LA CLASIFICACIN: evolucin y prctica

1
LA CLASIFICACIÓN evolución y práctica

• Sala Maggiolo 11/11/2004 UDELAR
• Prof. Imma Moratalla
• Prof. Carmen Martínez
• Archiveras
• Ayuntamiento de Barcelona

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La clasificación su evolución
Universidad de la República-Montevideo-Noviembre
2004
3
El concepto de clasificación

• Los términos clasificar y clasificación se
  utilizan a menudo para indicar el tratamiento
  técnico de la documentación de archivo.

4
El concepto de clasificación

• Clasificar
• describir y delimitar categorías y clases
• analogías con la teoría matemática de conjuntos

5
Concepto de clasificación

• el concepto de clasificación se tiene que situar
  en el contexto lógico recoger, conservar,
  clasificar y difundir. El hecho que comprenda más
  de una operación y que sea una operación
  fundamentalmente intelectual y reglada de manera
  superficial, ha provocado que la confusión de los
  términos clasificación y ordenación sea
  frecuente, hasta en la literatura profesional.

6
Clasificación normativa peculiarSegún Antonio
M. Aragó Cabañas (1923)
El concepto de clasificación
Vocal del Comité Iberoamericano de Terminología
Archivística

• Es en la tarea de clasificar donde el archivero
• pone a prueba y demuestra su capacidad
  profesional, sus dotes estratégicas para obtener
  el mejor resultado con la mayor economía de
  tiempo, su mentalidad lógica y consecuente y su
  sensibilidad para elegir el método más adecuado,
  según la propia estructura del fondo y el interés
  histórico de la documentación.

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Según Antonio M. Aragó Cabañas (1923)
El concepto de clasificación

• Dos son los sistemas más utilizados en
  archivística la clasificación por series
  orgánicas y la clasificación por materias.
• Los otros tipos de agrupaciones (volúmenes,
  legajos, pergaminos. . .) tienen un valor más
  pragmático que científico.
• Aconseja la formación de colecciones o series
  especiales de documentos que tienen valor
  diplomático singular (preceptos, privilegios...).

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Según el Diccionario de Terminología Archivística
El concepto de clasificación

• Es el conjunto de operaciones intelectuales
  efectuadas en el momento del tratamiento de un
  fondo, fundamentadas en el principio de respeto
  al orden primitivo, reflejando la estructura
  administrativa del organismo productor, o bien,
  si esto no es posible, adaptadas al contenido de
  los documentos siguiendo criterios cronológicos,
  geográficos, alfabéticos y temáticos.

9
Según el Diccionario de terminología archivística
El concepto de clasificación

• El respeto al orden primitivo método histórico
• Reflejar la estructura administrativa del
  organismo productor
• ?
• Organicidad uso. Funcionalidad
• ?
• Mutabilidad y permanencia

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Según Antonia Heredia
El concepto de clasificación

• Además de insistir en la diferencia entre
  clasificar y ordenar (tareas a veces simultáneas,
  a veces secuenciales), opina que clasificar es
  separar o dividir un conjunto de elementos
  estableciendo clases o grupos dentro de un
  archivo o los fondos de un archivo. Es una
  operación fundamentalmente intelectual.

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Evolución del concepto de clasificación 1830-1989

• 1830 La clasificación es una de las cuatro
  reglas esenciales de un archivo.1876
  Establecer los grupos que contienen las materias
  y los asuntos, diferenciando después sus
  definitivas resoluciones por medio de las fechas.

12
Evolución del concepto de clasificación 1830-1989

• 1879 formar clases o bien determinar el género,
  especie o individualidad de un documento, libro o
  cualquier otro objeto que se nos ofrezca.
• 1942 separación y clasificación de los libros,
  documentos, expedientes, etc. que existan.

13
Evolución del concepto de clasificación 1830-1989

• 1943 estudiar la documentación de los fondos de
  un Archivo y hacer de ella un cuadro con
  divisiones y subdivisiones homogéneas.1950
  operación lógica para la cual se reúnen en grupos
  los elementos de un todo y a cada uno de ellos se
  les designa con un nombre especial.

14
Evolución del concepto de clasificación 1830-1989

• 1960 la clasificación implica la limpieza, la
  selección, la reorganización, la ordenación y la
  tarea manual.
• 1969 el establecimiento de la distribución de
  todos los conceptos posibles en clases
  determinadas. Cada documento tiene que
  encasillarse en cualquiera de las clases
  contenidas en las tablas.

