Selamat Datang ke

1
Selamat Datang ke KIK Unimap 2010
1
2
PPK BIOPROSES DI UNIMAP
ALAMAT BERDAFTAR PUSAT PENGAJIAN KEJURUTERAAN
BIOPROSES, KOMPLEKS PUSAT PENGAJIAN JEJAWI
3, 02600 ARAU, PERLIS MULA DITUBUHKAN
2006 BIL. WARGA 56 ORANG
PPK BIOPROSES
2
LOKASI KAMI DI SINI!!!!
2
3
VISI
Membentuk persekitaran kerja yang konduktif untuk
peningkatan secara berterusan
MISI
Mencari penyelesaian kepada permasalahan
persekitaran kerja di Pusat Tanggungjawab
3
4
CARTA ORGANISASI PPK BIOPROSES
5
PENGENALAN KUMPULAN SOLUTION 2U
Nama Kumpulan SOLUTION 2U No. Telefon
04-9798653 No. Faks
04-9795755 Tarikh Ditubuhkan 24 FEBRUARI
2010 No. Projek Bilangan
Ahli 9 Purata Umur 25 Purata
Tahun Bekerja 2
5
6
CARTA ORGANISASI KIK PPK BIOPROSES
PENGERUSI KIK
DR.ZARINA ZAKARIA
FASILITATOR KIK
EN. MOHD QALANI CHE KASIM
KETUA KIK
CIK SITI JULAILA HELWA HAMDAN
PEN.KETUA KIK
SETIAUSAHA
EN. SAIFUL AMMAR MARZUKI
CIK NUR HANISAH ABD RAHMAN
AHLI
AHLI
AHLI
AHLI
AHLI
EN. ROHISHAM CHE IDRUS
EN. HAFIZAL FAZIL
EN. HUZAIRY HASSAN
CIK SOBAH AHMAD
CIK KHUZAIMAH SAAD
6
7
ETIKA S2U
LOGO S2U

• Memupuk tanggungjawab bersama
• Meningkatkan kualiti kerja
• Mengeratkan hubungan sesama kakitangan
• Memelihara kepercayaan pelanggan

OBJEKTIF S2U
Penyelesaian masalah melalui kos efektif
7
8
CARTA PERBATUAN
MEI 2010
OGOS 2010
SEP 2010
JUL 2010
AKTIVITI
JUN 2010
APR 2010
3
1
4
3
2
2
1
2
1
4
3
4
4
2
4
2
4
3
1
3
1
3
2
1
Mengenalpasti Masalah
P
Memilih Masalah
Mendefinisikan Masalah

Menganalisa Masalah
Pelaksanaan Cadangan
D
Mengukur Kejayaan
C
Penyeragaman
A
A
9
KEHADIRAN MESYUARAT / AKTIVITI
Nama Ahli FEB 2010 MAC 2010 MAC 2010 MAC 2010 MAC 2010 APRL 2010 APRL 2010 APRL 2010 APRL 2010 MEI 2010 MEI 2010 JUN 2010 JUN 2010 JUN 2010 JUN 2010 JULAI 2010 JULAI 2010 JULAI 2010 JULAI 2010 OGOS 2010 OGOS 2010 OGOS 2010 OGOS 2010
Nama Ahli 24 3 10 17 24 7 14 21 28 5 12 5 9 16 23 7 14 21 28 4 11 18 25
JULAILA / / x / / / / x / / / / / / / / / / / / / / /
AMMAR / / / / / / / / / / / / / / / / / x / / / / /
ANIS / / / / / / / / / / x / / / / / / / / / / / /
KHUZAIMAH / / / / / / / / / / / / / / / / / x / / x / /
SOBAH x x x x x x x x x x x x x / / / / / / / / / /
HUZAIRY x x x x x x x x x x / / / / / / / / / / / / /
HAFIZAL / / / / / / / / / / / x / / / / / / / / / / /
SHAM / / / / / / / / / / / / / x / / / / / / / / /
Jumlah
/ Hadir
x Tidak Hadir Bersebab

