Bantuan untuk Pengguna dan Informasi On-line

1
Bantuan untuk Pengguna dan Informasi On-line
2
Pendahuluan

• Untuk alasan yang berbeda (kompleksitas sistem,
  kemampuan dan ketrampilan manusia, kemudahan
  dalam penggunaan, user performance, proses
  belajar dan produktivitas), kita selalu perlu
  untuk mengembangkan dan mengintegrasikan sebagai
  bagian dari perancangan sistem yang kompleks,
  suatu tools yang dapat mendukung dan membantu
  pengguna.

3
Pendahuluan

• Tools ini dapat berupa
• Petunjuk penggunaan (manuals) dalam bentuk
  tercetak dan online
• Tutorial, simulasi, dan demo.
• Sistem bantuan (help) dan embedded tips pada
  antarmuka/sistem
• Intelligent coaches dan advisors
• Wizards atau electronic performance support
  systems (EPSS)
• Socially-mediated documentation

4
Kebutuhan akan Dukungan dan Dokumentasi Pengguna

• Kompleksitas sistem seperti perangkat lunak,
  perangkat keras, piranti, perubahan produk yang
  semakin meningkat.
• Pemahaman yang kurang lengkap atas fungsi dan
  sifat sistem yang relevan

5
Kebutuhan akan Dukungan dan Dokumentasi Pengguna

• Pengguna harus mampu menterjemahkan sasaran tugas
  yang diinginkan dalam istilah dan tindakan yang
  dikenal sistem.
• Pengguna membutuhkan pengingat tetap tentang
  bagaimana sistem bekerja, apa yang harus
  dilakukan, bagaimana melakukannya, dan apa yang
  harus digunakan?

6
Kompleksitas Sistem vs Kemampuan Manusia
7
Predicted versus observed human performance when
using a complex system
8
Tantangan dlm perancangan sistem pendukung dan
dokumentasi pengguna

• Meminimalkan periode pelatihan awal. Idealnya
  pengguna dapat langsung mulai tanpa harus melalui
  proses pelatihan.
• Meminimalkan periode transisi ke fungsionalitas
  lanjut dan/atau ke versi sistem yang baru.
• Idealnya pengguna dapat mengerjakan tugasnya
  dengan level kinerja yang sama seperti yang
  dilakukan sebelum masa transisi.

9
Tantangan dlm perancangan sistem pendukung dan
dokumentasi pengguna

• Meminimalkan periode yang diperlukan pengguna
  baru yang mulai menggunakan sistem untuk
  menyelesaikan tugasnya sampai seperti pengguna
  mahir.
• Idealnya diharapkan pengguna baru dapat memahami
  fungsionalitas dan struktur sistem dari
  tampilannya.

10
Tantangan dalam perancangan sistem pendukung

• Meminimalkan periode yang diperlukan seorang ahli
  untuk mengerjakan tugasnya seperti yang dilakukan
  pengguna ideal.
• Idealnya diharapkan pengguna ahli dapat memahami
  dan menggunakanfungsi-fungsi lanjut sistem sepert
  seorang pengguna ideal.
• Meminimalkan periode yang diperlukan pengguna
  pemula untuk menjadi penguna mahir.
• Idealnya diharapkan pengguna pemula dapat
  mengerjakan tugasnya dengan kinerja yang sama
  seperti pengguna ahli tanpa harus memiliki
  pengetahuan /ketrampilan dari seirang ahli.

11
Ragam Dokumentasi Pengguna

• Getting-started manual, yang memperkenalkan
  beberapa fungsi inti atau features sistem
• Tutorial untuk belajar mandiri yang
  comprehensive, mencakup seluruh fungsi aplikasi
• Job aids manual, menyajikan seperti kartu yang
  mendefinisikan secara singkat fungsi atau operasi
  yang spesifik
• A comprehensive reference guide, yang
  mendefinisikan semua sifat, fungsi dan
  operasional sistem.

12
Penggunaan

• Efektif dalam menyampaikan informasi seperti
  fakta dasar, definisi, langkah-langkah atau
  prosedur umum, dan hasil yang diharapkan.
• Memungkinkan pengguna untuk memperbaiki masalah
  ataumenemukan bagaimana untuk melakukan tugas
  umum.
• Menyediakan akses ke beberapa level rincian.

