De AAD staat MODel

1
De AAD staat MODel
2
Stappenplan

• Omgevings- en stakeholderanalyse
• Missie/visie
• Strategiebepaling
• Organisatiedesign (AAD- en celniveau)
• Functiefamilies/beschrijvingen
  competentieprofielen

3
Omgevings- en stakeholderanalyse

• Aanpak (PWC)
• Interviews met medewerkers celhoofden AAD AZF
• Interview met contactpersonen AADs nieuwe
  entiteiten
• Klantenbevraging (interviews) huidige klanten
  (lijnmanagers)

4
Omgevings- en stakholderanalyse resultaten

• Sommige ondersteunende processen zijn
  gebouwgebonden
• De administraties/afdelingen hebben zelf (delen
  van) ondersteunende processen ingericht (vb.
  aankopen, loonberekening (PAs van ABA),
  archiefbeheer, bibliotheek)
• De AAD wordt gebruikt als tweede opinie voor
  een kernproces
• De activiteiten van de AAD mogen niet alleen
  uitvoerend zijn, maar ook (strategisch) advies en
  rapportering behoren tot het verwachtingspatroon

5
Omgeving- en stakeholderanalyse resultaten
6
Omgeving- en stakholderanalyse resultaten PO

• Klantgerichte organisatie positief
• Integratie tussen PO-cellen -gt betere
  dienstverlening
• 5 provinciale personeelsverantwoordelijken ABA

7
Missie/visie MOD

• Met ondernemingszin verzorgt MOD Bestuurszaken de
  lijnmanagers, de personeelsleden en het
  managementcomité met de uitvoering van
  ondersteunende diensten, advies en rapportering.
  Wij zijn bereid op basis van contracten eveneens
  andere beleidsdomeinen dan Bestuurszaken te
  beleveren.

8
Missie/visie MOD

• Wij doen dit zowel door de behoeften van onze
  klanten te detecteren en pro-actief een aanbod te
  creëren als door op een integrale manier te
  voldoen aan hun vragen.
• Zodanig dat wij een betrouwbare partner voor onze
  klanten zijn die het hen mogelijk maakt zich op
  hun kerntaken te focussen en die gekend is om
  zijn professionalisme, degelijkheid en
  innovatiekracht en een actieve rol opneemt in
  netwerken.

9
Strategie MOD

• Van
• Focus op data-input
• Reactief
• Informatieverwerker
• transacties uitvoeren
• Gecentraliseerd
• Ex post rapportering

• Naar
• Focus op klanten
• Pro-actief
• Managementondersteuner
• adviesverlener
• Dicht bij klant
• Ondersteuning vóór beslissingen

10
Strategie MOD
11
Organisatiedesign

• Aanpak (Hay Management)
• stuurgroepwerkgroepen per cel
• bepaling organogram MOD en functionele cellen
• bepaling functiefamilies en functiebeschrijvingen
• opmaken competentieprofiel (ism. Quintessence)

12
Uitgangspunten

• Focus op klanten en klantenbehoeften
• versterking relatiebeheer
• Voldoende ruimte voor specialisatie
• Geïntegreerd dienstenaanbod
• Aandacht voor de rapporteringsfunctie
• Elementen BBB provinciale afdelingen ABA
  centraal contactpunt voor MOD nodig

13
Organogram MOD
14
Organogram Boekhoudcel
15
Organogram Facility Management
16
Organogram ICT
17
Organogram P OOptie 1 - deels geïntegreerd
18
Optie 1 voor- en nadelen in functie van ontwerp
criteria

• Voordelen
• Focus op specialisatie om vereiste
  specialistenrol op te kunnen nemen blijft
  grotendeels behouden
• Integratie van rekrutering en selectie met VTO en
  HRM-advies maakt ontwikkeling van mensen,
  loopbaanplanning etc. efficiënter
• Dienstenaanbod is meer geïntegreerd en
  klantenfocus is groter

• Nadelen
• Totaaloverzicht gaat enigszins verloren vnl.
  binnen rekrutering en selectie kan dit een
  probleem zijn
• De coördinerende rol wordt iets zwaarder en gaat
  verder dan puur teamleiderschap

19
Organogram P OOptie 2 - Geheel geïntegreerd
20
Optie 2 voor- en nadelen in functie van ontwerp
criteria

• Voordelen
• Geïntegreerd dienstenaanbod
• Zeer grote klantenfocus en dienstverlening dicht
  bij de klant

