STUDI KASUS

1
STUDI KASUS

• SISTEM DISTRIBUSI
• THE COCA COLA COMPANY

DISUSUN OLEH Ferry Susanto (033121) Firman
Rusmayadi (033802) Hardian Wibawa (034281) Jerry
Rahmat (033918)
2
Profil Perusahaan

• Sejarah Singkat Perusahaan
• Coca-Cola pertama kali diperkenalkan pada
  tanggal 8 Mei 1886 oleh John Smith Pemberton,
  seorang ahli farmasi dari Atlanta, Georgia,
  Amerika Serikat. Dialah yang pertama kali
  mencampur sirup karamel yang kemudian dikenal
  sebagai Coca-Cola.
• Pada tahun 1892, Pemberton menjual hak cipta
  Coca-Cola ke Asa G. Candler yang kemudian
  mendirikan perusahaan Coca-Cola pada 1892.

3

• Upaya mengiklankan merek Coca-Cola ini pada
  mulanya tidak mendorong penggunaan kata Coke,
  bahkan konsumen dianjurkan untuk membeli
  Coca-Cola dengan kata-kata berikut "Mintalah
  Coca-Cola sesuai namanya secara lengkap nama
  sebutan hanya akan mendorong penggantian produk
  dengan kata lain". Tetapi konsumen tetap saja
  menghendaki Coke, dan akhirnya pada tahun 1941,
  perusahaan mengikuti selera popular pasar. Tahun
  itu juga, nama dagang Coke memperoleh pengakuan
  periklanan yang sama dengan Coca-Cola, dan pada
  tahun 1945, Coke resmi menjadi merek dagang
  terdaftar. Tidak hanya minumannya, botol Coca
  Cola yang bentuknya khas juga terdaftar patennya
  pada tahun 1960. Coca Cola pertama kali dijual
  dalam bentuk kalengan pada tahun 1955. Setelah
  itu Coca Cola terus membuat pengembangan merek
  dan juga mengganti slogan-slogannya yang dinilai
  mampu untuk menyesuaikan dengan trend
  perkembangan pasar.
• Pada tahun 2000, Coca Cola Company merupakan
  pabrik Minuman Ringan Berkarbonat terbesar di
  dunia. Meskipun produk ini telah memiliki sejarah
  yang panjang, akhir-akhir ini mereka terjebak
  dalam kesulitan finansial karena kesalahan
  strategi dalam penentuan elemen harga.

4
Enterprise Resource Planning (ERP) CCAI

• Manajemen CCAI makin serius  mengembangkan TI.
  Sebelum menerapkan berbagai aplikasi untuk
  masing-masing unit bisnis, CCAI lebih dahulu
  menyiapkan infrastukturnya, termasuk aplikasi
  korporat Enterprise Resource Planning (ERP). Di
  CCAI, pengembangan insfrastruktur disesuaikan
  dengan kebutuhan bisnis, kemudian mencari solusi
  terbaik yang memungkinkan. Untuk memenuhi
  kebutuhan sistem ERP itu, CCAI memilih tiga
  produk, yakni Oracle Express, Hyperion Essbase
  dan Margin Minder (dari Salient). Sejak awal
  manajemen CCAI tak ingin menggunakan software ERP
  dari satu vendor saja.
• Oracle Express dipakai karena sebelumnya CCAI
  sudah menerapkan Oracle Solution sehingga
  pemilihannya dinilai paling masuk akal. Sementara
  Essbase dipilih karena dinilai cocok dan punya
  fleksibilitas dengan lingkungan bisnis yang
  dihadapi CCAI di Indonesia. Apalagi Essbase
  kompatibel dengan software Lotus Notes dan Oracle
  Business Solution yang sebelumnya sudah dimiliki
  CCAI. Bahkan, Essbase juga kompatibel dengan 
  Microsoft Excel yang dipakai oleh banyak staf
  CCAI.
• Setelah infrastruktur ERP tersedia barulah
  dikembangkan solusi pendukung di masing-masing
  unit bisnis. Antara lain, solusi Business
  Intelligence (BI), SRP, BASIS (aplikasi khusus
  divisi penjualan pemasaran yang dikembangkan
  sendiri), aplikasi inventori, dan lain-lain.
  Pendeknya, solusi yang diimplementasi,
  disesuaikan dengan kebutuhan unit-unit bisnis 
  CCAI.

