Dia nummer 1

1
GAIN 2012

• Toelichting Questionnaire

• Organisatie GAIN
• Deelnemers GAIN 2011
• Tijdpad GAIN
• Invulinstructie

2
Organisatie GAIN - Doelstellingen

• Doelstelling Commissie GAIN
• Leveren van een bijdrage aan de
  professionalisering van de Internal Audit Functie
  door het onderling uitwisselen van trends en
  signalen die uit de GAIN benchmark naar voren
  komen en het uitwisselen van best practices en
  praktische ervaringen door auditdiensten.

3
Organisatie GAIN Commissie GAIN

• Bert Ide (ABN, voorzitter commissie GAIN)
• Arie Beunis (DELA, algemeen secretaris)
• Jan Grooten (DSM)
• Jantien Heimel (NUON)
• Korstiaan Kegel (Allianz)

4
Deelnemers 2011
ABN AMRO Achmea NV AEGON AerCap Holdings NV Akzo Nobel NV Alliander Allianz Netherlands Citco Bank Credit Europe Bank N.V. CZ Groep De Nederlandsche Bank DELA Delta Lloyd Group
Eneco Energie Enexis Friesland Bank F. van Lanschot Bankiers Heineken ING Group KLM Royal Dutch Airlines LeasePlan Corporation LM Wind Power NIKON N.V. Bank Nederlandse Gemeenten Nederlandse Waterschapsbank NS Nuon / Vattenfall
Rabo Real Estate Group Rabobank Nederland Robeco Group Royal Ahold NV Royal DSM N.V. Royal Vopak NV SNS REAAL Sociale Verzekerings Bank TNT Uvit UWV Zorg en Zekerheid
Dia nummer 4
Dia nummer 4
5
Tijdpad GAIN 2012

• 02 april 2012 Start invullen questionnaires
• 25 mei 2012 Deadline submitten ingevulde
  questionnaires
• 25 mei tot 31 mei 2012 Ontvangst rapportages en
  (zelf)analyse
• 13 juni 2012 Evaluatie Resultaten GAIN2012
• Uitwisseling ervaringen, onderling bespreking
  resultaten
• Round Tables zie ook website IIA (GAIN)
• 13-06-2012 Evaluatie Benchmarkresultaten GAIN
  2012
• 19-09-2012 Performance Metrix binnen Internal
  Audit / Meer met minder
• 14-11-2012 Internal Audit en Sustainability

DEADLINE SUBMISSIONS 20 mei 2012
Dia nummer 5
6
Invulinstructie - ALGEMEEN

• 1. Eerst Profiel aanmaken
• Bedrijfsinformatie ingeven http//iia-survey.thei
  ia.org/GAIN
• Industriegroep en Subindustriegroep (meer dan
  100)
• L1. First specialty group Netherlands
• L2. Second specialty group Dutch Financials
• Dutch TradeIndustry
• L3. Third specialty group Dutch Small
  Financials
• Dutch Insurance
• .
• 2. Print General instructions for the use of the
  GAIN Annual Benchmarking System
• 3. Print Preparation Guide for the GAIN Annual
  Benchmarking Questionnaire

7
Invulinstructie - ALGEMEEN

• Algemeen
• Nederlandse gegevens
• Invullen in US Dollars koers 31/12/11
• 1 EUR 1.294 USD
• Geen duizendtekens !
• Geen spaties, geen kommas !
• Geen percentages, geen valutatekens !
• Overal antwoord geven!Sluit pas af na complete
  input.
• ALLE NULLEN vermelden !

8
Invulinstructie - ALGEMEEN

• Sectieindeling 2012
• Organization Information
• Internal Audit Resources
• Internal Audit Oversight
• Risk Assessment and Audit Planning
• Audit Implementation / Life Cycles / Reporting
• Information Technology (IT) auditing
• Performance Management
• Professional Development
• Emerging Trends and Leading Practices

9
Invulinstructie - ALGEMEEN

• Sla de questionnaire steeds op na een onderdeel
• Na een periode van inactiviteit gooit het systeem
  je eruit, dus ook tussendoor opslaan !
• Altijd wijzigingen afzonderlijk opslaan
• Met save continue wordt het scherm opgeslagen
  en ga je naar een volgend scherm
• Summary screen geeft true and false
  statements
• Per scherm Mark as completed ? kan pas nadat
  gesaved is
• Als alles is marked completed, kun je pas
  submitten
• Zie verder General instructions

10
Organization Information

• A1. Annual Revenues
• Totale opbrengstengegevens die tot het audit
  domein behoren bruto premie-inkomsten, bruto
  rente- en beleggingsopbrengsten.
• A2. Total Assets
• Balanstotaal assets die tot het audit domein
  behoren (dus inclusief Assets under Management).
• A3. Annual Expenses
• Totale kostengegevens die tot het audit domein
  behoren, inclusief rente- en schadelasten en
  (eventueel) resultaat op herverzekeringen.

