Manual del Usuario

1
Performance Management Solutions
Manual del Usuario Versión 4.3
Módulos BSC, IPG, MPF y Encuestas
Actualizado el 25 Abril 2007
2
Tabla de contenido
Página

• Introducción y acceso 3
• Los módulos principales 4
• Uso del módulo Balanced Scorecard (BSC) o Cuadro
  de Mando Integral
• 3.1 Indicadores o métricas 5
• 3.2 Iniciativas o acciones 13
• Uso del módulo Indicadores de Performance
  Gerencial (IPG) 19
• Uso del módulo Monitor de Performance Gerencial
  (MPF) 20
• Actualización de indicadores Carga Manual 24
• Otras utilidades 25
• Creación de encuestas 33
• Preferencias del usuario 46
• Recursos online 47
• Mapa de la aplicación 48

3
Introducción y acceso
Baxon PMS es una solución 100 basada en web para
el control de gestión integral de cualquier
organización.
Para comenzar a utilizar Baxon PMS debe primero
abrir su navegador de internet, y luego escribir
la dirección que se le haya suministrado (por
ejemplo www.pms.baxon.net)
1
En la pantalla de acceso debe introducir los
parámetros que le fueron otorgados como usuario
(nombre de la organización, usuario y clave).
Nota en caso de tener problemas de acceso, por
favor escribir al administrador de su aplicación
o a support_at_baxon.net
2
La primera vez que se conecte es posible que
aparezca una ventana para instalar un componente
ActiveX. Pulse Aceptar ya es un control
necesario para navegar correctamente la
herramienta
3
Una vez que haya finalizado su sesión, para salir
de ella haga clic en el botón de Logout
que encontrará en el extremo derecho del menú de
navegación principal
4
4
Los módulos principales
Para acceder al módulo de Balanced Scorecard o
Cuadro de Mando Integral se debe elegir BSC en la
barra de navegación. Este módulo permite llevar
la estrategia a la acción utilizando la
metodología de Balanced Scorecard.
Para acceder al módulo de Indice de Performance
Gerencial se debe elegir IPG en la barra de
navegación. Este módulo permite controlar la
performance operativa de cada área o gerencia en
una organización.
Para acceder al módulo de Monitor de Performance
Financiera se debe elegir MPF en la barra de
navegación. Este módulo permite controlar la
performance financiera comparándola contra el
presupuesto de la organización.
5
Uso del módulo Balanced Scorecard (BSC) o CMI
Mapa Estratégico
La primer pantalla al elegir BSC es un mapa
estratégico, donde se encuentran los objetivos de
la organización vinculados por relaciones
causa-efecto, y clasificados en dimensiones
1
El cumplimiento de los objetivos puede ser
evaluado por los resultados obtenidos
(indicadores o métricas) o por el avance de sus
iniciativas. Para evaluar, elegir en el selector
de arriba a la izquierda cualquiera de ambas
alternativas. Los objetivos tomarán colores,
considerando los valores de las métricas elegidas
en la pantalla resumen, comparadas con los
valores previstos y ponderados por la importancia
de cada indicador.
