Diapositiva 1

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Programa LVMEN
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IMPLEMENTACION DEL MECI
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PLANEAR ES Crear el futuro desde el presente
con un visión prospectiva comprende por lo tanto
el establecimiento anticipado de objetivos,
políticas, reglas, procedi mientos, entre otros
CONTROL INTERNO ES
El sistema gerencial integrado por el talento
humano que, apoyado en la estructura
organizacional y en herramientas técnicas
(normas, principios, planes, métodos,
procedimientos y mecanismos de verificación),
promueve el desarrollo de la función pública
acorde con las políticas, metas institucionales y
conforme a la ley. MECI ES
El Modelo Estándar de Control Interno que
permite el diseño, desarrollo y operación del
Sistema de Control Interno en las Entidades del
Estado
IMPLEMENTACION DEL MECI
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MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO-MECI
MARCO LEGAL C.P.N Arts. 209 y 269 Ley 87 de
1993 Decreto 1537 de 2001 Decreto 1599 de 2005
IMPLEMENTACION DEL MECI
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MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO-MECI

• OBJETIVOS
• Proporcionar la estructura básica para evaluar la
  estrategia, la
• gestión y los propios mecanismos de evaluación.
• Buscar mayor eficacia e impacto del Control
  Interno en las
• Entidades del Estado
• Orientar a las Entidades Públicas hacia el
  cumplimiento de
• sus objetivos y la contribución de éstos con
  los fines
• esenciales del Estado.

IMPLEMENTACION DEL MECI
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Estructura del Modelo Estándar de Control Interno

• Adoptado mediante el Decreto 1599 de 2005.
• Sus objetivos son
• Proporcionar la estructura básica para evaluar la
  estrategia, la gestión y los propios mecanismos
  de evaluación.
• Buscar mayor eficacia e impacto del Control
  Interno en las Entidades del Estado
• Orientar a las Entidades Públicas hacia el
  cumplimiento de sus objetivos y la contribución
  de éstos con los fines esenciales del Estado.

IMPLEMENTACION DEL MECI
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Subsistema Control Estratégico Conjunto de
elementos que al interrelacionarse permiten el
cumplimiento de la orientación estratégica y
organizacional Objetivo Crear una cultura
organizacional fundamentada en el control a los
procesos de direccionamiento estratégico,
administrativos y operativos de la Universidad
del Cauca Componentes Ambiente de Control.
Direccionamiento Estratégico

Administración de
Riesgos
IMPLEMENTACION DEL MECI
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Subsistema Control de Gestión Componentes
Actividades de Control-Información-
Comunicación Pública
Conjunto de elementos que al interrelacionarse
bajo la acción de niveles de autoridad y/o
responsabilidad correspondiente, aseguran el
control a la ejecución de los procesos de la
Universidad del Cauca, orientándola al
cumplimiento de su Misión. Objetivo Construir
los elementos o estándares de control necesarios
para auto controlar el desarrollo de las
operaciones, tomando como base los estándares de
carácter estratégico definidos en el Subsistema
de Control Estratégico..
IMPLEMENTACION DEL MECI
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Subsistema Control de Evaluación Compon
entes Auto evaluación- Evaluación
Independiente-Planes de Mejoramiento
Conjunto de elementos que al interrelacionarse
permiten valorar permanentemente la efectividad
del Control Interno en la Universidad del Cauca,
la eficacia, eficiencia y efectividad de sus
procesos , el nivel de ejecución de sus planes y
programas, los resultados de su gestión, detectar
desviaciones, establecer tendencias y formular
recomendaciones. OBJETIVO Desarrollar
mecanismos de medición, evaluación y verificación
necesarios para determinar la eficacia y
eficiencia del Sistema de Control Interno
Institucional con el propósito de contribuir al
cumplimiento de sus objetivos.
IMPLEMENTACION DEL MECI
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ETAPAS DESARROLLADAS EN LA IMPLEMENTACION DEL
MODELO

