Presentacin de PowerPoint

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PREPARACION, DESARROLLO Y FORMALIZACIÓN DE
ASAMBLEAS GENERALES ORDINARIAS VIDEOCONFERENCIA
Bogotá, Febrero 27 de 2008
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Hallazgos detectados en la convocatoria,
desarrollo y formalización de asambleas
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Hallazgos en la convocatoria de asambleas

• No existe claridad sobre la fecha en la que deben
  estar hábiles los asociados, si en la fecha de
  convocatoria o es válido que se establezca por
  parte del consejo fechas posteriores y antes de
  asamblea. Lo anterior se resuelve de dos formas
• - Por una específica disposición estatutaria
  respecto de la fecha máxima en que se pueden
  habilitar los asociados para actuar en asamblea.
• - Por remisión del artículo 158 de la ley 79, se
  aplica el parágrafo del artículo 27 del decreto
  1481/89, que establece Son hábiles para actuar
  en asamblea lo asociados que a la fecha de
  convocatoria no tengan suspendidos sus derechos.
• Si no existe disposición estatutaria y el
  consejo dispone una fecha posterior a la de
  convocatoria para habilitar los asociados, la
  asamblea podría ser ineficaz por convocatoria y
  si el número de asociados incide en el quórum,
  las decisiones pueden ser imputadas ante un juez.

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Hallazgos en la convocatoria de asambleas

• La convocatoria y reglamentación de la asamblea
  no puede ser delegada al gerente. Son funciones
  propias del consejo/junta de administración.
• No se realiza la convocatoria con el tiempo de
  anticipación previsto en los estatutos.
• No se tiene en cuenta la habilidad prevista en el
  estatuto o la ley.
• No se generan y publican las listas de hábiles e
  inhábiles
• No se realiza la publicación de la convocatoria
  en los medios y en el tiempo previstos en los
  estatutos y la ley.
• No se determina con precisión la forma y el
  número de elección de delegados.
• En algunos fondos de empleados nombran delegados
  para más de un año y se hacen representar.

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Hallazgos en el desarrollo de asambleas

• No se establece el número de asistentes en el
  momento de realizar las votaciones ni el número
  de votos obtenidos (verificación de Quórum).
• No se sabe aplicar el sistema de cociente
  electoral, cuando se contempla esta modalidad en
  los estatutos.
• No se elaboran bien las actas (no se cumplen
  requisitos formales).
• No se realizan actas de escrutinio.
• La comisión designada para verificar el contenido
  del acta no la firma.
• Se modifican estados financieros entre la fecha
  de envío a Solidaria y la de aprobación en
  asamblea y no retransmiten la aprobada en
  asamblea.
• No se hace adecuadamente la distribución de los
  excedentes.

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Hallazgos detectadas en reporte de asambleas

• No se han adecuado los estatutos a las reglas del
  buen gobierno, permitiendo que los grupos
  directivos se perpetúen en los cargos.
• Cuando las elecciones son por sistemas (teléfono
  y/o páginas web) no se divulga ni capacita sobre
  su uso y no se tienen en cuenta mecanismos de
  seguridad en el software.
• No se envían a la Superintendencia las actas
  tomadas de los libros registrados.
• Muchas entidades de los niveles 1 y 2 no cumplen
  con la obligación de envío de actas y demás
  informes de asamblea, dentro de los 15 días
  después de registradas en la cámara respectiva.
• Algunas entidades no tienen claridad entre el
  reporte de información financiera de cierre de
  ejercicio (actas de asamblea y certificados de
  cámara de comercio con registro entre otras) y la
  del formulario oficial de rendición de cuentas.

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Preguntas frecuentes
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Preguntas frecuentes

• Los delegados pueden actuar sólo en la asamblea
  para la cual fueron elegidos?
• Quiénes deben asistir a la asamblea de
  delegados?
• La mora de un asociado lo inhabilita para
  asistir como delegado a la asamblea?
• Cuál es la periodicidad de los órganos de
  administración los cuales no coincide con la
  fecha de la asamblea, en el sentido de si deben
  concluir el periodo para el cual fueron elegidos?