2
La evaluación puede hacerse contra valores
previstos o presupuestados, o contra reales
históricos. Este selector aparece al elegir
Métricas en el selector anterior
3
5
La evaluación puede hacerse también para el mes
elegido, o contra valores acumulados, que pueden
ser últimos 3, 6, 12 meses o lo que va del año
contable (YTD)
Para evaluar los objetivos en función del avance
de sus hitos, elegir Analizar por avances
4
6
Uso del módulo Balanced Scorecard (BSC) o CMI
Mapa Estratégico
1
2
Se pueden definir múltiples Mapas Estratégicos,
que pueden estar enlazados entre sí por vínculos,
simbolizados por flechas de color violeta (ver
imagen) Al hacer clic sobre esa flecha se conecta
al otro mapa, donde se encuentra el mismo
objetivo. Otra forma de ir a un mapa
estratégico, es elegirlo desde el selector de
arriba al medio
2
1
7
Uso del módulo Balanced Scorecard (BSC) o CMI -
Indicadores
Al hacer clic en un objetivo, se llega a la
pantalla de indicadores, donde se pueden ver los
resultados obtenidos, organizados en 3
columnas Valores reales correspondientes al mes
y año indicado en el selector Valores
presupuestados o previstos, que son comparados
con los reales. Los semáforos y de variación
destacan los desvíos de reales versus
presupuestados. Esta columna puede ser utilizada
para comparar contra reales, cambiando el
selector Presupuestado Real, y luego eligiendo
el período a comparar. Esta columna trae
valores históricos, que son comparados con los
reales del mes. Nota Se puede configurar Baxon
PMS para que en esta columna aparezcan por
defecto los valores del mes anterior, o los de
igual mes del año anterior. Para ello debe
modificarse los parámetros de empresa, y se
necesita un permiso de administrador
1
2
3
1
2
3
8
Uso del módulo Balanced Scorecard (BSC) o CMI -
Indicadores
1
Se puede elegir evaluar períodos distintos a un
mes, como últimos 3, 6 y 12 meses, así como lo
que va del año contable (YTD). Al modificar este
parámetro todos los valores de las 3 columnas se
actualizarán, así como sus semáforos y
variaciones.
1
2
Los indicadores que tienen una carpeta amarilla a
la izquierda son métricas fórmula, y al hacer
clic en el icono de la carpeta se pueden abrir,
para ver qué números la componen.
2
9
Uso del módulo Balanced Scorecard (BSC) o CMI -
Indicadores
Al hacer clic sobre cualquier nombre de indicador
se puede seguir buceando el origen de los
valores, hasta llegar a la métrica dato, que
representa el mayor nivel de detalle definido
para ese indicador en el sistema.
1
En la sección Parámetros de la pantalla detallada
de un indicador se puede ver el número del
indicador, el responsable de la performance
(alcanzar el valor presupuestado) a quién puede
escribírsele un correo haciendo clic sobre el
sobre amarillo, la importancia del indicador, su
polaridad (lógica para el cambio de color del
semáforo) y si el indicador es Lead (se adelanta
al objetivo) o lag (mide el resultado posterior)
2
1
Se ven las fórmulas del indicador (mensual y de
acumulación, para reales y presupuestadas) y el
responsable del dato, en caso de ser una métrica
dato, además de datos de la última actualización.
3
La descripción conceptual aparece en esta
sección, así como otras observaciones. Nota al
deslizar el mouse sobre la métrica en la pantalla
indicadores, puede verse también la descripción
de la métrica
4
2
En este Foro pueden dejarse comentarios para ser
vistos y respondidos por otros usuarios sobre
este indicador
5
5
3
Si la métrica pertenece a una gerencia u
objetivo, dicha relación aparecerá en esta
sección, con un vínculo que apunta a esa pantalla
6
6
4
10
Uso del módulo Balanced Scorecard (BSC) o CMI -
Indicadores
1
Para cambiar el período a evaluar o comparar en
cualquiera de las 3 columnas, debe elegirse el
mes y año de los selectores de cada columna
1
2
También pueden agregarse comentarios sobre los
indicadores de cada objetivo en el Foro, que
pueden ser vistos y respondidos por otros
usuarios, generando una discusión virtual.
2
3
Haciendo doble clic sobre cualquier número se
puede agregar un comentario, que aparecerá con
una marca roja en todo lugar del sistema donde
figure este número. Para grabar el comentario,
cerrar la ventana con la cruz roja en el vértice
superior derecho. Para borrar un comentario
existente, realizar doble clic sobre el mismo, y
luego eliminar todo el texto del mismo, y cerrar
la ventana. La marca del comentario desaparecerá.
