Viestint

1
Viestintätaitoja projektissa

• Työnteko on pääosin viestintää

OAMK Tekniikan yksikkö, tietotekniikan osasto
Robottiprojekti K2009 / Hopeavuori
2
Viestintätehtäviä

• Projektin alkaessa
• Projektiryhmän ryhmäytyminen, tavoitteen
  asettaminen
• Kirjallinen projektisuunnitelma
• Palaverit ja niistä muistiot
• Projektin raportoinnissa
• Ryhmän jäsenet ovat vuorotellen vastuussa
  esittämisestä työelämän kaltaisissa tilanteissa
• Projektisuunnitelman esittely ohjaajalle
  palaverissa
• Valmiin tuotteen esittely asiakkaalle palaverissa
• Projektin sujumisen esittely ohjausryhmälle
• Kirjallinen loppuraportti
• Ulkoinen tiedottaminen

3
Palaverissa asiantuntijuutta jaetaan

• Uuden tilanteen hahmottaminen
• Tietämyksen rakentaminen
• Tietämyksen suhteuttaminen muiden tietoihin
• Yhteisen ymmärryksen rakentaminen
• Näkökulmien muuttaminen
• Luottamuksen synnyttäminen
• Suunnittelu
• Sopimusten teko
• Dokumentointi

4
Palaverityöskentely

• Asialistan kokoaminen, palaverikutsu ja asioiden
  käsittelyyn valmistautuminen ennen palaveria
• Palaverissa
• Järjestäytyminen, tavoitteen määrittely
• Asialistan mukainen eteneminen kussakin kohdassa
  aiheen esittely, keskustelu, analysointi ja
  ideointi, tuloksen muotoilu, vastuuhenkilöt ja
  aikarajat, jatkotyöskentely
• Päätösten tarkistaminen ja kirjaaminen
• Muistion kirjoittaminen ja jakelu
• Sovittujen asioiden toteutus

5
Tehoton palaveri

• Aikavarkaat puhelut, myöhästyjät
• Epäselvät tavoitteet
• Rönsyily
• Lepsu puheenjohtaja
• Valtaerot
• Henkilöristiriidat
• Takeltelu päätöksenteossa
• Riittämättömät tiedot ja taidot päätösten
  tekemiseksi, huono valmistautuminen

6
Erilaisia palavereja eri tarpeisiin

• Suunnittelupalaveri
• Esimerkiksi projektin alussa tavoitteiden
  määrittely, projektiryhmän jäsenten tehtävät,
  ryhmän yhteistyöilmapiirin luominen, projektin
  toimintatavoista sopiminen, projektisuunnitelman
  laatimisen käynnistys, aikataulutus
• Ongelmanratkaisupalaveri
• Ongelman analysointi, ratkaisuvaihtoehtojen
  keksiminen, parhaan ratkaisun valinta kriteerien
  perusteella, toimeenpanon suunnittelu
• Ideointipalaveri
• Ideariihi tavoitteen määrittely, ideoiden
  keksiminen, ideoiden seulonta ja jatkokehittely,
  toteutuksen suunnittelu
• Tuplatiimi ensin ideoidaan yksin, parin kanssa,
  esitellään kaikille
• Päätöksentekopalaveri
• Hyvin valmisteltuja asioita, joista tarvitaan
  ryhmäpäätös

7
Esimerkki ketterän ohjelmistokehityksen
päivittäisen palaverin ohjeistuksesta

• Päivittäin pidettävään tilannepalaveriin
  osallistuu jokainen tiiminjäsen ja scrum-mestari.
  Jokainen tiimin jäsen vastaa seuraaviin
  kysymyksiin
• Mitä teit edellisen päivän aikana?
• Mitä aiot tehdä seuraavan päivän aikana?
• Mitkä tekijät estävät (tai hidastavat) sinua
  saavuttamasta sprintin tavoitteita?
• Palaverissa puheoikeus on vain tiimin jäsenillä.
  Palaverin tarkoituksena on tarjota tieto siitä,
  miten projekti etenee ja mitä ongelmia on.
  Palaverin suositeltu kesto on 15 minuuttia ja
  jotta palaveri ei venyisi, se pidetään seisten.
  (Ketterät käytännöt. 2008, linkit Menetelmät -gt
  Scrum -gt Aktiviteetit.)