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Preguntas frecuentes

• Los asociados tienen el derecho de inspección de
  los documentos a someter a la asamblea?
• Qué documentos se deben llevar a la Asamblea?
• Se pueden hacer asambleas no presenciales, cómo?
• Se pueden designar comisiones para elegir
  revisor fiscal y para aprobar estados
  financieros?

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Recomendaciones generales
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Recomendaciones

• El acta de la reunión deberá contener, como
  mínimo, en su cuerpo
• Número de acta
• Tipo de asamblea (ordinaria o extraordinaria)
• Fecha, hora y lugar de la reunión
• Forma y antelación de la convocatoria y órgano
  que convoca de acuerdo con los estatutos
• Número de asociados convocados y número de
  asociados o delegados asistentes
• Constancia del quórum deliberatorio
• Orden del día
• Asuntos tratados
• Nombramientos efectuados bajo el sistema de
  elección establecido en los estatutos
• Decisiones adoptadas y el número de votos a
  favor, en contra, en blanco o nulos
• Constancias presentadas por los asistentes
• Fecha y hora de la clausura, entre otros.

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Recomendaciones

• Para todo tipo de asamblea, la junta de
  vigilancia o el órgano que haga sus veces,
  deberá
• - Verificar el listado de asociados hábiles e
  inhábiles y
• - Publicar la lista de estos últimos de
  conformidad con los estatutos.
• La lista deberá ser suscrita por los miembros de
  dicho órgano y en ella se dejará constancia de la
  fecha de publicación.
• Si algún miembro del órgano de vigilancia no está
  de acuerdo con el listado de asociados hábiles o
  inhábiles, deberá dejar constancia en tal sentido
  con las observaciones que tenga sobre el
  particular.

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Recomendaciones

• Cuando la asamblea se realice por el sistema de
  delegados, deberá allegarse a la Superintendencia
  el reglamento para su elección y las actas de
  escrutinio correspondientes a la misma.
• Cuando en la asamblea se apruebe una reforma
  estatutaria o se elijan miembros de los órganos
  de administración y vigilancia, es preciso dejar
  constancia en el acta sobre
• El número de asociados presentes en el momento de
  someter a aprobación la reforma estatutaria o en
  el momento de la elección.
• Número de votos obtenidos por la lista o
  candidato (dependiendo del sistema de elección).
  
• Número de cargos a proveer, discriminando si se
  trata de suplentes o principales por cada órgano
  y periodo para el cual corresponde la elección.

14
Recomendaciones

• Una vez concluida la asamblea y elaborada el
  acta, ésta debe ser firmada por quienes hayan
  actuado como presidente y secretario y por todos
  los asociados elegidos como integrantes de la
  comisión para la aprobación del acta.
• Las actas correspondientes a reuniones de
  asamblea general y del consejo de administración
  serán sentadas, dentro del menor tiempo posible,
  en los libros respectivos.
• Estos libros deberán ser inscritos ante las
  correspondientes cámaras de comercio así como los
  actos y documentos que legalmente deben
  inscribirse.
• Dichos actos y documentos deben enviarse a la
  Superintendencia para el control de legalidad
  posterior.

15
Recomendaciones
En la página No 42 numeral 8 es preciso sustituir
el artículo 158  por el último inciso del Art 151
de la Ley 79 de 1988.

• Para todos los efectos, las copias de las actas
  que se presenten ante la Superintendencia de la
  Economía Solidaria, deberán ser
• Fotocopias tomadas del libro inscrito en cámara
  de comercio o
• Extractos de la parte pertinente en ambos casos,
  certificados por el secretario de la reunión o,
  en su defecto, por el representante legal.
• Las asambleas generales de asociados no pueden
  ser suspendidas en sus deliberaciones por más de
  tres (3) días hábiles, pues al suspenderlas por
  un lapso superior sus decisiones serán
  ineficaces. de conformidad con lo dispuesto en
  los artículos 186, 190 y 430 del Código de
  Comercio, según remisión del artículo 158 de la
  Ley 79/88.

