SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

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Prof. Oly Mata
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
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UNIDAD I

• INTRODUCCION A LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

PROPOSITO DE LA UNIDAD
Que los estudiantes al tener un enfoque general y
conceptual de los sistemas y procedimientos sean
capaces de utilizarlos advirtiendo como su uso
simplifica las actividades
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CONCEPTO DE SISTEMA
Johnson y Kast Es un todo organizado y
complejo, implica un complejo interconectado de
componentes o partes fundamentalmente
relacionadas, que forman un todo unitario
Barisch Son medios por los cuales el personal de
una empresa opera para lograr los objetivos de
ella
Rodríguez Valencia Es un conjunto organizado,
formando un todo, en el que cada una de las
partes están interrelacionadas a través de un
orden lógico, que concatena sus actos hacia un
fin determinado
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NUESTRO CONCEPTO DE SISTEMA
a.- Un conjunto de elementos (partes u
órganos). b.- Dinámicamente relacionados, en
interacción (que forman una red de
comunicaciones cuyos elementos son
interdependientes.) c.- Que desarrollan una
actividad (operación o proceso del
sistemas.) d.- Para lograr un objetivo o
propósito (finalidad del sistema) e.- Operando
con datos, energía o materia (que constituyen
los insumos o entradas de recursos necesarios
para la marcha del sistema.) f. Unidos al
ambiente que rodea al sistema ( con el cual
interactúa dinámicamente) g.- Para suministrar
información, energía o materia (que conforman las
salidas o resultados de la actividad del sistema
Desde el punto de vista de la Administración de
Empresas Son medios de que se vale un organismo
social a fin de lograr los objetivos para los
cuales se ha creado
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DEFINICIONES DE PROCEDIMIENTOS
ETIMOLÓGICAMENTE DEL LATIN PRO HACIA DELANTE
Y CEDO MARCHAR
Gómez Ceja Es una serie de labores concatenadas
(unidas) que constituyen una sucesión cronológica
y la manera de ejecutar un trabajo encaminado al
logro de un fin determinado
Barrios Es el conjunto de rutinas especificas de
trabajo en las que se incluyen el flujo de
documentos, la manutención de registros. El
establecimiento de normas de trabajo agrego de
espacios etc.
Koontz y O Donnell Son planes en cuanto
establecen un método habitual de manejar
actividades futuras. Son verdaderas guía de
acción, más que de pensamiento que detallan la
forma exacta bajo la cual ciertas actividades
deben de cumplirse
LOS PROCEDIMIENTOS INTEGRAN AL SISTEMA.
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Concepto de Procedimiento

• Un procedimiento puede considerarse como la
  sucesión cronológica y secuencial de operaciones
  unidas entre sí, que se constituyen una unidad,
  en función de la realización de una actividad o
  tarea específica dentro de un ámbito
  predeterminado de aplicación

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El Procedimiento

• Es el lazo de unión entre todos los elementos de
  un sistema, ya que indica el momento y la forma
  en que cada uno debe de participar.
• Íntimamente relacionado con el procedimiento esta
  el método, o sea el detalle de cada uno de los
  pasos del procedimiento

PROCEDIMIENTO PARA ESTUDIO DE MERCADOS
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DEFINICIONES DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
Víctor Lázaro Es una serie de funciones, pasos
empleados por la dirección para que su labor o
cualquier trabajo sea desempeñado con mayor
eficiencia, efectividad y economía
Valencia Es una función encaminada al análisis
de los planes de acción colectivos del personal,
de los procedimientos y de las formas y equipo
con el fin de ayudar a la administración en la
simplificación y estandarización de las
operaciones

• Conjunto de técnicas que buscan simplificar el
  trabajo y con ello incrementar la productividad
  en los sistemas administrativos de un organismo
  social

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REPRESENTACIÓN GRÀFICA DE UN SISTEMA