13
Manual Tercetak vs Online

• Manual tercetak dapat membantu pengguna dalam
  menggunakan sistem yang kompleks secara lebih
  produktif, namun umumnya pengguna belum
  berpengalaman dalam membaca dokumentasi sebagai
  aktivitas yang berarti.
• Bersifat portable, mudah untuk di-scan dan
  ditambahi keterangan.
• Manual yang tebal akan terasa menakutkan bagi
  pemula, tidak ada koordinasi antara manual dan
  sistem

14
Manual Tercetak vs Online

• Manual secara Online memberi fasilitas akses,
  navigasi, dan pencarian informasi, tetapi lebih
  sulit dibaca dan dilihat-lihat dibanding kertas,
  dan kurang nyaman untuk menambahi keterangan.
• Struktur Informasi Online lebih sulit untuk
  dipahami.

15
Features dasar yang ditawarkan manual online

• Menyediakan tiga pelayanan navigasi (Browse,
  Search, and Index) yang membantu pengguna untuk
  bergerak pada ruang bantuan on-line
• Dapat menampilkan basis informasi sesuai pilihan,
  atau sistem secara dinamis mencari beberapa basis
  informasi bantuan pada konteks saat ini atau item
  yang dipilih.

16
Features dasar yang ditawarkan manual on-line
17
Tools untuk pengembangan manual on-line dan
sistem bantuan.

• AnswerWorks - http//www.wextech.com/pr4awoverview
  .htm
• FoCoach - http//www.fo.com/focoach.htm
• ICE Browser - http//www.icesoft.no/ICEBrowser
• WinHelp
• Microsoft HTML Help
• JavaHelp - http//java.sun.com/products/javahelp

18
AnswerWorks

• Dengan AnswerWorks dari WexTech, kita dapat
  menambahkan fungsi pencarian dengan menggunakan
  bahasa alami pada file bantuan.
• Dari hasil penelitian menunjukkan bahwa pengguna
  lebih suka untuk menggunakan fungsi pencarian
  kata-kunci untuk mencari topik bantuan.
• AnswerWorks memperluas kemampuan dari pencarian
  dengan kata-kunci dan full-text, dengan
  mengijinkan penggua memasukkan kalimat pencarian
  yang lebih alami, seperti "How to add an
  invoice".

19
FoCoach

• FoCoach adalah suatu komponen ActiveX untuk
  Visual Basic yang memungkinkan kita untuk
  men-setup link komunikasi dua-arah antara
  aplikasi VB dan topik bantuan Window 95.
• Dengan menggunakan komponen ini kita dapat
  mengisi field dalam aplikasi VB dengan menekan
  tombol atau hyperlink pada topik bantuan window.

20
ICE Browser

• ICE Browser adalah suatu komponen untuk
  menempelkan (embedding) browser HTML ke dalam
  aplikasi Java.
• Mendukung bahasa HTML (HTML 3.2).
• Dapat digunakan sebagai sistem bantuan HTML yang
  menempel dalam aplikasi JAVA atau sebagai suatu
  browser WEB dalam aplikasi JAVA .

21
Sistem yang dikembangkan dengan Microsoft HTML
help
22
Sistem bantuan yg dikembangkan dengan WebHelp
23
RoboHelp

• Adalah suatu lingkungan terpadu untuk
  pengembangan manual dan sistem bantuan
  multi-platform.
• Mempunyai dukungan lengkap untuk WinHelp, WinHelp
  2000, Microsoft HTML Help, JavaHelp, WebHelp,
  dokumentasi tercetak dan bantuan untuk Web.

24
RoboHelp

• Focus pada perancangan isi dan bukan detail
  implementasinya
• Membuat struktur sistem bantuan secara visual.
• Mempunyai editor daftar isi termasuk fungsi drag
  and drop untuk penyusunan kembali urutan topik.
• Mempunyai advanced linguistic untuk
  mengotomatiskan tasks yang meliputi pembuatan dan
  pemeliharaan indeks on-line secara komprehensif.

25
Robohelp
26
Embedded help dalam system/interface

• Operational saat sistem digunakan
• Real-time context sensitivity tracking
• System perlu tahu posisi / kondisi pengguna saat
  ini.

27
Ragam embedded help

• Help, notification, dan errors messages
  merupakan sumber dokumentasi penting
• Information/help layering. Informasi diorganisasi
  kedalam level berbeda, yang setiap level
  menyediakan bantuan atau penjelasan yang lebih
  detail.
• Context-sensitive tips dan advices
• Intelligent help

28
Help balloon

• Merupakan salah satu feature pada aplikasi MS
  Office.
• Menampilkan informasi pada kotak grafis kecil,
  topik yang focus, dan segera mengembalikan lagi
  pengguna ke pekerjaan yang sedang dikerjakan
  dengan gangguan yang minimal

29
Help balloon
30
Contextualized pop up menu what can I do?
31
Sistem Bantuan Cerdas

• Berupa sekumpulan karakter animasi yang
  menunjukkan pengguna seluruh variasi tugas/fungsi
• Menggunakan sistem pakar untuk memperkirakan
  bantuan yang diperlukan
• Menggunakan perintah yang sedang digunakan
  pengguna, atribut yang dipilih saat ini, dan
  setting pada lingkungan aplikasi untuk membuat
  tebakan secara cerdas.