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Recomendaciones

• Si el sistema de elección adoptado, según los
  estatutos, es el de listas o planchas se aplicará
  el cuociente electoral, en los términos previstos
  en el artículo 197 del Código de Comercio.
• Se determinará dividiendo el número total de los
  votos válidos emitidos por el de número de las
  personas que hayan de elegirse.
• El escrutinio se comenzará por la lista que
  hubiere obtenido mayor número de votos y así en
  orden descendente.
• De cada lista se declararán elegidos tantos
  nombres cuantas veces quepa el cuociente en el
  número de votos emitidos por la misma, y si
  quedaren puestos por proveer, éstos
  corresponderán a los residuos más altos,
  escrutándolos en el mismo orden descendente.
• En caso de empate de los residuos decidirá la
  suerte.
• Los votos en blanco sólo se computarán para
  determinar el cuociente electoral.
• Cuando los suplentes fueren numéricos podrán
  reemplazar a los principales elegidos de la misma
  lista.
• Las personas elegidas no podrán ser reemplazadas
  en elecciones parciales, sin proceder a nueva
  elección por el sistema del cuociente electoral a
  menos que las vacantes se provean por unanimidad.

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Recomendaciones

• Al proveer los cargos se sugiere
• Que las listas o planchas contengan igual número
  de candidatos al de cargos a proveer (principales
  y suplentes), es decir, si son cinco los cargos a
  proveer, las listas deberían contener igual
  número de candidatos y si el número de
  principales y suplentes es diferente, la elección
  debería hacerse por separado.
  (ejemplo 7
  principales 3 suplentes).
• En este sistema se deben tener en cuenta en forma
  exacta los decimales, en el caso que se
  presenten, tanto al obtener el resultado del
  cuociente electoral, así como para las personas
  elegidas por cuociente o por residuo, en la
  forma prevista en el artículo 197 del Código de
  Comercio.
• No están permitidas las aproximaciones cuando la
  cifra contiene decimales, por exceso o por
  defecto.
  (ejemplo, 10,4 - 92,8 - 14,2).

18
Recomendaciones

• En el caso de las cooperativas, los asociados
  podrán habilitarse para asistir a las reuniones
  de asamblea general conforme lo establezcan los
  estatutos o reglamentos.
• Si en dicha normatividad interna no se regula
  expresamente a qué fecha deben estar al día con
  sus obligaciones los asociados ésta será la fecha
  de la convocatoria, según la remisión prevista en
  el artículo 158 de la Ley 79 de 1988.
• En virtud del principio de información a los
  asociados, resulta conveniente que se informe a
  todos ellos la fecha en que se va a convocar a
  asamblea, con el fin de facilitar su
  participación en la misma.

19
Recomendaciones

• Se recomienda a las entidades supervisadas,
  ajustar sus estatutos en el sentido de establecer
  en números absolutos las mayorías mínimas
  requeridas para la toma de decisiones,
  especialmente, cuando los cuerpos plurales de
  administración y vigilancia están integrados por
  números impares.
• Por ejemplo, si un consejo de administración o
  junta directiva está conformado por siete (7)
  miembros, en lugar de establecer que el quórum
  deliberatorio es la mitad más uno de los
  miembros, lo que correspondería matemáticamente
  a 4,5 y por aproximación a 5 de ellos, resulta
  más conveniente, para evitar interpretaciones
  equivocadas, establecer el número exacto con el
  cual se deben aprobar las decisiones , por
  ejemplo, 4 ó 5, según lo que considere adecuado
  la entidad respectiva.

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PREGUNTAS E INQUIETUDES ?
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PREPARACION, DESARROLLO Y FORMALIZACIÓN DE
ASAMBLEAS GENERALES ORDINARIAS
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• ESTRUCTURA BASICA DE LAS ENTIDADES

LEYES REGULACION
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ASAMBLEA GENERAL

• La Asamblea General es el órgano máximo de
  administración de las entidades solidarias y sus
  decisiones son obligatorias para todos los
  asociados, siempre que se hayan adoptado de
  conformidad con las normas legales,
  reglamentarias o estatutarias.
• La constituye la reunión de los asociados hábiles
  o de los delegados elegidos por éstos.
• Artículo 27 - Ley 79 de 1988

• Asociado hábil
• Inscritos en el registro social
• Que no tengan suspendidos sus derechos y
• Que se encuentren al corriente en el cumplimiento
  de sus obligaciones.

