La Estrategia de Comunicacin de Riesgo

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La Estrategia de Comunicación de Riesgo
Sesión Técnica 3 Taller Nacional de Capacitación
en Comunicación de Riesgo Bogotá, Colombia, 22
al 23 de octubre del 2008
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Objetivo de la sesión

• Identificar los componentes fundamentales de la
  Estrategia de Comunicación de Riesgo.
• Asegurar que hay un plan de crisis dentro de la
  Estrategia Nacional de Comunicación de Riesgo que
  pueda ser activado de inmediato.

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La Estrategia de Comunicación de Riesgo

• Componentes
• Abogacía,
• Coordinación interna e interinstitucional
• Selección de canales, audiencias
• Capacitación (voceros, funcionarios, periodistas
  etc.)
• Mensajes y piezas comunicacionales
• Mecanismos de Vigilancia de la Comunicación
• Elaboración de planes de acción
• Simulaciones
• Evaluación

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La Estrategia de Comunicación de
Riesgo
Qué, porqué, cómo, cuando y con quien
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Organización/Investigación de las capacidades y
pasos a seguir

• Qué tenemos, qué nos falta?
• Revisión de los planes institucionales y
  nacionales de emergencias de salud pública y el
  componente de comunicación.
• Identificar capacidades de comunicación dentro y
  fuera de la organización.
• Identificar mecanismos existentes para vigilar
  comunicación.
• Revisar resoluciones y leyes
• Establecer criterios para entrega de información.
• Integrar comunicación de riesgo a planes
  nacionales de preparación

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Formación de un equipo nacional de comunicación
de riesgo

• Integrado por diversos sectores del estado, de la
  sociedad civil, empresa privada. (representantes
  regionales, asesores de riesgo, antropólogos,
  educadores para la salud, epidemiólogos,
  investigadores de salud ambiental, oficiales de
  prensa o de políticas externas de su
  organización, personal de salud del ámbito
  estatal y local etc.)
• Socializan las bases del plan y su aplicación.
  Discusión y consenso. (coordinación
  interinstitucional)
• Identifica roles y funciones del equipo al
  momento de una emergencia. Quién hace qué, como y
  cuando? Esto incluye a los voceros.

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(No Transcript)
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Coordinación interinstitucional Respuesta
exitosa

• Concentrar recursos y esfuerzos en una dirección
  común.
• Mensajes en una sola voz y con mismo contenido.
• Trabajar la prevención de manera integral y a
  distintos niveles
• presencia en todos los sectores de la población.
• Integrar esfuerzos y recursos económicos,
  logísticos y humanos.
• Evitar confusión y asumir liderazgos definir
  roles y funciones ante una crisis (quien hace
  qué?).

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Coordinación interinstitucional Respuesta exitosa

• Identificación de expertos en el tema
• Preparación coordinada de Información básica en
  distintos temas
• Llegar al mismo tiempo y de manera coordinada
  (ajustarse a las necesidades del público y de
  los medios de comunicación)

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A nivel internoLista de Verificación de la OPS

• Estrategia institucional de comunicación de
  riesgo aprobada por la dirección superior.
• Planes de acción de rápida activación validados
  (simulaciones)
• Conformado el grupo de comunicación de riesgo.
• Línea jerárquica (canales de mando), validar el
  flujo de información y comunicación a nivel
  interno e interinstitucional.
• Capacitación a funcionarios de alto nivel y a
  portavoces.
• Vigilancia de la Comunicación (investigar lo que
  el público percibe y cree, diálogo con la
  comunidad).

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Nivel internoLista de Verificación de la OPS
(Cont.)

• Elaborar con el equipo mensajes, materiales
  informativos. Identificar canales de comunicación
  para públicos metas en situaciones de riesgo.
• Actualizar las listas de medios de comunicación,
  capacitación de los medios de comunicación.
• Planifica a lo interno de su institución y toma
  en cuenta la coordinación inter-agencial,
  multisectorial e interinstitucional.
• Identifica a otros socios claves fuera de la
  institución.

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A nivel externo Active un sistema de
comunicación

• Conformar CNCR. Amplié el enfoque de comités
  existentes.
• Identifique comunicadores y voceros designados en
  otras instituciones socialesdesarrollen red.

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A nivel externo Active un sistema de
comunicación

• Fortalezca la estructura organizativa de las
  comunidades.
• Establezca una relación horizontal entre la
  comunidad y las instituciones
• Tome en cuenta el conocimiento y la percepción de
  la población

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A nivel externoActive un sistema de comunicación

• Diseñen /actualicen un Flujograma de Comunicación
  de Riesgo interinstitucional
• define roles y funciones ante diversos escenarios
  de riesgo. Definan quien tiene propiedad de la
  información (quién la lanza/cuando/como).
• Planes de acción conjuntos.
• Procedimientos de coordinación con socios claves
  y verificación de información antes de ir al
  público.
• Coordinar en el menor tiempo posible el
  lanzamiento de la información (Rapidez del primer
  anuncio).

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Flujograma

• Un diagrama que expresa gráficamente las
  distintas operaciones que componen un
  procedimiento ó parte de este, estableciendo su
  secuencia cronológica.
• Es una gráfica que representa el flujo o la
  secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de
  indicar la secuencia del proceso en cuestión, las
  unidades involucradas y los responsables de su
  ejecución. http//www.monografias.com/trabajos14/f
  lujograma/flujograma.shtml

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Ejercicio de Grupo

• Plantéese una situación de emergencia y detalle
  cual sería el Flujo de comunicación interna en su
  institución para salir al público con un primer
  anuncio.
• Plantéese una situación de emergencia de
  envergadura nacional y detalle cual sería el
  flujo de coordinación y comunicación
  interinstitucional para salir al público con un
  anuncio.