3
11
Uso del módulo Balanced Scorecard (BSC) o CMI -
Indicadores
Frecuencia indica la frecuencia o intervalo
mínimo de tiempo en el que se muestran los datos
(eje x). 1M significa que los datos se estarán
viendo para cada mes graficado, mientras que, por
ejemplo, 3 M será para cada trimestre
1
Acumulado indica el criterio de acumulación de
los valores que son mostrados en el gráfico. Por
ejemplo, si es 12 M significa que se ve en cada
punto los valores acumulados de los últimos 12
meses
1
2
2
3
Cantidad de puntos indica la cantidad de datos
que son mostrados en el gráfico, que pueden ir de
6 hasta 24. La opción Año (year) muestra los 12
datos del año calendario actual
3
4
Puntos de gráfico Clic sobre cualquier punto
lleva a esa fecha y mayor información
4
Tipos de gráficos Pueden elegirse gráficos de
líneas, barras o áreas
5
6
5
Tendencia Recta de mínimos cuadrados (verde)
sobre los valores reales graficados
6
Notas La escala de los gráficos puede
modificarse para que sea mínimo igual a 0, a
mínimo valor a graficar o una alternativa
intermedia. Esta elección afecta a todos los
gráficos. También pueden elegirse los valores por
defecto para los puntos 1, 2, 3 y 5 para cada
métrica. Consulte con su administrador.
12
Uso del módulo Balanced Scorecard (BSC) o CMI -
Indicadores
Permite ver los valores de la pantalla mes por
mes, de acuerdo a un período definido por una
fecha de inicio y finalización. Pueden verse
tanto valores reales como presupuestados
1
Pueden verse simultáneamente todos los
indicadores principales de esta pantalla en
gráficos
2
1
2
3
4
Se agregan 2 columnas adicionales a la derecha de
la tabla con indicadores. Estas columnas son
especialmente útiles para realizar
simultáneamente una evaluación de la performance
del mes y la acumulada del año o trimestre.
3
Realiza una exportación de todos los valores
mostrados en pantalla a una planilla Microsoft
Excel
4
13
Uso del módulo Balanced Scorecard (BSC) o CMI -
Iniciativas
1
El botón Que estamos haciendo para mejorar estos
resultados lleva a la sección Iniciativas, donde
se concentran todos los proyectos y acciones
planeados para cumplir el objetivo
1
3
2
Las iniciativas pueden verse agrupadas en la
primer pantalla. Una iniciativa es un proyecto o
plan de acción, que agrupa una serie de Tareas e
Hitos o Milestones
2
En esta pantalla puede verse la fecha de comienzo
y finalización de cada iniciativa, así como sus
hitos y su grado de cumplimiento (semáforo). Los
hitos toman un color en función de su avance,
luego de haber vencido su fecha de ejecución.
3
14
Uso del módulo Balanced Scorecard (BSC) o CMI -
Iniciativas
1
2
3
4
Al hacer clic sobre una iniciativa se puede abrir
para ver todas las tareas que la componen, y los
hitos asociados a esta iniciativa
1
Las tareas son las acciones específicas que deben
ser realizadas para ejecutar la iniciativa, y
tienen una fecha de comienzo y finalización.
2
Los hitos son avances concretos que deberían
estar concluidos en una fecha, y tienen una
persona responsable de su cumplimiento
3
También pueden agregarse comentarios sobre la
iniciativa en el Foro, que pueden ser vistos y
respondidos por otros usuarios, generando una
discusión virtual.
4
15
Uso del módulo Balanced Scorecard (BSC) o CMI -
Iniciativas
Cada hito es un botón donde se puede hacer clic
para ver más detalle
1
Los hitos pueden ser actualizados y modificados
haciendo clic sobre el título o el icono de
edición
2
1
3
El avance de los hitos es mostrado como bolilas
completas azules, y su descripción se muestra
abajo
2
3
4
4
2
Se puede escribir un correo al responsable del
hito desde aquí
16
Uso del módulo Balanced Scorecard (BSC) o CMI -
Iniciativas
1
2
3
Las iniciativas pueden agregarse desde el botón
Agregar iniciativas, en la pantalla Iniciativas
de cada objetivo. Nota según la configuración de
sus sistema, puede ser que esta facultad sea
reservada exclusivamente a administradores y
facilitadores.
