LEY DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO

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Actos Preparatorios de un proceso de selección
Docente Eco. Hernán Portugal Torres Email
hportugalt_at_hotmail.com
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Definición de Actos Preparatorios
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Características técnicas

• Al plantear su requerimiento, el área usuaria
  deberá describir el bien, servicio u obra a
  contratar, definiendo con precisión su cantidad y
  calidad, indicando la finalidad pública para la
  que debe ser contratado.

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Características técnicas

• La formulación de las especificaciones técnicas
  deberá ser realizada por el área usuaria en
  coordinación con el órgano encargado de las
  contrataciones de la Entidad, evaluando en cada
  caso las alternativas técnicas y las
  posibilidades que ofrece el mercado para la
  satisfacción del requerimiento.

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Características técnicas

• Debe permitir la concurrencia de la pluralidad de
  proveedores, evitando incluir requisitos
  innecesarios cuyo cumplimiento sólo favorezca a
  determinados postores.

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Características técnicas

• Las especificaciones técnicas deben cumplir
  obligatoriamente con los reglamentos técnicos,
  normas metrológicas y/o sanitarias nacionales, si
  las hubiere. Estas podrán recoger las condiciones
  determinadas en las normas técnicas, si las
  hubiere

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Características técnicas

• En el caso de obras, además, se deberá contar con
  la disponibilidad física del terreno o lugar
  donde se ejecutará la misma y con el expediente
  técnico aprobado, debiendo cumplir con los
  requisitos establecidos en el Reglamento.

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Características técnicas

• La Entidad cautelará su adecuada formulación con
  el fin de asegurar la calidad técnica y reducir
  al mínimo la necesidad de su reformulación por
  errores o deficiencias técnicas que repercutan en
  el proceso de ejecución de obras.

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Características técnicas

• En los procesos de selección según relación de
  ítems, etapas, tramos, paquetes o lotes se podrá
  convocar la contratación de bienes, servicios y
  obras en un solo proceso, estableciéndose un
  valor referencial para cada ítem, etapa, tramo,
  paquete o lote.

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Características técnicas

• El órgano encargado de las contrataciones, con la
  autorización del área usuaria y, como producto
  del estudio de las posibilidades que ofrece el
  mercado, podrá ajustar las características de lo
  que se va a contratar.

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Características técnicas

• Para la descripción de los bienes y servicios a
  contratar no se hará referencia a marcas o
  nombres comerciales, patentes, diseños o tipos
  particulares, fabricantes determinados, ni
  descripción que oriente la adquisición o
  contratación de marca, fabricante o tipo de
  producto específico.

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REGLAS PARA FORMULACIÓN DE ESPECIFICACIONES
TECNICAS

• Términos claros y sencillos
• No restricción de otros productos.
• Rendimiento
• Prueba provisoria
• Utilización de información de otros procesos de
  selección.
• Margen de tolerancia.

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CLASES DE ESPECIFICACIONES

• Especificaciones dimensionales y de material.
• Especificaciones de funcionamiento.
• Especificaciones de análisis químico y de
  propiedades físicas.
• Especificaciones por copias de planos.
• Especificaciones por identificación estándar
  conocidas comercialmente.
• Especificaciones por marca o nombre comercial.
• Especificaciones por muestras.

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Estudio de posibilidades que ofrece el mercado

• Sobre la base de las características técnicas
  definidas por el área usuaria, el órgano
  encargado de las contrataciones tiene la
  obligación de evaluar las posibilidades que
  ofrece el mercado.

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Es estudio sirve para determinar

• 1. El valor referencial
• 2. La existencia de pluralidad de marcas y/o
  postores
• 3. La posibilidad de distribuir la Buena Pro
• 4. Información que pueda utilizarse para la
  determinación de los factores de evaluación, de
  ser el caso

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Es estudio sirve para determinar

• 5. La pertinencia de realizar ajustes a las
  características y/o condiciones de lo que se va a
  contratar, de ser necesario
• 6. Otros aspectos necesarios que tengan
  incidencia en la eficiencia de la contratación.

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VALOR REFERENCIAL

• El valor referencial es el monto determinado por
  el órgano encargado de las contrataciones, de
  acuerdo a lo establecido en el Artículo 27º de la
  Ley, como resultado del estudio de mercado.