5

• Dalam pengembangan sistem TI, CCAI tak
  menyangkal pihaknya menggunakan konsultan, baik
  multinasional maupun lokal.  Konsultan hanya kami
  pakai untuk proses deployment, sedangkan desain
  dan strateginya semua dirumuskan Divisi Sistem
  Informasi Teknologi CCAI. Bagi CCAI, yang
  terpenting justru bagaimana menyelaraskan antara
  kebutuhan unit-unit bisnis dengan kemampuan
  sumber daya TI yang dimiliki.
• Untuk urusan penyelarasan dengan kebutuhan
  bisnis ini, tampak sekali tim TI CCAI cukup
  serius. Dalam hal ini Divisi Sistem Informasi
  Teknologi CCAI mengangkat tiga Manajer Solusi
  Bisnis (MSB) yang masing-masing berhubungan
  dengan unit bisnis yang berbeda. Tugas mereka
  menjalin hubungan dengan unit-unit bisnis yang
  ada di CCAI. Secara garis besar, unit bisnis di
  CCAI dikelompokkan menjadi tiga bagian
  (berdasarkan fungsi),  yakni Penjualan
  Pemasaran Manufakturing Logistik Keuangan,
  General Affairs SDM. Mereka berhubungan
  langsung dengan tim-tim tersebut, perannya
  seperti konsultan internal. Setiap MSB melakukan
  pertemuan reguler dengan unit bisnis yang
  membidangi tugasnya minimal sebulan sekali. Untuk
  menyampaikan pencapaian yang sudah dilakukan,
  ataupun mendata kebutuhan baru  para user.
• Kini, pemanfaatan TI di CCAI boleh dibilang
  relatif lebih maju dibanding kebanyakan
  perusahaan lain. Terutama di bagian penjualan dan
  pemasaran, sesuai dengan bisnis inti CCAI. 
  Contohnya, wiraniaga CCAI yang tersebar di 120
  Sales Centre (SC) di Indonesia, sekarang lebih
  mudah menjalankan tugasnya. Mereka dari waktu ke
  waktu tahu bagaimana posisi stok, beginning stock
  pagi hari dan ending stock di sore hari. Esoknya,
  ketika  mereka tiba di  kantor pukul 08.00 WIB,
  langsung mengetahui produk apa yang paling laku
  atau permintaannya paling bagus, mana yang
  stoknya menumpuk, channel atau pelanggan mana
  yang harus segera disuplai,  pelanggan mana saja
  yang harus segera dicek posisi ordernya, dan
  sebagainya.