• Jumlah Mesyuarat 23 kali
• Jadual Mesyuarat Setiap Rabu
• Masa 2.30 4.30 pm

9
10
TANGGUNGJAWAB AHLI
PELAKSA NAAN
PENYERA GAMAN
KUTIPAN DATA
PENCA PAIAN
PERSEM BAHAN
PEMAN TAUAN
NAMA
ANALISIS
INTRO
Julaila
?
?
Ammar
?
Hanisah
?
Hafizal
?
Khuzaimah
Sobah
?
Huzairy
?
?
Rohisham
? Pegawai Bertugas
Pasukan Sokongan
11
PEMILIHAN TEMA PROJEK
PENTING
KURANG PENTING
BIL.
MASALAH
PENCADANG
1. Kaedah penyimpanan fail yang tidak
kemas Hanisah
?
2. Proses penerimaan barang yang tidak
sistematik Ammar
?
3. Penggunaan kertas A4 terlalu
tinggi/tidak sistematik
Julaila ?
4. Peralatan makmal tidak terurus
Hafizal
?
5. Sebutharga barangan lambat diterima
Hafizal
?
6. Kaedah pelupusan sisa buangan yang
tidak sistematik Hafizal
?
7. Proses surat keluar/masuk yang tidak
efisien semasa Khuzaimah
? ketiadaan PAP
8. Format Borang Pemantauan Sistem
Perundingan tidak Sobah
?
spesifik
9. Sistem Senarai Pelanggan kurang
efisien
Huzairy
?
10. Peralatan teambuilding sukar dikesan
Rohisham
?
12
BRAINSTORMING MASALAH
BIL Masalah Keterangan
1. Penyimpanan Fail Susunan Fail tidak teratur Ruang yang terhad
2. Proses penerimaan barang Prosuder penerimaan barang tidak sistematik
3. Penggunaan Kertas A4 Terlalu Tinggi Mesin fotostat kerap rosak (kertas tersekat) Cetak sebelah mukasurat sahaja
4. Peralatan makmal tidak terurus Penyediaan bahan aktiviti yang tidak ikut speksifikasi
5. Pemilihan sebut harga Sebut harga lambat sampai
12
13
BRAINSTORMING MASALAH
BIL Masalah Keterangan
6. Masalah Pelupusan Tiada tempat pembuangan pelupusan Kos pembuangan terlalu tinggi
7. Penghantaran surat semasa PAP cuti Sistem penghantaran tergendala Surat penting tiada di hantar
8. Penambahbaik Format Pemantauan Sistem Perundingan Borang sedia ada adalah tidak speksifik Tiada tempoh masa bagi setiap aktiviti lanjutan
9. Sistem Senarai Pelanggan Kurang Efisyen Tidak membuat pengemaskinian senarai baru Penerimaan semula surat yang diposkan
10. Peralatan Teambuilding Sukar Dikesan Tiada stor alatan Teambuilding PIC sering bertukar
11. Peralatan pantry berselerak Tiada kabinet yang sesuai Tiada label peralatan
13
14
MATRIK PEMILIHAN MASALAH
Penggunaan kertas A4 yang tidak sistematik
KRITERIA MASALAH
KEMAMPUAN PEKERJA (3)
KOS (5)
IMEJ (4)
JUMLAH
BIL.
15
15
10
2. Proses penerimaan barang yang tidak
sistematik
40
3 x 5
2 x 5
3 x 5
15
15
15
3. Penggunaan kertas A4 terlalu
tinggi/tidak sistematik
45
3 x 5
3 x 5
3 x 5
15
10
10
6. Kaedah pelupusan sisa buangan yang
tidak sistematik
35
3 x 5
2 x 5
2 x 5
5
15
10
7. Proses surat keluar/masuk yang tidak
efisien semasa ketiadaan PAP
30
1 x 5
3 x 5
2 x 5
Sangat penting
Kurang penting
3
1
Penting
2
15
KAEDAH PARETO FENOMENA
Berikut adalah permasalahan yang telah
dikenalpasti oleh Kumpulan Solution2U. Sila
tandakan samada YA/TIDAK bagi setiap masalah
berikut