SUPRASISTEMA. AMBIENTE O ENTORNO
SUBSISTEMA
SISTEMA
SUBSISTEMA
SUBSISTEMA
SUBSISTEMA
El sistema debe considerarse siempre en su
totalidad, no en partes. Siempre debe estudiarse
como un todo, considerado en su conjunto
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ELEMENTOS ESENCIALES DE UN SISTEMA
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CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS
1. - PROPÓSITO U OBJETIVO Todo sistema tiene
uno o varios propósitos u objetivos. Las unidades
o elementos así como las relaciones definen una
distribución que trata siempre de alcanzar un
objetivo.
2.- GLOBALISMO O TOTALIDAD Cualquier estimulo
en cualquier unidad del sistema afectara a todas
las demás unidades debido a la interacción
existente entre ella. El efecto total de estos
cambios se presentará como un ajuste de
todo el sistema. Entre las diferentes partes del
sistema existe una relación de causa-efecto. De
este modo, el sistema experimenta cambios y el
ajuste sistémico es continuo, de lo cual surgen
2 fenómenos
HOMEOSTASIS O ESTADO DE EQUILIBRIO Se da en
Sist. Abiertos y son una serie de mecanismos
autorreguladores finamente programados y
automáticos Que interactúan sin la intervención
consiente del individuo, para sustituir el
equilibrio del sistema
ENTROPÍA Se da en Sist. Cerrados. Proviene del
griego ENTROPEUNA TRANSFORMACIÓN. La entropía
significa que las partes del sistema pierden su
integración y comunicación entres, lo cual
permite que el sistema se descomponga pierda
energía e información y se degenere. SINERGIA
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La Responsabilidad en el Estudio de Sistemas y
Procedimientos
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Responsables
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Responsables
TRABAJADOR Poner en practica Las instrucciones
de procedimientos ya sea verbal o
escrito describir y sugerir a su superior
modificaciones o mejoras
SUPERVISOR Guiar y dirigir a las personas hacia
las obligaciones que imponen los sistemas y
procedimientos Coordinar con su trabajo con el de
otras Unidades administrativas a fin de Resolver
asuntos relativos a los SYP
ADMINISTRADORES DE NIVELES MEDIOS Tener una
responsabilidad mayor en los SYP pues dicha
responsabilidad abarca mas personas y un mayor
numero de funciones Responsabilidad de defender
la política de la empresa y el programa de SYP
COORDINADOR DE LA UNIDAD DE SYP Es comparable su
responsabilidad, a la De algunos empleados de
primera línea o del mas alto nivel
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El Departamento de Sistemas y Procedimientos
en la Empresa
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(No Transcript)
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Características del Dpto. de Sistemas y
Procedimientos

• Para poder ejercer adecuadamente su función es
  necesario otorgarle una autoridad tipo staff.
  Dicha autoridad se caracteriza porque el
  departamento debe asesorar y servir al resto de
  los departamentos y, por esto mismo, las
  conclusiones a que llegue mediante sus estudios
  únicamente tienen el carácter de recomendación.

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Posición Jerárquica
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Localización de SYP a mediano nivel
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Ventajas que se obtiene con un departamento de
sistemas y procedimientos
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Visión novedosa de los problemas

• Cuando una persona esta dentro de la rutina de
  trabajo difícilmente puede notar los errores que
  constantemente esta cometiendo.
• En cambio el analista de syp por estar
  estudiando distintas áreas de la empresa y
  diversos procedimientos mantiene una visión no
  contaminada que le permite detectar de inmediato
  los errores que se están cometiendo ejemplo la
  duplicidad de funciones

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Posición Imparcial

• El departamento de SYP debe ser totalmente
  imparcial en su trabajo, es decir no debe de
  tomar partido sino actuar con absoluta
  objetividad así, el departamento de SYP será
  aceptado por los otros departamentos y con mayor
  frecuencia se le buscara para solucionar los
  problemas que afectan a dos o mas tareas

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Visión Global

• Visión global de los problemas. La empresa se
  enfoca como un sistema y se dan soluciones
  generales, mismas que con dificultad puede lograr
  un jefe de área.
• Cuando un problema abarca dos o mas áreas dentro
  de la empresa difícilmente estos pueden ser
  resueltos por los encargados ya que la solución
  podría afectar al otro departamento

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Especialización Técnica

• Un departamento de SYP agrupa a una serie de
  profesionales que están preparados con teoría y
  practica en la aplicación de todas las técnicas