1
2
Las iniciativas pueden asociarse a una gerencia
para su visualización en el módulo IPG
Opcionalmente las iniciativas pueden asociarse a
una iniciativa superior. De esta manera pueden
anidarse iniciativas según su jerarquía, y que
todas ellas formen parte de un proyecto
3
17
Uso del módulo Balanced Scorecard (BSC) o CMI -
Iniciativas
3
2
1
1
Pueden agregarse tantas tareas como sea necesario
desde el botón Agregar Tarea
2
Las tareas tienen un título, fecha de comienzo y
finalización (con almanaques). Opcionalmente
puede indentarse al definirse como subtarea
3
Las tareas pueden reordenarse verticalmente
haciendo clic en el signo , y reubicándolas
según un número de orden. También desde aquí
puede cambiarse rápidamente la fecha de comienzo
o finalización
18
Uso del módulo Balanced Scorecard (BSC) o CMI -
Iniciativas
Pueden agregarse hitos desde el botón agregar
hito o milestone
1
2
Los hitos pueden agruparse en categorías, y
pueden crearse nuevas categorías
2
3
Los hitos son denominados con un título breve,
que puede elegirse de los hitos ya creados, o
crear uno nuevo
3
4
1
5
Los hitos tienen una persona responsable, y
opcionalmente puede elegirse un supervisor de
esta tarea, que será notificado automáticamente
si se modifica algo de este hito (fecha de
vencimiento, grado de avance). También puede
elegirse un asistente del supervisor, que tendrá
iguales facultades que el supervisor
4
6
7
5
Cada hito debe tener una fecha de vencimiento,
que es elegida utilizando un almanaque, y una
importancia, que es utilizada como ponderador
para elegir los colores de avance en los
objetivos del mapa estratégico, al evaluar por
avance. Opcionalmente un hito puede asociarse a
una tarea, o mantenerse independiente
6
En este campo puede describirse con mayor detalle
la naturaleza del hito.
El grado de avance es elegido como un , y además
puede escribirse la descripción del avance.
Pueden completarse varios grados de avance
sucesivos por hito, y opcionalmente enviarse la
descripción del avance por correo al responsable,
supervisor y asistente
7
19
Módulo Indicadores de Performance Gerencial (IPG)
- Organigrama
El módulo de Indicadores de Performance Gerencial
(IPG) mide la performance de cada área o
gerencia, en función de sus indicadores e
iniciativas. La estructura de este módulo es
exactamente igual al de BSC, con la diferencia
que los indicadores, iniciativas e hitos son
reagrupados en función de sus responsables.
Pueden también existir múltiples organigramas
(pantalla equivalente a Mapa Estratégico en el
módulo BSC), por lo que cualquier área puede ser
expandida ilimitadamente a través de sucesivas
pantallas de organigramas. Por lo tanto, todo lo
descrito en el capítulo anterior es aplicable a
este módulo Nota pueden existir indicadores o
iniciativas que no pertenezcan a ningún objetivo,
pero sí a una gerencia, y viceversa.
20
Uso del módulo Monitor de Performance Financiera
(MPF)
La primer pantalla del módulo MPF, llamada Arbol
MPF, muestra todos los cuadros del módulo,
asociados según la estructura del modelo de
gestión diseñado. Cada recuadro es un semáforo
que indica la performance de ese cuadro, y
también un botón que lleva al mismo
2
1
3
El período evaluado en esta pantalla puede
modificarse, así como la base de comparación
(versus presupuesto o historia), y la acumulación
(mensual, 3, 6 o 12 meses, y lo que va del año
contable). Los colores de los cuadros cambiarán
de acuerdo a estos parámetros.