15
Evolución del concepto de clasificación 1830-1989

• 1975 es la técnica para la identificación y
  agrupación sistemática de términos similares, con
  características comunes, que pueden ser
  posteriormente diferenciadas según su tipología
  documental.
• 1979 consiste en reconocer, definir y concretar
  los grandes grupos constitutivos del archivo
  (secciones, series orgánicas, secuencias por
  materias, colecciones, etc.).

16
Evolución del concepto de clasificación 1830-1989

• 1981 dividir o separar un conjunto de elementos
  estableciendo clases, grupos o series, de tal
  forma que estos grupos queden organizados
  formando parte de la estructura de un fondo.
• 1989 consiste en la agrupación de documentos de
  la misma clase disponiéndolos en grupos y
  subgrupos de acuerdo con los diversos elementos
  de la entidad generadora.

17
Evolución del concepto de clasificación 1830-1989

• 1989 es la operación que tiene por objeto
  abstraerse y delimitar las diferentes
  agrupaciones documentales, identificar las
  similitudes y diferencias de éstas y
  estructurarlas para que lleguen a integrarse de
  una forma organizada en el conjunto global.

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Inicios de las primeras clasificaciones

• 1) en base a su presentación física
• 2) en base a su configuración material
• 3) en base al factor tiempo
• 4) en base a su estructura o finalidad
• 5) en base a su génesis o filiación respecto a la
  institución productora y a sus dependencias

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1) En base a su presentación física

• 1.1 El soporte papiro, pergamino, papel, ficha
  perforada, cinta o disco, etc.

2) En base a su configuración material
2.1 La configuración material de la unidad hoja,
rollo, cuadernos, dossier, etc.
20
3) En base al factor tiempo

• 3.1 La datación de los documentos
• 3.2 La fecha de ingreso

21
4) En base a su estructura o finalidad

• 4.1 La tipología diplomática-jurídica
  privilegio, mandato, carta, testamento, etc.
• 4.2 La función que realiza modificar una
  situación, probar un hecho, contabilizar cosas o
  signos, memoria, etc.

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5) En base a su génesis o filiación respecto a la
institución productora y sus dependencias

• 5.1 Las series orgánicas

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1. La época de los archivos de palacio
(antigüedad) hasta el siglo XII.2. La época de
los Tresors de Chartres del siglo XII al
XVI.3. La época de los archivos Arsenal de
lautorité del siglo XVI al XIX.4. La época de
los archivos como laboratorio de la historia, del
siglo XIX al XX.
Fases de la clasificación, según Bautier
Ramon Planes, Lligall/5(1992)
24
2. La época de los Tresors de Chartres.Del
siglo XII al XVI
Fases de la clasificación

• Estuvo marcada por las consecuencias que reportó
  a los archivos la reconstrucción institucional y
  económica que experimentó el Occidente europeo a
  partir de la segunda centuria.
• Interés en la conservación de documentos como
  soporte a su patrimonio.

Ramon Planes, Lligall/5(1992)
25
3. La época de los archivos Arsenal de
lautorité a) del siglo XVI al XVIII
Fases de la clasificación

• la constitución de las monarquías autoritarias y
  la progresiva configuración de los estados, hacen
  que el archivo se convierta en un instrumento al
  servicio de la administración, del poder.
• el archivo se concibe como un lugar público donde
  se custodia la fe pública, es el valor jurídico
  de los documentos lo que interesa, reemprendiendo
  nítidamente el hilo del derecho romano.

Ramon Planes, Lligall/5(1992)
26
3. La época de los archivos Arsenal de
lautorité a) del siglo XVIII al XIX
Fases de la clasificación

• La transformación vendrá debida al impacto de la
  investigación histórica crítica llevada a cabo
  con documentos originales.
• La intensa actividad de clasificación,
  transcripción e investigación llevada a cabo
  durante el siglo XVIII en los archivos, denota
  que es un movimiento general.

Ramon Planes, Lligall/5(1992)
27
4. La época de los archivos como laboratorios de
la historia. Del siglo XIX al XX.
Fases de la clasificación

• El impacto de la nueva función histórica
  comporta
• la reorganización de muchos archivos.
• la definición científica de la archivística.

Ramon Planes, Lligall/5(1992)
28
Fases de la clasificación

• Mientras el uso jurídico y administrativo del
  archivo fue preponderante, la clasificación de
  los documentos fue eminentemente orgánica, pero
  en el momento en que el archivo adquiere la
  noción de bien cultural (siglo XVIII) comienza a
  implantarse la clasificación por materias.