YA
TIDAK
BIL.
MASALAH
1. Proses penerimaan barang yang tidak
sistematik
2. Penggunaan kertas A4 terlalu
tinggi/tidak sistematik
3. Kaedah pelupusan sisa buangan yang tidak
sistematik
4. Proses surat keluar/masuk yang tidak
efisien semasa ketiadaan PAP
15
16
KEPUTUSAN SOAL SELIDIK
NO MASALAH KEKERAPAN JUMLAH
1 Penggunaan kertas A4 yang berlebihan 23 23
2 Proses penerimaan barang 20 20
3 Masalah pelupusan 8 8
4 Penghantaran surat semasa Pap cuti 4 4
JADUAL KEKERAPAN MASALAH
MASALAH JUMLAH KEKERAPAN TERKUMPUL TERKUMPUL
1 23 42 23 42
2 20 36 43 78
3 8 15 51 93
4 4 7 55 100
JUMLAH 55 100
16
Selection
17
RAJAH PARETO PEMILIHAN MASALAH
PETUNJUK PETUNJUK
PERATUS KUMULATIF
17
Selection
18
TEMA PROJEK

• ?Tema projek yang dipilih
• ?Sebab pemilihan
• Penggunaan kertas A4 yang terlalu tinggi dan
  tidak sistematik akan menyebabkan lebih banyak
  pokok ditebang dan ini akan memberi kesan negatif
  kepada bumi
• SAYANGILAH BUMI KITA

Penggunaan kertas A4 yang tidak sistematik
19
MASALAH DIPILIH
PENGUNAAN KERTAS A4 YANG TIDAK SISTEMATIK
Selection
20
RASIONAL
KENAPA KAMI MEMILIH MASALAH INI?
Demi mewujudkan dan menerapkan budaya kerja
berkualiti yang cekap dan berkesan serta
mewujudkan persekitaran kerja yang lebih
sistematik dan produktif.
Selection
21
LATAR BELAKANG MASALAH
KADAR PENGUNAAN KERTAS A4 DI PPK BIOPROSES.
22
SASARAN PROJEK
Mengurangkan penggunaan kertas A4
KENAPA ?

• Merealisasikan hasrat kerajaan yang mahukan kita
  berjimat-cermat dalam penggunaan wang.
• Mampu mendidik staf dan pelajar agar menghargai
  alam sekitar.

22
Selection
23
PENGGUNAAN KERTAS A4 YANG TIDAK SISTEMATIK DI
PUSAT PENGAJIAN KEJURUTERAAN BIOPROSES
DEFINISI
MASALAH
23
Selection
24
WHAT?
APAKAH YANG DIMAKSUDKAN DENGAN
SISTEMATIK -rancangan yang sistematik tentang
sesuatu untuk mencapai tujuan atau sasaran usaha
atau tindakan supaya sesuatu rancangan
tercapai -pengurusan yang teratur untuk
memudahkan kelancaran kerja.
24
Selection
25
DI MANAKAH KEKURANGAN INI BERLAKU?
WHERE?

• Di pejabat Pusat Pengajian Kejuruteraan Bioproses

25
Selection
26
WHEN?
MASALAH DISINI
26
Selection
27
HOW?

• BAGAIMANA IANYA BERLAKU?
• Apabila ada staf yang tidak tahu menggunakan
  kertas A4 secara efektif.
• Staf pentadbiran tidak mengawal penggunaan kertas
  A4
• Tiada garis panduan yang betul tentang penggunaan
  kertas.

27
Selection
28
WHY?

• MENGAPA IANYA SATU MASALAH?
• Ia melibatkan kos dan kesannya pada peruntukan
  fakulti
• Alam sekitar akan cepat tercemar di sebabkan
  penebangan pokok-pokok.