1
4
Pueden crearse múltiples pantallas como ésta, y
ser elegidas con el selector KPI. También pueden
vincularse a través de cuadros repetidos. En ese
caso, una flecha violeta indicará que dicho
cuadro puede ser abierto en otros cuadros en la
pantalla siguiente
2
3
El botón Listado permite listar todos los cuadros
existentes, reemplazando al Arbol MPF
El título de cada recuadro es un vínculo que
conduce a dicho cuadro o árbol. Nota la elección
por defecto entre el formato tabla o árbol es
definida como una preferencia de cada usuario.
4
21
Uso del módulo Monitor de Performance Gerencial
(MPF)
6
2
1
3
5
4
1
Al hacer clic sobre las métricas con carpeta
amarilla pueden verse sus métricas precedentes
Los números donde el desvío es mayor en términos
absolutos son resaltados. Esta funcionalidad
puede suspenderse con el botón con un marcador
amarillo
2
Las métricas también pueden bucearse haciendo
clic sobre la palabra Link, que llevará al
usuario a otro cuadro donde esta métrica existe.
En caso de existir en más de dos cuadros, se
abrirá una ventana preguntando a qué cuadro se
quiere ir
3
4
Se puede hacer clic sobre cualquier métrica para
acceder a la pantalla de detalle del indicador
(ver pág sig)
5
Los gráficos se actualizan automáticamente al
desplazar el mouse sobre cada métrica (Ver más en
pág 11)
6
En caso de estar configurado, puede verse también
el cuadro en formato de árbol (ver pág 23)
22
Uso del módulo Monitor de Performance Gerencial
(MPF)
1
Al hacer clic sobre cualquier nombre de indicador
se puede seguir buceando el origen de los
valores, hasta llegar a la métrica dato, que
representa el mayor nivel de detalle definido
para ese indicador en el sistema.
En la sección Parámetros de la pantalla detallada
de un indicador se puede ver el número del
indicador, el responsable de la performance
(alcanzar el valor presupuestado) a quién puede
escribírsele un correo haciendo clic sobre el
sobre amarillo, la importancia del indicador, su
polaridad (lógica para el cambio de color del
semáforo) y si el indicador es Lead (se adelanta
al objetivo) o lag (mide el resultado posterior)
2
1
Se ven las fórmulas del indicador (mensual y de
acumulación, para reales y presupuestadas) y el
responsable del dato, en caso de ser una métrica
dato
3
La descripción conceptual aparece en esta
sección, así como otras observaciones. Nota al
deslizar el mouse sobre la métrica en la pantalla
indicadores, puede verse la descripción de la
métrica
4
2
En este Foro pueden dejarse comentarios para ser
vistos y respondidos por otros usuarios sobre
este indicador
5
3
5
6
Si la métrica pertenece a una gerencia u
objetivo, dicha relación aparecerá en esta
sección, con un vínculo que apunta a esa pantalla
4
6
23
Uso del módulo Monitor de Performance Gerencial
(MPF)
Se puede cambiar de un cuadro a otro utilizando
este selector
1
4
1
Haciendo clic en cualquier indicador se puede
acceder a la pantalla detallada de la métrica,
con gráfico de evolución, foro, correo, etc (ver
pag anterior)
3
2
2
Las métricas pueden expandirse, para ver mayor
nivel de apertura, haciendo clic sobre las
flechas violeta
3
Alternativamente, en caso de estar configurado,
esta pantalla puede verse también en formato de
Tabla (pág 21)
4
24
Actualización de indicadores Carga Manual
1
2
7
6
5
3
4
Las métricas Dato de Baxon PMS pueden ser
actualizadas de forma manual por el responsable
del dato o el administrador del sistema. Para
ello debe hacer clic en Editor, donde aparecerán
listadas solamente las métricas donde el usuario
es responsable del dato.
Puede elegirse qué métrica actualizar desde este
selector. El binocular permite buscar un
indicador utilizando cualquier palabra de su
nombre
1
2
En caso de ser un listado muy largo, puede irse
directamente a una página desde aquí
3
Haciendo clic en por indicador pueden cargarse
los 12 meses de ese indicador
4
Desde este selector puede elegirse la fecha a
actualizar
5
Los datos son cargados en estos recuadros. Debe
utilizarse punto para separar los decimales. Al
modificar un valor o cargar uno nuevo, la celda
toma el color rosado.