Ramon Planes, Lligall/5(1992)
29
Fases de la clasificación

• A pesar de ser menos frecuente, la clasificación
  orgánica no era exclusiva. A menudo se recurría a
  soluciones mixtas u otros criterios de carácter
  cronológico, geográfico o de materias.

Ramon Planes, Lligall/5(1992)
30
Fases de la clasificación

• Según R.H.Bautier, en la Edad Mediana, tres
  criterios de clasificación
• Clasificación sistemática para las piezas
  sueltas.
• Clasificación cronológica en las cancillerías.
• En las escribanías y en los tribunales se
  conservaban en legajos.
• Durante el siglo XVI se produce un cambio radical
• A lo largo del siglo XVI la práctica de ubicación
  de los documentos en sacos dentro de cofres o
  armarios cambió de manera que se impuso la
  constitución de expedientes, que se cosían, en
  los que se agrupaban los diferentes documentos
  referentes a un mismo asunto después de haber
  sido registrados (Registratur).
• Durante el siglo XVIII se enriquece el debate
• defensa de la clasificación por materias y
  defensa de la clasificación orgánica.

Ramon Planes, Lligall/5(1992)
31
La clasificación por materias se refuerza con la
introducción del enciclopedismo en el mundo de
los archivos.Sintonizaba con el ideal de
integrar todas las disciplinas en un sistema
general, enciclopédico, no limitado por las
barreras del tiempo o del espacio.
Fases de la clasificación
Ramon Planes, Lligall/5(1992)
32
El uso histórico potenciará la adopción de
clasificaciones por materias o bien cronológicas.
A principios del siglo XVIII se ordenan
cronológicamente los pergaminos en algunos
archivos, deshaciendo las antiguas
clasificaciones geográficas y por materias
que se encontraban instaladas en armarios.
Fases de la clasificación
Ramon Planes, Lligall/5(1992)
33
La superación de estos métodos se materializará
con la Circular francesa de 1841 que consagra el
principio de respeto a los fondos.
Fases de la clasificación
Ramon Planes, Lligall/5(1992)
34
En el siglo XIX es común construir los cuadros
basados en la organización administrativa,
sobretodo en los municipios. Se estructuraba en
tres secciones y trece negociados Fomento,
Gobernación y Hacienda.(CFr. R. Planas i Albets).
Fases de la clasificación
35
El hecho de que los cuadros de clasificación
orgánicos respetasen el orden natural de la
institución productora y reflejarán, por tanto,
su estructura originaria, hizo consolidar entre
los archiveros la convicción de que éste era el
único sistema válido para la organización de
archivos y propició la entronización de la
clasificación orgánica como uno de los principios
emblemáticos de la archivística clásica.
Fases de la clasificación
36
En algunos casos, los archiveros han conseguido
recuperar los antiguos sistemas de clasificación
mediante la reorganización del archivo basándose
en la información suministrada en índices o
inventarios antiguos.
Fases de la clasificación
37
En algunos fondos documentales y en la tarea de
reclasificación actual del mismo, un índice
antiguo nos puede remitir a un armario. Estos
índices nos indican muchas veces la existencia de
agrupaciones documentales, cada una de las cuales
es identificada, normalmente, con una letra
mayúscula. Dentro de cada agrupación, los
documentos tienen asignado un número en cifras
arábigas y en orden correlativo.
Fases de la clasificación
38
En estos momentos es comúnmente admitido que el
criterio orgánico, en tanto que refleja la
estructura original de la institución, productora
de los documentos, es muy útil para fondos
cerrados, o bien en casos de corta duración en
el tiempo o de escasa evolución organizativa de
una institución.
Fases de la clasificación
39
El criterio funcional viene definido por las
actividades básicas de la institución, es decir,
las grandes funciones que se desarrollan, de
manera que por su permanencia permiten construir
un cuadro de gran solidez y durabilidad en el
tiempo.
Fases de la clasificación
40
También es posible utilizar un criterio
orgánico-funcional, en los cuales las secciones
son definidas por las funciones y las
subsecciones por los órganos.
Fases de la clasificación
41
Rafael Andrés y Alonso, cree que se tendría que
obligar a la reconstitución de los archivos en
base a inventarios antiguos, excepto los casos
muy justificados. Opina que los inventarios del
siglo XVIII son los más idóneos, ya que
comprenden mucha documentación al ser más
próximos en el tiempo.
Fases de la clasificación
R.Andrés, RAByM, 10,11 y 12/1923
42
La intervención Si el fondo coincide en lo