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El valor referencial se determina

• Sobre la base de un estudio de las posibilidades
  de precios y condiciones que ofrece el mercado,
  efectuado en función del análisis de los niveles
  de comercialización, a partir de las
  especificaciones técnicas o TDR y los costos
  estimados en el PAC.

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La Entidad debe considerar

• Presupuestos y cotizaciones actualizados, los que
  deberán provenir de personas naturales o
  jurídicas que se dediquen a actividades materia
  de la convocatoria, incluyendo fabricantes cuando
  corresponda, a través de portales y/o páginas
  Web, catálogos, entre otros, debiendo emplearse
  como mínimo dos (2) fuentes.

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La Entidad debe considerar

• La información esté disponible precios
  históricos, estructuras de costos, alternativas
  existentes según el nivel de comercialización,
  descuentos por volúmenes, disponibilidad
  inmediata de ser el caso, mejoras en las
  condiciones de venta, garantías y otros
  beneficios adicionales, así como también la
  vigencia tecnológica del objeto de la
  contratación de las Entidades.

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Observaciones al valor referencial

• El Comité Especial puede observar el valor
  referencial y solicitar su revisión o
  actualización al órgano encargado de las
  contrataciones de la Entidad, de acuerdo con el
  artículo 27 de la Ley.

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Observaciones al valor referencial

• Cuando el valor referencial es observado por los
  participantes, el Comité Especial deberá poner en
  conocimiento del órgano encargado de las
  contrataciones para su opinión y, si fuera el
  caso, para que apruebe un nuevo valor
  referencial, verificando que se cuente con la
  disponibilidad presupuestal y poniendo en
  conocimiento de tal hecho al funcionario que
  aprobó el Expediente de Contratación

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Observaciones al valor referencial

• En caso el nuevo valor referencial implique la
  modificación del tipo de proceso de selección
  convocado éste será declarado nulo.

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Adquisiciones por volumen

• Cuando se trate de adquisiciones por volumen, la
  Entidad deberá incorporar en el valor referencial
  la deducción propia de la economía de escala.

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El valor referencial incluye

• Todos los tributos, seguros, transporte,
  inspecciones, pruebas y, de ser el caso, los
  costos laborales respectivos conforme a la
  legislación vigente, así como cualquier otro
  concepto que le sea aplicable y que pueda incidir
  sobre el valor de los bienes y servicios a
  adquirir o contratar .

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Antigüedad del valor referencial

• Para convocar a un proceso de selección, el valor
  referencial no podrá tener una antigüedad mayor a
  seis meses para el caso de ejecución y
  consultoría de obras y de tres meses para bienes
  y servicios.

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Antigüedad del valor referencial

• Para el caso de ejecución de obras que cuenten
  con Expediente Técnico, la antigüedad del valor
  referencial se computará desde la fecha de
  determinación del presupuesto de obra consignada
  en el Expediente Técnico.

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Antigüedad del valor referencial

• En el caso de bienes, servicios y consultoría de
  obras, la antigüedad del valor referencial se
  computará desde la aprobación del expediente de
  contratación.
• La fecha de aprobación del Expediente de
  Contratación deberá ser consignada en las Bases.

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Identificación de los requerimientos

• El área usuaria es la responsable de definir con
  precisión las características, condiciones,
  cantidad y calidad de los bienes, servicios u
  obras que requiera para el cumplimiento de sus
  funciones, debiendo desarrollar esta actividad de
  acuerdo a lo indicado en el Artículo 13 de la
  Ley

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proceso de selección según relación de ítems

• En el caso de los procesos de selección
  convocados según relación de ítems, el valor
  referencial del conjunto se determinará en
  función a la sumatoria de los valores
  referenciales de cada uno de los ítems
  considerados

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Valor referencial de obras

• En el caso de la ejecución de obras, el valor
  referencial proviene del expediente técnico
  elaborado para tal efecto.