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Asambleas de delegados

• La Asamblea General de asociados puede ser
  sustituida por la Asamblea General de Delegados,
  si los estatutos lo contemplan, cuando
• Se dificulte en razón del número de asociados
• Los asociados estén domiciliados en diferentes
  municipios del país.
• Resulte muy onerosa para la entidad.
• El número mínimo de delegados será de veinte.-
  Los delegados serán elegidos en el número y para
  el período previstos en los estatutos y el
  Consejo / Junta de Administración reglamentará el
  procedimiento de elección.
• A la Asamblea General de delegados le serán
  aplicables, en lo pertinente, las normas
  relativas a la Asamblea General de asociados.
• Artículo 29 - Ley 79 de 1988

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Convocatoria de las Asambleas
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Convocatoria de asamblea general

• Se convocará en el tiempo que definan los
  estatutos.
• En su defecto, según el Código de Comercio, es
  decir con quince (15) días hábiles de antelación.
  
• El término de convocatoria se cuenta a partir del
  día hábil siguiente a la fecha de convocatoria
  hasta el día hábil antes de la celebración de la
  asamblea.
• Las asambleas generales serán convocadas por el
  Consejo de Administración.
• De no hacerlo, se convocará conforme al
  procedimiento y competencia establecidos en los
  estatutos.

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Convocatoria de asamblea general
En caso de no ser convocada por el órgano
competente, podrá ser convocada A solicitud
del Revisor Fiscal Junta de Vigilancia /
Comité control social 15 de los asociados
Supersolidaria - Por incumplimiento de los
procedimientos estatutarios. - Por
detectarse serias irregularidades.
(art. 36 numeral 2º. Ley 454 de 1998).
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Convocatoria de asamblea general

• La convocatoria se hará conocer a los asociados
  hábiles o delegados elegidos, en la forma y
  términos previstos en los estatutos.
• En su defecto se aplica el art. 424 C. de
  Comercio, es decir, mediante aviso que se
  publicará en un diario de circulación en el
  domicilio principal de la entidad.
• La Junta de Vigilancia verificará la lista de
  asociados hábiles e inhábiles y la relación de
  éstos últimos será publicada para conocimiento de
  los afectados.
• Artículo 30 - Ley 79 de 1988

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Convocatoria de asamblea general
Medios usuales de convocatoria

• Carta personal dirigida a la última dirección
  registrada del asociado o delegado.
• Aviso publicado en las oficinas de la entidad.
• Aviso publicado en un diario de circulación.
• Telegrama.
• Cualquier otro medio de información verificable.

• Estos medios se pueden contemplar, en los
  estatutos, en forma
• Concurrente es necesario cumplirlos todos.
• Excluyente es suficiente cumplir con uno de
  ellos.

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Desarrollo y decisiones de las Asambleas
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Orden del día (Genérico)

• Instalación de la asamblea.
• Verificación del quórum.
• Nombramiento de presidente y secretario de la
  asamblea.
• Aprobación del orden del día.
• Elección de comisión de escrutinios.
• Elección de comisión de revisión y aprobación del
  acta.
• Aprobación del reglamento de la asamblea.
• Informe del consejo de administración o junta
  directiva.
• Informe del gerente.

• Informe de la junta de vigilancia o comité de
  control social.
• Informe del revisor fiscal.
• Aprobación de estados financieros.
• Destinación de excedentes.
• Fijación de aportes extraordinarios.
• Reformas estatutarias.
• Elección de miembros del consejo de
  administración o junta directiva.
• Elección de miembros de la junta de vigilancia o
  comité de control social.
• Elección de revisor fiscal y suplente, y fijación
  de honorarios.
• Proposiciones y varios.