• ETAPA 1 PLANEACIÓN
• 1.Compromiso de la dirección-Acto Administrativo
  de adopción del modelo para la Universidad del
  Cauca ( Resolución R-017 del 19 de enero de 2006)
• 2. Definición de responsabilidades
• Resolución R-802 de Octubre de 2006 se constituye
  el Grupo directivo MECI y se designa
  representante de la Dirección al Vicerrector
  Administrativo
• Resolución R-803 de Octubre de 2006 se constituye
  el Grupo Operativo MECI, modificado y recompuesto
  mediante resoluciones R-887 de Noviembre de 2006,
  R-352 de Agosto 2007 y R-055 de Febrero de 2008
• 3. Sensibilización, Socialización y Capacitación
  a los servidores Universitarios.
• Conferencia dictada por el Coautor del Modelo,
  para personal directivo y jefes de Oficinas.
• Presentación y socialización del modelo en
  diferentes escenarios.
• Reproducción y difusión del plegable Lvmen
  entregado a a cada servidor
• 4. Realización de diagnostico y planes de trabajo
  para el desarrollo de cada elemento del modelo

IMPLEMENTACION DEL MECI
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ETAPAS DESARROLLADAS EN LA IMPLEMENTACION DEL
MODELO

• ETAPA 2 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO
• Componente Ambiente de Control
• Lineamientos sobre una ética universitaria-
  Resolución 090 de 2008
• Manual de Operaciones para el proceso
  Administración del Talento Humano
• Documento de Políticas Universitarias
• Componente Direccionamiento Estratégico
• Adopción del Modelo de Operación por Procesos
  para la Universidad del Cauca Resolución 054 de
  2009 ( Mapa de Procesos y sus caracterizaciones-Po
  líticas de Operación, Indicadores ,Procedimientos
  reflejado en Manual de Procedimientos-Estructura
  orgánica-Planta de Cargos y Manual de Funciones y
  Competencias y demás instrumentos y herramientas
  derivadas)

IMPLEMENTACION DEL MECI
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ETAPAS DESARROLLADAS EN LA IMPLEMENTACION DEL
MODELO

• ETAPA 2 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO
  (CONTINUACIÓN)
• Componente Administración de Riesgos
• Mapa de Riesgos por dependencias e Institucional
• Plan de Manejo de Riesgos
• Componente Actividades de Control
• Políticas de Operación por procesos
• Procedimientos
• Indicadores
• Manual de Procedimientos

IMPLEMENTACION DEL MECI
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ETAPAS DESARROLLADAS EN LA IMPLEMENTACION DEL
MODELO

• ETAPA 2 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO
  (CONTINUACIÓN)
• Componentes Información y Comunicación Pública-
  (Manual de Operaciones para el Proceso de
  Comunicación COM-MN-001- Plan de Medios de
  Comunicación Institución- COM-.OD-001)
• Información Primaria
• Información Secundaria
• Sistemas de información
• Comunicación Organizacional
• Comunicación Informativa
• Medios de Comunicación

IMPLEMENTACION DEL MECI
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ETAPAS DESARROLLADAS EN LA IMPLEMENTACION DEL
MODELO

• ETAPA 2 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO
  (CONTINUACIÓN)
• Componentes Auto evaluación Evaluación
  independiente
• Herramientas y Mecanismos conducentes a practicar
  la evaluación al control y a la gestión (en
  construcción para aplicar a partir del presente
  año)
• Evaluación Independiente ( por parte de los
  organismos de Control y Oficina de Control
  Interno)
• Planes de Mejoramiento ( sobre los hallazgos
  detectados por los organismos de control en sus
  visitas de control)
• Plan de Mejoramiento Individual ( Con base en los
  resultados de la evaluación del desempeño
  practicada al iniciarse el presente año)

IMPLEMENTACION DEL MECI
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POR DESARROLLAR

• ETAPA 3 Evaluación a la Implementación del
  Modelo
• Aplicación de las herramientas
  e instrumentos diseñados para evaluación del
  modelo en sus diferentes componentes.
• ETAPA 4 Elaboración de Normograma ( En
  construcción)

IMPLEMENTACION DEL MECI
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ARTICULACION MODELO ESTANDAR DE CONTROL
INTERNO-MECI Y SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD-
CICLO PHVA
IMPLEMENTACION DEL MECI
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La Calidad Compromiso de TODOS
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Qué significa calidad ?

• Satisfacer las necesidades de los usuarios.
• Ser excelente.
• Adelantarnos a las expectativas de los usuarios.
• Hacer las cosas bien desde la primera vez.
• Demostrar a los beneficiarios de nuestros
  servicios que la empresa es confiable en el
  producto o servicio que ofrece.