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Valor referencial de obras

• En la ejecución de obras bajo la modalidad de
  concurso oferta, el valor referencial deberá
  determinarse teniendo en cuenta el objeto de la
  obra y su alcance previsto en los estudios de
  preinversión que dieron lugar a la viabilidad del
  correspondiente proyecto, así como el resultado
  del estudio de las posibilidades de precios de
  mercado.

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Valor referencial en consultoría de obras

• En el caso de consultoría de obras deberá
  detallarse, en condiciones competitivas en el
  mercado, los honorarios del personal propuesto,
  incluyendo gastos generales y la utilidad, de
  acuerdo a los plazos y características definidos
  en los términos de referencia del servicio
  requerido

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Solicitud de disponibilidad presupuestal

• Una vez que se determine el valor referencial de
  la contratación, se debe solicitar a la Oficina
  de Presupuesto o la que haga sus veces, la
  certificación de disponibilidad presupuestal a
  fin de garantizar que se cuenta con el crédito
  presupuestario suficiente para comprometer un
  gasto en el año fiscal correspondiente. Para su
  solicitud, deberá señalarse el período de
  contratación programado.

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Solicitud de disponibilidad presupuestal

• En caso que las obligaciones de pago a cargo de
  la Entidades se devenguen en más de un (1) año
  fiscal, sea porque los contratos de las que se
  derivan tengan un plazo de ejecución que exceda
  el año fiscal correspondiente a aquel en que se
  convocó el proceso o porque dicho plazo de
  ejecución recién se inicia en el siguiente año
  fiscal, la Oficina de Presupuesto o la que haga
  sus veces, deberá otorgar la certificación por el
  año fiscal vigente, así como la constancia sobre
  que el gasto a ser efectuado será considerado en
  la programación y formulación del presupuesto del
  año fiscal que corresponda

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Solicitudes de cotización referencial

• Las solicitudes de cotización de valor
  referencial deberán contener la información sobre
  las especificaciones técnicas o términos de
  referencia, proporcionada por el área usuaria,
  así como información referida al sistema y/o
  modalidad de contratación, el plazo de entrega,
  el lugar de ejecución de la prestación y
  cualquier otra condición establecida por el área
  usuaria o técnica, según sea el caso, que pueda
  incidir en el valor del bien o servicio a
  adquirir o contratar.

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• Las solicitudes de cotización también deben
  indicar si la adquisición o contratación se
  realizará por volumen, a fin de que los
  proveedores coticen considerando descuentos por
  tal concepto.

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• Las solicitudes de cotización se realizarán, en
  lo posible, en forma simultánea, pudiendo
  emplearse diversos medios electrónicos (facsímil,
  correo electrónico) o mediante notificación
  personal. Debe contarse con mecanismos para
  confirmar la fecha de recepción de la solicitud,
  así como la fecha de recepción de la cotización
  que envíen los proveedores. Asimismo, deberá
  poder identificarse a los proveedores que remitan
  cotizaciones.

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• Se deberá señalar en las solicitudes de
  cotización, la dirección, el número de
  teléfono/fax y/o dirección de correo electrónico
  a la que los proveedores podrán remitir o
  entregar su información, así como el nombre de la
  persona que solicita la cotización, en caso que
  desee formularse alguna consulta sobre el
  particular.

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• Las solicitudes de cotización deben indicar el
  plazo computado en días hábiles, en el cual los
  proveedores deberán entregar la información
  solicitada.

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• Se deberá realizar el seguimiento de las
  solicitudes de cotización enviadas a los
  proveedores, desde la confirmación de la
  recepción de las mismas (vía facsímil, correo
  electrónico, notificación personal) y absolución
  de dudas que pudieran presentarse sobre el
  requerimiento (en coordinación con el área
  usuaria), hasta la recepción de las respectivas
  respuestas.

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• Para ser consideradas válidas, las respuestas de
  los proveedores deben consignar la identificación
  de estos y de quien las suscribe.

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• Se debe elaborar un cuadro en el que consignará
  toda la información que será empleada para la
  determinación del valor referencial.

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• Sólo se tomará en cuenta las cotizaciones que
  contengan la totalidad de lo requerido en la
  especificación técnica.

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• Sin embargo, a efectos de asegurar la integridad
  del expediente de contratación, se conservarán
  todas las cotizaciones recibidas, precisando
  cuáles cumplen con lo requerido y cuáles no,
  debiendo sustentarse ello en coordinación con el
  área usuaria.