8
Palaverin viestintätaitoja 1

• Kuunteleminen poimiva, erittelevä, järjestelevä,
  analysoiva, kriittinen, empaattinen
• Keskustelua edistävät puheenvuorot faktat,
  mielipiteet, kehitysideat, argumentit, palaute
• Hankalien tilanteiden selvittäminen rakentava
  palaute, rohkaisu, ohjailu, kysyminen

9
Palaverin viestintätaitoja 2

• Vetäjän taidot organisointi, ohjailu, motivointi
• Dokumentointi jäsentely, otsikointi, päätösten
  muotoilu tekstiksi, asiakirjastandardi, tyyli- ja
  tilannetaju
• Asennoituminen asiantuntijuuden jakaminen,
  vastaanottavuus, kannustavuus
• Oheisviestintä kannustava, palautetta antava,
  tilannetajuinen

10
Vetäjän tehtäviä

• Tilanteen valmistelu ja suunnittelu
• Keskustelun aloittaminen, etenemisestä
  huolehtiminen ja lopettaminen
• Ilmapiiristä huolehtiminen ja motivointi
• Tavoitteen suuntaiseen työskentelyyn ohjaaminen
• Ongelmatilanteiden ratkaiseminen
• Lopputuloksen muotoilu ja toteaminen,
  jatkotyöskentelyn varmistaminen, muistion
  varmistaminen, tiedottaminen asiaankuuluville
  tahoille

11
Hyvää vuorovaikutusosaamista

• Tietää ja ymmärtää, mistä viestintä ja
  vuorovaikutus koostuu
• Osaa suunnitella, kontrolloida ja arvioida
  viestinnän tuloksellisuutta ja tarkoituksenmukaisu
  utta
• On itse motivoitunut viestimään
• Osaa itse toimia suunnitelmallisesti ja
  tarkoituksenmukaisesti viestintätilanteissa

12
a. Osallistumisen tavoitteellisuus

• Vie ryhmän toimintaa tavoitetta kohti
• Osoittaa verbaalisti ja nonverbaalisti
  yhteistyöhalukkuuttaan
• Suhteuttaa puheenvuoronsa sisällön keskustelun
  tavoitteeseen
• Rajaa ja mitoittaa puheenvuoronsa keskustelun
  tavoitteen ja tilanteen mukaan
• Valitsee osallistumistapansa tarkoituksenmukaisest
  i ja joustavasti, esim. kysyy, kommentoi,
  tiivistää, arvioi, rohkaisee ja kyseenalaistaa
  tarvittaessa
• Osallistumisen määrä ja ajoitus on
  tarkoituksenmukaista

13
b. Puheenvuorojen sisältö

• Valitsee puhumisensa sisällön perustellusti
• Tuo keskusteluun uusia aineksia ja syventää jo
  esitettyä
• Käyttää tilanteeseen sopivaa kieltä ja
  nonverbaalia ilmaisua
• Perustelee mielipiteensä ja väitteensä
  riittävästi ja uskottavasti sekä tarvittaessa
  monipuolisesti

14
c. Kuunteleminen

• Liittää omat puheenvuoronsa toisten
  puheenvuoroihin
• Havaitsee toisten viestinnästä, milloin on
  mahdollisuus tai oikea aika ottaa puheenvuoro
• Pyytää täsmennyksiä ja lisäperusteluja
• Tekee yhteenvetoja ja päätelmiä tarvittaessa
• Kommentoi, erittelee ja arvioi toisten
  mielipiteitä ja perusteluja

15
Lähteet

• AMKiden suomen kielen ja viestinnän opettajien
  SUVI-verkostotapaaminen Jyväskylässä 31.10.2008.
  Jyväskylän AMK.
• Kauppinen Nummi Savola 2000. Tekniikan
  viestintä. Kirjoittamisen ja puhumisen käsikirja.
  Helsinki Edita.
• Ketterät käytännöt. 2008. Saatavissa
  http//www.ketteratkaytannot.fi/fi-FI/. Hakupäivä
  26.10.2008.
• Pelin, Risto 2008. Projektihallinnan käsikirja.
  Helsinki Projektijohtaminen Oy.
• Ryhmätaitojen arviointilomake. 2008.
  Opetushallituksen Puhvi-työryhmä.
• Valkonen, Tarja 2008. Puhvi-kokeen
  arvioijakoulutus 5.6.9.2008. Koulutusmateriaalit.
  Oulu.