28
Selection
29
WHO?

• Staf
• Pentadbiran dan akademik
• Pelajar
• Pelajar di Pusat Pengajian Kejuruteraan Bioproses

29
Selection
30
AKIBAT

• SEKIRANYA MASALAH INI TIDAK DISELESAIKAN
• Ianya melibatkan wang yang banyak apabila kertas
  digunakan sewenangnya tanpa perhatian.
• Selain itu,akan menyebabkan lambakan kertas A4
  yang telah digunakan.Ini terjadi disebabkan staf
  dan pelajar sebelum ini menggunakan kertas A4
  yang berlebihan walaupun penggunaannya bagi hal
  peribadi

30
Selection
31
Kesan kegagalan projek
Alam Sekitar Hakisan tanah akan berlaku di sebabkan penebangan pokok yang berleluasa. Pertambahan karbon dioksida (pemanasan global).
Ekonomi Memerlukan banyak peruntukan untuk pembelian kertas.
Sosial Akan membentuk budaya kerja yang tidak produktif berikutan amalan berjimat cermat tidak dapat di terapkan.
31
32
KADAR PENGUNAAN KERTAS A4 DI PPK BIOPROSES.
Bulan Rim/Hari
Julai - Nov 1.61
Nov - Mac 1.25
Mac - Ogos 1.62
33
SASARAN PROJEK
MENGURANGKAN KADAR PENGGUNAAN KERTAS DI PPK
BIOPROSES
KENAPA ?

• Mengurangkan kos perbelanjaan pembelian kertas
  seterusnya dapat menjimatkan wang perbelanjaan
  mengurus di Pusat Pengajian.
• Mampu memberi impak yang positif terhadap
  persekitaran pekerjaan serta memupuk sikap
  berjimat cermat dikalangan staf.

Selection
34
APA ITU PENJIMATAN
DEFINISI
MASALAH
Selection
35
WHAT?

• APAKAH YANG DIMAKSUDKAN DENGAN JIMAT?
• Ekonomis tidak digunakan dalam bentuk rasmi. Oleh
  itu, jika merujuk amalan tidak boros, jimat,
  tidak menggunakan sesuatu dengan membazir atau
  berlebihan seeloknya kita gunakan kata itu
  sendiri sama ada jimat atau hemat.