11
Organization Information

• A4. Total employees in organization (full-time
  equivalents)
• FTEs gerelateerd aan bij A1 en A2 vermelde
  revenues costs. NB 1 FTE 40 uur !!!
• A6. Is your organization
• Public / Private / Government or Non-Profit
• Vul Public in als je eigen organisatie of je
  moedermaatschappij beursgenoteerd is.
• A7. Is your organization subject to the US SOx
  2002 ?
• Yes / No
• Je bent ook subject to als je organisatie
  vrijwillig aan SOx voldoet, maar dan wel echt.

Dia nummer 11
12
Organization Information

• A8. If your organization is subject to SOX, what
  is the level of responsibility handled by the
  internal audit activity?
• full responsibility over all aspects of SOX
  (e.g., process documentation and testing)
• The internal audit activity is responsible for
  the testing of controls only
• The internal audit activity acts in a
  consultative manner assisting organization
  management to ensure all components of SOX are
  completed
• The internal audit activity remains independent
  regarding SOX and audits the process in place
  that is owned outside of the internal audit
  activity

13

1. Organization Information

• A9. Organizational Reach
• Keuze uit Regional, National, International
• A10. Organizational Structure
• Keuze uit Centralized of Decentralized

14
B. Internal Audit Resources

• Internal Audit Costs
• B1. Please allocate the total cost of your
  internal audit activity
• Salary (gross pay and bonuses) - Geen Sociale
  Lasten / Pensioenen
• Employee benefits (if not tracked separately,
  averages 30 of salaries)
• Hier Sociale lasten en pensioen
• Travel Echte reiskosten lease-autos -/-
  reisk opleiding
• Training - Kosten opleiding/PE reiskosten
  opleiding
• Costs of purchased services (consultants,
  co-source providers, outsource providers, etc.) -
  Non salary earners die hebben meegewerkt aan je
  audit plan
• Other - Overige DIRECTE KOSTEN, dus geen
  doorberekeningen voor overhead als huisvesting,
  pcs e.a.
• Total internal audit costs Automatic sum

15
B. Internal Audit Resources
Staffing B2. Please enter the following FTE staff
information. (Sourced staff must be
entered/calculated as a full-time equivalent
staff)
In-House Staff Sourced Staff
Chief Audit Executive
Directors / Managers
Seniors / Supervisors
Staff
Total Audit Positions Automatic Calculation Automatic Calculation
Total Professional Audit Positions Automatic Calculation (in-house sourced)  
Secretarial / Clerical
Total Positions Automatic Calculation Automatic Calculation
Total Staff Automatic Calculation (in-house sourced)  
B3. Including sourced staff, by what percent did
your staff size increase or decrease over the
last year (please insert 0 for no change and a
negative number for a decrease)? _________
16
B. Internal Audit Resources
B2. Chief Audit Executive Directeur Interne
Accountantsdienst Directors Managers Audit
Managers, tweede echelon bij grotere
IAD Seniors / supervisors Leidinggevenden /
teamleiders / senior medewerkers, met 5
jr ervaring en/of titel Staff Medewerkers
(de handjes) Secretarial/Clerical
Ondersteuning/Secretariaat/Administratie -
Staffunctionarissen vaktechniek onder
Seniors, - Control/HR onder Secr - B2 en B3
Sourced staff alleen INDIEN EN VOORZOVER
meegewerkt aan het uitvoeren van het internal
audit plan !
r 16
17
B. Internal Audit Resources

• B3. Audit Staff Change
• Let op
• increase invullen met een positief getal
• decrease met een negatief getal.
• B3.
• Met gezond verstand afronden, 1 feb of 1 mrt mag
  1 jaar zijn (en omgekeerd)

r 17
18
B. Internal Audit Resources

• B7. Please identify the following staff
  information by level (FTE in-house staff only)

Level of education sought for position KIES EEN CERTIFICATE UIT DE LIJST VAN B6 TOELICHTING Average years in internal audit profession ALLEEN INTERNAL AUDIT-ERVARING !! Average years of industry experience (primary industry of organization) BINNEN DE BETREFFENDE SPECIALTY GROUP, BIJV. FINANCIALS, OOK IN ANDERE FUNCTIES !! Number of staff with one or more professional certification designation(s) AANTAL PERSONEN, DUS Mr XXX RA CIA 1
Chief Audit Executive
Directors / Managers
Seniors / Supervisors
Staff

• Zie B2
• Alleen in house !

