Title: Une carte intelligente qui va plus loin
1Une carte intelligente qui va plus loin
- Programme OneCard de lUniversité Wilfrid
Laurier, - lauréat dun prix
2Objectifs généraux dun système de cartes
- Remplacer les technologies vieilles et coûteuses
- Mettre en place un système permettant le
recouvrement des coûts - Créer une base en vue de services futurs
- Offrir un outil pratique pour les étudiants, les
professeurs et lensemble du personnel
3Planification de votre système de cartes
- Définir la portée du système
- Créer un mode de fonctionnement
- Lancer le processus dappel doffres
- Établir un calendrier de mise en uvre
- Autres facteurs possibles
4Portée du projet Laurier
- Remplacer lancien système par un système
conforme à lan 2000 - Ajouter des plans de repas
- Intégrer un programme de ventes hors campus
- Intégrer un programme de sécurité (p. ex., accès
aux portes) - Offrir une interface avec des systèmes de tiers
- Englober dautres services du campus, comme la
bibliothèque et le centre sportif - Remplacer la carte plastifiée par une carte à
bande magnétique - Permettre lintégration dautres volets
machines distributrices, buanderie, photocopie,
impression, etc.
5Mode de fonctionnementDeux types de base
- Il y a principalement deux modèles de
fonctionnement de système de cartes - générateurs de revenus à lentrée
- générateurs de revenus à la sortie
6Mode de fonctionnement revenus à lentrée
- Pourcentage fixe des dépôts prélevé au départ
- Dollars convertis en points
- Plus facile à budgéter parce que les revenus sont
retenus avant que les ventes aient lieu - Recours à des rabais au point de vente pour
intéresser les étudiants - Possibilité de cumul de revenus avec les
programmes hors campus
- Peut prêter à confusion puisque les étudiants
doivent convertir les dollars en points - Hors campus, la valeur pécuniaire diminue
- Peut restreindre la croissance du programme hors
campus - Perception de la valeur toujours remise en
question - Fardeau incombe davantage aux étudiants
7Mode de fonctionnement revenus à la sortie
- Fonctionne comme les systèmes de cartes de crédit
- Pourcentage convenu prélevé au point de vente
- Pas de conversion de points
- Pas de rabais nécessaire au point de vente
- Perçu comme offrant plus de valeur
- Permet une croissance hors campus rapide
- Pouvoir dachat non réduit hors campus
- Ne permet pas le cumul de revenus avec les
programmes hors campus - Plus difficile à budgéter
- Fardeau incombe davantage aux fournisseurs qui
profitent des fonds disponibles
8Mode de fonctionnement Objectifs généraux
- Le mode de fonctionnement doit toujours tenir
compte des aspects suivants - Financier
- Technique
- Politique
- Coûts de la main-duvre et des fournitures
renouvelables - Réinvestissement continu dans la technologie
- Doit aussi comporter un moyen de récupérer les
coûts dexploitation annuels
- Incorporer les éventuelles retombées de
linvestissement initial - Acceptable selon la culture et les idées
politiques de létablissement - Assez flexible pour permettre quun volet hors
campus bonifie les offres sur le campus - Mettre en place un système solide sur le plan
technique qui permettra une croissance maximale
9Coûts dinvestissement
- Les coûts varient considérablement selon les
facteurs ci-dessous - Fournisseur de système de cartes choisi
- Structures de prix de léquipement varient selon
les plateformes - Façon dont la technologie est mise en uvre varie
aussi
- Ampleur du projet
- Combien dapplications prévoit-on mettre en uvre
la première année - Taille de létablissement
- Plus il y a détudiants, plus il faudra de
licences - Impossible de donner des chiffres exacts qui
sappliqueront à tous les établissements
10Processus dappel doffres
- Nombreuses ressources en ligne proposent des
exemples dappels doffres - Site Web de NACCU (National Association of Campus
Card Users) constitue une excellente ressource
www.naccu.org - Ne pas réinventer la roue
- Sattendre à de multiples adaptations pour
combler les besoins de létablissement - Obtenir lavis dun expert
11Principes de planification
- Règle dor de la planification Aucune
installation ne se fait sans heurts! - Il faut sattendre à des problèmes et à des
retards. Planifier en conséquence. - Le tableau suivant peut servir de guide
12Calendrier dactivités
13Quelques mots à propos des partenariats
- Bon dossier auprès dune variété détablissements
- Appréciés par les étudiants pour la variété et
les options supplémentaires dachat quils
offrent - Recherchés par les entreprises locales parce
quils offrent laccès à un grand bassin de fonds
et peu de concurrence - Appréciés par les établissements en raison de la
forte rentabilité contre un effort financier
réduit
14Programme de partenaires de WLU
- Comprend actuellement 13 fournisseurs hors
campus - De pizza à repas raffiné, taxis, bronzage, etc.
