Diapositiva 1

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El Procedimiento Administrativo Electrónico
Planteamiento de Consideraciones Jurídicas y
Determinación de Bases para su Implementación
Rodrigo Moya García Investigador Académico
Centro de Estudios en Derecho Informático
II ENCUENTRO DE DERECHO Y TECNOLOGIAS. FACULTAD
DE DERECHO. UNIVERSIDAD DE CHILE Octubre, 2007
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Concepto
Políticas Públicas destinadas a implementar el
Gobierno Electrónico
Ambitos
Fases
Iniciativas
Antecedentes Jurídicos e Institucionales del
Procedimiento Administrativo Electrónico
Contenido
Ley 19.799, sobre documentos electrónicos y
firmas electrónicas
Principio de equivalencia de soportes
Reglamento
Ley 19.880, de bases para la implementación de
procedimientos administrativos
Objetivo
Contenido
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Ley de Bases de Procedimientos Administrativos
(19.880)
Establece y regula las bases del procedimiento
administrativo de los actos de la Administración
del Estado
Artículo 5
Artículo 18
Artículo 19
El procedimiento administrativo y los actos
administrativos a los cuales da origen, se
expresarán por escrito o por medios electrónicos,
a menos que su naturaleza exija o permita otra
forma más adecuada de expresión y constancia.
Todo el procedimiento administrativo deberá
constar en un expediente, escrito o electrónico,
en el que se asentarán los documentos presentados
por los interesados, por terceros y por otros
órganos públicos, con expresión de la fecha y
hora de su recepción, respetando su orden de
ingreso.
El procedimiento administrativo podrá realizarse
a través de técnicas y medios electrónicos. Los
órganos de la Administración procurarán proveerse
de los medios compatibles para ello, ajustándose
al procedimiento regulado por las leyes
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(No Transcript)
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Análisis Situación Actual
Falta de entendimiento o desconocimiento de las
normas
Existencia de Marco Jurídico
Existencia de normas diseminadas
Resolver Problemáticas Jurídicas y Establecer
Bases para su Implementación
Proceso previo de modernización
Reconocimiento de Potencialidades de las TICs
Dificultades de implementación
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Tópicos Necesarios de Resolver
Determinar la real necesidad de implementar TICs
en el Procedimiento Administrativo Electrónico.
NECESIDAD DEL PAE
Determinar el carácter voluntario u obligatorio
en la implementación de iniciativas relacionadas
con el Procedimiento Administrativo Electrónico.
NATURALEZA DEL PAE
Analizar la problemática de la presentación y uso
de documentos electrónicos en el Procedimiento
Administrativo Electrónico.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Visualizar la necesidad de utilizar mecanismos
que aseguren la integridad, autenticidad y no
repudiación de los documentos electrónicos en el
Procedimiento Administrativo Electrónico.
FIRMA ELECTRÓNICA
Resolver el tema de la ordenación, respaldo y
conservación de los documentos electrónicos en el
contexto del Procedimiento Administrativo
Electrónico.
EXPEDIENTE Y RESPOSITORIO ELECTRÓNICO
Determinar la viabilidad de implementar
comunicaciones electrónicas, intraestado y a los
interesados y establecer los requisitos para
garantizar su eficiencia, seguridad y legalidad.
COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS
PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Analizar la forma en que se debe dar protección a
los datos personales, en el contexto del
Procedimiento Administrativo Electrónico.
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Potencialidades Asociadas a la Utilización de
Medios Electrónicos
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Problemáticas Asociadas a la Utilización de
Medios Electrónicos
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Delimitación Conceptual
Elementos de informática jurídica y derecho
informático
El procedimiento administrativo electrónico es
una sucesión de actos trámite vinculados entre
sí, emanados de la Administración y, en su caso,
de particulares interesados, que tiene por
finalidad producir un acto administrativo
terminal, y que se ha tramitado a través de
plataforma electrónica
Iniciación
Acto Administrativo
Instrucción
Finalización
Se traduce en el uso de herramientas y
aplicaciones informáticas en auxilio de las
diversas labores administrativas que implican la
tramitación de un Procedimiento Administrativo y
la automatización de los diversos trámites
(actuaciones, resoluciones y diligencias) que se
llevan a cabo el mismo.