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CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS
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(No Transcript)
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DE ACUERDO A SU CONSTITUCIÓN SISTEMAS FISICOS O
CONCRETOS Compuestos de equipos, maquinarias y
objetos y elementos reales .HARWARE. SISTEMAS
ABSTRACTOS Compuestos de conceptos, planes,
hipótesis e ideas. Ejemplo SOFTWERE. Existe
una complementaridad sobre los sistemas físicos
y abstractos Los primeros maquinas, por ejemplo,
necesitan un sistema abstracto (programación)
para operar y cumplir con sus funciones y los
sistemas abstractos solo se vuelven realidad
cuando se aplican a los sistemas físicos.
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EN CUANTO A SU NATURALEZA SISTEMAS CERRADOS Es
aquel que no tiene intercambio con el
medioambiental que lo rodea. No reciben ninguna
influencia del ambiente externo ni influyen en
este. En rigor no existen los sistemas cerrados
en el sentido estricto del termino, el termino es
aplicado a aquellos sistemas que tienen un
comportamiento totalmente determinista y
programado y operan con un muy pequeño
intercambio de materia y energía con el ambiente.
Son lo llamados sistemas mecánicos, como maquinas
y equipos.
SISTEMAS ABIERTOS Presentan relaciones de
intercambio con el ambiente a través de las
entradas o insumos y salidas o productos. Son
adaptativos, pues para sobrevivir deben
readaptarse constantemente a las condiciones del
medio. Tal es el caso de todos los seres vivos y
hasta parte de ellos como el sistema nervioso,
sistema circulatorio. Los sistemas abiertos
poseen su medio ambiente formado por todos los
otros subsistemas con los cuales tienen
relaciones, intercambios y comunicación.
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Naturales y elaborados

• Los naturales
• Son aquellos elaborados por la naturaleza
• Los elaborados
• Son aquellos elaborados por el hombre.

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LA DELIMITACION DE UN SISTEMA
Depende del interés de la persona que pretende
analizarlo. Por ejemplo Una organización podrá
entenderse como un sistema o subsistema, o
incluso como un macrosistema, dependiendo del
análisis que se quiera hacer. Así un departamento
puede considerarse un sistema compuesto de
varios subsistemas (secciones o sectores) e
integrado a un macrosistema (la empresa) y
también puede considerarse un subsistema
secciones o sectores que pertenecen a un sistema
(la empresa) integrado a un macrosistema. (el
mercado o la comunidad
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TEORIA GENERAL DE LOS SISTEMAS
Ludwig Von Bertalanffy
H2O
Las propiedades de los sistemas no pueden
describirse significativamente en términos de sus
elementos separados. La comprensión de los
sistemas solo ocurre cuando se estudian
globalmente, involucrando todas las
interdependencias de sus partes
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ORÍGENES DE LA TEORÍA DE SISTEMAS
Surgió con los trabajos del biólogo alemán Ludwig
Von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968
La TGS no busca solucionar problemas ni proponer
soluciones práctica, pero si producir teorías y
formulaciones conceptuales que puedan crear
condiciones de aplicación en la realidad
empírica.
Bertalanffy criticaba la visión del mundo
fraccionada en diferentes áreas como física,
química, biología, Psicología, sociología, etc.
Estas son divisiones arbitrarias que presentan
fronteras sólidamente definidas, así como
espacios vacíos (áreas blancas) entre ellas. La
naturaleza no esta dividida en ninguna de esas
partes
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Los supuestos básicos de la teoría general de
sistemas son
Esta integración parece orientarse hacia una
teoría de los sistemas
Esta integración parece orientarse hacia una
teoría de los sistemas
Dicha teoría de los sistemas puede ser una manera
más amplia de estudiar los campos no físicos del
conocimiento científico, en especial las ciencias
sociales.
Esa teoría de sistema, al desarrollar principios
unificadores que atraviesan verticalmente los
universos particulares de las diversas ciencias
involucradas, nos aproxima al objetivo de la
unidad de la ciencia
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DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

• FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO

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FUNCIONES

• Realizar estudios sobre organización o
  reorganización administrativa de las dependencias
  acorde con el reglamento institucional y demás
  resoluciones organizativas

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FUNCIONES

• Revisar y evaluar los sistemas y procedimientos
  establecidos y proponer las modificaciones
  necesarias

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FUNCIONES

• Evaluar los sistemas administrativos de la
  institución y sugerir las modificaciones
  necesarias

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FUNCIONES

• Elaborar y revisar los manuales de organización y
  sistemas para las áreas administrativas

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FUNCIONES

• Llevar el inventario de los sistemas implantados
  y unificar los manuales y demás documentos
  pertinentes

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FUNCIONES

• Diseñar y evaluar las formas y registros
  utilizados y llevar control sobre los mismos

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FUNCIONES

• Conocer los estudios que se contrate en materia
  de asesoría administrativa y de sistemas y
  vigilar su desarrollo e implementación

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FUNCIONES

• Impartir adiestramiento a los usuarios sobre los
  sistemas y procedimientos diseñados, para su
  implantación definitiva

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FUNCIONES

• Atender lo relativo al proceso de programación
  administrativa y desarrollo organizacional de la
  Institución