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• La información de las cotizaciones se
  complementará con datos históricos de procesos de
  selección que hayan sido adjudicados, en las
  mismas condiciones, por la misma Entidad con
  datos de adquisiciones o contrataciones de otras
  Entidades obtenidos del SEACE con datos
  obtenidos de los portales y/o páginas web, entre
  otras fuentes.

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• Cuando la información correspondiente a datos
  históricos o del SEACE, podrá ser utilizada como
  segunda fuente para determinar los valores
  referenciales.

53

• Se descartará aquellas cotizaciones cuyo precio
  referencial genere una gran dispersión, al ser
  éste excesivamente elevado o excesivamente bajo,
  en comparación con los demás precios obtenidos.

54

• Cuando, como producto del análisis del mercado,
  se advierta la existencia de distorsiones
  (originadas, por ejemplo, en la concertación de
  precios), el valor referencial se podrá fijar en
  función del valor que arroje la estructura de
  costos -técnicamente sustentada elaborada por el
  área usuaria, bajo responsabilidad del Titular de
  la Entidad o máxima autoridad administrativa,
  según corresponda,

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• Cuando se trate de adquisiciones o contrataciones
  altamente especializadas y/o sofisticadas, la
  Entidad podrá contratar a terceros para que
  realicen los estudios de las posibilidades que
  ofrece el mercado, a fin de determinar el valor
  referencial de los procesos que corresponda
  convocar. El valor referencial así obtenido
  deberá ser aprobado por el órgano competente de
  la Entidad.

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• Considerando toda la información válida
  obtenida, se tomará como valor referencial
  aquella de menor monto.

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CONTENIDO DEL INFORME DE ESTUDIO DE MERCADO

• Antecedentes
• Legal que regula la comercialización del objeto
  de la convocatoria
• Autorizaciones que requieren las empresas del
  rubro para operar en el mercado.
• Empresas del rubro en el mercado nacional y local
  
• Publicaciones existentes respecto a los bienes o
  servicios objeto de la convocatoria.
• Marcas que se comercializan.
• Marcas que cumplen las especificaciones técnicas.

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CONTENIDO DEL INFORME DE ESTUDIO DE POSIBILIDADES
QUE OFRECE EL MERCADO

• Certificaciones de calidad que pueden ser
  acreditadas por los proveedores.
• Certificadoras de calidad autorizadas por
  INDECOPI
• Garantías comerciales que se ofrecen en el
  mercado.
• Plazo de entrega que se ofrecen en el mercado.
• Capacitaciones que se ofrecen.
• Determinación del valor referencial Sistema y
  modalidad de contratación

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Designación

• El Titular de la Entidad o el funcionario a quien
  se hubiera delegado esta atribución, designará
  por escrito a los integrantes titulares y
  suplentes del Comité Especial, indicando los
  nombres completos y quién actuará como presidente
  y cuidando que exista correspondencia entre cada
  miembro titular y su suplente. La decisión será
  notificada a cada uno de los miembros.

