Il protocollo e la gestione dei documenti

1
Il progetto AURORA e i reati connessi al
protocollo informatico
Gianni Penzo Doria Università degli Studi di
Padova Archivio Generale di Ateneo
Trieste, 27 aprile 2009
2
L'acronimo di Aurora
Amministrazioni unite per la redazione degli
oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel
protocollo informatico
3
I promotori
Direzione Generale per gli archivi - Servizio
III, poi II
Associazione nazionale archivistica italiana -
ANAI
Università degli Studi di Padova
4
L'obiettivo principale
Ridurre gli effetti negativi della mancanza di
standard per la descrizione del corrispondente e
la redazione dell'oggetto nel protocollo
informatico La registrazione di protocollo è un
atto pubblico (di fp) e il suo documento, il
registro di protocollo, deve essere redatto con
la solennità che merita, evitando pressapochismi
e sciatterie.
5
Le date di avvio
11 dicembre 2007Archivi 23, lancio
dell'iniziativa 31 dicembre 2007oltre 70
adesioni, ridotte a 40 11 gennaio 2008DDA
costitutivo
6
Le riunioni nazionali
12 febbraio 2008 Bologna, 1ª riunione
plenaria 16 aprile 2008 Milano, Sottogruppo
corrispondente 24 aprile 2008 Roma, Sottogruppo
oggetto 16 giugno 2008 Roma, Coordinatori 26
giugno 2008 Roma, 2ª riunione plenaria 22
settembre 2008 Ragusa, 3ª riunione plenaria 16
dicembre 2008 Roma, 4ª riunione plenaria
7
L'apertura alla comunità scientifica

• Dal 15 ottobre al 15 novembre 2008 è stata messa
  a disposizione di tutti la bozza n. 6 di Aurora.
• 176 richieste
• 45 Aurora tester
• ICA e Archivalia

8
La foto di Aurora
Foto di Giuseppe Menardi (Associazione
Astronomica Cortina) scattata il 20 novembre 2003
e ceduta gratuitamente per Aurora www.cortinaste
lle.it
9
Il lessico

• Non più mittente o destinatario, ma
  corrispondente.
• Mittente si usa solo per l'arrivo e destinatario
  solo per la partenza.
• Il corrispondente si descrive (date determinate
  regole, l'operazione è procedurale)
• L'oggetto si redige (l'operazione è
  intellettuale)

10
La struttura

• Si tratta di raccomandazioni, non di regole
  prescrittive.
• 7 Raccomandazioni di carattere generale
• 24 Raccomandazioni per il corrispondente
• 14 Raccomandazioni per l'oggetto
• 13 Raccomandazioni per il software

11
Le statistiche di Aurora
1/2

• Alcuni dati statistici
• 1 anno di progetto
• 8 riunioni, tra gruppo e sottogruppi
• 40 amministrazioni pubbliche ANAI
• 45 Aurora tester
• 69 Raccomandazioni
• 3.200 e-mail scambiate ()

() Nota interna oltre 120.
12
Le statistiche di Aurora
2/2

• Ogni raccomandazione è stata rivista, corretta,
  modificata e integrata tra Gruppo e Aurora Tester
  una media di oltre 85 volte
• Stimando una media (sottodimensionata) di 5 ore a
  testa per ogni versione, il tempo trascorso nei
  lavori delle riunioni plenarie e dei sottogruppi,
  Aurora è costata complessivamente oltre 180
  giorni di lavoro uomo

13
Cosa resta da fare?
14
La revisione linguistica

• Il prof. Cortelazzo farà la revisione
  linguistica
• Semplificazione del testo
• Indice di leggibilità

15
La revisione editoriale

• 5 marzo 2009Rilascio della versione beta di
  Aurora (fino a I regali)
• 31 marzo 2009Rilascio de Il tramonto prima di
  Aurora (Protochorror)
• 15 maggio 2009Rilascio dell'Atlante diplomatico
• 31 maggio 2009Le vostre correzioni!