- Cycle de réussite autoentretenu
- La rentabilité a permis lélargissement du
programme, ce qui a entraîné une augmentation des
ventes, ce qui a amélioré la rentabilité, etc.
- Les commissions versées à WLU ont augmenté chaque
année
15Mise en uvre du système
- En résumé, le processus comprend 5 grandes étapes
- Définir le mode de fonctionnement
- Décider de lampleur souhaitée la première année
- Revérifier le mode de fonctionnement et la portée
du projet, ajuster au besoin - Lancer un appel doffres
- Dresser un calendrier en gardant en tête la règle
dor
16Mise en uvre (suite)
Passer à laction!
17Activités courantes
- Toutes les opérations sur cartes doivent couvrir
les points ci-dessous - Réinvestissement annuel équipement, ordinateurs
et logiciel qui doit représenter de 10 à 20
du budget - Fournitures renouvelables associées à la carte,
p. ex. lot de cartes et rubans - Licences de logiciel système pour cartes
nouvelles ou supplémentaires nombre augmente
avec la population étudiante - Entretien annuel du système de 10 à 20 du
montant dachat de matériel et de logiciels
18Activités courantes (suite)
- Poursuivre le marketing, qui doit représenter
environ 10 du budget - Concevoir des systèmes connexes internes
compatibles avec le système de cartes - Allouer environ 10 du budget à linnovation
19Expansion, marketing et innovation
- Expansion, marketing et innovation trio de la
réussite - Ces processus se stimulent mutuellement et créent
un mode de fonctionnement autoentretenu et
autosuffisant - Si vous le construisez, ils dépenseront
20Exemple de budget simplifié 2005
- Un montant supplémentaire de 120 370 , qui
napparaît pas dans le tableau ci-dessus, a été
versé en commissions OneCard directement aux
services de restauration par le volet hors campus
21Évolution des ventes annuelles
Ventes annuelles
Nombre total de lecteurs de cartes
22Croissance du volet hors campus
Ventes annuelles
Nombre total de lecteurs de cartes
23Économies pour WLU
- 3 catégories déconomies
- Économies directes en main-doeuvre
- Économies directes de dépenses
- Économies déchelle
- La politique de bureau concernant
lautomatisation de nouveaux systèmes et la mise
à niveau des vieux systèmes a permis de maintenir
le nombre demployés de 1999 à 2005, malgré
laugmentation de plus de 50 des inscriptions
au cours de cette période des économies de 240
000 sur 6 ans.
- Avant le système de cartes, lUniversité
consacrait à lancien système didentité 160 000
en main-duvre et entretien. Avec OneCard, ces
dépenses ont été ramenées à 40 000 . - Le système de cartes a remplacé des systèmes
coûteux de contrôle automatique de bâtiments et
systèmes autonomes de sécurité sur lensemble du
campus par un système intégré unique et peu
coûteux des économies de 200 000 .
24Bilan au bout dun an
- Beaucoup de peaufinage sur tous les fronts
- Technique
- Financier
- Politique
- Plus dexpansion, de marketing et dinnovation
25WLU après la première année
- Le programme de cartes a graduellement intégré
- 16 points de vente hors campus
- 14 lieux de restauration sur le campus
- 45 machines distributrices
- 15 laboratoires dimpression laser
- 160 portes daccès
- 4 ascenseurs
- 24 copieurs
- 2 machines de dépôt automatique
- 6 sites Web
- 4 buanderies
- Divers autres services
- En tout, plus de 300 lecteurs de cartes de divers
types ont été ajoutés après la première année
26Évaluation du programme OneCard à lUniversité WL
- Le programme de cartes a permis des économies et
généré des revenus - Budget de luniversité réduit de 120 000
- Programme financé par des commissions sur les
ventes - Économies déchelle de 240 000
- Contribution supplémentaire de 120 000 sur 6
ans - Dépôts des étudiants atteignent maintenant 7
millions de dollars par année
- Commissions sur les ventes hors campus passées
à210 000 par année - Taux de commission des ventes sur campus réduit
de 20