CREATING A VIABLE TRADE ALTERNATIVE

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Le système de certification FLO-CERT
Formation Max Havelaar France/Groupes locaux
(partie I) 19 février 2006
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SOMMAIRE (partie I)

• Flo-Cert
• Le système de certification
• Les activités de Flo-Cert
• Les standards internationaux du Commerce
  Equitable
• La collaboration de Flo-Cert et dE.C.T.I en
  France
• Les coûts de la certification

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FLO-Cert(1/2)

• Société privée (SARL) créée en 2004, détenue par
  FLO e.V (Fairtrade Labelling Organisation), dont
  le siège est à Bonn, Allemagne
• Bureau en France depuis 2004 261 rue de Paris
  93100 Montreuil (Tél. [phone])
• Structure
• Trade Certification Manager - Stéphanie Gaymard,
  s.gaymard_at_flo-cert.net
• Assistante - Cristiana Reho, c.reho_at_flo-cert.net
• Comité de contrôle

Nicole CHUPIN CLCV (expert externe) François
FALCONNET CITPPM (expert externe) Stéphane
COMAR Echange Equitable (représentant
concessionnaire) Jean-Pierre DOUSSIN MH-F
(Conseil dAdministration) Jean Marc BRUNET MH-F
(responsable marketing) Stéphanie GAYMARD
Flo-Cert (responsable contrôle)
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FLO-CERT (2/2)

• Vision
• Flo-Cert est lorganisme de Certification du
  commerce équitable suivant les standards
  internationaux de Flo e.V.
• Mission
• Flo-Cert contribue grâce à son système de
  certification au développement économique et
  social des producteurs et travailleurs dans les
  pays du Sud

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Le Système de Certification
FLO Cert
CERTIFICATION

• 1. Inspections et Audits
• Inspection des coopératives et plantations
• Audits des importateurs
• Contrôle des flux (déclarations)
• Audits des licenciés en France et Espagne
  (Déclarations trimestrielles, Inspections
  physiques)
• 2. Décision de certification
• Comité multipartite
• Décision dagrément ou de renouvellement

19 initiatives nationales ex Max Havelaar
France
INFORMATION ET SENSIBILISATION
APPUI AUX PRODUCTEURS

• Sensibilisation sur les conditions de vie des
  producteurs
• Information sur le commerce équitable et son
  impact
• Promotion du label

• Mise en relation producteurs industriels
• Information sur le marché français
• Développement de nouvelles filières

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Les activités de Flo-Cert (1/2)

• Deux départements au sein de Flo-Cert
• Certification des producteurs / exportateurs
• 505 producteurs certifiés dans 49 pays du Sud
• Formation annuelle des inspecteurs (55) par
  Flo-Cert
• Tous les producteurs sont inspectés au moins
  1fois/an durée 5 jours
• Procédure dinspection et de rapport harmonisée
  au niveau international
• Collaboration avec un organisme de certification
• Un Comité de certification indépendant en
  Allemagne
• Décision de Certification selon les standards de
  Flo

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Les activités de Flo-Cert (2/2)

• Certification des licenciés / importateurs
• 710 traders/opérateurs enregistrés (1 entrée pour
  chaque produit)
• Chaque trader rapporte tous les trimestres
  ses achats et ventes
• Inspection régulière des traders sur site
• Décision de Certification selon les standards de
  Flo fin 09/2005 sur la France
• 72 détenteurs de licence (fin 2004)
• 53 inspections dont 13 non passées en Comité
• À fin 09/2005
• 35 renouvelés
• 40 renouvelés avec A.C
• 22.5 audit de suivi
• 2.5 non renouvelés (changement de statut)

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Standards internationauxdu commerce équitable
(1/2)

• Standards de production (www.fairtrade.net)
• Petits producteurs/ Main duvre salariée
• Génériques/ Spécifiques par produit
• Exigences minimales/ Exigences de progrès
• un fonctionnement démocratique et transparent des
  organisations
• le respect des conventions de lO.I.T.
• le respect dexigences environnementales
  fondamentales.
• Standards commerciaux
• Pour les importateurs
• achat le plus direct possible auprès des
  producteurs
• paiement du prix minimum garanti définit pour
  chaque produit 
• un prix minimum couvrant les frais de production
  et permettant de satisfaire les besoins
  élémentaires des producteurs
• une prime de développement destinée aux
  producteurs pour financer des investissements
  collectifs dans la santé, léducation, le
  matériel de production...