• Nadelen
• Functionele specialisatie is versnipperd waarbij
  de vraag is of de specialistenrol voldoende
  blijft gehandhaafd
• Functie vereist voldoende zware people management
  functies, waarbij de vraag is of de omvang van de
  business groot genoeg is om een dergelijk zware
  organisatie in te richten
• Her risico is dat schaalvoordelen bij
  implementatie van sociaal secretariaat verloren
  gaan

21
Gekozen Organogram PO optie 3 - functionele
organisatie
22
Functies PO doel en opdracht

• Teamleider Sociaal Secretariaat
• People management (rekrutering, opleiding,
  werkverdeling, kwaliteitscontrole,)
• Rapportering aan lijn en PO-manager
• Afhandelen serieuze klachten en complexe dossiers
• Toezien op samenwerking

23
Functies PO doel en opdracht

• Dossierbehandelaar Sociaal Secretariaat (beheer
  van personeelsdossiers)
• Invoeren gegevens in personeelssysteem
• Nakijken van de loonberekeningen en correcties
  (laten) aanbrengen
• Toepassen regelgeving
• Opmaken contracten en besluiten
• Vragen beantwoorden en info verschaffen
• 2 soorten al of niet specialisatie in een
  bepaald thema

24
Functies PO doel en opdracht

• Adviseur Personeelsinvulling
• Recrutering en selectie (adviesverlening wijze
  van invulling, functieprofiel, uitvoering
  selectie,)
• Ondersteuning bij loopbaanplanning/ontwikkeling
• Volgen van trends binnen en buiten organisatie
• Consolideren van rapporten en kengetallen
• Vertrouwenspersoon

25
Functies PO doel en opdracht

• Medewerker personeelsinvulling
• Adviseren over en uitvoeren van selecties tot
  bepaald niveau
• Beheren vacaturemarkt
• Ondersteuning bij loopbaanplanning/ontwikkeling
  tot bepaald niveau
• Administratieve ondersteuning
• logistiek en administratief ondersteunen
  selecties (afspraken, verslagen, klassement,)

26
Functies PO doel en opdracht

• Adviseur Personeelsontwikkeling
• Behoefte-analyse vorming uitvoering
  vormingsplan
• Ondersteuning bij loopbaanplanning/ontwikkeling
• Volgen van trends binnen en buiten organisatie
• Begeleiden van evaluatiecyclus
• Ondersteunen bij interne organisatie van
  processen
• Consolideren van rapporten en kengetallen

27
Functies PO doel en opdracht

• Medewerker Personeelsontwikkeling
• Beheer contacten met leveranciers
• Aanbestedingen afhandelen
• Uitvoeren maatprojecten en deelprojecten
• Analyseren gegevens en bijdrage rapportering
• Ondersteuning bij evaluatiecyclus

28
Functies PO doel en opdracht

• Administratieve ondersteuning Personeelsontwikkeli
  ng
• Logistieke en administratieve ondersteuning
  (inschrijvingen, bestellingen, organisatie
  groepsopleidingen, stagedossiers,)
• Beheer contacten met leveranciers
• Input leveren voor rapportering

29
Functies PO doel en opdracht

• Adviseur Personeel (Welzijn)
• Adviesverlening mbt. personeelsregelgeving
• Opvolgen van adviezen en regelgeving en
  verrichten van opzoekingswerk
• Coördinatie arbeidsgeneeskunde,
  arbeidsongevallen, hospitalisatieverzekering en
  eretekens
• Coördineren acties ikv gezondheidsbeleid
  (onderzoeken, vaccinaties,)
• Ondersteunen bij implementatie welzijnsprojecten

30
Functies PO doel en opdracht

• Medewerker Helpdesk en Rapportering
• Vragen van gebruikers (laten) oplossen
• Trends in problematiek onderzoeken
• Dossierbehandelaars begeleiden
• rapporten (standaard en op vraag) aanmaken
• Applicatiebeheer- en beveiliging
• Controleren van gegevens in systeem

31
Functies PO doel en opdracht

• PO Manager
• Opmaak jaardoelstelling van PO-cel
• Input voor strategie MOD mbt. personeelsbeleid en
  centraal PO
• People Management (opleiding, rekrutering,
  organisatie, samenwerking stimuleren,
  kwaliteitsbewaking)
• Waken over kostenefficiëntie
• Rapportering aan MOD-manager

32
Volgende stappen

• Personeelsallocatie (nieuwe wervingen en
  bestaande functies)
• Personeelsontwikkeling (ifv. Nieuwe
  functiebeschrijving functieprofiel)
• Personeelsplan