fundamental, todo se reduce a una comprobación
paciente. Si no coincide, hace falta comprobar
si el orden actual está justificado. En los casos
de desorden general, se tiene que comprobar si el
esfuerzo de reconstitución es razonable, o si es
mejor hacer los índices más detallados.
Fases de la clasificación
R.Andrés, RAByM, 10,11 y 12/1923
43
Es un error, aparte de casos excepcionales,
implantar un orden distinto del establecido por
los antiguos archiveros, que conocían mejor que
nosotros los papeles a su cargo y vieron
funcionar los organismos a que pertenecían, cosa
muy importante y hoy imposible, puesto que somos
archiveros de instituciones muertas.
Fases de la clasificación
R.Andrés, RAByM, 10,11 y 12/1923
44
1. La documentación tiene su orden natural, que
es el de la institución productora.2. Pide
debería preceptuarse en los Reglamentos de
Archivos la obligación de seleccionar de cada
documentación que conserve sus inventarios
antiguos el más apropiado para la reconstitución
de la misma, debiendo colocarse materialmente
aquélla con arreglo a éste.
Fases de la clasificación
R.Andrés, RAByM, 10,11 y 12/1923
45
Cree que se ha de preceptuar la utilización
obligatoria de los índices e inventarios antiguos
en la formación de los nuevos instrumentos de
descripción al efecto de no malgastar el
impresionante esfuerzo de tantas generaciones de
archiveros.
Fases de la clasificación
R.Andrés, RAByM, 10,11 y 12/1923
46
La reordenación de un fondo documental no ha de
comportar una tarea abierta a la libre actividad
de quien quiere poner orden. Se tiene que
estudiar el desorden y obtener el máximo de
información sobre la institución.
Fases de la clasificación
Ramon Planes, Lligall/5(1992)
47
1. Principio de procedencia fondo de una misma
institución2. Principio de respeto al orden
original conservación de la clasificación
inicial
Fases de la clasificación
Ramon Planes, Lligall/5(1992)
48
1. Muller, Feith y Fruin llaman clasificación
sistemática la que partía del orden originario
del fondo. 2. Hoy se habla, particularmente
entre los autores italianos, de método
histórico para identificar el mismo principio
archivístico.
Fases de la clasificación
Ramon Planes, Lligall/5(1992)
49
Lodolini remarca que el archivero ha de
investigar, a través de los mismos documentos que
quiera clasificar, la historia interna de la
institución que los ha producido, al efecto de
proceder a la reconstrucción del orden original.
De esta manera, el conocimiento de la historia de
un archivo será una necesidad esencialmente de
orden práctico, un requisito imprescindible a la
hora de afrontar la tarea de su clasificación.
Fases de la clasificación
Ramon Planes, Lligall/5(1992)
50
No es nada frecuente que la documentación
generada por una institución activa durante
siglos hubiera sido clasificada mediante
criterios hoy inaceptables. Comprobada la
existencia de una clasificación antigua de estas
características, conviene actuar prudentemente, a
pesar de que no hay soluciones estandares.
Fases de la clasificación
Ramon Planes, Lligall/5(1992)
51
Procedimientoa) estudiar su origen.b)
conocer el grado de sistematización y
exhaustividad.c) uso y presencia que tiene en la
bibliografía que se ha alimentado del fondo. d)
justificar la actuación archivística que se
quiere llevar a cabo.
Fases de la clasificación
Ramon Planes, Lligall/5(1992)
52
ImportanteCualquier archivo, sobre todo si
se trata del archivo de una institución con
muchos años de existencia, tiene incorporada una
praxis archivística.
Fases de la clasificación
Ramon Planes, Lligall/5(1992)
53
Conclusiones
Fases de la clasificación

• Los antiguos índices, repertorios e inventarios
  son los que tienen un mayor interés archivístico,
  porque nos ofrecen una radiografía esencial del
  fondo documental.
• Antes de deshacer un fondo hay que adentrarse en
  su historia interna.
• No querer superar una clasificación antigua a
  pesar de que sea en una parte del fondo.
• La antigua clasificación no se tiene que deshacer
  sin una previa valoración detallada y la
  correspondiente justificación de los principios
  del nuevo orden.

Ramon Planes, Lligall/5(1992)
54
Evolución de la clasificación 1830-1989

• 1830 es suficiente con denominar las secciones y
  dar números a los legajos, expedientes y
  documentos.
• 1857 distinguir únicamente las secciones y las
  series.
• 1864 se comienza por divisiones capitales sigue
  por clasificaciones de las divisiones continúa
  con la definición precisa agrupa cada materia a
  favor las claves alfabética y cronológica.