16
La disseminazione 2009
Mantova - Archivio di Stato, Scuola di APD10
marzo 2009 Lecce - Università del Salento27
marzo 2009 Napoli - Archivio di Stato 2 aprile
2009 Torino - Regione Piemonte 22 aprile
2009Trieste - Archivio di Stato, Scuola di APD
(oggi!) 27 aprile 2009
17
Sito web - Area dei materiali didattici

• Un'area dedicata agli operatori, dalla quale
  poter scaricare i materiali o i rispettivi link
  per la formazione interna e per la
  moltiplicazione culturale
• Allegato per il Manuale di gestione
• Aurora in pillole
• Slides e materiali per esercitazioni

www.unipd.it/archivio/progetti/aurora
18
Le traduzioni di Aurora (da confermare, 2010)
ICA - Traduzione in inglese (Martignon) Archivalia
- Traduzione in spagnolo (Pilar Garcìa)
19
Piccoli campi, grandi problemi
20
Io stimo più il trovar un vero, benché di cosa
leggiera, che 'l disputar lungamente delle
massime questioni senza conseguir verità
nissuna Galileo Galilei, 1609
21
La definizione del problema il corrispondente
Con lintroduzione dell'informatica, lassenza di
raccomandazioni, policy, procedure o standard
nella descrizione del corrispondente
(mittente/destinatario) ha provocato a)
proliferazione di record contradditori o
incompleti b) inefficienza nella ricerca c)
perdita di dati storici relativi alla persona
(fisica o giuridica)
22
La definizione del problema l'oggetto
L'assenza di raccomandazioni, policy, procedure o
standard nella descrizione dell'oggetto
provoca a) iper-sintesi o iper-analisi b)
inefficienza nella ricerca c) mediocrità nelle
descrizioni d) 70 persone redigono 70 oggetti
diversi
23
Gli effetti
incertezza
tempo
ridondanze
24
Il perimetro di un piccolo problema
Nell'ambito del protocollo informatico (rectius,
sistema di gestione informatica dei documenti),
la redazione dell'anagrafica e la redazione
dell'oggetto rappresentano un piccolo problema,
ma non un problema piccolo. Un piccolo problema,
però, che genera enormi effetti negativi sulla
organizzazione e la ricerca documentale.
25
Il corrispondente
Il corrispondente (mittente nel caso di un
documento in arrivo e il destinatario o i
destinatari, nel caso di un documento in partenza
o trasmesso agli uffici che afferiscono al
medesimo protocollo), deve essere memorizzato in
una apposita banca dati. La banca dati deve
essere implementata in modo da consentire
l'efficiente individuazione del soggetto,
garantendo la normalizzazione dei dati inseriti.
26
(No Transcript)
27
Tiscali, in Località  Sailletta
28
L'oggetto
L'oggetto è il principale campo di ricerca
strutturata (information retrieval) e quindi deve
essere registrato con coerenza e
attenzione. Bisogna trovare un equilibrio tra
analisi e sintesi, tenendo presente la
correttezza della lingua, come in un algoritmo. È
un'operazione intellettuale, che non prevede la
pedestre trascrizione dell'oggetto eventualmente
presente. Serve agli organi di governo e di
gestione per ragioni di conoscenza e di
efficienza della macchina amministrativa.
29
(No Transcript)
30
(No Transcript)
31
Un problema anche di psicologia del lavoro
Uno dei problemi del protocollista è la
solitudine attiva, passiva e involutiva.
32
(No Transcript)
33
(No Transcript)
34
(No Transcript)
35
(No Transcript)
36
(No Transcript)
37
(No Transcript)
38
Il protocollo e i reati nelle amministraazioni
39
Il ruolo strategico del protocollo
Il ruolo strategico del protocollo
Nulla sfugge al protocollo tutto vi si dispone
in ordine per essere trattato e risolto, tutto vi
si conclude. È lo schema della storia
dell'ente (Eugenio Casanova, 1928)

