ITEM 3: Secretariat report

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EMCEF TRACE Seminar II 31 March/ 1 April
2006 Developping guidelines for EWC Coordination
responding to restructuring Developper des
principes pour la coordination des CEE en
repondant aux restructurations
Getting to know each other round Programme of the
seminar
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• TRACE Seminar 27-29 January 2006

Objectives and content of EWC guidelinesdevelop
a trade union coordination strategy

• Objectives et contenu des guidelines
  developper une strategie syndicale coordonnée
• Prepared responses to restructuring (agree on
  scenarios principles) Preparer des
  reponses à la restructuration (délibérer des
  scénarios et principes)
• Define the role of the actors coordinator,
  secretariat, EWC committee Définer le
  rôle des acteurs les coordinateurs, le
  secretariat et le comité CEE dEMCEF
• Procedures for (re-)negotiation
• Mimimum standards for agreements (EMCEF
  checklist) Contenu minimal des accords

3
Friday 31 March Vendredi 31 Mars

• EWC game / Jeux comité dentreprise européen

Role of coordinators, secretariat and EMCEF - EWC
committee in a trade union coordination
strategy Rôle des coordinateurs, secretariat, et
Comité CEE de EMCEF dans une strategie syndical
de coordination
Saturday 1 April / morningSamedi 1 Avril / le
matin
Discussion of draft motion EMCEF general assembly
Instruments EMCEF principles how to respond to
restructuring in a coordinated way Instruments
Principes dEMCEF pour riposter aux
restructurations de manière coordonnée
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principles of EMCEF / principes dEMCEF
based on EMF / basé sur la FEM

• Develop an early warning system full
  transparency of information mettre sur pied un
  système dalerte rapide transparance totale des
  informations
• Ensure full compliance with info consultation
  rights EWC (and at national level) Explore
  other legal possibilities to ensure that workers
  are heard Assurer le respect des droits à linfo
  et la consutlation CEE (et aux niveau national)
  recours juridiques pour que travailleurs sont
  entendu
• EMCEF cooperation between coordinator and
  secretariat EMCEF cooperation entre le
  coordinateur et secretariat
• Draw up a common approach (constructiveness/try
  to anticipate/binding commitments/exhange
  information on social plans) établir une
  platforme commune (constructivité/ essayer
  danticiper/ engagements contraingnants/(echange
  info sur mesures sociales)
• communication strategy (try to gain influence)
  strategie de communication

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Making the missing EWCs

• A list of companies without EWCs is on EMCEF
  intranet.
• The EMCEF statutary EWC committee members
• Correct this list
• Point out priority companies
• Endorse a trade union coordinator
• Help to organise second written demand
• The secretariat is informed by that coordinator
  on
• Written demands
• Composition SNB
• Signed agreement
• Composition EWC
• And reports to the EWC committee by e-mail
  intranet
• This way EWC committee members can react if they
  see problems

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EWC work for EMCEFnotre travail à faire

• /- 4000 EWC members (membres CEE)
• /- 500 select committees (comités restreints)
• /- 200 EWC chairs/secretaries (présidents de
  CEE)
• /- 250 companies where an EWC needs to be set up
  (entreprises où on devra encore établir des CEE)
• EMCEF coordinators (coordinateurs)
• EMCEF statutory EWC committee (CEE comité
  statutaire dEMCEF)
• EMCEF secretariat (Secretariat dEMCEF)
• union officers of affiliates following companies

Actors EWC coordinationActeurs pour la
coordination des CEE
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EWC coordination
200 Multinational Companies
European Works Council
Chair / secretary
Select committee
Cooperation with union officers of affiliates
EMCEF Coordinator
EMCEF secretariat
EMCEF EWC committee
EMCEF affiliated unions
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• TRACE Seminar 27-29 January 2006

Objectives and content of EWC guidelinesdevelop
a trade union coordination strategy

• Objectives et contenu des guidelines
  developper une strategie syndicale coordonnée
• Prepared responses to restructuring (agree on
  scenarios principles) Preparer des
  reponses à la restructuration (délibérer des
  scénarios et principes)
• Define the role of the actors coordinator,
  secretariat, EWC committee Définer le
  rôle des acteurs les coordinateurs, le
  secretariat et le comité CEE dEMCEF
• Procedures for (re-)negotiation
• Mimimum standards for agreements (EMCEF
  checklist) Contenu minimal des accords

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Role EMCEF coordinater

• Point of contact to EWC for EMCEF
• should keep EMCEF secretariat regularly informed
• Will get training and guidance from secretariat
• Should follow EWC as close as posible also
  inbetween meetings
• Develop quality of EWC functioning
• COACHING ROLE
• All get integrated in EWC - Safeguards European
  approach trade union approach (cohesion / avoid
  dominance)
• Expert role to EWC
• Be able to answer questions from Emcef
  affilites
• Carefullness is needed in contact with management
  not to dominate in this.