6

• Singkatnya, aplikasi ini membantu para
  wiraniaga  merencanakan kegiatan yang harus
  dilakukan. Dari situ mereka bisa tahu  ada
  beberapa jenis produk plus jumlah unitnya yang
  harus ditambahkan pada gerai-gerai tertentu, mana
  yang kelebihan stok, sehingga harus disebar ke
  titik distribusi yang lain. Aplikasi ini juga
  bisa dipakai untuk menentukan taktik penjualan di
  tingkat gerai (bonus atau cara lainnya). Dalam
  skala yang lebih besar, aplikasi ini memudahkan
  pula mengontrol posisi persediaan produk di
  masing-masing depo secara real time di seluruh
  Indonesia. Bila posisi sebuah produk di depo (SC)
  ada yang menipis, bisa langsung mengorder ke
  pabrik (plant).
• Hal ini semua dimungkinkan karena setiap
  wiraniaga kembali ke kantor di sore hari, mereka
  diwajibkan mengentri data (ke komputer yang
  sudah terintegrasi dalam sistem) dari invoice 
  transaksi yang mereka lakukan. Dari input data
  yang mereka lakukan kemudian diolah menjadi data
  yang matang oleh sistem, sehingga bisa
  dimanfaatkan buat mereka sendiri untuk keperluan
  pengambilan keputusan sehari-hari (day-to-day
  operation).  Mereka bisa lebih cepat mengeksekusi
  kegiatan apa yang bakal dilakukan setiap harinya.
  Di samping itu, hasil olahan data tadi dapat pula
  dimanfaatkan untuk pengambilan  keputusan pada
  tingkat strategis oleh manajemen atas dan
  menengah, melalui aplikasi BI. 
• Bahkan, khusus  bagi para wiraniaga CCAI di
  wilayah Jabotabek, benefit yang mereka terima
  lebih banyak. Untuk mereka disediakan Personal
  Digital Assistance (PDA) yang selalu
  disinkronisasi dengan data yang ada di sistem TI
  CCAI. Maka, seorang wiraniaga saat tidak berada
  di kantor pun  bisa tahu posisi penjualan, stok
  dan order dari berbagai pelanggan yang menjadi
  tanggung jawabnya. Dan dari situ bisa cepat
  melakukan langkah antisipasi yang diperlukan.
  Contohnya, ketika sedang istirahat makan siang
  tiba-tiba di PDA muncul info bahwa Hero atau
  Matahari kekurangan stok produk tertentu,
  wiraniaga bisa langsung order ke SC agar segera
  dikirimkan produk ke dua supermarket itu. 
  Memang, untuk berbagai kenyamanan dan kecepatan
  itu tak sedikit dana yang dikeluarkan CCAI, 
  karena harus membelikan PDA buat para wiraniaga

7
Strategic Route Planning (SRP) CCAI

• Salah satu contoh aplikasi yang sukses di
  jalankan perusahaan multinasional itu, yakni
  sistem Strategic Route Planning (SRP). Pihak CCAI
  mengklaim di Indonesia belum ada perusahaan yang
  menerapkan SRP.
• Strategic Route Planning (SRP) merupakan solusi
  Teknologi Informasi (TI) yang memungkinkan
  perusahaan merumuskan strategi routing secara
  tepat. Misalnya, sebuah area dengan jumlah
  penduduk tertentu sebaiknya dilayani dengan
  berapa armada, bagaimana jalur masing-masing
  armada agar lebih efisien dan efektif,  wilayah
  mana yang masih kosong dan bisa dipenetrasi oleh
  wiraniaga (salesman) CCAI, dan sebagainya.  Semua
  itu bisa diketahui dari SRP yang serba
  terkomputerisasi. Singkatnya, ini merupakan
  sistem aplikasi yang bisa memproses digital
  mapping distribusi produk-produk Cola-Cola.

8

• Bagi perusahaan penjualan (sales company)
  seperti CCAI, SRP jelas sangat dibutuhkan dalam
  proses bisnisnya. Ini diakui Deborah Intan Nova,
  Manajer Sistem Informasi Nasional Teknologi
  CCAI.  Beliau lebih jauh menjelaskan, ada empat
  tujuan implementasi Teknologi Informasi (TI) di
  CCAI, diantaranya
• Meningkatkan pendapatan (revenue generation).
• Meningkatkan pelayanan pelanggan
• Mengelola atau meminimalkan biaya (efisiensi).
• Meningkatkan utilisasi aset, seperti truk,
  chiller, colddrink, dan lain-lain.
• Tentu saja, SRP  hanya sebagian dari solusi TI
  yang telah diterapkan CCAI. Sekadar catatan,
  sejak lima tahun lalu, CCAI melakukan berbagai
  pembaruan  dari sistem yang  sebelumnya masih
  sederhana. Saat itu pemanfaatan TI sangat jauh
  dari optimal. Memang telah banyak tersedia
  komputer (PC), tapi masing-masing berdiri sendiri
  alias belum terintegrasi dalam satu sistem yang
  memberikan nilai tambah. Padahal, di luar itu,
  CCAI dihadapkan pada tantangan berat. Persaingan
  di bisnis yang digeluti makin sengit, tak hanya
  melawan sesama pemain CSD. Skala organisasi yang
  harus diintegrasikan juga cukup besar.Bayangkan,
  ketika proses integrasi sistem TI akan dimulai, 
  jumlah PC-nya saja mencapai sekitar 2.000 unit
  (di kantor pusat ataupun cabang). CCAI mempunyai
  10 wilayah operasional dengan total  9.500
  karyawan. Jumlah gerai yang ditangani sekitar 400
  ribu, dan tiap hari tak kurang dari 50 ribu
  invoice yang harus diproses.
• Strategic Route Planning (SRP) CCAI Dengan
  Menggunakan Global Positoining System (GPS) dan
  Arithmetical Counting.