• Nulla sfugge al protocollo tutto vi si dispone
  in ordine per essere trattato e risolto, tutto vi
  si conclude. È lo schema della storia dell'ente
• (Eugenio Casanova, 1928)

40
Il ruolo strategico del protocollo
Quod non est in actis non est in
mundo. Giustiniano Se non è nei nostri
schedari, non esiste. L'archivista degli Jedi
41
L'archivio come unicum 1/2

• È un errore non reputare archivio quella parte
  di esso che si viene formando giornalmente, di
  credere che l'ufficio di registratura sia cosa
  del tutto differente dall'archivio, come se la
  registrazione e spedizione delle pratiche in
  arrivo o in partenza fosse funzione del tutto
  distaccata da quella della distribuzione e
  conservazione delle medesime
• (Eugenio Casanova, 1928)

42
Le funzioni archivistiche nelle tre età
Archivio corrente
Archivio di deposito
Archivio storico
43
L'avalutatività

• Va conservata e registrata la carta più umile
  come la più insigne.
• Francesco Bonaini, 1867

44
Art. 328 c.p. Rifiuto di atti d'ufficio.
Omissione

• 1. Il pubblico ufficiale o l'incaricato di un
  pubblico servizio, che indebitamente rifiuta un
  atto del suo ufficio che, per ragioni di
  giustizia o di sicurezza pubblica, o di ordine
  pubblico o di igiene o di sanità, deve essere
  compiuto senza ritardo, è punito con la
  reclusione da sei mesi a due anni.

45
Art. 328 c.p. Rifiuto di atti d'ufficio.
Omissione

• 2. Fuori dai casi previsti dal primo comma, il
  pubblico ufficiale o l'incaricato di un pubblico
  servizio, che entro trenta giorni dalla richiesta
  di chi vi abbia interesse non compie l'atto del
  suo ufficio e non risponde per esporre le ragioni
  del ritardo, è punito con la reclusione fino a un
  anno o con la multa fino a lire due milioni. Tale
  richiesta deve essere redatta in forma scritta ed
  il termine di trenta giorni decorre dalla
  ricezione della richiesta stessa.

46
Esiste solo il protocollo unico
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 art. 61 Servizio
per la gestione informatica dei documenti dei
flussi documentali e degli archivi

• 1. Ciascuna amministrazione istituisce un
  servizio per la tenuta del protocollo
  informatico, della gestione dei flussi
  documentali e degli archivi in ciascuna delle
  grandi aree organizzative omogenee individuate ai
  sensi dell'articolo 50. Il servizio è posto alle
  dirette dipendenze della stessa area
  organizzativa omogenea.

47
DPCM 31 ottobre 2000Eliminazione dei protocollo
interni
Art. 3, comma 1, lett. d) modalità, misure
organizzative e tecniche finalizzate alla
eliminazione dei protocolli di settore e di
reparto, dei protocolli multipli, dei protocolli
di telefax, e, più in generale, dei protocolli
diversi dal protocollo unico
48
Peculato 314 c.p.
art. 314 Codice Penale Il pubblico ufficiale o
l'incaricato di un pubblico servizio, che, avendo
per ragione del suo ufficio o servizio il
possesso o comunque la disponibilità di denaro o
di altra cosa mobile altrui, se ne appropria, è
punito con la reclusione da tre a dieci anni. Si
applica la pena della reclusione da sei mesi a
tre anni quando il colpevole ha agito al solo
scopo di fare uso momentaneo della cosa, e
questa, dopo l'uso momentaneo, è stata
immediatamente restituita. Articolo così
sostituito dalla L. 26 aprile 1990, n. 86.
49
Violazione della corrispondenza 616 c.p.
art. 616 Codice Penale Chiunque prende
cognizione del contenuto di una corrispondenza
chiusa, a lui non diretta, ovvero sottrae o
distrae, al fine di prenderne o di farne da altri
prenderne cognizione, una corrispondenza chiusa o
aperta, a lui non diretta, ovvero, in tutto o in
parte la distrugge o sopprime, è punito, se il
fatto non è preveduto come reato da altra
disposizione, con la reclusione fino a un anno o
con la multa da Euro 30 a Euro 516
50
Cassazione penaleIl timbro di protocollo
(segnatura)

