K? NANG L?P K? HO?CH

1
K? NANG L?P K? HO?CH
2
1. Khái ni?m

• Ho?ch d?nh là m?t quá trình ?n d?nh nh?ng m?c
  tiêu và xác d?nh bi?n pháp t?t nh?t d? th?c hi?n
  nh?ng m?c tiêu dó.
• Nó liên h? v?i nh?ng phuong ti?n cung nhu v?i
  nh?ng m?c dích. T?t c? nh?ng ngu?i qu?n lý d?u
  làm công vi?c ho?ch d?nh.

3
2. Ý nghia

• Tu duy có h? th?ng d? tiên li?u các tình hu?ng
  qu?n lý
• Ph?i h?p m?i ngu?n l?c c?a t? ch?c h?u hi?u hon.
• T?p trung vào các m?c tiêu và chính sách c?a t?
  ch?c.
• N?m v?ng các nhi?m v? co b?n c?a t? ch?c d? ph?i
  h?p v?i các qu?n lý viên khác.
• S?n sàng ?ng phó và d?i phó v?i nh?ng thay d?i
  c?a môi tru?ng bên ngoài
• Phát tri?n h?u hi?u các tiêu chu?n ki?m tra.

4
3. Làm th? nào xác d?nh công vi?c?

• Khi b?t d?u m?t công vi?c m?i, làm th? nào d?
  tri?n khai công vi?c dó hoàn h?o?
• N?u b?n không có phuong pháp d? xác d?nh d?y d?
  các y?u t?, b?n có th? b? sót nhi?u n?i dung công
  vi?c. Ðó chính là m?t l? h?ng trong ho?ch d?nh
  công vi?c

5
3. Làm th? nào xác d?nh công vi?c?

• PHUONG PHÁP XÁC Ð?NH N?I DUNG CÔNG VI?C 5WH2C5M
• Xác d?nh m?c tiêu, yêu c?u công vi?c 1W (why)
• Xác d?nh n?i dung công vi?c 1W (what)
• Xác d?nh 3W where, when, who
• Xác d?nh cách th?c th?c hi?n 1H (how)
• Xác d?nh phuong pháp ki?m soát 1C (control)
• Xác d?nh phuong pháp ki?m tra 1C (check)
• Xác d?nh ngu?n l?c th?c hi?n 5M

6
3.1 Xác d?nh m?c tiêu yêu c?u

• Khi ph?i làm m?t công vi?c, di?u d?u tiên mà b?n
  ph?i quan tâm là
• T?i sao b?n ph?i làm công vi?c này?
• Nó có ý nghia nhu th? nào v?i t? ch?c, b? ph?n
  c?a b?n?
• H?y qu? n?u b?n không th?c hi?n chúng?
• Why (t?i sao?) là 1W trong 5W. Khi b?n th?c hi?n
  m?t công vi?c thì di?u d?u tiên b?n nên xem xét
  dó chíng là why v?i n?i dung nhu trên.
• Xác d?nh du?c yêu c?u, m?c tiêu giúp b?n luôn
  hu?ng tr?ng tâm các công vi?c vào m?c tiêu và
  dánh giá hi?u qu? cu?i cùng.

7
3.2 Xác d?nh n?i dung công vi?c

• 1W what? N?i dung công vi?c dó là gi?
• Hãy ch? ra các bu?c dê th?c hi?n công vi?c du?c
  giao.
• B?n hãy ch?c r?ng, bu?c sau là khách hàng c?a
  bu?c công vi?c tru?c.

8
3.3 Xác d?nh 3W

• Where ? dâu, có th? bao g?m các câu h?i sau
• Công vi?c dó th?c hi?n t?i dâu?
• Giao hàng t?i d?a di?m nào?
• Ki?m tra t?i b? ph?n nào?
• Testing nh?ng công do?n nào?...

9
3.3 Xác d?nh 3W

• When Công vi?c dó th?c hi?n khi nào, khi nào thì
  giao, khi nào k?t thúc
• Ð? xác d?nh du?c th?i h?n ph?i làm công vi?c, b?n
  c?n xác d?nh du?c m?c d? kh?n c?p và m?c d? quan
  tr?ng c?a t?ng công vi?c.
• Có 4 lo?i công vi?c khác nhau công vi?c quan
  tr?ng và kh?n c?p, công vi?c không quan tr?ng
  nhung kh?n c?p, công vi?c quan tr?ng nhung không
  kh?n c?p, công vi?c không quan tr?ng và không
  kh?n c?p. B?n ph?i th?c hi?n công vi?c quan tr?ng
  và kh?n c?p tru?c.