19
B. Internal Audit Resources

• B8. Please provide the total number of audit
  staff with the following audit-related
  professional certifications (FTE in-house
  professional audit staff only)
• NEDERLANDSE EQUIVALENTEN
• CIA / MIIA / PIIA RO
• CISA / QiCA RE
• CIPFA / CGAP / CGFM MGA
• CCSA
• CA / CPA / ACCA / ACA RA/ CAA
• CMA / CIMA / CGA
• CAT / AAT
• CFE
• CFSA / CIDA / CBA
• FCA / FCCA / FCMA)
• CFA
• Other

• Alleen in-house
• Welke titels komen hoe vaak voor, dus
• Mr X RA CIA 2

20
B. Internal Audit Resources

• Sourcing
• B14. What percentage of your audit engagements
  are (must add to 100)
• Staffed internally ______ eigen internal
  auditors
• Co-sourced _______ joint audits met combinatie
  eigen/externe auditor(s)
• Outsourced _______ audits volledig uitgeveoerd
  door externe auditor(s)
• B15. What areas do you source (choose all that
  apply)?
• General internal auditing m.n. operational /
  financial auditing
• Information Technology (IT) auditing
• Subject matter expertise
• Fraud auditing
• Other
• None

21
B. Internal Audit Resources

• Sourcing
• B16. What percentage of the following general
  areas are sourced?
• General internal auditing ____
• Information Technology (IT) auditing _____
• Subject matter expertise ____
• Fraud auditing ____
• van totale urenbesteding in die categorie
  door Internal Audit !
• B17. In the last fiscal year, how many total
  hours did you receive in sourced internal audit
  services? _______
• Totaal co-sourced outsourced (alleen externe
  uren/kosten)
•  

22
B. Internal Audit Resources

• Relationship with External Auditors
• For the following questions, do not include any
  statutory audits.
• B19. What were the total internal audit hours
  worked on the most recently completed external
  audit ________ Bijv. SAS 70, Sox testing,
  subsidieverklaring
•  
• B20. Estimate the total external audit hours
  (both internal audit and external audit combined)
  worked on the most recently completed external
  audit _______
• B21. What were the total external audit fees
  associated with the most recently completed
  external audit ________
• NB Houdt de relatie tussen uren en kosten
  reëel.

23
C. Internal Audit Oversight

• Chief Audit Executive
• Directeur IAD of vergelijkbare functie (hoogste
  functie binnen IAD nemen)
• C2. The CAE reports administratively to
• Administratively Puur hiërarchisch, voor de
  declaraties en de potloden
• C3. The CAE reports functionally to
• Functionally Functioneel, inhoudelijk, CAE
  beoordelaar, beloning bepalend
• Audit Committee, or equivalent AC sec of
  voorzitter AC
• General / Legal Counsel Hoofd Juridische Zaken
  (?)
• Chief Executive Officer (CEO) Voorzitter Raad
  van Bestuur
• President or Government Agency Head
• Chief Financial Officer(CFO) op hoogste niveau
  in organisatie
• Chief Operating Officer (COO) op hoogste niveau
  in organisatie
• Chief Risk Officer (CRO) op hoogste niveau in
  organisatie
• Controller groepscontroller
• Other

24
C. Internal Audit Oversight

• Audit Committee
•  C5. Do you have an audit committee, or its
  equivalent?
• Yes / No
• Voor concerns is de NL-situatie relevant voor een
  positief antwoord.
• Indien er alleen een concern-AC bestaat dat
  nadrukkelijk ook de NL audit-activiteiten
  meeneemt in haar toezicht, is het antwoord toch
  Ja.
• Indien in NL een platform/commissie bestaat dat
  in de geest acteert als een echt AC, dan kan
  vraag C6 met Ja beantwoord worden. De overige
  vragen onder C dienen analoog hieraan te worden
  beantwoord.

25
C. Internal Audit Oversight

• Audit Committee 
• C6. How many people sit on your audit committee,
  or equivalent?
• Alleen RvC-leden ( non executives van Board
  of Directors), dus geen gasten als de RvB-leden,
  interne accountant en/of externe accountant.
•  C7. Who chairs your audit committee, or
  equivalent?
• Chairman of the Board of Directors (or
  equivalent) Vz RvC
• Other independent Board of Directors
  member Ander RvC-lid
• Chief Executive Officer (CEO) or Government
  Agency Head Vz RvB
• Other individual outside of the organization
• Chief Financial Officer (CFO)
• Chief Audit Executive (CAE)
• Other
• Not applicable
• Nederland Raad van Bestuur / Raad van
  Commissarissen
• Angelsaksische landen Board of Directors met
  Executives en Non Executives

Dia nummer 25
26
D. Risk Assessment and Audit Planning

• D1. How many audits did you plan in the last
  fiscal year? ________
• D2. How many audits did you actually perform in
  the last fiscal year (exclude management requests
  not in original audit plan)? ________
• Schatting of, indien mogelijk, een berekening
  maken van de dekkingsgraad
•  
• D3. How many unplanned audits did you perform in
  the last fiscal year?