55
Evolución de la clasificación 1830-1989

• 1875 dentro de cada sección, en series o
  categorías (géneros) y éstas en grupos menores
  que llama especies.
• 1876 dentro de cada sección, en clase, serie,
  materia y documento.
• 1877 formar grupos, series, clases y subclases,
  hasta llegar al documento o expediente.
• 1877 formar secciones, dividirlas en series y
  pasar luego a las materias y a los asuntos.

56
Evolución de la clasificación 1830-1989

• 1898 agrupar todos los documentos en cinco
  grandes secciones, dividida cada sección en
  negociados, y éstos en series. Los negociados y
  las series se dividen en libros y expedientes.
• 1947 en secciones, series, clases, grupos o
  individuos.

57
Evolución de la clasificación 1830-1989

• 1961 nueve secciones, dentro de cada sección
  clasificación de los documentos en legajos y
  dentro de éstos en carpetas.
• 1969 secciones, subsecciones, clase de segundo
  grado y clase de tercer grado.

58
Evolución de la clasificación 1830-1989

• 1984 secciones, subsecciones, series y
  documentos.
• 1984 secciones, clases y series.
• 1986 secciones, clases y subclases.
• 1989 secciones, subsecciones, unidades y series.
• 1989 secciones, subsecciones, series y subseries.

59
Evolución de la clasificación 1830-1989
recapitulación

• Siglo XIX estructura basada mayoritariamente en
  concepto de clases, subclases y materias.
• Siglo XX secciones, subsecciones, series y
  subseries.

60
La clasificación su práctica
Universidad de la República-Montevideo-Noviembre
2004
61
Sistema de organización de fondos
Cuadro de organización de fondos documentales
FONDOS DE LA ENTIDAD
FONDOS PRIVADOS
FONDOS PÚBLICOS
Cuadro de clasificación...
Empresa...
Instituto...
Cuadro de clasificación...
Familia...
Empresa pública...
Cuadro de clasificación...
Asociación...
Consorcio...
Etc.
Etc.
Etc.
62
La práctica archivística. Archivos, documentos e
instrumentos técnicos.
Instrumentos comunes
Fase documentación
Tipos de archivo
activa

• Archivos de gestión

Cuadro de fondos

• semiactiva

Archivos intermedio
Cuadro de clasificación
histórica
Inventario y descripción
Archivos históricos
63
Uso de los sistemas de clasificación

• En cuanto a los cuadros de organización de fondos

• En cuanto a los cuadros de clasificación

• Reúne todas las fases de la documentación
• Actúa en cualquier nivel de archivo
• Incide en el conjunto de políticas y
  procedimientos

• Reúne diferentes fondos
• Estructura el contenido
• Estructura los cuadros de clasificación

64
Finalidades de los sistemas de clasificación

• En cuanto a los cuadros de organización de fondos

• En cuanto a los cuadros de clasificación

• Permite estructurar entidades o épocas
• Permite enlazar con el cuadro de clasificación
• Permite agrupar e identificar los instrumentos de
  descripción

• Permite una estructura objetiva
• Permite identificar las series documentales
• Permite mejorar los procedimientos
  administrativos y el tratamiento técnico

65
Los cuadros de clasificación

• Es el primer instrumento de descripción de un
  archivo, y el único que permite una visualización
  conjunta de los fondos, las relaciones
  jerárquicas entre los grupos, así como de la
  institución y de la actividad que desarrolla.

66
Los cuadros de clasificación

• Es el elemento que permite planificar, de una
  manera sistemática, todos los trabajos de
  tratamiento del archivo, es decir,
  transferencias, evaluación, selección y
  eliminación, realización de los instrumentos de
  descripción y del calendario de conservación.

67
Los cuadros de clasificación

• La introducción de la informática, y la
  posibilidad de explotar los datos introducidos,
  ha llevado a algunos archiveros a creer en la
  posibilidad de sustituir el cuadro de
  clasificación por la facilidad de recuperación
  que presenta la indexación. Ambas técnicas son
  complementarias, pero en ningún caso alternativas.

68
Instrucciones

• Decidir si tiene que servir también para
  encuadrar la documentación que genere en el
  momento presente. En caso de una decisión de este
  tipo se recomienda dirigir una encuesta a todas
  aquellas instancias, ámbitos administrativos,
  dependencias y centros de gestión que estén
  produciendo documentación en el ejercicio de
  competencias y atribuciones.

69
Instrucciones

• En el caso de fondos documentales que han llegado
  conservando la estructura y ordenación dada en el
  momento de su producción, los trabajos de
  clasificación se deberán centrar en repasar el
  contenido de las unidades de instalación, para
  detectar posibles cambios de orden, falta de
  documentos u otras incidencias.

