
• Styles attributs de mise en forme (police,
  paragraphe)
• Styles Titre1 gt Table des matières automatique
• Attention à la taille mémoire de vos rapports
  compresser les images ou faire un pdf, NB il ne
  sert à rien de zipper un format compressé gif ou
  jpg pour gagner en taille, il réduire sa
  définition)
• Profitez du rapport de stage G1 pour apprendre à
  taper avec tous les doigts.

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Excel / OpenOffice sCalc

• Lutilisation du tableur et de feuilles de calcul
  est le pain quotidien de lingénieur.
• Permet
• déditer des listes de personnes, de les filtrer
  sur critère
• de faire des calculs, des statistiques...
• de présenter des résultats et des tableaux de
  bord sous forme graphique
• décrire des macros qui dautomatiser
  lactualisation, des fonctions qui font des
  calculs complexes

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Publisher / OpenOffice Draw

• Pour le poster de présentation de votre projet à
  rendre en fin de G2
• Format A1 ou A2
• À publier sur CentraleWiki au format pdf

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Les raccourcis clavier à connaître
24
Autres outils

• Doodle organiser des rendez-vous
• Freeplane organisation

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• Modèles de compte-rendu de réunion
• au format.doc et Google Docs.
• pdf, en svg, en flash, sur Mindmeister et au
  format Freemind
• Mind map de brainstorming de définition de projet
  
• en pdf, en svg, en flash, sur Mindmeister
• éditable au format Freemind

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Internet

• LInternet est aussi un outil de projet pour
  chercher et diffuser des informations
• Outils de recherche Google desktop.
• Outils cartographiques www.kartoo.com
• Des outils permettent de concevoir et de mettre
  en ligne des sites web FrontPage, Dreamweaver

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Sélectionner et mettre en place un collecticiel
Chapitre 4/4

• Les réunions en ligne
• Les collecticiels
• Partage de fichiers basique
• Groove, zoho, ProjectPier, wiki proposé par le
  Rézoléo
• Des applications web 2.0 Googlegroups, Google
  documents

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Utiliser un collecticiel dans votre projet

• Un collecticiel ou groupware
• pour quoi faire ?
• Permet de travailler à plusieurs plus
  efficacement
• Aide à faire circuler linformation (pilote,
  équipe, client )
• Un outil de travail professionnel

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Collecticiels les fonctions

• Faire circuler l'information
• Réunions en ligne
• Prendre des décisions
• Les voter, les formaliser
• Mettre à jour et archiver les documents
• comptes-rendus de réunions,
• Budget, CdC
• Diagrammes...
• Travailler ensemble sur les rapports à produire
• Concours, rapports d'étape
• Gérer les tâches et les échéances
• Qui fait quoi pour quand, rappel..

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Collecticiels tableau de synthèse
Faire circuler l'information Réunions en ligne Prendre des décisions archiver les documents Travailler ensemble sur les rapports Gérer les tâches et les échéances Facilité d'utilisation
Skype
Google Groupes
Google Wave
EtherPad
MindMeister
Dropbox
Google docs
Google Agenda
Zoho Project -
Groove
Project Pier -
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Les réunions en ligne

• Dès que l'on a des contraintes de distances,
  voire d'organisation de réunion physique
• Faire la réunion sous Skype (téléconférence
  gratuite)
• Utiliser des outils comme Google Wave EtherPad ou
  MindMeister pour
• Préparer lordre du jour
• Formaliser les informations et décisions au fur
  et à mesure
• Faire office de compte-rendu

Image Source
32
Dossiers partagés sur un PC personnel

• Avantages
• Installation très simple
• Utilisation très simple
• Inconvénients
• Partage de fichiers seulement
• Pas de gestion des autorisations tout le monde
  peut détruire les fichiers
• Sécurité faible Celle de Windows - virus,
  piratage
• Accessibilité très faible Seulement sur réseau
  local
• Si le PC qui contient le répertoire est éteint
• Variante
• Compte ftp sur winscp

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Dossiers partagés sur dropbox.com

• Ce service dinformatique dans les nuages utilise
  un client multi-système d'exploitation sous
  Linux, Mac, Windows ainsi que sur iPhone.
• Avantages
• La version gratuite permet de stocker jusqu'à 2
  Go
• permet la synchronisation des fichiers stockés
  sur différents ordinateurs
• fonctionne de manière transparente (les
  sauvegardes et synchronisations sont
  automatiques)
• le site web permet d'accéder à une copie des
  fichiers, mais également à leurs versions
  successibles ( versionning ) et à une copie des
  fichiers détruits.
• Inconvénients
• Partage de fichiers  seulement 
• Pas de possibilité de travailler à plusieurs sur
  un fichier simultanément
• Gratuit donc sans garantie de continuité
• Pour vous inscrire sur Dropbox cliquez ici

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Dropbox fonctions essentielles
35
Dropbox gestion des ordinateurs
Image Source
36
Dropbox versionning
37
Les collecticiels de Google