27
D. Risk Assessment and Audit Planning

• D4. What percentage of your audit plan is the
  following (must sum to 100)
• Assurance engagements Financial en operational
  audits
• Consulting engagements Specifieke opdrachten
  voor beoordeling van design van processen
  procedures risk management meedraaien in
  stuur- en werkgroepen
• Management requests Verzoeken van het management
  die aan het op risico-analyse gebaseerde audit
  plan worden toegevoegd
• Fraud investigations
• Follow-up audits Specifiek gericht op
  implementatie van verbeteracties n.a.v. een
  eerdere audit
• TOTAL Automatic calculation
• D5. What percentage of total hours built into
  your audit plan is categorized as unallocated
  time for future, unplanned, or ad-hoc audit
  requests?

28
D. Risk Assessment and Audit Planning

• Audit Engagement Risk Assessments
• D12. Does your audit activity complete
  engagement-level risk assessments?
• Always / Sometimes / Never
•  
• Hier gaat het om een risico-analyse per
  onderzoek.

29
E. Audit Implementation/Life cycles/Reporting

• INVULLEN OP BASIS VAN URENREGISTRATIE, ANDERS ZO
  GOED MOGELIJK SCHATTEN
• E1. What percentage of your audit staff time
  (including sourced staff) was devoted to (should
  add to 100)
• Assurance engagements _________ ZIE EERDER VOOR
  ONDERSCHEID
• Consulting engagements _________
• Fraud investigations _________
• Management requests _________
• Follow-up audits _________
• External audit assistance _________
• Non-chargeable time training _________
• Non-chargeable time other _________
• Absences _________
• TOTAL _________ (automatic sum)
• E2. What was the distribution of total time (as a
  percentage) on typical audits (should add to
  100)?
• Planning _________ VOORBEREIDING TOT AAN
  BEGINGESPREK
• Fieldwork _________ VELDWERK TOT EN MET
  SLOTGESPREK EN AFSTEMMING BEVINDINGEN/CONCLUS
  IES
• Reporting _________ RAPPORTAGEFASE INCLUSIEF
  AFSTEMMING RAPPORTAGE
• TOTAL _________ (automatic sum)

30
E. Audit Implementation/Life cycles/Reporting

• E3. On average, how many calendar days does it
  take to complete the following tasks (should be
  measured in working/business days)
• Planning _________ ZIE EERDER
• Fieldwork _________
• Reporting _________
• Follow-up _________ ALLEEN ALS DAT KORT NA
  AUDIT
• PLAATSVINDT, GEEN KWARTAAL-
• GEWIJZE FOLLOW-UP MONITORING
• TOTAL _________ (automatic sum)
•  
• E4. On average, how many calendar days lapse
  between the end of fieldwork and the issuance of
  (should be measured in working/business days)
• Draft Reports ________
• Final Reports ________

31
E. Audit Implementation/Life cycles/Reporting

• E9. What are the average days outstanding for
  open items (should be measured in working /
  business days!!)
• E10. Does internal audit provide senior
  management and the board/audit committee with a
  periodic written report expressing an opinion on
  the organizations internal control environment?
• E11. Does internal audit provide senior
  management and the board/audit committee with a
  periodic written report expressing an opinion on
  the organizations risk management environment?

Dia nummer 31
32
F. Performance management

• Zie ook de IIA professional practices standards
• Standard 1300 Quality Assurance and Improvement
  Programs
•  F1. Do you have a formal quality assurance and
  improvement program?
• Yes / No
•  Hier wordt gedoeld op een QA en improvement
  program voor de Internal Audit-functie
• Standard 1311 Internal Assessments
•  F2. What is your internal audit activitys
  status with regard to internal assessments
  (choose all that apply)
• Our internal audit activity performs ongoing
  reviews of the performance of the internal audit
  activity
• Our internal audit activity performs periodic
  reviews performed through self-assessment or by
  other persons within the organization, with
  knowledge of internal audit practices and The
  IIAs Standards
• Our internal audit activity does not have a
  formal internal assessment process
•