Selection
36
Surat Cadangan Projek ICC
36
36
37
MENGENALPASTI PUNCA MASALAH
ANALISIS
ANALISIS
GAMBARAJAH TULANG IKAN
PUNCA
MANUSIA
KAEDAH
PENGGUNAAN KERTAS A4 YANG TIDAK SISTEMATIK
Pembelian Kertas A4 kurang Sistematik
Kurang Kesedaran untuk menjimatkan kertas
Tiada Limit Penggunaan untuk Staf dan Pelajar
Kurang Pengetahuan tentang Inplikasi Pembaziran
Kertas.
Tiada Limit Penggunaan untuk Staf dan Pelajar
Peruntukan tidak Sistematik
Mesin Fotostat bermasalah
Wang
PERSEKITARAN
BAHAN
Improvement
38
KAEDAH MULTIVOTING BAGI TAPISAN PUNCA
Improvement
39
Tapisan Punca
FAKTOR MANUSIA
PUNCA STAF PENTADBIRAN PEGAWAI LATIHAN VOKASIONAL PENSYARAH JURUTEKNIK PELAJAR KEPUTUSAN
Kurang Staf
Beban Pelbagai Tugas
Kurang Informasi Prihatin
X
X
40
Tapisan Punca
FAKTOR KAEDAH
PUNCA STAF PENTADBIRAN PEGAWAI LATIHAN VOKASIONAL PENSYARAH JURUTEKNIK PELAJAR KEPUTUSAN
Staf kurang mahir tentang prosedur pembelian dan penggunaan kertas
Tiada Garis Panduan tentang penggunaan kertas
X
41
VERIFIKASI PUNCA
FAKTOR MANUSIA
NO PUNCA ANALISIS T/JAWAB KEPUTUSAN
1. Kurang Prihatin Pelajar dan Staf tidak Mengambil Berat Tentang Penggunaan Kertas 2. Kurang Peka tentang Kesan Pembaziran Kertas terhadap Bajet Pusat Pengajian Staf Pentadbiran
42
VERIFIKASI PUNCA
FAKTOR KAEDAH
NO PUNCA ANALISIS T/JAWAB KEPUTUSAN
1. Tiada Garis Panduan tentang penggunaan kertas 1. Email Berkaitan perlulah dihantar oleh Staf yang Bertanggungjawab. Staf Pentadbiran/Akademik
43
VERIFIKASI PUNCA
FAKTOR BAHAN
NO PUNCA ANALISIS T/JAWAB KEPUTUSAN
1. Mesin Fotostat Bermasalah Mesin Fotostat selalu mengalami masalah teknikal Staf Pentadbiran/Akademik
44
CADANGAN
PENYELESAIAN
45
ANALISA CADANGAN PENYELESAIAN
PUNCA 1 PILIHAN CADANGAN KEBAIKAN KEBURUKAN KEPUTUSAN
Tiada Garis Panduan Penggunaan mesin fotostat dan printer Memberi garis panduan yang khusus kepada semua staf Mengetahui panduan penggunaan Menjimatkan penggunaan kertas, dan mengurangkan kos perbelanjaan Tiada
Solution
46
ANALISA CADANGAN PENYELESAIAN
PUNCA 2 PILIHAN CADANGAN KEBAIKAN KEBURUKAN KEPUTUSAN
Kurang Prihatin Mengadakan ceramah tentang kepentingan penjimatan kertas. Menggurangkan kos, bajet dan tenaga. Memelihara Alam Sekitar Ada
Kurang Prihatin Memutuskan untuk menggunakan kertas terpakai Jimat kos Memelihara alam sekitar Tiada
X
47
ANALISA CADANGAN PENYELESAIAN
PUNCA 3 PILIHAN CADANGAN KEBAIKAN KEBURUKAN KEPUTUSAN
Mesin fotostat bermasalah Menyediakan garis panduan penggunaan mesin yang betul Menggurangkan kos penyelenggaraan. Tiada
48
PARETO PUNCA MASALAH
BORANG SOAL SELIDIK DALAMAN
Berikut adalah punca-punca paling mungkin
terhadap masalah yang dikenalpasti oleh TnT.
Sila berikan persetujuan anda punca manakah
paling mungkin.
NO. MASALAH YA/TIDAK
1. Tiada Garis Panduan Tentang Penggunaan Kertas
2. Kurang Prihatin
3. Mesin Fotostat Bermasalah
Solution
49
KEPUTUSAN SOAL SELIDIK
NO MASALAH KEKERAPAN JUMLAH
1 Tiada Garis Panduan Tentang Penggunaan Kertas IIII llll ll 12
2 Kurang Prihatin IIII III 8
3 Mesin Fotostat Bermasalah III 3
JADUAL KEKERAPAN PUNCA MASALAH
MASALAH JUMLAH KEKERAPAN TERKUMPUL TERKUMPUL
1 12 52 12 52
2 8 35 20 87
3 3 13 23 100
JUMLAH 23 100
Solution
50
Gambarajah Pareto Punca
PETUNJUK PETUNJUK
PERATUS KUMULATIF
Solution
51
KESUKARAN PELAKSANAAN CADANGAN
Kesukaran Cara mengatasi
Mengadakan garis panduan yang betul untuk penggunaan kertas Memohon kerjasama staf akademik dan pentadbiran dalam menghasilkan garis panduan yang effektif dan efisien.
Membudayakan sikap berjimat-cermat. Mempelbagaikan dan memperkukuhkan pendekatan dalam menerapkan budaya jimat cermat. Contoh pendekatan termasuk peringatan yang kerap melalui e-mail, memberi penekanan dalam perjumpaan bulanan, etc.
Menerapkan kaedah penggunaan mesin fotostat yang betul. Meringkaskan cara penggunaan mesin fotostat.
Implementation
52
Rim
18.8
50
20
53
KEPUASAN HATI STAF

• 50 borang soal selidik telah diedarkan kepada
  staf pada bulan September.