9

• Sebenarnya, dari berbagai solusi yang sudah
  diimplementasi CCAI, yang paling unik memang
  aplikasi SRP.  Selain aplikasi ini amat
  fundamental buat CCAI sebagai perusahaan 
  penjualan distribusi, SRP juga belum banyak
  diterapkan perusahaan lain di Indonesia. SRP
  memungkinkan perusahaan mengontrol penguasaan
  wilayah distribusi. Dengan mengimplementasi SRP,
  Coca-Cola bisa tahu semua wilayah distribusinya,
  misalnya daerah mana yang masih kosong, rute-rute
  mana yang masih bisa dikembangkan, dan mana saja
  yang harus dipenetrasi dengan tambahan armada
  atau eksekutif wiraniaga baru.
•  Menariknya, SRP ini bukan sekadar teknologi 
  berbasis Global Positioning System (GPS)
  sebagaimana banyak dipakai perusahaan distribusi
  atau taksi. Kalau GPS sekadar untuk melihat atau
  memotret posisi sementara, SRP menggabungkan
  antara GPS dengan hitung-hitungan aritmatika
  (Arithmetical Counting). GPS diperlukan untuk
  mengcapture letak atau lokasi masing-masing
  gerai. Dari situ kemudian dimasukkan ke dalam
  sistem SRP dan diolah untuk merumuskan pola
  kunjungan atau rute terbaik. Dari SRP, manajemen
  mengetahui, misalnya bila CCAI punya 20 truk
  kanvas, rute mana saja yang paling efektif dan
  efisien yang harus dilewati masing-masing truk
  hingga tidak ada gerai yang terlewatkan. Jadi,
  jangan sampai salesman mengendarai mobil lebih
  jauh dan mengunjugi banyak tempat, tapi secara
  total tingkat produktivitasnya rendah. SRP yang
  dipakai CCAI  bernama Roadshow 2.0, dari vendor
  Descartes,  perusahaan software asal Amerika
  Serikat. Kabarnya, mulai ada beberapa software
  house lokal yang mencoba membuat software
  sejenis, walaupun hingga kini belum terlihat di
  pasar

10
GPS Tracking for Distribution Route at Coca-Cola
11

• Untuk menjalankan solusi SRP, bagian TI CCAI
  juga bekerja sama dengan penggunanya dari sisi
  unit bisnis yang juga dinamai Divisi SRP. Divisi
  ini bertugas khusus mencari niche market baru dan
  terus memperbarui peta distribusi. Maka, jika ada
  kawasan perumahan baru yang tiba-tiba perlu
  dilayani, akan terpantau dari analisis tim SRP.
  Tim ini juga bertugas mensurvei kelayakan
  sekaligus langsung memetakan cara melayani suatu
  wilayah atau pasar baru (dengan bantuan solusi
  TI). Caranya, tim SRP menganalisis beban kerja
  tiap rute dan dicari cara yang paling mungkin
  untuk melayani. Alternatifnya, bisa dilayani dari
  salah satu rute di sekitarnya, atau bisa pula
  investasi truk baru. Pendeknya, tim SRP-lah yang
  secara rutin melakukan digital mapping terhadap
  distribusi produk-produk Coca-Cola, sehingga
  kemungkinan adanya pasar yang terlewatkan sangat
  kecil. Agaknya, inilah salah satu keunggulan
  pemasaran Coca-Cola yang yang belum dimiliki
  pemain lain.

