Sistema Nacional de Archivos - Sexta Reuni

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Sistema Nacional de Archivos -Sexta Reunión de
Consejos Departamentales de Archivos.

• LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y LA IMPORTANCIA
  DE SU NORMALIZACIÓN

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Contenido.

• MARCO JURÍDICO
• PROCESO
• PROCEDIMIENTO
• QUÉ ES UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS?
• EL PORQUÉ DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
• VENTAJAS DE CONTAR CON ELLOS.
• IMPORTANCIA DE SU NORMALIZACIÓN
• PARTES DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
• FLUJOGRAMAS
• SIMBOLOGÍA
• BIBLIOGRAFÍA
• EJEMPLO DE PROCEDIMIENTO PARA UN CDA

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MARCO JURÍDICO.

• Constitución Política (Año de 1991) Se
  prescriben aspectos a tener en cuenta en la
  Gestión Administrativa y el funcionamiento de las
  entidades públicas
• Obligación de definir funciones para cada empleo
  público (Arts. 122, 123, 124).
• Desarrollo de la Función Administrativa Se debe
  dar bajo los principios de igualdad, moralidad,
  eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y
  publicidad (Art. 209).
• La existencia del control interno y fiscal en la
  administración pública (Art. 209, 267, 268, 269,
  270, 272).

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Marco Jurídico (Continuación 1 / 3).

• Estatuto Anticorrupción y Código Disciplinario.
• Código Contencioso Administrativo (Decreto
  Reglamentario 01 de 1984).
• Ley 42 de 1993 Organización del Sistema de
  Control Fiscal Financiero y los organismos que lo
  ejercen.
• Ley 87 / 1993, Por la cual se establecen normas
  para el ejercicio del control interno en las
  entidades y organismos del Estado y se dictan
  otras disposiciones.

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Marco Jurídico (Continuación 2 / 3).

• Directiva Presidencial 02 / 1994, Desarrollo
  de la función de Control Interno en las entidades
  y organismos de la Rama Ejecutiva del Orden
  Nacional.
• Decreto 2150/1995, Se suprimen y reforman
  regulaciones, proce- dimientos o trámites
  innecesarios, existentes en la Ad/món Pública.
• Directiva Presidencial 01 / 1997, Desarrollo
  del Sistema de Control Interno.
• Ley 489 / 1998, Se dictan normas sobre la
  Organización y Funciona miento de las entidades
  del orden nacional, se expiden las
  disposicio-nes, principios y reglas previstas en
  los numerales 15 y 16 del artí-culo 189 de la
  Constitución Política y se dictan otras
  disposiciones.
• Directiva Presidencial 03 / 1999, Supresión o
  reforma de regulaciones, procedimientos y
  trámites innecesarios existentes en la
  Administración Pública F.E. Artículo 120 de
  Ley 489 de 1998.
• Directiva Presidencial 10 de 2002, Num. 1.1.3,
  2.2.

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Marco Jurídico (Continuación 3 / 3).

• Ley 812 de junio 26 del 2003, Título II, Capítulo
  2, Artículo 8 Literal B Viñeta 6 Con el fin
  de mejorar la competitividad de las entidades
  públicas, estas adoptarán el sistema de calidad
  total y eficiencia administrativa, buscando en lo
  posible la certificación de calidad ISO.
• Ley 872 de diciembre 30 de 2003 Por la cual se
  crea el sistema de gestión de calidad en la Rama
  Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades
  prestadoras de servicios.

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Proceso.

• PROCESO Se define como Curso de eventos que se
  van sucediendo a medida que las materias primas
  se transforman en productos elaborados (A. A.
  García Conceptos de Organización Industrial,
  1996),
• Una serie de tareas de valor agregado que se
  vinculan entre sí para transformar un insumo en
  un producto (R. Chang Mejora Contínua de
  Procesos, 1996),
• La organización racional de personas,
  materiales, energía, equipos y procedimientos en
  actividades concebidas para producir un resultado
  final específico (P. Lorino El Control Interno
  de Gestión Estratégico, 1994),
• Una actividad que se lleva a cabo en una serie
  de etapas para producir un resultado específico o
  un grupo coherente de resultados específicos, o
  un grupo de acciones que tienen un propósito en
  común que hace avanzar el negocio en alguna
  forma (Morris, Daniel, Brandon, Joel
  Reingeniería, Cómo aplicarla con éxito en los
  negocios, 1994),
• ... Consiste en un grupo de tareas lógicamente
  relacionadas que emplean los recursos de la
  organización para dar resultados definidos en
  apoyo de los objetivos de la organización (J.
  Harrington Mejoramiento Contínuo de los
  procesos de la empresa, 1992).