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Quórum de asamblea general

• Si la asamblea es de asociados puede deliberar
  con
• - La mitad de asociados hábiles convocados
• Si dentro de la hora siguiente a la de la
  convocatoria no se ha integrado el quórum, la
  Asamblea podrá deliberar y adoptar decisiones
  válidas con un número de asociados
• No inferior al diez por ciento del total de los
  asociados hábiles,
• No inferior al cincuenta por ciento del número
  requerido para constituir la entidad (fondo,
  cooperativa o mutual).
• En las Asambleas Generales de Delegados el
  quórum mínimo será el cincuenta por ciento de los
  elegidos y convocados.
• Una vez constituido el quórum, éste no se
  entenderá desintegrado por el retiro de alguno o
  algunos de los asistentes, siempre que se
  mantenga el quórum mínimo señalado anteriormente.
  Artículo 31 - Ley 79 de 1988

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Decisiones en Asamblea General

• Por regla general las decisiones de la Asamblea
  General se tomarán por mayoría absoluta de los
  votos de los asistentes.
• - Los estatutos pueden contemplar mayoría
  calificada para algunas decisiones.
• En las cooperativas se requiere voto favorable
  de las 2/3 partes (mayoría calificada) y en los
  fondos del empleados el 70 de los asistentes
  para
• Reformas de estatutos Fijación de aportes
  extraordinarios,
• Amortización de aportes Transformación, fusión,
  incorporación, escisión y disolución para
  liquidación.
• La elección de órganos o cuerpos plurales se
  hará mediante los procedimientos y sistemas que
  determinen los estatutos o reglamentos de cada
  entidad.
• Cuando se adopte el de listas o planchas, se
  aplicará el sistema de cuociente electoral.
  Artículo 32 - Ley 79 de 1988

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Decisiones en Asamblea General

• En las Asambleas Generales de entidades de primer
  grado corresponderá a cada asociado un sólo voto.
• Los organismos de segundo y tercer grado deberán
  establecer en los estatutos el régimen del voto y
  representación proporcional al número de
  asociados, al volumen de operaciones con la
  entidad, o a una combinación de estos factores.
• Los asociados o delegados convocados no podrán
  delegar su representación en ningún caso y para
  ningún efecto.En los fondos de empleados, los
  estatutos podrán contemplar la representación
  fijando los topes máximos de capacidad de
  representación.

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Decisiones en Asamblea General

• DESTINACION DE EXCEDENTES
• Compensar pérdidas de ejercicios anteriores.
• Restablecer la reserva de protección de aportes
  sociales al nivel que tenía antes de
  amortización.

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Decisiones en Asamblea General
DESTINACION DE EXCEDENTES - Cooperativas
Mínimo 50 20 Reserva protección aportes
sociales 20 Fondo de educación 10 Fondo de
solidaridad

• Máximo 50
• Incrementar los fondos y reservas anteriores.
• Revalorización de aportes.
• Servicios comunes y seguridad social.
• Amortización
• Retorno de excedentes en proporción a

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Decisiones en Asamblea General
DESTINACION DE EXCEDENTES F. Empleados

• Máximo 80
• Incrementar reserva anterior.
• Crear o incrementar fondos permanentes o
  agotables para labores de salud, educación,
  previsión y solidaridad, para asociados y
  familias.
• Revalorización de aportes (hasta 50 de los
  excedentes).
• Amortización.
• Retorno de excedentes.

Mínimo 20 Reserva protección aportes sociales.
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Decisiones en Asamblea General
DESTINACION DE EXCEDENTES Asociaciones Mutuales

• Máximo 80
• Crear o incrementar reservas y fondos para
  garantizar el cumplimiento de sus objetivos.

Mínimo 20 Reserva protección fondo mutual
DESTINACION DE EXCEDENTES Administraciones
públicas

• 20
• A disposición de la asamblea para
• Servicios comunes
• Revalorización de aportes
• Amortización de aportes

20 Reserva protección aportes sociales 20
Fondo de educación 20 Reserva de Inversión
social 10 Fondo de solidaridad.
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Sistema de elección de dignatarios

• 1. Votación por lista o plancha única
• Se requiere aprobar la elección de dignatarios
  por mayoría de votos de los asistentes.
• 2. Votación uninominal
• a) Cada asistente vota por uno de los
  candidatos y quienes obtengan mayoría quedan
  elegidos para los cargos como principales los
  siguientes en votación como suplentes.
• b) Cada asistente escribe, en su papeleta,
  los nombres de los candidatos por quienes vota
  para que integren el órgano de que se trate,
  señalando principales y suplentes.
• Quienes obtengan mayoría de votos son elegidos
  como principales y los siguientes en votación
  como suplentes.