Pueden eliminarse valores seleccionándolos en
estas cajas, y luego haciendo clic en la cruz roja
6
Para guardar los cambios realizados y actualizar
los cálculos, debe hacerse clic en el botón
actualizar. Nota si no se hace clic en este
botón los cambios realizados se perderán
definitivamente.
7
25
Otras utilidades Resumen y Mi PMS
1
La pantalla Resumen muestra las métricas más
importantes de la organización. La configuración
de las métricas a incluir en esta pantalla es
realizada por el administrador del sistema. Nota
las métricas elegidas en esta pantalla son las
que determinarán el color de la organización en
un entorno multi-empresa
1
2
En esta sección se pueden definir atajos, o sea,
vínculos que conectan directamente a los cuadros
del FTP más importantes
2
3
El botón iniciativas permite acceder a las
iniciativas seleccionadas como más importantes de
la organización.
3
4
Mi PMS es una pantalla donde cada usuario puede
definir cuáles son las métricas que ver.
4
5
Para agregar una métrica debe hacer clic sobre el
signo , y para eliminarla (sólo de esta
pantalla) hacer clic en la cruz roja
5
26
Otras utilidades - Librerías
En toda pantalla donde aparece este icono existen
librerías disponibles. En las librerías pueden
almacenarse archivos, que luego pueden ser
descargados por otros usuarios.
1

• Librerias

1
Con este botón se pueden subir archivos. Cada
librería debe tener un nombre adjunto para poder
funcionar.
2
Envía correos
3
2
4
Permite reenviar el archivo como adjunto
3
4
5
Edita la librería, para modificar el nombre,
archivo adjunto o eliminar la librería
5
27
Otras utilidades Estado de la información
1
2
1
En esta pantalla, accesible desde Reportes/
Estado de la información o desde el indicador de
la barra de navegación, pueden verse las métricas
dato pendientes de ser actualizadas, con su fecha
de última actualización, y la persona responsable
de suministrar el dato. Desde esta misma pantalla
se puede enviar un correo a esa persona.
1
Se puede evaluar el estado de la información para
distintos períodos, o filtrar reales,
presupuestados o ambos
2
28
Otras utilidades Informe de mayores desvíos
2
3
1
Este informe, accesible desde reportes como
Mayores desvíos, realiza un ranking de las
métricas con mayor desvío contra presupuesto, de
acuerdo a su impacto en términos absolutos. Las
desviaciones son clasificadas en positivas y
negativas, de acuerdo a su impacto en la
rentabilidad de la organización. Nota para que
funcione este reporte, deben haberse configurado
las métricas dato monetarias para el motor de
optimización
1
Se puede evaluar desvíos para distintos períodos,
y distintas acumulaciones (3, 6 y 12 últimos
meses, o lo que va del año contable)
2
Puede elegirse la cantidad de métrica a listar
3
29
Otras utilidades Listados, librerías y reporte
gráfico
1
2
3
4
5
Los reportes de performance por objetivo o
responsable son informes planos donde se describe
el estado de los, resultados y avances de cada
objetivo y área respectivamente
1
Los listados de métricas permiten listar o
exportar a Excel todas las métricas configuradas
en el sistema, con sus campos más importantes
2
Reporte gráfico permite graficar la evolución
histórica de cualquier métrica configurada en el
sistema
3
Librería de archivos permite administrar todos
los archivos cargados en librerías en el sistema
4
El reporte de trazabilidad de datos se utiliza
para ver que usuario realizo alguna modificación
de datos, el método empleado y en que fecha lo
realizó.
5
30
Otras utilidades Visualización de presentaciones
Desde Informes también se puede acceder al módulo
Presentaciones Online, haciendo clic en el título
de la presentación. Esta herramienta permite ver
presentaciones con títulos, comentarios y un
orden predefinido, sin perder también la
capacidad de bucear y navegar la aplicación.