10
3.3 Xác d?nh 3W

• Who Ai, bao g?m các khía c?nh sau
• Ai làm vi?c dó
• Ai ki?m tra
• Ai h? tr?.
• Ai ch?u trách nhi?m

11
3.4 Xác d?nh phuong pháp 1h

• H là how, nghia là nhu th? nào? Nó bao g?m các
  n?i dung
• Tài li?u hu?ng d?n th?c hi?n là gì (cách th?c
  th?c hi?n t?ng công vi?c)?
• Tiêu chu?n là gì?
• N?u có máy móc thì cách th?c v?n hành nhu th? nào?

12
3.5 Xác d?nh phuong pháp ki?m soát

• Cách th?c ki?m soát (control) s? liên quan d?n
• Công vi?c dó có d?c tính gì?
• Làm th? nào d? do lu?ng d?c tính dó?
• Ðo lu?ng b?ng d?ng c?, máy móc nhu th? nào?
• Có bao nhiêu di?m ki?m soát và di?m ki?m soát
  tr?ng y?u (xem chi ti?t qua tài li?u v? MBP
  phuong pháp qu?n lý theo quá trình)

13
3.6 Xác d?nh phuong pháp ki?m tra

• Phuong pháp ki?m tra (check) liên quan d?n các
  n?i dung sau
• Có nh?ng bu?c công vi?c nào c?n ph?i ki?m tra.
  Thông thu?ng thì có bao nhiêu công vi?c thì cung
  c?n s? lu?ng tuong t? các bu?c ph?i ki?m tra.
• T?n su?t ki?m tra nhu th? nào? Vi?c ki?m tra dó
  th?c hi?n 1 l?n hay thu?ng xuyên (n?u v?y thì bao
  lâu m?t l?n?).
• Ai ti?n hành ki?m tra?

14
3.6 Xác d?nh phuong pháp ki?m tra

• Nh?ng di?m ki?m tra nào là tr?ng y?u?
• Trong DN không th? có d?y d? các ngu?n l?c d?
  ti?n hành ki?m tra h?t t?t c? các công do?n, do
  v?y chúng ta ch? ti?n hành ki?m tra nh?ng di?m
  tr?ng y?u (quan tr?ng nh?t).
• Ði?m ki?m tra tr?ng y?u tuân theo nguyên t?c
  Pareto (20/80), t?c là nh?ng di?m ki?m tra này
  ch? chi?m 20 s? lu?ng nhung chi?m d?n 80 kh?i
  lu?ng sai sót.

15
3.7 Xác d?nh ngu?n l?c (5M)

• Nhi?u k? ho?ch thu?ng ch? chú tr?ng d?n công vi?c
  mà l?i không chú tr?ng d?n các ngu?n l?c, mà ch?
  có ngu?n l?c m?i d?m b?o cho k? ho?ch du?c kh?
  thi.
• Ngu?n l?c bao g?m các y?u t?
• Man ngu?n nhân l?c.
• Money Ti?n b?c.
• Material nguyên v?t li?u/h? th?ng cung ?ng.
• Machine máy móc/công ngh?.
• Method phuong pháp làm vi?c.

16
3.7 Xác d?nh ngu?n l?c (5M)

• Man, bao g?m các n?i dung
• Nh?ng ai s? th?c hi?n công vi?c, h? có d? trình
  d?, kinh nghi?m, k? nang, ph?m ch?t, tính cách
  phù h?p?
• Ai h? tr??
• Ai ki?m tra?
• N?u c?n ngu?n phòng ng?a thì có d? ngu?n l?c con
  ngu?i d? h? tr? không?

17
3.7 Xác d?nh ngu?n l?c (5M)

• Material nguyên v?t li?u/h? th?ng cung ?ng,
  bao g?m các y?u t?
• Xác d?nh tiêu chu?n NVL.
• Tiêu chu?n nhà cung ?ng.
• Xác d?nh phuong pháp giao hàng
• Th?i h?n giao hàng.