70
Instrucciones

• En el caso de fondos que nos hayan llegado
  parcial o totalmente desordenados, presentando
  grupos de documentos aparente o realmente
  inconexos, se deberá rehacer el orden originario
  de la documentación, por tanto lo que se hará
  será reclasificar o reordenar.

71
Instrucciones

• Algunos fondos pueden haber sido objeto de una
  intervención archivística poco acertada.
  Desgraciadamente se ha alterado el orden
  originario y será necesario rehacer este orden
  anulando la intervención archivística incorrecta.
  En el caso que no se posible su reconstrucción se
  deberá optar por conservar la intervención
  archivística errónea.

72
Instrucciones

• Los casos más graves serán cuando se encuentre un
  fondo que ha sido generado sin orden ni criterio,
  fruto de la dejadez y falta de rigor. En este
  casos se deberá hablar de desorden originario
  donde las series y los expedientes están
  completamente dispersados.

73
Las clasificaciones

• La clasificación orgánica.
• La clasificación funcional.
• La clasificación orgánico-funcional.
• La clasificación uniforme/integral de
  documentos.

74
La clasificación orgánica

• Reproduce las estructuras administrativas u
  orgánicas de la institución.
• Es útil para fondos cerrados, o bien de escasa
  evolución organizativa de la institución.

75
La clasificación funcional

• Viene definida por las funciones y actividades de
  una institución.
• Es un cuadro con una larga durabilidad en cuanto
  al tiempo.
• Las funciones siguen un esquema piramidal o
  jerarquizado, empezando por las más amplias hasta
  llegar a las más detalladas.
• Las funciones son más estables.
• La mayor parte de las funciones han perdurado a
  lo largo de la historia.

76
La clasificación orgánico-funcional

• Es la utilización de un criterio mixto entre la
  clasificación orgánica y la funcional.
• Normalmente, las secciones son definidas por las
  funciones y las subsecciones por los órganos.

77
La clasificación uniforme/integral de
documentos rasgos básicos

• Se basa, mayoritariamente, en un cuadro de
  clasificación de carácter funcional, cuyo uso es
  extensible a más de un órgano.
• Encaja perfectamente en el marco actual de las
  empresas e instituciones comparten
  procedimientos, trámites... de un mismo asunto.

78
La clasificación uniforme/integral de documentos
respuestas

• No ha sido fácil que la teoría archivística
  aceptase la elaboración de un cuadro de
  clasificación para toda la documentación, es
  decir, integrar toda la documentación generada
  por la institución a lo largo de su historia.
• Dos opiniones
• los partidarios de establecer cortes históricos
  o legislativos, separando la documentación
  administrativa de la histórica.
• y los partidarios de hacer un tratamiento
  conjunto.

79
La clasificación uniforme/integral de documentos
Requerimientos externos

• Existencia de una voluntad política o
  empresarial.
• La presencia de un cuerpo de archiveros en número
  suficiente y con una buena preparación técnica.
• Capacidad de implementar un sistema que comporta
  una nueva cultura administrativa.

80
Clasificación uniforme/integral ventajas

• 1.No hay que realizar modificaciones cuando se
  produce un cambio en la estructura orgánica.
• 2.El hecho de que sea un cuadro de
  clasificación uniforme, es decir, el mismo para
  todos los departamentos administrativos, permite
  que la movilidad de personal, entre órganos
  administrativos, se pueda producir en cualquier
  momento sin incidencias en el conocimiento del
  sistema.

81
Clasificación uniforme/integral ventajas

• 3.Con este sistema se puede acceder a la consulta
  global de una información cuando es gestionada
  por más de una oficina.
• 4.Identificación del expediente principal y del
  expediente secundario en la gestión de las
  funciones comunes a todos los órganos
  municipales.
• 5.La utilización de un cuadro de clasificación
  uniforme permite que todas las dependencias y
  usuarios internos o externos utilicen el mismo
  lenguaje administrativo.

82
Clasificación uniforme/integral ventajas

• 6. Este sistema permite trabajar con el mismo
  cuadro la documentación activa, semiactiva e
  histórica con fondos documentales tanto del siglo
  XIX como del XX.
• 7. El cuadro de clasificación es la base de la
  integración de las tablas de retención o
  calendario de conservación y de la descripción
  documental.