Sólo hay una definición de calidad y esa
definición la da el usuario.
La Calidad Compromiso de TODOS
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QUE ES UN SISTEMA

• Es un conjunto de funciones o actividades dentro
  de una organización interrelacionadas para lograr
  los objetivos de ésta.

La Calidad Compromiso de TODOS
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QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD?
Es una herramienta administrativa que facilita el
manejo sistémico de una organización, propiciando
un cambio en la cultura organizacional de tal
manera que se de un enfoque hacia el usuario,
mediante la implementación o reorganización de
diferentes procesos.
La Calidad Compromiso de TODOS
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Objetivos con la implantación de un S.G.C.

• Generar o inspirar confianza, a las familias,
  estudiantes, comunidad y al estado sobre la
  calidad de los productos o servicios ofrecidos,
  es decir que cumplen con sus expectativas
• Mejorar en forma continua en la manera de
  trabajar
• Documentar oficialmente los procesos y
  procedimientos, conservando así la experiencia y
  el conocimiento en las operaciones
• Impulsar la orientación de la organización hacia
  el usuario
• Permitir la conservación del conocimiento de la
  Institución
• Prestigio regional, nacional e internacional de
  los productos o servicios certificados

usuarios Satisfacción
La Calidad Compromiso de TODOS
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Principios para la Gestión de la Calidad

• - Enfoque al usuario
• - Liderazgo
• - Participación del personal
• - Enfoque basado en procesos
• - Enfoque de sistema para la gestión
• - Mejora continua
• - Enfoque basado en hechos para la toma de
  decisión
• Relaciones mutuamente beneficiosas con el
  proveedor
• Coordinación Cooperación y Articulación
• Transparencia

La Calidad Compromiso de TODOS
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Pensar
CALIDAD
Sentir
Actuar
La Calidad Compromiso de TODOS
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QUE TENEMOS!!!
La Calidad Compromiso de TODOS
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• Política de Calidad
• Objetivos de Calidad

3. Mapa de Procesos
4. Procesos Caracterizados
5. Procedimientos, Manuales, Guías,
Instructivos, Formatos
La Calidad Compromiso de TODOS
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QUE HACE FALTA!!!
La Calidad Compromiso de TODOS
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• Avalar el Manual de la Calidad Institucional
• Avalar los procedimientos obligatorios de la
  norma NTCGP1000
• Avalar los indicadores de los procesos
• Conformar y capacitar el grupo de auditores
  internos de Calidad-MECI
• Realizar las Auditorias integrales de Calidad
  (NTGP100-MECI) para todos los procesos
  Institucionales

La Calidad Compromiso de TODOS
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Indicadores
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Indicadores
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INDICADOR

• Un indicador es una medida de la condición de un
  proceso o evento en un momento determinado
• Permiten tener un control adecuado sobre la
  situación dada, hacen posible el predecir y
  actuar con base en las tendencias positivas o
  negativas observadas en su desempeño global
• Son una forma clave de retroalimentar el proceso,
  de monitorear el avance o ejecución de un
  proyecto, planes estratégicos.

Indicadores
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INDICADORES
Los Indicadores se pueden expresar de manera
cualitativa o cuantitativa DE MANERA
CUALITATIVA Escala Muy bueno, Bueno, Regular,
Mal, Muy mal Valorativos Fuerte, Débil,
Incipiente Binarios SI, No
Indicadores
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INDICADORES

• DE MANERA CUANTITATIVA
• Constituidos de una medida directa y única del
  aspecto a evaluar. Por lo general corresponden a
  números absolutos.
• 2. Números relativos o quebrados Razones,
  Proporciones, Índices, tasas etc.

Indicadores
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Los indicadores son para..