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Sistema de elección de dignatarios

• 3. Votación por listas o planchas
• Los asistentes votan por las planchas
  previamente inscritas.
• Para la elección de los titulares y suplentes se
  emplea el sistema del cuociente electoral.

• Votos válidos
• - Los que son por alguna plancha
• - Los votos en blanco.
• (Sólo se excluyen los nulos)

Votos válidos ------------------- No. de
cargos a proveer
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Sistema de elección de dignatarios

• FONDOS DE EMPLEADOS
• La elección de los miembros de los órganos o
  cuerpos colegiados y del revisor fiscal podrá ser
  efectuada por la asamblea general o mediante
  votación directa de todos los asociados, en la
  forma que establezcan los estatutos.
• Cuando se adopte el procedimiento de listas o
  planchas, se aplicará el sistema de cuociente
  electoral, sin perjuicio de que los nombramientos
  puedan producirse por unanimidad o por mayoría
  absoluta cuando sólo se presente una plancha

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Trámites posteriores
43
Trámites posteriores
Entidades sin actividad financiera y
fondos de empleados

• 1. Inscripción en cámara de comercio.
• Para oponibilidad ante terceros.

• 2. Envío a la Supersolidaria dentro de los 10
  días hábiles siguientes a la inscripción en
  cámara de comercio.
• Para control de legalidad posterior

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Trámites posteriores
Entidades con actividad financiera

• 1. Envío a la Supersolidaria dentro de los 30
  días hábiles siguientes a la realización de la
  asamblea (Carta Circular
  006/04)
• Para control de legalidad posterior

• 2. Inscripción en cámara de comercio
• Para oponibilidad ante terceros.

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Eficacia vs. impugnación de las Asambleas
46
Eficacia de la Asamblea General

• Para que la asamblea sea eficaz, deberá reunir
  los siguientes requisitos según estatutos o en su
  defecto la ley (Ley 79/88 y C.Co.)
•  
• Citación conforme lo establece la ley y los
  estatutos, observando la oportunidad prevista en
  el estatuto.
• Publicación de la convocatoria.
• Observar la fecha de habilidad de los asociados
  prevista en los estatutos o en los reglamentos
  del consejo de administración o junta directiva.
• Verificación y publicación de listado de
  asociados hábiles con la anticipación prevista en
  los estatutos.
• Órgano competente Consejo de Administración o
  Junta Directiva directamente, observando la
  debida convocatoria y el quórum necesario para el
  efecto.
• Quórum Las decisiones deben adoptarse con la
  mayoría prevista en los estatutos o en la ley.

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Eficacia de la Asamblea General

• DECISIONES INEFICACES (art. 190 C.Co.)
•  
• Las decisiones tomadas en una reunión celebrada
  en contravención a lo prescrito serán ineficaces.
•  
• La ineficacia no produce efectos jurídicos.
• No requiere declaración judicial o de providencia
  administrativa.
• No requiere ser impugnada.
• Verificada la falta de quórum esa misma
  circunstancia determina per se que el acto es
  ineficaz.
• En consecuencia deberá realizarse una nueva
  asamblea observando las previsiones estatutarias
  y legales.

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Ineficacia y nulidad de los actos de la Asamblea

• 2. NULIDAD
• Violación de disposiciones
• Legales
• (nulidad absoluta)
• Estatutarias
• (nulidad relativa)
• - Reglamentarias (nulidad relativa)

• INEFICACIA
• Irregularidades en
• a) Convocatoria o
• b) Quórum

Art. 38 Decreto-Ley 1481 de 1989
49
Impugnaciones de los actos de la Asamblea

• Compete a los jueces civiles municipales el
  conocimiento de las impugnaciones de los actos o
  decisiones de la asamblea general y del
  consejo/junta de administración de las entidades
  
• Cuando no se ajusten a la ley o a los estatutos,
  
• Cuando excedan los límites del acuerdo
  cooperativo.
• El procedimiento será el abreviado previsto en el
  Código de Procedimiento Civil.
• Podrán impugnar los administradores, el revisor
  fiscal, los asociados ausentes o disidentes.
  
• Artículo 45 - Ley 79 de 1988

50
www.supersolidaria.gov.co cau_at_supersolidaria.gov.c
o Carrera 7 No. 31-10 Piso 11 PBX
4895009 Bogotá D.C.