ANALISIS CADANGAN PENYELESAIAN
Bil. Staf
Tidak setuju
Sangat setuju
Monitoring
54
Bil. Staf
Tidak setuju
Sangat setuju
55
Bil. Staf
Tidak setuju
Sangat setuju
56
ANALISIS CADANGAN PENYELESAIAN PERBANDINGAN
Bil. Staf
Tidak setuju
Sangat setuju
57
SUMBANGAN PROJEK TERHADAP PENINGKATAN
ORGANISASI MELALUI ETIKA SOSIAL

• Warga PPK BIOPROSES lebih bertanggungjawab dalam
  penggunaan kertas dan tidak menggunakan kertas
  atas tujuan peribadi.
• Menerapkan nilai murni berjimat-cermat dalam diri
  pekerja seterusnya dalam meningkatkan mutu
  perkhidmatan organisasi

57
Monitoring
58

• Mengurangkan jumlah perbelanjaan dalam pembelian
  kertas dan sehubungan dengan itu, peruntukan yang
  selebihnya dapat digunakan dalam program-program
  pembangunan PPK BIOPROSES

59
KESAN PENCAPAIAN PROJEK
Ekonomi MANFAAT PROJEK TELAH DAPAT MEMBERI IMPAK POSITIF KEPADA PUSAT PENGAJIAN BIOPROSES IAITU DAPAT MENJIMATKAN PERBELANJAAN PEMBELIAN KERTAS DAN SETERUSNYA MEMBOLEHKAN PPK BIOPROSES MENJALANKAN PROGRAM-PROGRAM PEMBANGUNAN PPK DARI PERUNTUKAN SEDIAADA
Sosial PROGRAM INI BERJAYA MEWUJUDKAN PERSEKITARAN KERJA YANG CEMERLANG KERANA PEKERJA LEBIH BERTANGGUNGJAWAB DALAM MENGGUNAKAN KERTAS DI PPK BIOPROSES DAN TIDAK MENGGUNAKAN KERTAS ATAS TUJUAN PERIBADI
Alam Sekitar DENGAN PENJIMATAN INI, SECARA TIDAK LANGSUNG IA DAPAT MENGEKALKAN KESEIMBANGAN EKOSISTEM. INI KERANA PENEBANGAN POKOK UNTUK PENGHASILAN KERTAS DAPAT DIKURANGKAN.
59
60
KEKURANGAN / LIMITASI AHLI KUMPULAN
KEKURANGAN PUNCA CARA MENGATASI
Kesukaran beri pendapat Ada ahli yang tidak memahami masalah projek yang dipilih Beri penerangan kepada ahli yang kurang faham tentang proses dan prosedur kerja
KESULITAN YANG DIHADAPI SEMASA MENJALANKAN PROJEK

KESULITAN PUNCA CARA MENGATASI
Kesukaran menyiapkan tugas projek yang diberikan Masa ditumpukan pada tugas harian Tugas diberikan mengikut kemahiran dan kepakaran ahli
Sukar mendapatkan kerjasama daripada warga yang lain Kurang komitmen Menekankan semangat kerjasama didalam mesyuarat bulanan PPK BIOPROSES
60
61
PENILAIAN KUMPULAN CARTA RADAR
Skala
1
10
Lemah
Cemerlang
61
62
PELAN AKAN DATANG
KREATIVITI YANG BERTERUSAN DALAM MENJANA
PERKHIDMATAN YANG BERMUTU
62