• Poder interpretar lo que está ocurriendo
• Tomar medidas cuando las variables se salen de
  los límites establecidos
• Definir la necesidad de introducir cambios y/o
  mejoras y predecir sus consecuencias en el menor
  tiempo posible

Indicadores
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Importante

• Los indicadores son ante todo, Información, es
  decir agregan valor, no son datos.
• Constituyen un eficaz apoyo para la toma de
  decisiones
• Son un MEDIO y no un FIN
• Es una organización se debe contar con el mínimo
  número posible de indicadores que garanticen
  información constante, real y precisa
• Siempre debe reflejar una intención o propósito

Indicadores
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Importante

• Como los procesos son dinámicos, las
  organizaciones deber tener presente que los
  indicadores deben ser revisados a la par con los
  objetivos, estrategias y los procesos, para
  mantenerlos vigentes

Indicadores
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Plantilla del Indicador
Indicadores
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Plan Manejo de Riesgo - Mapa de Riesgos
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Socialización del Plan de Contingencia 2009
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1. Objetivos
1.1. Objetivos Generales

• Facilitar la comprensión de la conceptualización
  de la teoría sobre los Planes de contingencia.
• Desarrollar estrategias metodologicas que
  permitan el control efectivo de los riesgos
  institucionales.

Socialización del Plan de Contingencia 2009
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1.Objetivos
1.2. Objetivos Específicos

• Socializar la temática que permita facilitar los
  conceptos teóricos sobre el Plan de Contingencia
  y la metodología aplicada en la construcción
  técnica del mismo, de tal forma que sea utilizada
  como una herramienta importante en el control de
  los riesgos, como un mecanismo, que contribuya de
  manera efectiva a la capacidad de reacción de la
  Universidad para cubrir la eventualidad enmarcada
  en la contingencia.
• Brindar el apoyo procedimental para la aplicación
  de la metodología propuesta en la construcción
  efectiva de los Planes de contingencia.

Socialización del Plan de Contingencia 2009
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2.Alcances

• Aplicación de la metodología de construcción para
  todas las dependencias de la Universidad en
  aquellos procedimientos que lo ameriten según el
  análisis de riesgos.
• Realización de presentaciones y capacitaciones
  sobre el tema, de tal forma que se logre la
  asimilación de la temática propuesta.

Socialización del Plan de Contingencia 2009
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3. Desarrollo de la temática.
3.1. Teoría de Planes de Contingencia.

• Introducción
• La Universidad debe prepararse para enfrentar las
  emergencias que puedan afectar el logro de los
  objetivos institucionales, a través de acciones
  preventivas de manejo de aquellos riesgos, cuyos
  impactos sean calificados en grado catastrófico y
  de los residuales, que después de ser haber sido
  reducidos o transferidos, han sido valorados como
  críticos( riesgos ubicados en las zonas de
  inaceptables e importantes).

Socialización del Plan de Contingencia 2009
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3. Desarrollo del Informe
3.1. Teoría de Planes de Contingencia
Definición Conjunto de procedimientos
alternativos al desarrollo normal de cada
empresa, cuya finalidad es la de permitir su
funcionamiento, aún cuando se obstaculice por
causa de la materialización de algún riesgo o
incidente interno o ajeno a la organización. Plan
de contingencia es por lo tanto, el proceso que
permite contrarrestar y minimizar las
consecuencias adversas en una situación de
crisis, al presentarse o hacerse realidad un
riesgo, para recuperar la operatividad y
funcionamiento, casi en condiciones normales, de
la dependencia.
Socialización del Plan de Contingencia 2009
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3. Desarrollo del Informe
3.1. Teoría de Planes de Contingencia
Conceptualización El Plan de Contingencia
obedece a un proceso formal que incluye la
determinación de los factores críticos, el
establecimiento de los equipos de trabajo y
alternativas de solución de la contingencia,
escalas horarias, una prueba real del mismo plan,
la capacitación de las personas involucradas y su
constante actualización. Dependiendo de la
magnitud del daño y del tiempo estimado en su
recuperación, se deben ejecutar acciones a la
contingencia.
Socialización del Plan de Contingencia 2009
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3. Desarrollo del Informe
3.1. Teoría de Planes de Contingencia
Conceptualización Si la materialización de un
riesgo o daño ocasiona que el procedimiento esté
fuera de línea u operación por unos pocos
segundos, no se requerirán mayores acciones, al
menos que el procedimiento sea de misión crítica
y estén involucrados recursos irrecuperables.
Si, por el contrario, la reparación del daño
demora horas, como puede ser el caso del sistema
de atención a los usuarios, la institución se
verá duramente afectada, impactando así en la
satisfacción de los mismos.
Socialización del Plan de Contingencia 2009
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3. Desarrollo del Informe
3.1. Teoría de Planes de Contingencia

• Etapas de elaboración del Plan
• Situación Actual identificación y prioridad de
  los procedimientos y recursos vitales.
• Análisis de Riesgo e Impacto, recomendaciones de
  protección.
• Estrategias y alternativas de recuperación.
• Equipo humano de recuperación, funciones y
  acciones de recuperación.
• Guías, protocolos y ejecución de una prueba.
• Elaboración del manual de Contingencia.
• Presentación Ejecutiva.

