Schriftelijk communiceren voor teamleiders Blok 1

1
Schriftelijk communiceren voor teamleiders Blok
1

• april 2008

Frits Gubbels
2
Agenda

• 1300 1315 Voorstellen en introductie
• 1315 1345 Communicatie
• 1345 1400 Criteria voor een goede nieuwsbrief
• 1400 1430 Terugkoppeling groepsopdracht
• Pauze
• 1445 1515 Theorie nieuwsbrief
• 1515 1530 Inventarisatie onderwerpen
• 1530 1545 Voorbereiding blok 2
• 1545 1600 Evaluatie blok 1

3
Communicatie(1315 1345)

• Van Dale (2000) beschrijft communicatie als het
  uitwisselen van informatie.
• Het proces waarin een zender, via een medium, met
  een bewuste intentie een boodschap doorgeeft aan
  een ontvanger, die deze op de één of andere
  manier verwerkt.
• De functie van communicatie, zowel op verbaal (de
  taal) als op non-verbaal (alles buiten de taal)
  niveau, is invloed uitoefenen op onze omgeving,
  stellen Oyen en Lievers (1987).

4
(Efficiënt en effectief) Communiceren

• Communiceer vanuit ontvanger

Efficiënt de juiste dingen doen Effectief de
dingen op de juiste manier doen.
Zenden en ontvangen kan niet tegelijkertijd Er is
regelmatig ruis
Ontvangen is luisteren Luisteren is iets anders
als niet praten
Goed voorbereiden Helder uitvoeren Zenden is
doelbewust
Ontvanger
Zender
5
Aspecten van communicatie

• De inhoud (het bericht)
• Het doel
• Verbaal en non-verbaal
• De vorm / het medium
• Het medium
• De zender en ontvanger
• Juist en tijdig
• Ruis, verstoring
• Het referentiekader

Voorbeelden ?
6
Verbale en non verbale communicatie
Transparant communiceren
Jij
Binnenkant
Denken, willen, voelen, weten, ervaren enz.
Verbale en non-verbale communicatie
Buitenkant
De ander(en)
Overkant
De ander reageert op jouw buitenkant
7
Welke knelpunten komen jullie tegen in de
(dagelijkse) communicatie ?
Resultaten op flip over
8
Aanpak

• Doelgroep zijn team-leden
• Per groep van 3 personen aan de slag
• Resultaten op flip-over en presenteren
• Maximaal 15 minuten voorbereidingstijd

Daarna 30 minuten voor plenaire bespreking
9
Pauze 1430 1445
Verstandige mensen spreken uit ervaring. Nog
verstandigere mensen spreken uit ervaring niet
10
Theorie Nieuwsbrief(1445 1515)

• Schrijf en denk vanuit de lezer
• Zorg dat de lezer wordt geboeid
• Schrijf beknopt
• Denk na over volgorde en prioriteit van items
• Leesbaarheid leesgemak, bondigheid,
  levendigheid, nauwkeurigheid, stijl
• Herkenbare structuur/format
• Stijl (gebiedend/dominant/aarzelend)

11
Voorbeelden

1. Fijne vakantie allemaal, ook voor het gezin en
   kom gezond weer terug !
2. T.a.v. het ZZP gebeuren is xxx aanspreekpunt in
   de regio.
3. Nieuwe beleidsnota TOS lezen in KompaZ, we
   starten hiermee in 2008.
4. Alle voorbehouden handelingen vind je in KompaZ
   BIG.
5. Al gehoord/gelezen over de functiereductie ??
6. Hopelijk kunnen we in de toekomst veel gebruik
   maken van elkaars kwaliteiten.
7. Een compliment voor iedereen die zo hard aan de
   zorgdossiers werkt.

12
Aanpak opzetten nieuwsbrief

• Verken de schrijfopdracht
• Analyseer het onderwerp
• Baken het onderwerp af
• Stel een bouwplan op
• Plan de werkzaamheden
• Controleer het bouwplan

Zie cursusmateriaal
13
Opdracht 2 (1515 1530) Welke onderwerpen
moeten aan de orde komen ?(huiswerk vraag 1)
Resultaten op flip-over
(vast, periodiek, incidenteel)
14
Opdracht 3(1530 1545) Wat zijn de
voorwaarden om een succesvolle nieuwsbrief te
introduceren ? (huiswerk vraag 2)
Resultaten op flip-over
15
Voorbereiding blok 2

• Opdracht Nieuwsbrief samenstellen
• Groepjes van 3 personen
• Volgende keer presenteren resultaat en
  ervaringen (10 min. per groep)
• Vooraf aan docent toezenden (uiterlijk 12 april)
• Gebruik behandelde theorie
• Formaat is MS-Word
• Denk en redeneer vanuit ontvanger
• Vergeet lay-out, vormgeving e.d. niet

16
Vragen ?
Veel vergaderingen worden afgesloten met het
plannen van de volgende vergadering.
17
Evaluatie blok 1

• Rondgang
• Voldoet de inhoud en werkwijze aan de
  verwachtingen?
• Welke ondersteuning denk je nog nodig te hebben?
• Wordt het resultaat gerealiseerd?