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Standards internationauxdu commerce équitable
(2/2)

• Standards commerciaux (suite)
• Pour les importateurs
• Si le prix du marché est supérieur au prix
  minimum garanti, la prime de développement est
  versée en plus
• une prime additionnelle pour la production
  biologique
• possibilité dun préfinancement des commandes à
  hauteur de 60, à un taux raisonnable et sur
  demande des producteurs
• des relations commerciales de long terme avec les
  producteurs.
• Pour les distributeurs (www.maxhavelaarfrance.org)
  
• tous les traders de la chaîne sont agréés
  auprès de FLO ou dune NI
• toutes les transactions Fairtrade sont
  rapportées à FLO ou une NI (stock douverture,
  achats, ventes, production et stock de fermeture)
• transparence dans toutes les transactions
  Fairtrade
• audit externe annuel ou le contrôle des
  transactions  Fairtrade 
• garantie que le produit acheté auprès du
  producteur grâce au commerce équitable arrive
  bien chez le consommateur (traçabilité du produit)

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Collaboration de FLO-Cert et ECTI en France

• FLO-Cert collabore en France avec le réseau de
  professionnels bénévoles de lassociation ECTI
• Cette collaboration fait lobjet dune convention
  annuelle entre ECTI et FLO-Cert
• La mission des professionnels dECTI ( 20 en
  2005) est de réaliser des inspections (53 en 2005
  ) chez les détenteurs de licence (72 en 2005) ou
  importateurs afin de sassurer que ceux-ci
  respectent les standards de FLO et les
  engagements contractuels avec MHF

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Les coûts de la certification Flo-Cert

• Détenteurs de licence
• Cotisation initiale 500 euros h.t 50 pour
  chaque type de produit
• Coût moyen annuel (2005) pour la certification et
  suivi 2100
• Producteurs
• Coût moyen annuel (2005) pour la certification
  et le suivi des producteurs 2500

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Contrôle de la filière des produitsdu commerce
équitable en France
Formation Max Havelaar-France Groupes locaux
(Partie II) 19 février 2006
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SOMMAIRE (partie II)

• Contrôles de la filière
• Rôles de Flo-Cert, MH-F, ECTI en France
• La procédure daudit

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Contrôle de la filière (1/3)
Objet de la présentation
Objet de la présentation
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Contrôle de la filière (2/3)

• Les producteurs sont contrôlés, au moins une fois
  par an, par 55 inspecteurs locaux indépendants,
  mandatés par FLO-Cert.
• Les Traders dont les importateurs fournissent à
  FLO-Cert un rapport daudit externe annuel
  détaillant leurs transactions  Fairtrade . Un
   trader  peut aussi demander à FLO de faire
  réaliser un audit externe.
• Un comité de certification FLO-Cert analyse les
  rapports de contrôle et accorde la certification
  aux producteurs et importateurs. Il est constitué
  de représentants des parties prenantes
  (producteurs, acteurs commerciaux, IN) et
  dexperts externes.
• Le contrôle des détenteurs de licence est assuré
  par chaque initiative nationale dans son pays,
  sauf MHF qui délègue ce contrôle à FLO-Cert.
  Ainsi la certification des produits est
  indépendante de la promotion.
• En France, un comité de contrôle travaille avec
  FLO-Cert et veille à la bonne application des
  procédures de contrôle. Ce comité est composé de
  représentants de FLO-Cert et de MHF, dun
  représentant des détenteurs de licence et
  dexperts externes (un expert en certification et
  un représentant des consommateurs).

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Contrôle de la filière (3/3)

• Déclarations
• Format unique pour les Initiatives nationales
• Format spécifique par produit
• Base de données centrale à FLO-Cert
• Envoi annuel des déclarations par les producteurs
• Envoi trimestriel des déclarations par les
  importateurs et les fabricants
• Envoi trimestriel des déclarations par les
  détenteurs de licence
• Audits
• 95 des ventes totales auditées chaque année
• Pas daudit initial, mais un audit au plus tard
  un an après la signature du contrat
• Audit de tous les concessionnaires au moins une
  fois par an
• Audit ponctuel des sous concessionnaires dun
  concessionnaire chaque année