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Consideraciones en torno a la realidad país y
brechas digitales
Voluntariedad en el Uso del PAE
El PAE como resultado de un proceso
Finalidad acto administrativo decisorio
Discrecionalidad en el uso del PAE
Incentivos o estímulos para su uso
Condiciones o términos de uso
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La Desmaterialización del Documento
Concepto de Documento Electrónico
Artículo 2 letra d) de la Ley 19.799 toda
representación de un hecho, imagen o idea que sea
creada, enviada, comunicada o recibida por medios
electrónicos y almacenada de un modo idóneo para
permitir su uso posterior
Escritura
Uso de Documento Electrónico en el PAE
Características del Documento Electrónico
Alterabilidad
Copias
Artículo 6 y 7 Ley 19.799
Utilización de DE ante OAE
Artículo 5 Ley 19.880
Artículo 51 Reglamento ley 19.799
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La Interoperabilidad de los Documentos
Electrónicos
Decreto 81. Norma Técnica para los órganos de la
Administración del Estado sobre interoperabilidad
de documentos electrónicos (modificado por
Decreto 158).
Artículo 7
Artículo 12
Artículo 8
Requisitos
Estándar
Seguridad

• Tener flexibilidad y extensibilidad.
• Poseer un sistema multiplataforma.
• Ser permanentes en el tiempo.
• Ser interoperables.
• Representación impresa de un documento
  electrónico mecanismo que permita verificar la
  integridad y autenticidad de los mismos.

El documento electrónico deberá ser codificado en
formato XML v.1.0, y utilizar XML Schema para
definir los esquemas de los distintos tipos de
documentos. Agrega además que cada esquema
definido debe ser público y de libre acceso.
Incorporación de firma electrónica deberá hacerse
de conformidad con XML Signature.
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La Interoperabilidad de los Documentos
Electrónicos
Decreto 81. Norma Técnica para los órganos de la
Administración del Estado sobre interoperabilidad
de documentos electrónicos (modificado por
Decreto 158).
Artículo 14
Artículo 3
Identificación
Niveles
Cada documento deberá tener un identificador
único asociado a su localización.
Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3
Recepciona Almacena Envía
Recepciona Almacena Envía Genera
Recepciona Almacena Envía Genera Procesa
2004
2008
2011
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Problemáticas Asociadas al uso de Documento
electrónico
Aspectos Procesales
EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
Materialidad
Respaldo y conservación
REPOSITORIO ELECTRÓNICO
Derivadas de su Naturaleza
Autenticidad
Seguridad
Integridad
FIRMA ELECTRÓNICA
No repudio
Confidencialidad
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La Necesidad de contar con mecanismos de
seguridad
Concepto de Firma Electrónica (técnico)
Cualquier símbolo o medio basado en medios
electrónicos, utilizado con la intención de
autenticar un documento, cumpliendo todas o
alguna de las funciones características de la
firma manuscrita.
Uso de Firma Electrónica en el PAE
Firma Electrónica Simple
Estatuto Jurídico de la Firma Electrónica
Firma Electrónica Avanzada
Valor Probatorio
Qué y cómo debo firmar?
Utilización de FE en los OAE
Proceso de Certificación
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El Expediente Electrónico
Un Procedimiento Administrativo supone la
existencia de documentos o piezas, en forma de
copias u originales, según corresponda, que
guarden relación directa con la tramitación del
mismo, constituyéndose de esta manera en el
fundamento directo de la necesidad de contar con
un sistema que soporte, sistematice y ordene la
documentación
Todo el procedimiento administrativo deberá
constar en un expediente, escrito o electrónico,
en el que se asentarán los documentos presentados
por los interesados, por terceros y por otros
órganos públicos, con expresión de la fecha y
hora de su recepción, respetando su orden de
ingreso. Asimismo, se incorporarán las
actuaciones y los documentos y resoluciones que
el órgano administrativo remita a los
interesados, a terceros o a otros órganos
públicos y las notificaciones y comunicaciones a
que éstas den lugar, con expresión de la fecha y
hora de su envío, en estricto orden de ocurrencia
o egreso.
Artículo 18 inciso tercero Ley 19.880
Además, deberá llevarse un registro actualizado,
escrito o electrónico, al que tendrán acceso
permanente los interesados, en el que consten las
actuaciones señaladas en el inciso precedente,
con indicación de la fecha y hora de su
presentación, ocurrencia o envío.
Artículo 18 inciso cuarto Ley 19.880
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Decreto 81. Norma Técnica para los órganos de la
Administración del Estado sobre interoperabilidad
de documentos electrónicos (modificado por
Decreto 158).
documento electrónico compuesto por una serie
ordenada de actos y documentos representados en
formato electrónico, dispuestos en estricto orden
de ocurrencia, de ingreso o egreso en aquél, y
que corresponde a un procedimiento administrativo
o asunto determinado (artículo 5)
Definición
Para los efectos de identificar los componentes
del expediente y facilitar la recuperación eficaz
de la información, se deben señalar los metadatos
para singularizan el expediente y cada
procedimiento.