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Proceso.

• Etapas básicas del PROCESO Preparatorias o de
  Iniciación, de Ejecución o Transformación, de
  Resultados (producto o servicio resultante) y de
  Control (presente en las etapas anteriores).
• Clasificación de los PROCESOS De tipo misional,
• De tipo gerencial (Planeación, Dirección, Talento
  Humano, Control), De tipo esencial (Financieros,
  Contratación, Sistemas), De apoyo (Mantenimiento,
  vigilancia, transportes).

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Proceso.

• Entradas Transformación Bien o
  servicio

- Proceso de Cambio o transformación de las
entradas. - Valor agregado.
Recursos Insumos Información
Resultados Productos
Retroalimentación (feed back).
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Procedimiento.

• Procedimiento ... Es sinónimo de método, esto
  es, modo ordenado de proceder para llegar a un
  fin determinado u orden en que se realizan las
  actividades (Mass, Jordi, Ramió, Carlos La
  auditoría operativa en la Práctica,1998).
• Es Un método de ejecutar algunas cosas
  (Diccionario de la Real Academia de la Lengua,
  1994).
• Es un documento que describe clara e
  inconfundiblemente los pasos consecutivos para
  iniciar, desarrollar y concluir una actividad u
  operación relacionada con el proceso productivo o
  de servicios, los elementos técnicos a emplear,
  las condiciones requeridas, los alcances y
  limitaciones fijadas, el número y características
  del personal que interviene, etc. (A. Senlle, G.
  Stoll ISO 9000. Calidad Total y Normalización,
  1994).

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Procedimiento

• Procedimiento Conjunto de pasos, vinculados y
  dispuestos de manera secuencial, realizados
  dentro de un proceso y dirigidos a desglosar de
  manera detallada la forma de hacer algo
  incluyendo el Qué?, el Cómo?, el Cuándo? y
  Quién debe ejecutar la tarea?.

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Qué son los Manuales de Procedimientos?

• Son la colección sistemática de los
  procedimientos que indican al personal de la
  entidad las actividades a ser cumplidas y la
  forma como deben ser realizadas, con elementos
  adicionales como los puntos de control y el
  tiempo de ejecución.
• Son instrumentos gerenciales que buscan coadyuvar
  a la ejecución correcta y oportuna de las labores
  encomendadas al personal y propiciar la
  uniformidad en el trabajo. Permiten el ahorro de
  tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo,
  evitando la repetición de instrucciones.
  Facilitan la supervisión y evaluación del
  trabajo. Facilitan el aprovechamiento de los
  recursos de la entidad. Propician el mejoramiento
  de la productividad en la empresa.

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El porqué de los Manuales de Procedimientos.

• Porque existen obligaciones legales, las cuales
  se encuentran en la Constitución Política de la
  República de Colombia, el Código Contencioso
  Administrativo, Leyes, Decretos y Directivas
  Presidenciales. El incumplimiento de lo allí
  estipulado conducirá a sanciones disciplinarias.
• Porque, con ellos, se puede lograr la calidad y
  la efectividad en la organización. A través de
  esta herramienta se gerencia el día a día.

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Ventajas de contar con Manuales de Procedimientos

• Contribuir al incremento de la productividad
  (eficiencia y eficacia) y la calidad en la
  organización.
• Ser fuente importante de información y consulta
  sobre los procesos, procedimientos, tareas o
  actividades que desarrolla la entidad u
  organización.
• Evitar la improvisación.
• Ser elementos importantes de revisión y
  evaluación.
• Permitir efectividad en la aplicación de las
  normas, procesos y funciones administrativas.
• Se relacionan directamente con el levantamiento,
  implantación y aplicación de las Tablas de
  Retención Documental (TRD).