• In tema di falso documentale, il timbro del
  protocollo apposto sulla corrispondenza pervenuta
  ad un ufficio pubblico ha natura di atto
  pubblico ed infatti, posto che il registro di
  protocollo è indiscutibilmente atto di fede
  privilegiata, in quanto in esso il pubblico
  ufficiale attesta l'avvenuta ricezione
  dall'esterno di un documento nonché la data di
  tale ricezione e la numerazione progressiva che
  gli viene attribuita, la materiale apposizione
  sul documento medesimo del timbro riproducente la
  data di ricezione ed il numero attribuitogli non
  costituisce altro che una prosecuzione di detta
  attività certificatrice, onde che registrazione e
  riproduzione della stessa sul documento
  costituiscono un'operazione unica e contestuale
  avente la stessa natura.
• Cassazione penale sez. II, 12 marzo 1997, n. 9209
• Roncaglia e altroCass. pen. 1998,1629 (s.m.)
  Giust. pen. 1998,II, 314 (s.m.)

51
Tribunale di Varese 14 marzo 1992 Inefficacia
del timbro datario

• La mera apposizione dell'impronta di un timbro
  datario, sprovvisto di numero progressivo
  cronologico o di protocollo sulla domanda di
  pensione, e piú in generale su qualunque atto di
  volontà ricettizia volto a sollecitare un
  provvedimento (di accoglimento o di rigetto) da
  parte della p.a., non è sufficiente a provarne il
  regolare deposito e quindi il ricevimento da
  parte dell'ufficio destinatario.

52
Consiglio di Stato sez. V, 28 gennaio 1997, n. 94
Il timbro datario

• Non costituisce prova idonea ad evitare la
  perenzione del ricorso giurisdizionale la copia
  fotostatica dell'istanza di fissazione
  dell'udienza, asseritamente prodotta in una con
  il ricorso stesso, ma priva di sottoscrizione e
  di numero di protocollo e munita di un timbro a
  calendario da cui non s'evince alcunché in ordine
  all'avvenuto deposito, non potendosi comunque
  ritenere la mancata sottoscrizione a guisa di
  mera irregolarità originaria, successivamente
  sanabile e tale da non escluderne l'idoneità ad
  investire il collegio della cognizione della
  controversia, se non sia stato rispettato il
  perentorio termine biennale per la presentazione
  dell'istanza stessa.
• Com. Cologno Monzese c. Macca
• Foro amm. 1997, 77 Cons. Stato 1997,I, 77
  Studium Juris 1997, 860

53
TAR Puglia, sez. II, Bari, 3 maggio 1994, n. 637
Il timbro datario data certa e ritualità

• Nel giudizio amministrativo, la domanda di
  fissazione dell'udienza trasferisce l'impulso
  processuale dalla parte del giudice solo se ed in
  quanto ritualmente acquisita, cioè solo se ed in
  quanto sia formalmente ricevuta dalla segreteria
  mediante la protocollazione (registrazione in
  apposito registro) ad opera di un soggetto
  determinato e in data certa, secondo la
  prescrizione di cui all'art. 51 del RD 17 agosto
  1907, n. 642 pertanto, la mera presenza del
  timbro datario su un documento rinvenuto nel
  fascicolo di causa non accompagnata dalla
  protocollazione non rendono l'operazione certa e
  riferibile alla segreteria e, quindi, non fa
  acquistare all'atto gli effetti cui sarebbe
  preordinato ove fosse stato ritualmente
  acquisito.
• Pirro e altro contro Coreco di Foggia
• Foro amm. 1994, I, 4594