12
Comment to Distribution Systems at CCAI

• Handri Wana, Manajer Sistem Layanan Nasional yang
  bertugas di Divisi Penjualan Pemasaran CCAI,
  melihat keberadaan TI di CCAI amat membantu
  tugasnya sehari-hari. "Khususnya untuk
  mendapatkan visibilitas data hingga pada
  tingkatan yang kecil. Jadi saat ini data yang
  diberikan lebih detail dan lengkap dibanding
  sebelumnya ketika proses bisnis masih manual,"
  tuturnya. Kini, ia juga mudah mengetahui apakah
  sebuah rute distribusi yang menjadi tanggung
  jawabnya efektif atau tidak, seberapa tinggi
  level efisiensinya, bagaimana perbandingan level
  efektivitasnya dari rute lain, dan sebagainya. 
• Sebelumnya data semacam itu bisa diperoleh, tapi
  menurut Handri tidak detail. Belum lagi prosesnya
  lama. Untuk memperoleh informasi berskala
  nasional, ia mesti mengonsolidasi data dari 10
  cabang operasional CCAI. Ia mesti menanyakan satu
  per satu ke unit-unit bisnis yang ada di cabang
  itu. "Ada sih ada, tapi lama dan tidak bisa
  detail," ujarnya. Keberadaan SRP, diakui Handri,
  sangat membantu. "Karena tool itu merupakan cara 
  paling efektif untuk membuat rute distribusi,"
  katanya terkesan puas.
• Selain solusi-solusi yang sudah disinggung,  CCAI
  masih pula  mengembangkan solusi lain. Misalnya,
  solusi inventori yang sangat membantu mengontrol
  persediaan bahan baku. Selain itu, CCAI juga
  mengembangkan aplikasi CRM via  website yang
  telah  beberapa kali memenangi penghargaan. Dari
  sistem di website itu juga ditampung semua
  masukan, termasuk komplain yang kemudian
  dikumpulkan dalam sistem, bersama masukan dan
  komplain yang datang melalui telepon dan petugas
  pelayanan pelanggan.
• Hadi Barko, pengamat dan konsultan TI dari HB
  Consulting, melihat dari segi infrastruktur, TI
  CCAI memang sudah bagus, apalagi ini perusahaan
  multinasional. Namun demikian, ia menilai, yang
  lebih penting sebenarnya justru orangnya.
  "Bagaimana sikap orang-orang di perusahaan itu,
  apakah people-nya benar-benar mengoptimalkan
  keberadaan tool yang ada atau belum, katanya. Ia
  mencontohkan, jika wiraniaga sudah dibekali PDA
  yang terkoneksi dalam sistem tapi justru jarang
  dipakai untuk tujuan itu, ya tidak optimal. 
  Mantan Direktur TI di Avon Indonesia dan Reckitt 
  Beckinser ini mencontohkan pengalamannya sendiri
  di perusahaan terdahulu, ketika sistemnya  sudah
  tersedia,  tapi ada hambatan pada  karyawan yang
  memakainya secara minimal.

13

• Hadi juga berpendapat,  seharusnya kini
  merupakan saatnya CCAI membangun koneksi online
  dengan para mitra yang merupakan key account
  seperti Hero, Carrefour, dan lain-lain.  
  "Seharusnya sistem TI mereka bisa langsung
  terhubung dengan sistem inventori para key
  account. Saya kira banyak pemain yang sudah
  melakukannya, terutama dengan modern channel.
  Sebab, ini merupakan pasar yang potensial dan
  kontribusinya besar, sehingga perlu ada treatment
  khusus, ungkapnya.  Pihak CCAI sendiri mengaku
  saat ini memang sudah  terkoneksi online dengan
  para mitra kuncinya itu.
• Menurut Hadi,  ada baiknya manajemen CCAI juga
  mulai menjadikan TI sebagai peranti untuk
  pengembangan produk. Misalnya sebagai media untuk
  konsolidasi semua masukan, komplain, dan saran
  pengembangan produk. Ini bisa digabung dengan
  saluran telepon hotline kemudian diproses dengan
  sistem TI. "Saya kira itu akan membantu mereka
  dalam memenangi persaingan di Indonesia," ujar
  Mitra Pengelola HB Consulting ini.
• The Distribution Model at Coca Cola