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Impedimentos
1.El Titular de la Entidad. 2. Todos los
funcionarios que tengan atribuciones de control o
fiscalización. 3. Los funcionarios que por
delegación hayan aprobado el Expediente de
Contratación, designado el Comité Especial,
aprobado las Bases o tengan facultades para
resolver el recurso de apelación. 4. Los
funcionarios o servidores que hayan sido
sancionados por su actuación como integrantes de
un Comité Especial. En el caso del inciso 3),
el impedimento se circunscribe al proceso de
contratación a que se refieren las delegaciones
en él señaladas.
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Comité especial permanente
Tratándose de Adjudicaciones Directas y
Adjudicaciones de Menor Cuantía, podrá designarse
uno o más Comités Especiales Permanentes para
objetos de contrataciones afines, excepto en el
caso de procesos derivados de una declaratoria de
desierto, los que serán conducidos por el mismo
Comité Especial designado inicialmente. .
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Comité especial permanente
En la conformación del Comité Especial Permanente
sólo será exigible que uno de sus integrantes sea
representante del órgano encargado de las
contrataciones.
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Cuándo no es necesario conformar Comité Especial?
El órgano encargado de las contrataciones tendrá
a su cargo la realización de los procesos de
adjudicación de menor cuantía.
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Conformación del Comité Especial
El Comité Especial estará integrado por tres (3)
miembros, de los cuales uno (1) deberá pertenecer
al área usuaria de los bienes, servicios u obras
materia de la convocatoria, y otro al órgano
encargado de las contrataciones de la Entidad.
Necesariamente alguno de los miembros deberá
tener conocimiento técnico en el objeto de la
contratación.
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Conformación del Comité Especial
II. PARA MODALIDADES ESPECIALES DE SELECCIÓN
Subasta inversa Integrada por 02 miembros uno
dirigirá la subasta y el otro asumirá las
funciones de secretario. Convenio Marco de
Precios Integrada por 03 o 05 miembros, donde 01
como mínimo, deberá ser representante de la
sociedad civil. Compras Corporativas
Facultativas Según el acuerdo de las partes,
puede ser de 03 a 05 miembros
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Funciones del Comité Especial
Elabora las Bases Convoca al proceso
Absuelve Consultas y observaciones Evalúa
propuestas Otorga la Buena Pro

• Declara desierto
• Consulta o propone las modificaciones de
  características técnicas o del valor referencial
• Otros actos necesarios

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Comité Especial

• No es competente para modificar
• Cantidad, plano o dimensión de bien, servicio ú
  obra.
• Características y especificaciones
• Valor referencial
• Financiamiento
• Tipo de proceso

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Qué puede modificar el Comité Especial?

• Factores de evaluación ( Sólo por consultas y
  observaciones)
• Condiciones de las Bases que no constituyan
  requerimientos mínimos.
• Puede realizar acciones de fiscalización, sin
  paralizar el proceso de selección
• NOTA El Comité Especial no puede modificar de
  oficio las Bases aprobadas.

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Participación
SUPLENTES Sustituye al titular en caso de su
ausencia. Si el titular ha sido reemplazado,
éste, podrá reincorporarse, previa
autorización. EXPERTO INDEPENDIENTE Personas
jurídicas o naturales, especialistas en el objeto
de la convocatoria que integran o asesoran al
Comité Especial.
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Quórum para sesionar y para adoptar los acuerdos
PARA PROCESOS EN GENERAL Para Sesionar
Todos Para Adoptar Acuerdos Unanimidad
Mayoría Nota Los actos deberán figurar en actas
suscritas, con las votaciones y la fundamentación
de los votos en contra.
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Sustitución de los Integrantes
No pueden ser removidos, salvo caso fortuito,
fuerza mayor o cese en el servicio debidamente
declarado.
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Cese de funciones
Buena Pro consentida Cancelación del
proceso Nota No se puede renunciar al cargo de
miembro del Comité Especial
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Recomendaciones Finales

1. Las dependencias o áreas de la Entidad están
   obligadas a colaborar y apoyar en el ejercicio de
   sus funciones.
2. Los integrantes del Comité Especial deben tener
   conocimiento sobre la Normativa de
   Contrataciones.
3. Que el Comité Especial actúe con total
   independencia y transparencia

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Bases de los Procesos de Selección
Qué son las Bases?
Pautas y reglas contratación Requerimientos Requis
itos
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Por qué es importante contar con Bases claras y
precisas?

1. Transparencia y libre competencia
2. Satisfacer necesidades
3. Recursos públicos
4. Metas

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Quién elabora las Bases?
Comité Especial / Órgano encargado
Qué información utiliza para elaborarlas? La
del expediente de contratación
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Qué deben contener las Bases?
Minimo - Especificaciones - Calendario -
Metodología de evaluación - Proforma de
contrato - Sistema/modalidad de contratación -
Fórmulas de reajuste

• Contenido de laspropuestas
• - Copia certificado RNP
• DDJJ
• - Doc para acreditar requerimientos
• - Doc. para acreditar factores
• - Doc. ptación. Facultativa
• Oferta económica
• Garantía de seriedad de oferta.