83
Clasificación uniforme/integral inconvenientes

• 1. Hay que realizar una formación continuada de
  carácter anual y una formación personalizada.
• 2. La implantación de un sistema uniforme es
  excesivamente lenta porque comporta un cambio de
  actitud ante la práctica administrativa diaria.
• 3. El hecho de implantar un sistema funcional
  obliga a todo el personal a un conocimiento
  exhaustivo de la institución sobre aspectos como
  la organización, el funcionamiento y el régimen
  jurídico, entre otros.

84
Clasificación uniforme/integral inconvenientes

• 4. La opción por un sistema integral de carácter
  funcional comporta la colaboración tanto de
  archiveros como de técnicos en administración
  para definir conjuntamente las funciones del
  cuadro de clasificación.
• 5. Hay que disponer de archiveros con
  experiencia y conocimientos sobre el
  funcionamiento, organización y régimen jurídico
  de las administraciones públicas.

85
Clasificación uniforme/integral inconvenientes

• 6. El hecho de implantar un sistema de estas
  características comporta la supervisión y el
  mantenimiento constantes del sistema.
• 7. Hay que prever una formación complementaria
  tanto de políticos como de altos cargos para
  alcanzar la implantación masiva del sistema.

86
Resultados finales Cuadro de clasificación
Archivos de Gestión
Documentos con funciones comunes
Documentos con funciones específicas
Cuadro de clasificasión
Acción de gobierno Recursos Humanos Correspondenci
a Recursos Jurídicos Recursos Económicos
Sanidad Educación Urbanismo Transporte Medio
Ambiente
Archivo Definitivo
87
Metodología en la elaboración de Cuadros de
Clasificación trabajo previo

• La historia del archivo y de la institución
• La estructura administrativa y las funciones
• El estudio de la documentación
• Tipo documental
• Órganos
• Trámites
• Funciones
• Etc.

88
Metodología en la elaboración de Cuadros de
Clasificación aspectos a tener en cuenta

• Debe tener en cuenta toda la documentación.
• Hay que disponer de una previa identificación de
  la documentación.
• Hay que disponer de un estudio de la historia de
  la institución.
• Conocer el ordenamiento jurídico y recuperar
  documentos de organización administrativa.
• Todo documento o expediente debe tener una
  entrada que lo identifique.

89
Metodología en la elaboración de Cuadros de
Clasificación cuadro de clasificación para
fondos cerrados

• Estudio de la institución.
• Estudio de las tipologías.
• Estudio de la legislación.
• Análisis de los inventarios históricos.
• Selección de los niveles jerárquicos.
• Elaboración de un cuadro de clasificación
  orgánico, funcional u orgánico-funcional.

90
Metodología en la elaboración de Cuadros de
Clasificación cuadro de clasificación para
fondos abiertos 1/8

• LECTURA Y ANÁLISIS DE TODAS LAS FUNCIONES Y
  COMPETENCIAS DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
  DONDE SE TIENE QUE IMPLANTAR EL CUADRO DE
  CLASIFICACIÓN

91
Metodología en la elaboración de Cuadros de
Clasificación cuadro de clasificación para
fondos abiertos 2/8

• ELABORACIÓN DE UN ANTEPROYECTO DE IDENTIFICACIÓN
  DE AGRUPACIONES DOCUMENTALES A PARTIR DEL
  ANÁLISIS Y LECTURA DE
• Memorias administrativas.
• Legislación en sus diferentes niveles.
• Artículos, ponencias...
• Doctrina científica.
• Etc.

92
Metodología en la elaboración de Cuadros de
Clasificación cuadro de clasificación para
fondos abiertos 3/8

• ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE CUADRO DE
  CLASIFICACIÓN DONDE CONSTARAN LAS ENTRADAS PARA
  LA IDENTIFICACIÓN DE AGRUPACIONES DOCUMENTALES

93
Metodología en la elaboración de Cuadros de
Clasificación cuadro de clasificación para
fondos abiertos 4/8

• REUNIÓN CON LOS RESPONSABLES DE LA GESTIÓN
  (departamentos administrativos) Y ASESORAMIENTO
  EXTERNO DE OTROS PROFESIONALES

94
Metodología en la elaboración de Cuadros de
Clasificación cuadro de clasificación para
fondos abiertos 5/8

• MODIFICACIÓN DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN

95
Metodología en la elaboración de Cuadros de
Clasificación cuadro de clasificación para
fondos abiertos 6/8

• PRUEBA PILOTO DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN EN UN
  ARCHIVO O DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

96
Metodología en la elaboración de Cuadros de
Clasificación cuadro de clasificación para
fondos abiertos 7/8

• MODIFICACIÓN DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN Y
  ELABORACIÓN DEL DEFINITIVO

97
Metodología en la elaboración de Cuadros de
Clasificación cuadro de clasificación para
fondos abiertos 8/8

• ENVÍO E IMPLANTACIÓN DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN
  A LOS DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS

98
Codificación de cuadros de clasificación

• Alfabéticos.
• Numéricos.
• Alfanuméricos.