18
4. Phân lo?i

• 4.1 Ho?ch d?nh chi?n lu?c.
• 4.2 Ho?ch d?nh tác nghi?p.
• 4.3 Ho?ch d?nh d? án.
• 4.4 M?c tiêu.
• 4.5 Ho?ch d?nh nam.
• 4.6 Ho?ch d?nh tháng.
• 4.7 Ho?ch d?nh tu?n.

19
4.1 Ho?ch d?nh chi?n lu?c

• Ð?c di?m
• Th?i h?n vài nam
• Khuôn kh? r?ng
• M?c tiêu ít chi ti?t

20
4.1 Ho?ch d?nh chi?n lu?c (tt)

• Quá trình co b?n c?a ho?ch d?nh chi?n lu?c
• Nh?n th?c du?c co h?i
• Xác d?nh các m?c tiêu
• Phát tri?n các ti?n d?
• Xác d?nh các phuong án l?a ch?n
• Ðánh giá các phuong án.
• L?a ch?n phuong án
• Ho?ch d?nh các k? ho?ch ph? tr?
• Lu?ng hóa b?ng ho?ch d?nh ngân qu?

21
4.1 Ho?ch d?nh chi?n lu?c (tt)

• Ð?u ra c?a ho?ch d?nh chi?n lu?c
• M?t b?n k? ho?ch kinh doanh
• K? ho?ch phát tri?n công ty.

22
4.2 Ho?ch d?nh tác nghi?p

• Ð?c di?m
• Th?i h?n ngày, tu?n, tháng
• Khuôn kh? h?p
• M?c tiêu chi ti?t xác d?nh

23
4.2 Ho?ch d?nh tác nghi?p (tt)

• Ð?u ra c?a ho?ch d?nh tác nghi?p
• H? th?ng tài li?u ho?t d?ng c?a t? ch?c nhu
• Các lo?i s? tay, c?m nang.
• Quy trình ho?t d?ng
• Các quy d?nh
• Hu?ng d?n công vi?c
• Các bi?u m?u
• Các k? ho?ch th?c hi?n m?c tiêu, d? án ng?n h?n.

24
4.3 Ho?ch d?nh d? án

• Xác d?nh các yêu c?u c?a d? án.
• Xác d?nh các quy trình co b?n.
• Xác d?nh ngu?n l?c cung c?p cho d? án.
• Xây d?ng k? ho?ch th?c hi?n d? án theo so d? gantt

25
4.4 M?c tiêu

• (Ph?n này, b?n tham kh?o theo k? nang qu?n lý
  theo m?c tiêu)
• Phân lo?i m?c tiêu
• Ði?u ki?n c?a m?c tiêu
• L?p k? ho?ch th?c hi?n m?c tiêu

26
4.4.1 Phân lo?i m?c tiêu

• M?c tiêu c?p công ty, b? ph?n, cá nhân
• Theo Peter Drucker, m?c tiêu c?a công ty x?p t?
  ng?n h?n d?n dài h?n nhu sau
• T?n t?i và tang tru?ng.
• L?i nhu?n
• Phân b? các ngu?n l?c và r?i ro
• Nang su?t
• Vi th? c?nh tranh
• Phát tri?n ngu?n l?c
• Phát tri?n công ngh?
• Trách nh?êm xã h?i.

27
4.4.2 Ði?u ki?n c?a m?c tiêu

• Ði?u ki?n c?a m?c tiêu ph?i d?m b?o yêu c?u c?a
  nguyên t?c SMART
• Specific - c? th?, d? hi?u
• Measurable do lu?ng du?c
• Achievable v?a s?c.
• Realistics th?c t?.
• Timebound có th?i h?n.

28
a/Specific - c? th?, d? hi?u

• Ch? tiêu ph?i c? th? vì nó d?nh hu?ng cho các
  ho?t d?ng trong tuong lai.
• Ð?ng nói m?c tiêu c?a b?n là d?n d?u th? tru?ng
  trong khi d?i th? dang chi?m 40 th? ph?n.
• Hãy d?t m?c tiêu chi?m t?i thi?u 41 th? ph?n, t?
  dó b?n s? bi?t mình còn ph?i c? d?t bao nhiêu
  n?a.