1
2
Indica el nombre de la slide que se está viendo,
y se puede hacer clic para pasar a otra slide de
la lista
1
Las flechas permiten pasar a la slide siguiente o
anterior
3
5
6
Permite ocultar la barra de comando de la
izquierda, o expandirla
4
2
Para imprimir la presentación, primero de debe
hacer clic en este botón.
5
Al finalizar de ver la presentación, hacer clic
en el botón Finalizar
6
3
4
31
Otras utilidades Creación y modificación de
presentaciones
Para modificar una presentación existente o crear
una nueva, se debe hacer clic en Editar dentro de
la sección Presentaciones en Informes
1
2
Completar con el nombre de la nueva slide, y el
orden que se le quiere dar en la presentación
Marcar la caja si se quiere agregar un
comentario. Mover la flecha y caja de comentario
a la ubicación deseada, y hacer doble clic sobre
la caja amarilla para agregar un comentario. Para
girar la flecha, elegir una de las posiciones
disponibles
3
1
2
3
4
5
6
Utilizar los botones Nuevo y Borrar para agregar
o eliminar slides
4
Una vez definida la slide, hacer clic en Capturar
para grabarla
5
Para terminar la presentación hacer clic en
Finalizar
5
32
Otras utilidades Barra de navegación
Se puede buscar cualquier texto o número de
métrica en todo el sistema desde esta ventana
1
1
Indica el de información actualizada en la
fecha definida
2
3
Botones de Atrás y Siguiente
2
3
4
5
6
7
Lupa que permite agrandar o achicar el tamaño de
la pantalla, ubicando el cursos sobre una de las
2 lupas. Nota se puede también configurar en
preferencias el nivel de zoom por defecto de un
usuario
4
Exportación a powerpoint. Para utilizarlo, es
necesario configurar Baxon PMS como sitio de
confianza, y activar los controles active X de su
navegador. Nota esta funcionalidad sólo puede
usarse si usted tiene Office versión XP o superior
5
Permite imprimir lo que está en pantalla
6
Cierra la sesión
7
33
Creación de encuestas
Para crear una encuesta nueva o editar una
existente, hacer clic en el botón encuestas del
Editor
1
1
2
Para crear una encuesta nueva hacer clic en Nueva
Encuesta, para editar una existente, en Diseño, y
para ver un reporte de resultados en Análisis
2
34
Creación de encuestas
1
2
1
Completar con el nombre de la encuesta
2
Definir si se trata de una encuesta que comienza
de cero, o se quiere utilizar un modelo
existente. Luego Guardar
35
Creación de encuestas
1
Insertar ítem que compone la encuesta
1
Elegir el formato del ítem, que es el tipo de
pregunta y forma de respuesta que se verá en el
formulario de encuesta
2
2
36
Creación de encuestas
1
Título de la pregunta
Alias de la pregunta, para identificarla con otro
nombre en los reportes (opcional)
2
Texto secundario, que aparece bajo el título de
la pregunta (opcional)
3
37
Creación de encuestas
Define si la respuesta a esta pregunta será
obligatoria o no
1
Los textos de respuestas alternativas pueden ser
elegidos de un grupo predefinido con el selector,
o completados manualmente en las celdas de abajo
1
2
2
Cada respuesta puede tener un puntaje asociado.
También puede elegirse una respuesta para que
aparezca por defecto
3
3
4
Para agregar más líneas de respuesta, hacer clic
aquí
4
5
Si se desea agregar una pregunta final de texto
abierto
5
6
Para asociar los resultados de estas respuestas a
una métrica existente en el sistema. Para ello se
debe seleccionar la métrica, y elegir si qué se
quiere medir.
6
38
Creación de encuestas
Para agregar ítems a la encuesta, hacer clic en
Insertar
1
Para grabar la encuesta hacer clic en Aceptar
2
Para permitir a los encuestados acceder a la
encuesta para completarla, hacer clic en Publicar
3
1
2
3
39
Creación de encuestas
Tres formas para insertar ítems en una encuesta
Insertar un ítem desde cero, forma explicada
anteriormente (default).