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Rôles de FLO-Cert, MHFet ECTI en France (1/5)
Contrôle Déclarations concessionnaires
Info préparation audit
Info ventes
Contrôle Résultats Audit décision
Certification
Audit
Info utilisation logo
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Rôles de FLO-Cert, MHF et ECTI en France (2/5)

• FLO-Cert
• Analyse des questionnaires des sociétés
  postulantes pour la certification
• Analyse des déclarations
• Cohérence des données achats, production,ventes
  et stocks
• Respect de lapprovisionnement auprès de
  fournisseurs enregistrés par FLO-Cert (liste sur
  le site www.fairtrade.net)
• Respect des standards concernant les conditions
  dimportation (prix, prime)
• Rapprochement entre les déclarations pour
  contrôler les flux de produits
• Préparation du planning daudit annuel et des
  audits
• Confirmation au détenteur de licence et à
  lauditeur de la date daudit 10 jours ouvrables
  avant la visite
• Transmission des rapports daudit aux détenteurs
  de licence (dans les 15 jours ouvrables suivant
  la visite)

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Rôles de FLO-Cert, MHF et ECTI en France (3/5)

• FLO-Cert
• Réception des commentaires des détenteurs de
  licence sur le rapport (dans les 15 jours
  ouvrables suivant la visite)
• Analyse des rapports daudits et accord de la
  certification ou renouvellement
• Communication de la décision de certification aux
  détenteurs de licence et à MHF en cas de
  décertification
• Mise à jour de la base centrale de FLO-Cert (Bonn)

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Rôles de FLO-Cert, MHFet ECTI en France (4/5)

• Professionnels ECTI
• Préparation des audits
• Analyse des dossiers daudit avant inspection
• Inspection de terrain
• Rédaction des rapports daudit et envoi à
  FLO-Cert dans les 10 jours ouvrables suivant la
  visite puis FLO-Cert les transmet aux détenteurs
  de licence pour commentaires dans les 15 jours
  ouvrables suivant laudit.
• Retour dexpérience auprès de FLO-Cert pour
  lamélioration éventuelle du système

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Rôles de FLO-Cert, MHFet ECTI en France (5/5)

• Comité de Contrôle
• Évaluation des rapports daudits
• Discussion des éventuelles non-conformités
• Évaluation de la conformité aux standards FLO et
  contrat MHF
• Discussion sur laccord de certification
• Proposition daméliorations des conditions
  dutilisation du logo Max Havelaar et du système
  de contrôle et conseil technique auprès du
  Conseil dAdministration de MH-F

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La procédure daudit

• Logigramme Slide 1

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Etape 2 - information des acteurs

• Courrier à lauditeur slide 2
• Courrier à lentreprise slide 3
• Planning daudit slide 4

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Étape 3 - préparation de laudit

• Analyse des documents
• déclarations trimestrielles slide 5
• Vérification de lagrément des intervenants
• ex producteurs café slide 6
• ex importateurs thé slide 7

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Etape 4 - audit terrain (1/3)

• Référentiels
• Contrat MH-F et annexes pour lutilisation de la
  marque
• Dont annexe 2A description du produit et
  validation par MH-F
• description des emballages et validation
• Contrat et standards Flo-Cert pour la
  certification

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Etape 4 - audit terrain (2/3)

• Comment se déroule un audit?
• Visite du site
• Réunion douverture
• Check list des points à contrôler ? cf
  questionnaire daudit (voir suite) slide 8
• Bilan matière sur 1 ou 2 références slide 9
• Réunion de clôture (pts forts et faibles)

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Etape 4 - audit terrain (3/3)

• Les différents points du questionnaire
• statut
• déclarations
• Actions correctives
• Inventaire et stocks
• Achats/ventes
• Importations
• Fabrications/ traçabilité
• Labellisation
• Sous-traitants

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Etape 5 - Rédaction du rapport

• Extrait rapport daudit slide 10 11-12

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Etape 6 - Examen du rapport par le Comité et
décision

• Modalités dexamen, périodicité et quelques
  exemples de décisions (sans mention de
  lentreprise)
• La transmission de la décision à lentreprise
• (pas de mention du nom de lentreprise) Slide
  13

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Quelques remarques sur les audits

• Bon accueil par les sites audités
• Laudit est souvent perçu, par lentreprise,
  comme un outil de progrès
• Pas de contestations sur les remarques formulées

31
FIN

• Merci de votre attention et je reste à
• votre disposition pour répondre à vos
• questions