29
b/Measurable do lu?ng du?c

• Ch? tiêu này mà không do lu?ng du?c thì không
  bi?t có d?t du?c hay không?
• Ð?ng ghi ph?i tr? l?i thu c?a khách hàng ngay
  khi có th?. Hãy yêu c?u nhân viên tr? l?i thu
  ngay trong ngày nh?n du?c.

30
c/Achievable v?a s?c.

• Ch? tiêu ph?i có tính thách th?c d? c? g?ng,
  nhung cung d?ng d?t ch? tiêu lo?i không th? d?t
  n?i.
• N?u b?n không có gi?ng ca tr?i phú thì d?ng d?t
  ch? tiêu tr? thành siêu sao. Gi? tr?ng lu?ng ?
  m?c lý tu?ng 45kg có th? v?a s?c hon.

31
d/Realistics th?c t?.

• Ðây là tiêu chí do lu?ng s? cân b?ng gi?a kh?
  nang th?c hi?n so v?i ngu?n l?c c?a doanh nghi?p
  b?n (th?i gian, nhân s?, ti?n b?c..).
• Ð?ng d?t ch? tiêu gi?m 20 kg trong m?t tháng d?
  d?t tr?ng lu?ng lý tu?ng 45 kg trong vòng m?t
  tháng, nhu v?y là không th?c t?.

32
e/Timebound có th?i h?n.

• M?i công vi?c ph?i có th?i h?n hoàn thành, n?u
  không nó s? b? trì hoãn.
• Th?i gian h?p lý giúp b?n v?a d?t du?c m?c tiêu
  l?i v?a du?ng s?c cho các m?c tiêu khác.

33
4.4.3 K? ho?ch th?c hi?n m?c tiêu (gantt)
Stt N?i dung công vi?c Ngu?i th?c hi?n T?ng t.gian Ti?n d?
1
2
4
4
5
6
34
4.5 Ho?ch d?nh k? ho?ch nam

• Ngu?n thông tin t? d? l?p k? ho?ch nam bao g?m
• T? chi?n lu?c c?a công ty.
• T? các d? án tham gia
• T? m?c tiêu c?a công ty và m?c tiêu b? ph?n do
  công ty giao.
• T? các nhi?m v? theo ch?c nang nhi?m v? b? ph?n.

35
4.5 Ho?ch d?nh k? ho?ch nam (tt)

• N?i dung c?a k? ho?ch công tác nam
• N?i dung các m?c tiêu công vi?c.
• Th?i gian th?c hi?n.
• M?c d? quan tr?ng c?a các công viêc (d? giúp b?
  ph?n có th? d?t tr?ng tâm vào công tác nào và
  dánh giá công vi?c cu?i nam).

36
4.6 Ho?ch d?nh k? ho?ch tháng

• Ngu?n thông tin l?p k? ho?ch tháng
• Các công vi?c trong k? ho?ch nam.
• Các công vi?c tháng tru?c còn t?n t?i.
• Các công vi?c m?i phát sinh do công ty giao.

37
N?i dung k? ho?ch tháng

• Các công vi?c quan tr?ng trong tháng
• Ph?n các công vi?c c? th? g?m n?i dung công
  vi?c, th?i gian th?c hi?n, ngu?i th?c hi?n.
• Các công vi?c chua xác d?nh du?c l?ch (nhung ph?i
  làm trong tháng ho?c làm trong tháng sau).

38
4.7 Ho?ch d?nh k? ho?ch tu?n

• Ngu?n thông tin d? l?p k? ho?ch tu?n
• Các công vi?c trong k? ho?ch tháng.
• Các công vi?c trong tu?n tru?c chua th?c hi?n
  xong
• Các công vi?c m?i phát sinh do công ty giao thêm.

39
4.7 Ho?ch d?nh k? ho?ch tu?n

• N?I DUNG B?N K? HO?CH TU?N
• Các công vi?c quan tr?ng trong tu?n
• Ph?n các công vi?c c? th? g?m n?i dung công
  vi?c, th?i gian th?c hi?n, ngu?i th?c hi?n, ghi
  chú (yêu c?u k?t qu?).
• Các công vi?c chua xác d?nh du?c l?ch (nhung ph?i
  làm trong tu?n ho?c làm trong tu?n sau).