54
Numero e data automatizzate contro i reati
I tipici esempi di reato, (artt. 476 e 479 c.p.)
sono raffigurati nel

• Protocollo Emmenthal(er)
• Protocollo a Teatro
• Protocollo di San Silvestro
• Protocollo CUP
• Protocollo CUP2 (Piange il telefono)
• Protocollo occupazional-possessivo
• Protocollo The Day After
• Protocollo Giano Bifronte
• Protocollo Lazzaro

55
Atto pubblico Codice penale, art. 476
Capo III Della falsità in attiArt. 476
Falsità materiale commessa dal pubblico
ufficiale in atti pubblici
Il pubblico ufficiale che, nell'esercizio delle
sue funzioni, forma, in tutto o in parte, un atto
falso o altera un atto vero, è punito con la
reclusione da uno a sei anni. Se la falsità
concerne un atto o parte di un atto, che faccia
fede fino a querela di falso, la reclusione è da
tre a dieci anni. FALSO MATERIALE
56
Atto pubblico Codice penale, art. 479
Capo III Della falsità in attiArt. 479
Falsità ideologica commessa dal pubblico
ufficiale in atti pubblici
Il pubblico ufficiale, che, ricevendo o formando
un atto nell'esercizio delle sue funzioni,
attesta falsamente che un fatto è stato da lui
compiuto o è avvenuto alla sua presenza, o
attesta come da lui ricevute dichiarazioni a lui
non rese, ovvero omette o altera dichiarazioni da
lui ricevute, o comunque attesta falsamente fatti
dei quali l'atto è destinato a provare la verità,
soggiace alle pene stabilite nell'art.
476. FALSO IDEOLOGICO
57
Atto pubblico Codice proc. civile, art. 221
Sezione III Dell'istruzione probatoria. 5
Della querela di falsoart. 221 - Modo di
proposizione e contenuto della querela
La querela di falso può proporsi tanto in via
principale quanto in corso di causa in qualunque
stato e grado di giudizio, finché la verità del
documento non sia stata accertata con sentenza
passata in giudicato. La querela deve contenere,
a pena di nullità, l'indicazione degli elementi e
delle prove della falsità, e deve essere proposta
personalmente dalla parte oppure a mezzo di
procuratore speciale, con atto di citazione o con
dichiarazione da unirsi al verbale d'udienza. È
obbligatorio l'intervento nel processo del
pubblico ministero.
58
Il bianchetto e la pietra pomice
DPR 28 dicembre 2000, n. 445art. 7 comma 2
Redazione e stesura di atti pubblici
2. Il testo degli atti pubblici comunque redatti
non deve contenere lacune, aggiunte,
abbreviazioni, correzioni, alterazioni o
abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni, acronimi,
ed espressioni in lingua straniera, di uso
comune. Qualora risulti necessario apportare
variazioni al testo, si provvede in modo che la
precedente stesura resti leggibile.
59
Regio decreto 25 gennaio 1900, n. 35
art. 22
Le registrazioni si eseguiscono in carattere
nitido, senza raschiature i nomi delle persone e
degli enti, che danno causa all'affare, sono
scritti con lettere più alte e apparenti.
60
Disp. Att. Trans. Codice Procedura Civile
art. 46Forma degli atti giudiziari
1. I processi verbali e gli altri atti giudiziari
debbono essere scritti in carattere chiaro e
facilmente leggibile, in continuazione, senza
spazi in bianco e senza alterazioni o
abrasioni.2. Le aggiunte, soppressioni o
modificazioni eventuali debbono essere fatte in
calce all'atto, con nota di richiamo senza
cancellare la parte soppressa o modificata.
61
Una segnalazione bibliografica...
62
Una segnalazione giornalisticadel marzo 2009...
63
TAR Lazio, III, 16 aprile 2003, n.
8356 (L'archivio disordinato non è una scusa! È