Valor referencial
Antigüedad del valor referencial
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Acceso a las Bases

• Todo proveedor, sin restricciones ni pago de
  derechos, puede tener acceso a las Bases de un
  proceso de selección a través del SEACE. En caso
  opten por solicitar copia directamente a la
  Entidad, abonarán el costo de reproducción
  correspondiente.

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Prepublicación

• Las Bases aprobadas de los procesos de selección
  podrán ser prepublicadas en el SEACE y en el
  portal institucional de la Entidad convocante.

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Estandarización de las Bases

• De acuerdo a lo establecido en el Articulo 26 de
  la Ley, el OSCE aprobará Bases Estandarizadas
  para facilitar el monitoreo y procesamiento de
  las contrataciones. Para tal fin las Bases
  tendrán una sección general y una sección
  especifica.

88
Siempre debe incluirse metodología de
evaluación?
SI, NO HAY EXCEPCIONES
89
Aprobación de las Bases
Las Bases de un proceso de selección serán
aprobadas por el Titular de la Entidad o por el
funcionario al que le hayan delegado esta
facultad
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Las Bases durante el desarrollo del proceso
Se aclaran a través de Consultas. Se modifican a
través de Observaciones y Pronunciamiento del OSCE
De oficio, el Comité Especial no puede modificar
las Bases.
Una vez integradas, las Bases constituyen las
reglas definitivas de la contratación.
91
Metodología de evaluación y calificación para
adquisición de bienes
Factores Criterios Desagregado Puntajes
(01) Eficiencia y compatibilidad del bien Cumplimiento de los requerimientos técnicas mínimos Si cumple Califica y pasa a evaluación.
(01) Eficiencia y compatibilidad del bien Cumplimiento de los requerimientos técnicas mínimos No cumple No Califica y se rechaza.
(02) Plazo de entrega Menor plazo 40 40
(02) Plazo de entrega Segundo menor plazo 30 40
(02) Plazo de entrega Otros plazos 10 40
(03) Experiencia del postor Montos de Venta S/. ---------------- 60 60
(03) Experiencia del postor S/. ----------- lt S/. ---------- 40 60
(03) Experiencia del postor S/. -------- lt S/. --------- 20 60
TOTAL PROPUESTA TÉCNICA TOTAL PROPUESTA TÉCNICA TOTAL PROPUESTA TÉCNICA 100
TOTAL PROPUESTA ECONÓMICA TOTAL PROPUESTA ECONÓMICA TOTAL PROPUESTA ECONÓMICA 100
Bonificación del 20 para productos de origen nacional Bonificación del 20 para productos de origen nacional Bonificación del 20 para productos de origen nacional  
PUNTAJE MÍNIMO DE PROPUESTA TÉCNICA 60
PUNTOS. PTPi c1PTi c2PEi c1 --
c2 -----
SIEMPRE Objetivos y congruentes con objeto de
convocatoria -NUNCA Por cumplimiento de
especificaciones obligatorias
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Metodología de evaluación y calificación para
contratación de servicios
FACTORES Desagregado Puntaje
REFERIDOS AL PLAN DE TRABAJO 1. Cumplimiento de los requerimientos técnicos mínimos. Cumple No cumple Pasa a evaluación No califica y se rechaza Pasa a evaluación No califica y se rechaza
2. Experiencia del postor ventas de servicios similares S/. ---------------- S/. ---------, lt S/. ----------- S/. ---------- lt S/. ---------- 40 35 20 40
3. REFERIDOS AL PERSONAL PROPUESTO Experiencia del personal propuesto De 07 a 10 Trabajos similares De 04 a 06 Trabajos similares De 02 a 03 Trabajos similares 60 45 30 60
TOTAL PROPUESTA TECNICA 100 100
TOTAL PROPUESTA ECONOMICA 100 100
Bonificación del 20 para servicios de origen nacional
PUNTAJE MÍNIMO DE PROPUESTA TÉCNICA 80
PUNTOS. PTPi c1PTi c2PEi c1 --
c2 -----
93
Recordemos SIEMPRE

1. Todo Proceso de Selección requiere de Bases
2. previamente aprobadas.
3. Quien elabora las Bases no puede aprobarlas.
4. Las Bases no pueden ser modificadas de oficio por
   el encargado del proceso.