Viestint

1
Viestintätaitoja projektissa

• Työnteko on pääosin viestintää

OAMK Tekniikan yksikkö, tietotekniikan osasto
Robottiprojekti K2009 / Hopeavuori
2
Viestintätehtäviä

• Projektin alkaessa
• Projektiryhmän ryhmäytyminen, tavoitteen
  asettaminen
• Kirjallinen projektisuunnitelma
• Palaverit ja niistä muistiot
• Projektin edetessä
• Ryhmän jäsenet vuorotellen vastuussa palavereista
  työelämän kaltaisissa tilanteissa
• Projektisuunnitelman esittely ohjaajalle
  palaverissa
• Ryhmän työn esittely yleisölle väliseminaarissa
  ja loppuseminaarissa
• Projektin sujumisen esittely ohjausryhmälle
• Kirjallinen loppuraportti
• Ulkoinen tiedottaminen

3
Palaverityöskentely

• Asialista, palaverikutsu ja asioiden käsittelyyn
  valmistautuminen ennen palaveria
• Palaverissa
• Järjestäytyminen, tavoitteen määrittely
• Asialistan mukainen eteneminen kussakin kohdassa
  aiheen esittely, keskustelu, analysointi ja
  ideointi, tuloksen muotoilu, vastuuhenkilöt ja
  aikarajat, jatkotyöskentely
• Päätösten tarkistaminen ja kirjaaminen
• Muistion kirjoittaminen, jakelu ja arkistointi
• Sovittujen asioiden toteutus

4
Erilaisia palavereja eri tarpeisiin

• Suunnittelupalaveri
• Esimerkiksi projektin alussa tavoitteiden
  määrittely, projektiryhmän jäsenten tehtävät,
  ryhmän yhteistyöilmapiirin luominen, projektin
  toimintatavoista sopiminen, projektisuunnitelman
  laatimisen käynnistys, aikataulutus
• Seurantapalaveri
• Ryhmän raportoi etenemisestään, saa ohjeita,
  ohjaaja mukana
• Ongelmanratkaisupalaveri
• Ongelman analysointi, ratkaisuvaihtoehtojen
  keksiminen, parhaan ratkaisun valinta kriteerien
  perusteella, toimeenpanon suunnittelu
• Ideointipalaveri
• Ideariihi tavoitteen määrittely, ideoiden
  keksiminen, ideoiden seulonta ja jatkokehittely,
  toteutuksen suunnittelu
• Tuplatiimi ensin ideoidaan yksin, parin kanssa,
  esitellään kaikille
• Päätöksentekopalaveri
• Hyvin valmisteltuja asioita, joista tarvitaan
  nopea ryhmäpäätös

5
Vetäjän tehtäviä

• Palaverin valmistelu ja suunnittelu
• Asialistan laatiminen ja jakelu, ennakkotehtävät
• Keskustelun aloittaminen, etenemisestä
  huolehtiminen ja lopettaminen
• Ilmapiiristä huolehtiminen ja motivointi
• Tavoitteen suuntaiseen työskentelyyn ohjaaminen
• Ongelmatilanteiden ratkaiseminen
• Lopputuloksen muotoilu ja toteaminen,
  jatkotyöskentelyn varmistaminen
• Muistion varmistaminen, tiedottaminen
  asiaankuuluville tahoille
• Seuraavan palaverin varmistaminen

6
Tehoton palaveri

• Aikavarkaat puhelut, myöhästyjät
• Epäselvät tavoitteet
• Rönsyily
• Lepsu puheenjohtaja
• Valtaerot
• Henkilöristiriidat
• Takeltelu päätöksenteossa
• Riittämättömät tiedot ja taidot päätösten
  tekemiseksi, huono valmistautuminen

7
Palaverin viestintätaitoja 1

• Kuunteleminen poimiva, erittelevä, järjestelevä,
  analysoiva, kriittinen, empaattinen
• Keskustelua edistävät puheenvuorot faktat,
  mielipiteet, kehitysideat, argumentit, palaute
• Hankalien tilanteiden selvittäminen rakentava
  palaute, rohkaisu, ohjailu, kysyminen

8
Palaverin viestintätaitoja 2

• Vetäjän taidot organisointi, ohjailu, motivointi
• Dokumentointi jäsentely, otsikointi, päätösten
  muotoilu tekstiksi, asiakirjastandardi, tyyli- ja
  tilannetaju
• Asennoituminen asiantuntijuuden jakaminen,
  vastaanottavuus, kannustavuus
• Oheisviestintä kannustava, palautetta antava,
  tilannetajuinen

9
Lähteet

• AMKiden suomen kielen ja viestinnän opettajien
  SUVI-verkostotapaaminen Jyväskylässä 31.10.2008.
  Jyväskylän AMK.
• Kauppinen Nummi Savola 2000. Tekniikan
  viestintä. Kirjoittamisen ja puhumisen käsikirja.
  Helsinki Edita.
• Ketterät käytännöt. 2008. Saatavissa
  http//www.ketteratkaytannot.fi/fi-FI/. Hakupäivä
  26.10.2008.
• Pelin, Risto 2008. Projektihallinnan käsikirja.
  Helsinki Projektijohtaminen Oy.
• Ryhmätaitojen arviointilomake. 2008.
  Opetushallituksen Puhvi-työryhmä.
• Valkonen, Tarja 2008. Puhvi-kokeen
  arvioijakoulutus 5.6.9.2008. Koulutusmateriaalit.
  Oulu.