99
Codificación de cuadros de clasificación
alfabéticos

• Asignación de una letra o una combinación de
  letras
• Limitación en cuanto al número de determinadas
  letras.
• El uso de tres o más letras dificulta tanto la
  codificación como la localización.

100
Codificación de cuadros de clasificación
Numéricos

• Asignación de un número.
• Gran flexibilidad y combinaciones.
• Tres tipos
• Numeración tradicional.
• Numeración consecutiva.
• Numeración significativa
• Significativa decimal.
• Significativa por bloques.

101
Codificación de cuadros de clasificación
Numéricos

• Numeración tradicional
• 1.
• 1.1
• 1.2
• 1.2.1
• 1.2.2
• 2.
• 2.1
• Etc.

102
Codificación de cuadros de clasificación
Numéricos

• Numeración tradicional
• Ventajas
• Todos lo conocen
• La jerarquía es muy clara y es sencillo ampliarlo
  en caso de necesidad.
• Inconvenientes
• No podemos cambiar el nivel jerárquico.
• Hay que incluir puntos de separación entre
  dígitos.
• De difícil memorización.

103
Codificación de cuadros de clasificación
Numéricos

• Numérica consecutiva
• VENTAJAS
• Podemos mover cualquier nivel dentro del cuadro.
• Es sencillo porque es un número correlativo.
• Es sencilla su ampliación.
• INCONVENIENTES
• La numeración no responde a una jerarquía, por lo
  tanto, el número no significa nada, porque no
  reproduce la estructura del fondo.
• Hay que controlar la numeración para no repetirla.

104
Codificación de cuadros de clasificación
Numéricos

• Numeración significativa
• Uso de códigos numéricos relacionados con la
  estructura jerárquica.
• Dos tipos
• DECIMAL.
• BLOQUES.

105
Codificación de cuadros de clasificación
Numéricos

• Numeración significativa
• DECIMAL uso de medidas como millares, centenas,
  decenas...
• 70.000 Urbanismo
• 71.000 Planificación urbanística
• 71.100 Obras públicas
• 71.140 Licencias urbanísticas

106
Codificación de cuadros de clasificación
Numéricos

• Numeración significativa
• BLOQUES relacionado con los órganos, funciones y
  actividades
• 007 Urbanismo 345 Informes
• 008 Hacienda 345 Informes

107
Codificación de cuadros de clasificación
Alfanuméricos

• Combinación de las modalidades anteriores
• Se pueden hacer muchas variantes y modalidades.
  Algunos ejemplos
• A) B)
• A. Urbanismo G100 Administración general
• A-1000 Planificación G101 Organización
  admtva.
• A-1100 Obras... G102 Políticas y
  proced. G104 Documentos const.
  G400 Recursos Humanos

108
Codificación de cuadros de clasificación
Alfanuméricos

• Propuesta A con/sin identificación del nivel
  jerárquico
• VENTAJAS
• Identificación rápida de la función.
• De fácil memorización y aplicación.
• Gran movilidad de las entradas dentro del cuadro.
• INCONVENIENTES
• Errores en la repetición de números.
• Parecido entre algunas letras y algunos números.

109
Codificación de cuadros de clasificación
Alfanuméricos

• Propuesta B con identificación del nivel
  jerárquico
• A100
• A201
• A202
• A301
• A302
• B100

110
Codificación de cuadros de clasificación
Alfanuméricos

• Propuesta B con identificación del nivel
  jerárquico
• VENTAJAS
• El número nos indica el nivel jerárquico.
• Útil para el archivero.
• INCONVENIENTES
• No podemos mover ninguna entrada.
• Es difícil controlar la numeración.

111
Relaciones de la clasificación con otros
tratamientos

• Con el ciclo de vida o edad de los documentos.
• El tratamiento en las oficinas.
• El tratamiento en los archivos intermedios o
  históricos.
• Con las transferencias.
• Con el resto de los instrumentos de descripción.
• Con la evaluación documental.
• Con los procesos de búsqueda o investigación.

112
Configuración Archivos de Gestión
Unidades Administrativas
Documentos
Documentos de salida
Documentos de entrada
Trámites administrativos
Formación de la serie documental
Formación del expediente
Archivos de Gestión