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appointment trade union coordinater

• The coordinators on the list on the emcef
  intranet are contacted and invited to the
  training seminars planned for the winter
• The secretariat will propose EWC coordinators to
  the statutory EWC committee, who endorses.
• Only full time trade union officers can become
  coordinator
• Affiliates need to provide facilities and support
  to EWC coordinators

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Role EMCEF secretariat

• Overal coordination and political guidance
• Reporting on activities to the Congres, presidium
  , statutory EWC committee and outside.
• Provide coordinators with back up and support
  from trade union officers of affiliates following
  a MNC in the various countries
• Follow up that everything runs smoothly
• Build training for coordinators
• Make agreements available on intranet
• Inform coordinators through
• intranet,
• a newsletter,
• the minutes of the statutory EWC committee

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Discussion

• comments

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• TRACE Seminar 27-29 January 2006

Objectives and content of EWC guidelinesdevelop
a trade union coordination strategy

• Objectives et contenu des guidelines
  developper une strategie syndicale coordonnée
• Prepared responses to restructuring (agree on
  scenarios principles) Preparer des
  reponses à la restructuration (délibérer des
  scénarios et principes)
• Define the role of the actors coordinator,
  secretariat, EWC committee Définer le
  rôle des acteurs les coordinateurs, le
  secretariat et le comité CEE dEMCEF
• Procedures for (re-)negotiation
  Procedures pour la renegotiation des accords
• Mimimum standards for agreements (EMCEF
  checklist)

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Procedure for negotiating
Saturday 28 January 2006

• New EWC agreement (nouveau accord CEE)
• Framework agreement (accords cadres)
• Alternative way out of restructuring (solutions
  alternatives pour des restructurations)
• Agreement on participation in SE (accord sur la
  participation dans SE - Société Anonyme
  Européenne)

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Responses to restructuring
TRACE Seminar 27-29 January 2006 Developping
guidelines for EWC Coordination responding to
restructuring

• Based upon the 10 principles
• adopted by the EMF executive, June 2005

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Responding to MNC restructuring

• Restructuring can make companies more viable and
  secure future quantities of jobs and the quality
  of their working conditions
• In short term restructuring enhances mergers,
  transfers of production, collective redundancies
  and plant closures
• loss of employment security among employees
  counters motivation and commitment
• To assure the productivity, profitability and
  employment in the company during and after the
  restructuring, it is best to handle restructuring
  in a social responsible way
• The best way to do this is in social dialogue
  between Management, workers representatives in
  the EWC and Trade unions affiliated to EMCEF

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Challenges of MNC restructuring

• The risk of different plants and trade unions
  being played off against each other
• A reaction of trying to avoid any local pain is
  more evident than one of sharing the pain
• A coordinated response may have less painfull
  results in total
• coordination is easier with prepared scenarios
• Each restructuring is unique, nevertheless
  lessons can be drawn and principles agreed to
  prepare reactions

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• Develop early warning system

• Check rumours of a restructuring with EWC
  colleagues
• If information is confirmed, inform national
  union officers, the EMF Secretariat, the EMCEF
  EWC coordinator and EWC members
• Anticipation is a pre-condition for influencing
  the decision-making process. Informing all
  actors allows rapid reaction.
• Vérifier toute rumeur de restructuration auprès
  de collègues du CEE
• En cas de confirmation, communiquer aux
  responsables syndicaux nationaux, au Secrétariat
  de la EMCEF, au coordinateur EMCEF et aux membres
  du CEE
• Pour influencer le processus de décision, un seul
  mot dordre  an-ti-ci-per. Informer tout les
  acteurs concernés leur permet de réagir
  rapidement.

• Mettre sur pied un système dalerte rapide

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2. Full transparency of information

• Full transparency of information is imperative to
  build a climate of trust and confidence, which is
  the prerequisite for a joint and co-ordinated
  response.
• Any attempt from management to strike a deal with
  one plant or in one country will be reported to
  the colleagues concerned or to the co-ordination
  group.
• No negotiation will be concluded before having
  informed and consulted with the colleagues
  concerned or the co-ordination group.
• Une transparence totale des informations est
  essential pour établir un climat de confiance, ce
  qui est indispensable pour pouvoir réagir de
  manière commune et coordonnée.
• Les collègues du groupe de coordination seront
  informés de toute tentative de la direction de
  conclure un accord au niveau dune usine ou dun
  pays.
• Aucun négociation sera clôturées avant que les
  collègues concernés ou le groupe de coordination
  aient été informés et consultés.

2. Transparence totale des informations
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3. Ensure compliance info consultation
rights EWC (and at national level)

• Request extraordinary meeting of the EWC
• (1) to obtain more information before the final
  decision is taken, Access to relevant
  information is essential to understand the
  company strategy and propose alternative
  measures.
• (2) to agree on a timeframe for consultation.
• the necessary time to develop these alternative
  proposals needs to be provided in a timeframe for
  consultation.
• convoquer une réunion extraordinaire du CEE
• (1) pour essayer dobtenir des compléments
  dinformation avant que la décision finale ne
  soit prise
• Laccès aux informations pertinentes est
  essentiel pour comprendre la stratégie de
  lentreprise
• (2) établir un calendrier des consultations.
• Il faudrait en outre que les travailleurs et
  leurs représentants disposent du temps nécessaire
  pour concevoir et proposer des propositions
  alternatives.