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Importancia de los Manuales de Procedimientos

• Son instrumentos útiles para orientar al cliente.
• Apoyan el mejoramiento continuo en la entidad u
  organización.
• Posibilitan un mejor uso del tiempo y la
  oportunidad de los trámites.
• Ayudan a volver reales la misión y visión de la
  empresa.
• Facilitan la concresión de deberes y
  responsabilidades.
• Sirven de medio de prueba en lo penal,
  administrativo, penal y laboral.
• Posibilitan la estandarización en la ejecución
  del trabajo.
• Son una herramienta valiosa para alcanzar la
  calidad.
• Se constituyen en una guía de entrenamiento en el
  puesto de trabajo.
• Son una herramienta de control, contra la
  corrupción y la tramitomanía
• Constituyen parte de la memoria institucional de
  la organización.
• Favorecen la unificación de conceptos.
• Permiten conocer la cadena de trabajo dada en la
  organización.

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Características de los Manuales de Procedimientos

• Redacción simple, corta, clara, concisa, precisa,
  fluida y comprensible.
• Deben tener un proceso continuo de revisión y
  actualización, por el mismo funcionario que
  desarrolla procedimiento.
• Tener un procedimiento continuo de revisión y
  actualización.
• Facilitar, a través del diseño, su uso,
  conservación y actualización.
• Estar debidamente formalizado por el
  representante legal de la entidad.

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Partes de un Manual de Procedimientos.

• Formalización Interna.
• Tabla de contenido.
• Misión de la Entidad.
• Visión de la Entidad.
• Objetivo.
• Dependencias responsables.
• Normas.
• Siglas utilizadas.
• Procedimientos (Incluyen formatos y flujogramas).
• Glosario.
• Anexos Tablas, instrucciones, otros.

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Los flujogramas o diagramas de bloque.

• Son una representación gráfica de un
  procedimiento que busca mostrar en forma dinámica
  y lógica la secuencia del trabajo y permite
  conocer y comprender el proceso que se escribe a
  través de los pasos, documentos, dependencias y
  cargos que intervienen en el proceso o
  procedimiento graficado.
• Los flujogramas complementan la parte redactada o
  literal de los procedimientos.

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Simbología ANSI para flujogramas
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Ejemplo de procedimiento y de diagrama en bloque.
INICIO  
Elaborar y firmar Acta y enviarla al Jefe de la
DCD.
Revisar y firmar el Acta.
Archi-var.
FIN
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Fases para la gestión de un proyecto de Manuales
de Procedimientos.

1. Examen situacional, estado actual.
2. Planeación del proyecto.
3. Definición del esquema organizativo para el
   proyecto.
4. Levantamiento de los procedimientos actuales.
5. Análisis.
6. Formulación de los procedimientos.
7. Pruebas y ajustes.
8. Aprobación de los manuales.
9. Difusión, implantación, y aplicación.
10. Control y Mejoramiento Continuo.

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Ejemplo de formato REPÚBLICA DE COLOMBIA ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN SECRETARÍA GENERAL Y DE
ASUNTOS JURÍDICOS GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO REGISTRO DE CORRESPONDENCIA ENVIADA VÍA
FAX.
FE-CHA CIUDAD TELÉ-FONO / FAX ENTIDAD DESTINATARIO ASUNTO RESPONSA-BLE DEL ENVÍO CANTIDAD DE FOLIOS ENVIADOS RESUL-TADO DEL ENVÍO.








GESTIÓN DOCUMENTAL Original GCA (Serie
Registro y control , Subserie Registro de
Correspondencia) Resolución N 165 del 11 de
octubre del 2002 Nombre del Archivo Sistematizado
en GCA AGN-FTRD-122 Tamaño del Formato
Oficio.
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Bibliografía.

• Gestión Pública con Procedimientos, Rigoberto
  Martínez Bermúdez, Corporación Organización y
  Métodos. Bogotá D.C. 1999.
• Guía para la racionalización de trámites,
  Procesos y Procedimientos, DAFP, BID, Cámara de
  Comercio Bogotá, 2002.
• Organización y Métodos en la Administración
  Pública, Gustavo Quiroga Leos, Trillas, Méjico -
  1994.