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Identificar públicos metas y determinar el
contenido de los mensajes

• Cada emergencia puede involucrar a un público
  diferente.
• Percepción del riesgo
• Abordar preguntas y preocupaciones
• Involucrar a un equipo multidisciplinario
• Utilizar herramientas (mapa de mensajes)
• Enfatizar la información sobre acciones que los
  individuos deben realizar.
• Estar redactado en lenguaje claro y sencillo

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Identificar formatos y canales disponibles

• De doble vía
• Comités de asesorías
• Paneles
• Talleres
• Foros de discusión pública
• Reuniones públicas
• Salas de chat, páginas web interactivas, blogs
• Mensajes de textos
• Consultas directas

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Identificar formatos y canales disponibles

• Medios para llegar al público
• Comunicados de prensa
• Entrevistas
• Programas de llamadas en vivo
• Entrevistas con calendario fijo (radiales etc.)
• Web sites
• Anuncios de información pública
• E mails
• Fax
• Radio de ondas cortas
• Anuncios de publicidad pagados
• Flyers, folletos, circulares, hojas de datos

• Presentaciones en reuniones comunitarias, en
  actividades regulares de la comunidad
• Correo directo
• Exhibiciones
• CDs, cassetes
• Centros de información
• Mensajes por celular y voice mail
• Diarios, boletines
• Medios tradicionales y folklóricos
• Blogs
• Alto parlantes

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Capacitación al equipo de comunicación de riesgo

• Capacitación del equipo multidisciplinario de
  comunicación de riesgo a nivel nacional,
  regional, local (Ministerios o delegaciones
  regionales de Salud, Educación, Cancillería,
  Trabajo, Agricultura, Defensa Civil, Policía
  etc.)
• Incluir a las organizaciones comunitarias.
• Abogacía y capacitación a las autoridades
  nacionales y otros aliados estratégicos

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Capacitación de Voceros

• Competentes y con experiencia profesional. Deben
  mostrar empatía , honestidad, abiertos y
  comprometidos
• Cara pública de la situación de emergencia.
  Ayudan a establecer credibilidad en las
  autoridades públicas. Entrenados en comunicación.
• Capaz de ser vocero y apoyar al
  Ministro/Presidente etc

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Capacitación de Voceros

• Conocer procedimientos y políticas de la
  organización.
• Entrenados para relacionarse efectivamente con
  los medios de comunicación y con el público.
  (media training)
• Preparados con anticipación para responder
  preguntas obvias.
• Entrenados en comunicación No-verbal
• Conocer objetivos, metas y resultados del plan.

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Capacitación del Equipo de Comunicación de Medios

• Desarrollo de mensajes efectivos durante
  emergencias (talking points, mapas de mensajes
  para mensajes claves, métodos para validar etc.)
• Errores que se cometen al comunicar y como
  solucionarlos (sobre asegurar, garantizar,
  prometer, especulación de escenarios etc.)
• Métodos y significados de la comunicación
  efectiva (selección de canales apropiados y
  alternativos, desarrollo de materiales, abordar
  apropiadamente la diversidad cultural etc.)

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Plan de Acción para la EmergenciaQué debe
contener?

• Objetivos del plan para situación específica.
  Toda la información suficiente sobre la situación
  X antes de la emergencia.
• Percepción de riesgo vigilancia de la
  comunicación
• Elaboración de mensajes, producción de materiales
  y canales para audiencias específicas.
• Identificar socios y aliados para situación
  específica. Establecer formato de primer anuncio
  y anuncios posteriores
• Preparación de protocolos, templates y la norma
  establecida para aprobación y acelerar salir al
  público.

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Simulaciones

• Validar y poner a prueba nuestros planes
• Identificar brechas
• Sensibilizarnos de lo rápido que puede
  desarrollarse una emergencia.
• Valorar la planificación previa
• Simulaciones de mesa, simulacros en tiempo real
  etc.

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Evaluaciones

• Evaluación formativa Durante la planificación y
  diseño del plan .Grupos focales para probar
  comprensión de los mensajes.
• Evaluación de proceso Revisión de actividades
  que se desarrollaron para documentar si se
  realizaron de acuerdo con lo planificado..

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Evaluaciones

• Evaluación de productos Determina si los
  objetivos de corto plazo se cumplieron si hubo
  cambios de conocimientos, actitudes y
  comportamientos. Utiliza encuestas, grupos
  focales, reuniones uno-a-uno y entrevistas de
  puerta en puerta.
• Evaluación de impacto Mide los cambios en las
  tasas de morbilidad y mortalidad, cambios de
  comportamiento sostenidos o cambios de políticas.
  Las herramientas para medir estos cambios son las
  revisiones de información secundaria y los
  análisis de políticas.

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Conclusiones

• La estrategia y los planes de comunicación de
  riesgo son componentes esenciales de los Planes
  Nacionales de Gestión del Riesgo.
• El proceso para diseñar una estrategia de
  comunicación de riesgo incluye desde la
  planificación, hasta la evaluación.
• La coordinación interna e interinstitucional es
  clave para el flujo apropiado de información y
  comunicación. Conocer, validar y apropiarse del
  flujo.
• La participación comunitaria es vigilancia en
  acción

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Ejercicio de Grupo

• Lea la lista de verificación de OPS para la
  elaboración e implementación de una Estrategia de
  Comunicación de Riesgo.
• En grupo discuta y responda
• La tarea aplica para mi país?
• La estamos realizando?
• Si la respuesta es Sí, la podemos fortalecer?,
  cómo?
• Si la respuesta es NO, qué debemos hacer
  (recomendaciones) para implementarla?