1
Insertar un ítem desde otra encuesta.
2
1
2
3
Insertar un ítem desde la biblioteca.
3
Una vez hecha la selección del ítem
correspondiente, dentro de otra encuesta o de la
biblioteca, el proceso sigue igual al comentado
anteriormente.
2
3
40
Distribución de encuestas
Una encuesta puede ser distribuida de 3
formas Por correo electrónico, copiando el
vínculo que aparece en pantalla. Publicando la
encuesta en un sitio web, para lo que se debe
copiar y pegar la línea de código que se ve en
pantalla. Alternativamente se puede también
invitar a la encuesta a través de una ventana
emergente del sitio (pop up). Enviando la
encuesta por medio de una lista de emails.
3
1
1
2
2
3
41
Encuestas - Uso de Bibliotecas
Las bibliotecas sirven para crear preguntas
generales que puedan ser usadas en cualquier
encuesta. Una vez creada la pregunta se almacena
en la biblioteca y mediante la opción de
insertar desde librería, en la creación o
edición de encuestas, se puede agregar fácilmente
la pregunta creada.
1
1
Para crear una nueva biblioteca.
2
Una vez guardada la biblioteca la creación de
ítems dentro de la misma es igual a la creación
de ítems en una encuesta.
2
42
Encuestas - Uso de Plantillas
Las plantillas sirven para crear o definir toda
la parte gráfica de una encuesta, el uso de logos
de la empresa, alineación, bordes y colores,
estilos de fuentes, encabezado y pie de paginas y
los botones de navegación de la encuesta. Al
igual que las bibliotecas, se pueden crear y
reutilizar en cualquier encuesta.
1
1
Para crear una nueva plantilla.
2
Una vez guardada la plantilla se pueden definir
todos los parámetros gráficos, antes mencionados,
de una forma muy sencilla.
2
43
Encuestas - Uso de Plantillas
Para modificar la plantilla asociada a una
encuesta, desde el menú encuestas hacer clic en
diseño. Hacer clic en el botón
editar. Seleccionar la plantilla desde el combo
con las plantillas disponibles.
1
2
1
3
En esta pantalla se pueden definir muchas opción
útiles para la encuesta creada, como por ejemplo
fecha de inicio y fin de la encuesta, los niveles
de acceso para el encuestado, los atributos de
finalización de la encuesta y otras propiedades
administrativas.
3
2
44
Encuestas - Lista de Emails
Las Listas de Emails son muy útiles para realizar
envíos de encuestas de forma periódica a las
mismas personas, y de esta manera poder formar un
perfil de encuestando.
Para crear una nueva lista de Emails.
1
1
2
3
3
2
Para editar una de las listas existentes.
Para borrar una lista.
45
Encuestas - Lista de Emails
Tres formas para crear una lista de emails
Crear una lista de emails ingresando los datos
uno a uno.
1
Crear una lista de emails desde una lisa
existente.
2
1
2
Crear una lista de emails desde la base de datos
de PMS, en este caso se toman todos los emails de
los usuarios de PMS para la empresa
correspondiente.
3
3
Dependiendo de la opción que se elija el sistema
mostrará o no, otra pantalla sencilla de diálogo
con el usuario.
46
Definición de preferencias del usuario
Cada usuario puede definir también sus propias
preferencias, como correo, claves, idioma y
preferencias de pantallas por defecto
47
Recursos online
El botón de ayuda de Baxon PMS conduce a un
centro de recursos (Resource Centre) online,
donde continuamente se agrega documentación de
capacitación y soporte, que puede ser bajada por
los usuarios del Baxon PMS
También se puede hacer clic sobre ciertas
palabras de Baxon PMS, donde al desplazar el
mouse por encima aparece un signo de pregunta,
para obtener una ayuda contextual sobre ese
término, tal como una definición conceptual
48
Mapa de la aplicación