un BENE DELLA VITA)
La difficoltà di reperimento del fascicolo non
può costituire ostacolo all'esercizio del diritto
di accesso, se protratto oltre termini
ragionevoli. L'interesse alla conoscenza di atti
amministrativi assurge a bene della vita,
autonomo rispetto alla posizione di diritto o di
interesse legittimo di tipo sostanziale, il cui
esercizio nella specie viene di fatto precluso
dall'Amministrazione, in assenza di ragionevole
giustificazione e nonostante peraltro anche
l'acquisizione istruttoria disposta da questa
Autorità giudiziaria. Conclusivamente, poiché non
è contestabile che il provvedimento o gli atti
endoprocedimentali oggetto di accesso abbiano
dispiegato o siano idonei a dispiegare effetti
diretti o indiretti nei confronti dell'istante,
l'Amministrazione non può esimersi dal rilasciare
al ricorrente la documentazione reclamata, per
quanto laboriose possano essere le ricerche
d'archivio.
64
Ministero per le riforme e le innovazioni nella
pubblica amministrazione direttiva 6 dicembre
2007, n. 8 Principi di valutazione dei
comportamenti nelle pubbliche amministrazioni -
Responsabilità disciplinare
Devono censurarsi quelle amministrazioni che
giustificano il mancato rispetto dei termini
procedimentali in considerazione delle mole di
lavoro ovvero con la difficoltà nel reperimento
della documentazione istruttoria. Tali
comportamenti, peraltro, comportano censure di
illegittimità da parte dell'autorità giudiziale
amministrativa, in tutti quei casi in cui il
trascorrere del termine per la conclusione del
procedimento, equivale a provvedimento di
diniego. Così la giurisprudenza amministrativa ha
qualificato come illegittimo il rigetto
dell'istanza, ove ciò sia ricondotto ad una
difficoltà di reperimento del fascicolo (TAR
Lazio, sentenza 14 ottobre 2003 n. 8356).
65
TAR Veneto, III, 25 febbraio 2009, n. 466
Quando l'amministrazione dichiara di non essere
in grado di rintracciare un documento che essa
risulta detenere, e da essa stessa richiesto
all'interessato per attribuirgli un'utilità,
nonostante questi abbia fornito specifici
elementi per individuarlo, la stessa potrà
legittimamente negargli tale utilità, appunto
perché la domanda è carente del documento, ma
soltanto se riesca a dimostrare che
l'irreperibilità del documento non è imputabile a
sua negligenza (e tale va considerata anche una
disfunzione organizzativa), e che gli eventuali
elementi presuntivi e circostanziali, forniti in
alternativa dall'interessato (e, così, anche gli
eventuali atti sostitutivi di notorietà) non sono
concretamente in grado di supplire al documento
mancante. Invero, la data - seppure
approssimativa - e il nominativo sono di solito
elementi oggettivamente necessari e sufficienti
per la ricerca di documenti, ferma la possibilità
per l'Amministrazione di dimostrare il contrario,
ma non certamente invocando le proprie soggettive
carenze organizzative.
66
Citazione non pubblicitaria

• Le sentenze e altri materiali si trovano in tre
  articoli
• Profili archivistici del protocollo informatico,
  Archivi Computer, XV/1 (2005), pp. 91109
• Il fascicolo archivistico le cinque tipologie e
  i modelli organizzativi, Archivi computer,
  XVII/2-3 (2007), pp. 22-49.
• L'archivio come bene della vita, di imminente
  pubblicazione su Scrinia

67
Grazie per l'attenzione!
Gianni Penzo Doria
Università degli Studi di Padova - Archivio
Generale di Ateneo gianni.penzo_at_unipd.it
www.unipd.it/archivio/progetti/aurora