32
Sistem Bantuan Cerdas

• Hasil tebakan muncul sebagai pilihan dalam
  assistants main balloon saat pengguna meng-click
  assistant
• Pengguna hanya perlu meng-click pilihan tersebut.
  
• Jika tidak, dapat masuk kembali ke pertanyaan

33
office assistant
34
Learning-oriented systems

• Merupakan sistem bantuan yang berorientasi pada
  pembelajaran, yang terdiri dari
• Demonstrasi
• Interactive tutorials
• Coaches, advisors dan tutors

35
Demo

• Menyediakan penampilan yang atraktif tentang
  bagaimana fungsi-fungsi bekerja, tetapi tidak
  dapat dipelajari bagaimana mencarinya, eksekusi
  dan kontrol fungsi ditunjukkan dengan
  memperlihatkan efeknya.
• Demo adalah interaksi pengguna-sistem dalam
  bentuk skrip.
• Mencoba menarik perhatian pengguna dengan
  animasi/video dan memperlihatkan episode
  interaksi yang pendek namun dapat memotivasi
  pengguna.

36
Interactive tutorials

• Mirip dengan manual on-line.
• Menampilkan runtun presentasi multimedia (lecture
  notes) dan latihan yang dirancang untuk
  pembelajaran.

37
Coaches, advisors and tutors

• Menyediakan dukungan yang lebih interaktif dan
  dinamis dibanding embedded help
• Menyediakan dukungan pertimbangan untuk membantu
  proses pemecahan masalah
• Bagaimana saya dapat mengerjakan (How can I do)
  tugas ini dalam konteks saat ini.

38
Tutors

• Berupa gambaran umum atau quick tour (demo)
• Pengguna dapat melihat bagaimana fungsi bekerja
• Pelatihan tugas yang pendek, dan berbasis
  scenario
• Pengguna dapat berlatih secara langsung

39
(No Transcript)
40
Coach/mentor

• Bertindak seperti guru atau mentor, coach
  digunakan untuk menampilkan informasi yang dapat
  membantu pengguna pemula atau pengguna yang
  jarang bekerja dengan sistem ini.

41
(No Transcript)
42
Advisors

• Memberikan pertimbangan dan penjelasan atas sifat
  atau fungsi yang rumit
• Cocok digunakan untuk mencari
• Bagaimana melakukan suatu tugas yang rumit
• Memahami mengapa harus melakukan suatu langkah
  khusus.
• Menentukan mengapa suatu keputusan tertentu harus
  diarahkan

43
(No Transcript)
44
Customisasi

• Merupakan salah satu cara untuk mengurangi
  kompleksitas sistem.
• Pengguna dapat
• Memilih bantuan yang diperlukan dari gallery
• Memilih apakah perlu untuk mendapatkan saran saat
  menggunakan wizards
• Meninggalkan office assistant seterusnya,
  mematikannya atau memanggilnya jika dirasa perlu.
  
• Dapat menghidup-matikan suara office assistant
• Dapat memilih prioritas dan tipe bantuan yang
  diperlukan

45
(No Transcript)
46
Electronic performance support systems (EPSS)

• Memadukan pengetahuan dan pengalaman belajar
  dalam suatu perangkat lunak tool yang dapat
  meningkatkan kinerja pengguna(lebih dari sekedar
  Wizard)
• Membawa individu dapat bekerja secepat mungkin
  dengan bantuan dari orang lain sekecil mungkin.

47
Windows 95 Printer Wizard
48
Sistem pendukung dan dokumentasi pengguna yang
baik

1. Memperpendek waktu pelatihan/belajar awal
2. Memperpendek waktu transisi ke fungsi-fungsi
   lanjut atau ke versi sistem yang baru.
3. Memperpendek waktu yang diperlukan pengguna
   pemula saat mulai menggunakan sistem dalam
   mengerjakan tugasnya seperti pengguna ideal.
4. Memperpendek waktu yang diperlukan pengguna
   mahir menjadi seperti pengguna ideal.
5. Memperpendek waktu yang diperlukan pengguna
   pemula untuk bisa menjadi pengguna mahir.