Tomando en consideración normas de
responsabilidad, se debe señalar en forma clara
quien es el responsable del registro de cada
actividad.
Normas Formales
En el caso que incorpore comunicaciones
electrónicas, tanto el emisor como el
destinatario del documento deben estar
individualizados.
Indicar la fecha y hora de la recepción o envío
del documento o actuación que lo integra
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Decreto 81. Norma Técnica para los órganos de la
Administración del Estado sobre interoperabilidad
de documentos electrónicos (modificado por
Decreto 158).
Contenido
Los documentos electrónicos que emanen del órgano
público ante quien se realiza, como los que se
presenten por los interesados, terceros u otros
servicios.
Versiones
Toda vez que los documentos que conforman el
expediente electrónico pueden ser rectificados,
invalidados o suprimidos, se debe contemplar un
control de versiones de los documentos que
contiene.
Accesibilidad
Si un expediente electrónico está distribuido en
más de un sistema, debe contener referencias
técnicas que permitan identificar donde se
encuentra la información.
Requisitos
Seguridad
Garantizar su autenticidad e integridad, como
asimismo, su disponibilidad y el nivel de
confidencialidad que corresponda.
Publicidad
Confeccionar una relación actualizada de los
documentos y actuaciones del expediente, a
disposición de quienes tengan derecho a
consultarlo.
Mixto
Admitir la presentación de documentos en soporte
de papel, los que deberán ser digitalizados e
incorporados al expediente electrónico.
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EL REPOSITORIO ELECTRÓNICO
Concepto
Estructura electrónica donde se almacenan
documentos electrónicos.
Obligatoriedad
Los OAE que utilicen DE deberán contar con un
Repositorio o archivo electrónico a los efectos
de su archivo una vez que haya finalizado su
tramitación, de conformidad con las normas que
regulan a su respectiva oficina de partes.
Atributos
El Repositorio deberá garantizar la seguridad,
integridad y disponibilidad de la información en
él contenida.
Regulación (DS N 81 y REGL Ley 19.799)
Seguridad
Respaldo en copias de seguridad del Repositorio
Electrónico
Responsabilidad
El Repositorio será responsabilidad del
respectivo funcionario a cargo del archivo, sin
perjuicio de la celebración de convenios de
cooperación entre diferentes órganos o de la
contratación de una empresa privada.
Publicidad
El Repositorio deberá garantizar que se respeten
las normas sobre publicidad de los documentos,
contenidas en la Ley 18.575 sobre Bases de la
Administración del Estado y otras leyes
especiales.
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Problemáticas Asociadas a la Utilización de
Comunicaciones Electrónicas
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Ley 19.880
Notificaciones en forma personal o carta
certificada(nada señala sobre comunicaciones
electrónicas)
Artículo 51 Personas podrán relacionarse con los
órganos de la administración del Estado, a través
de técnicas y medios electrónicos con firma
electrónica, siempre que se ajusten al
procedimiento descrito en la ley y que tales
técnicas y medios sean compatibles con los que
utilicen dichos órganos.
REGL Ley 19.799
Regulación de las Comunicaciones Electrónicas
Asegurar disponibilidad y uso posterior
Decreto 77
Compatibilidad de sistemas de emisor y
destinatario
Medidas de seguridad que eviten accesos no
autorizados
Designación de casilla para recepción
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Decreto 77. Norma Técnica sobre eficiencia de las
comunicaciones electrónicas entre órganos de la
Administración del Estado y entre éstos y los
ciudadanos.
Interoperabilidad
Los órganos de la Administración deberán declarar
cuáles son los formatos y medios compatibles con
sus sistemas para efectos de enviarse correos
electrónicos y/o autenticarse y acceder al sitio
(en caos de utilizar sitio web)
Repositorio
Deberá quedar constancia de la transmisión y
recepción de las comunicaciones efectuadas por
medios electrónicos e identificarse el remitente,
destinatario, fecha y hora de las mismas.
Respaldos
deberán conservar los registros de estas
comunicaciones por un período de tiempo que no
podrá ser inferior a 6 años.
Regulación CE
Seguridad
El registro deberá ser cerrado diariamente por
medio de un mecanismo, manual o automatizado, que
garantice el no repudio e integridad, bajo la
responsabilidad del encargado del repositorio
Responsabilidad
Designación de uno o más funcionarios para que
reciban las comunicaciones electrónicas y las
distribuyan adecuadamente, para los efectos de
dar pronta y oportuna respuesta
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(No Transcript)
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(No Transcript)