• Deviennent de plus en plus incontournables
• Google docs
• Travailler à plusieurs sur un rapport
• Le plus on peut travailler simultanément à
  plusieurs sur le même document, permet de
  partager un répertoire contenant tous types de
  fichiers, alertes de suivi.
• Le moins 100 online (sauf gears), moins
  sophistiqué quun traitement de texte classique,
  alternative avec office Microsoft Office Web
  Apps
• Google Agenda
• Agenda et todo list du projet
• Le plus simple, partage, synchronisation avec
  des agendas individuels, compatibles smartphones,
  envoie de proposition de Rv par mél, combinable
  avec Doodle.
• Le moins 100 online (sauf gears), pas
  dattribution des tâches aux personnes, pas de
  planification de projet
• Google Wave
• Mieux que le mél pour travailler
• Le plus synchrone, asynchrone, addons (vote,
  mindmap..)
• Le moins 100 online
• Google Groupes
• Le plus fils de discussion, surtout utile pour
  une mailing-list archivage, configuration
• Le moins 100 online, assez lourd sur les
  fonctions de partage de fichier.

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Google Groupes
39
Google docs
Image Source
40
Google Agenda
41
Google Wave
Image Source
42
Compte Google et autres applications

• Conseil ouvrir un Compte Google sur votre
  adresse de travail (_at_centraliens-lille.org)
• Accès à dautres applications utiles
• Pour faire rapidement un site web (en y intégrant
  google agenda ou des googles docs) Google Sites
  (voir la catégorie  groupes-projet utilisant
  Google Sites ) 
• Pour augmenter et suivre la fréquentation de
  votre site web Google analytics, Google
  webmasters tools
• Marques-pages accessibles de partout Google
  Toolbar
• Recherches sur votre ordinateur Desktop
• Retouche/partage photos Picasa
• Autres outils Reader, Blogger, SketchUp,
  Alertes, Gears
• Des google apps permettent d'intégrer ces outils
  pour faire de la gestion de projet, par exemple
  Manymoon
• D'autres solutions permettent de travailler avec
  MS office http//www.officelive.com/fr-FR/ ou
  OffiSync

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La bonne solution ?

• Elle nexiste pas dans labsolu gt critères
• Accessibilité
• Sécurité
• Installation simple
• Utilisation ? complexe
• Fonctionnalités
• Fiabilité
• Principaux problèmes

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Conclusion / Avertissement

• Toutes ces possibilités sont gratuites pour vous,
  il en existe dautres (Zoho Project,
  OpenGroupware)
• Les outils 2.0 se développent Teambox
• Attention aux pertes dinformation et autres
  virus cela arrive et vous arrivera
• sauvez régulièrement
• À noter un outil qui na jamais été utilisé
  dans la communication sur le projet (par exemple
  avec les encadrants, le partenaire) le blog. Il
  peut avantageusement remplacer une newsletter.

45

• Vous pouvez donner votre avis sur ce site et les
  cours/documents mis à disposition,
• Il est aussi possible de vous inscrire pour être
  prévenu lors de la mise en ligne de nouveaux
  cours et modèles.

46
Pour en savoir plus

• Mes autres cours de management de projet
• en vidéo (diapos son des commentaires)
• Fondamentaux de la gestion de projet et Animation
  déquipe-projet et motivation
• en diapositives animées
• Fondamentaux de la gestion de projet
• Les bases des outils d'organisation projet
• Groupware et outils informatiques de gestion de
  projets
• Introduction à l'analyse stratégique en
  management de projet
• Comment animer un  Brainstorming et 4 topos de
  Méthodes de Résolution de Problèmes
• Cours d'analyse fonctionnelle
• Introduction à la gestion des risques
• Démarche de gestion des risques et plan de
  prévention
• Enfin, voici des cartes conceptuelles résumant
  certains des cours

47
Rémi BACHELET

•  Enseignant-chercheur,    Ecole Centrale de
  Lille
• Mon CV est disponible ici.

Mes principaux cours à Centrale Gestion de
projet, sociologie des organisations, recueil,
analyse et traitement de données, prévention du
plagiat, module de marchés financiers, cours de
qualité et méthodes de résolution de problèmes,
établir des cartes conceptuelles, utiliser
Wikipédia et CentraleWiki, formation au coaching
pédagogique et à l'encadrement, référencement et
SEO
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Groove

• www.groove.net (version gratuite dessai
  disponible, inclus dans certaines versions de
  windows vista)
• Accessibilité bonne toute personne peut être
  invitée, même totalement extérieure
• Sécurité ultra-forte
• logiciel p2p
• gt Pas de serveur
• Il est judicieux davoir un PC allumé en
  permanence pour avoir la version la plus récente
  de lespace de travail.
• Fonctionnalités Le plus complet
• fichiers partagés,
• liste de tâches,
• calendrier,
• discussions,
• messagerie instantanée
• Problèmes
• lenteur
• Installer Groove
• En anglais
• à part un invité, nimporte qui peut détruire un
  fichier
• Limites de la version gratuite (3 espaces,
  enregistrer pour utilisation perso ou 90 jours
  seulement, bande passante réduite)
• Espaces de test et dexemples . à ouvrir à
  partir du forum