Socialización del Plan de Contingencia 2009
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3. Desarrollo del Informe
3.1. Teoría de Planes de Contingencia

• Contenido del Plan
• La naturaleza de la contingencia.
• Las repercusiones operativas de la contingencia.
• Las respuestas viables a la emergencia.
• Las implicaciones financieras de las respuestas.

Socialización del Plan de Contingencia 2009
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3. Desarrollo del Informe
3.1. Teoría de Planes de Contingencia

• Composición del Plan
• El Plan de Contingencias comprende tres
  subplanes
• El Plan de Respaldo contempla las contramedidas
  preventivas( acciones del mapa).
• El Plan de Emergencia contempla las
  contramedidas inmediatas o posteriores a la
  materialización de una amenaza.
• El Plan de recuperación contempla las medidas
  posteriores a la materialización y control de la
  amenaza.

Socialización del Plan de Contingencia 2009
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3. Desarrollo del Informe
3.1. Teoría de Planes de Contingencia

• El Plan indicará
• Qué recursos materiales son necesarios.
• Qué personas se involucran en el cumplimiento del
  plan.
• Cuáles son sus responsabilidades concretas y su
  rol .
• Qué protocolos de actuación deben seguirse.

Socialización del Plan de Contingencia 2009
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3. Desarrollo del Informe
3.2. Ejemplos de Planes de Contingencia
Ejemplo 1 Caso Tangible de una Empresa
Textil. Anexo 1. Ejemplo 2 Caso División
Financiera Universidad del Cauca. Anexo 2.
Documento sobre Planes de Contingencia. Anexo
3. Formato de contenido de un Plan de
Contingencia. Anexo 4. Ejemplo Formato Plan
de Contingencia. Anexo 5.
Socialización del Plan de Contingencia 2009
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Planes de Acción
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El Plan de Acción es una herramienta de gestión
que permite a cada dependencia orientar sus
procesos y recursos (humanos, físicos, económicos
e institucionales) hacia el logro de objetivos y
metas anuales. Las actividades del Plan de
Acción son actividades diferentes, a las de
rutina que desarrolla normalmente cada
dependencia. Los Indicadores facilitan el
seguimiento y evaluación de las acciones
programadas, por lo tanto deben ser claros y
fáciles de medir. Es necesario adicionar a los
Planes de Acción, a partir del presente año,
actividades relacionadas con Indicadores de
Gestión y con el Plan de Manejo de Riesgos.
Planes de Acción
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Formato OP-FOR-009 Plan de acción
Planes de Acción
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MISION VISION PROPOSITOS PRINCIPIOS
ESTUDIANTES COMUNIDAD EMPRESAS ESTADO
P.E.I.
PLAN DE LARGO PLAZO
PLANES DE DESARROLLO
PLANES DE ACCION Y DE
MEJORAS
PROCESOS ESTRATEGICOS MISIONALES DE APOYO DE
CONTROL
Planes de Acción
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PLANES DE ACCION Y DE MEJORAMIENTO
PLANES DE DESARROLLO POR UNIDADES
PROSPECTIVA 2012
PEI
Planes de Acción
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PRINCIPIOS RECTORES DE LA PLANEACION EN LA
UNIVERSIDAD DEL CAUCA
La planeación es una función integradora e
inherente a cada una de las dependencias
académicas y administrativas de la Universidad.
Por lo tanto debe regirse por una cultura
holística y sinérgica en toda la comunidad
universitaria. La Universidad del Cauca
organiza sus actividades de acuerdo con un
sistema integral de planeación y las decisiones
que adoptan las autoridades universitarias serán
estudiadas según las técnicas y métodos de
planeación establecidos.
Planes de Acción