3. Assurer le respect des droits à linfo et la
consultation CEE (et aux niveau national)
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4. Explore legal possibilities that workers are
heard

• EMCEF secretariat can request that EWC members
  are heard in the EU Commission merger control
  procedure.
• Questions are best formulated in terms of abuse
  of dominant position. Social consequences can be
  raised but are not considered by DG Competition.
• The secretariat can organise a preperation
  meeting for such a consultation at DG
  Competition. The secretariat covers expenses of
  the meeting venue. Travel and accomodation costs
  are covered by participative trade unions. In
  principle all meetings will be conducted in one
  language, most probably english. Otherwise,
  interpretation costs will not be covered by EMCEF
  
• Le secretariat dEMCEF peut demander par écrit
  que des membres du CEE sont entendus dans la
  procédure de contrôle des fusions de la
  Commission européenne.
• Questions à la DG Concurrence sont de préference
  formulé en termes dabus de position dominante.
  Les conséquences sociales peuvent être mentionné
  mais ne sont pas prise en consideration dans ce
  cadre là.
• Pour un tel consultation par DG Concurrence, une
  réunion preparatoire peut être organisées sous
  légide de EMCEF. En principe, la EMCEF couvrira
  les frais dorganisation de ces réunions. Tous
  les autres frais (hébergement, voyage, etc.)
  seront couverts par les syndicats nationaux. En
  principe, toutes les réunions se dérouleront dans
  une seule langue, très probablement langlais.
  Sinon, des coûts pour linterpretation ne sont
  pas couvert par EMCEF.

4. Recours juridiques pour que travailleurs sont
entendu
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5. European approach coordinator cooperation
with secretariat

• The EMCEF Coordinator takes care of the general
  interests of all workers, all through the
  process.
• The EMCEF secretariat provides support together
  with trade union officers active in the company,
  tie together all the potential actors around the
  same objective
• This will be the driving force behind the
  European strategy and the establishment of a
  European, co-ordinated response. Eventually, it
  will become a social dialogue group in the event
  of framework negotiations at European level.
• Le coordinateur de la EMCEF veillera aux intérêts
  généraux des travailleurs tout au long du
  processus.
• Le secrétariat dEMCEF ensemble avec les
  personnes de contact des affiliés, fournissent du
  support, en rassemblant autour du même objectif
  lensemble des acteurs potentiels 
• Ceci sera la force vive de la stratégie
  européenne et de létablissement dune réponse
  européenne coordonnée. Eventuellement, il se
  transformera en groupe de dialogue social en cas
  de négociations cadres au niveau européen.

5. Approche Européen coordinateur cooperation
avec secretariat
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Role EMCEF secretariat

• Overal coordination and political guidance
• Reporting on activities to the Congres, presidium
  , statutory EWC committee and outside.
• Provide coordinators with back up and support
  from trade union officers of affiliates following
  a MNC in the various countries
• Follow up that everything runs smoothly
• Build training for coordinators
• Make agreements available on intranet
• Inform coordinators through
• intranet,
• a newsletter,
• the minutes of the statutory EWC committee

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6. Draw up a common platform (constructiveness)

• A platform of common demands has to signal to
  management and to the outside world that workers
  intent to stand up together and develop
  co-ordinated actions.
• a plausible and coherent alternative concept
  combining an industrial plan with socially
  acceptable measures needs to be developed.
• External experts can help on this, just like the
  coordinator. The workload will be shared between
  all actors.
• Une plateforme de revendications communes devra
  signaler à la direction et au monde extérieur
  lintention des travailleurs de se défendre
  ensemble et délaborer ensemble des actions
  coordonnées.
• Un projet alternatif cohérent et plausible
  associant un programme industriel à des mesures
  socialement acceptables viendra parachever les
  revendications de base.
• Des experts externes peuvent aider avec ça, juste
  comme le coordinateur FEM. Le travail sera
  réparti entre les différentes parties prenantes

6. Etablir une platforme commune (constructivité)
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7. Envisage negotiated solutions acceptable for
all

• The unions, together with the EWC, will seek to
  negotiate a framework agreement with management
  at European level covering both industrial and
  social aspects, guaranteeing that restructuring
  is managed in a socially responsible manner and
  that the sustainability of the company and
  employment are guaranteed in the long run.
• All possibilities to mitigate the social
  consequences will be explored (reduction of
  working time, reallocation of work, early
  retirement, retraining, reclassification, etc.).
• Minimum standards for a social plan will be
  defined Europe-wide. No negotiation at national
  level or within one plant will be concluded
  before having informed and consulted with the
  colleagues concerned at European level.
• Les syndicats, avec laide du CEE, chercheront à
  négocier un accord-cadre avec la direction au
  niveau européen, couvrant à la fois les aspects
  industriels et les aspects sociaux, garantissant
  que la restructuration est effectuée de manière
  socialement responsable et que la pérennité de
  lentreprise et de lemploi est garantie sur le
  long terme.
• Tout ce qui permet datténuer les conséquence
  sociales sera exploré (réduction du temps de
  travail, réaffectation, retraite anticipée,
  recyclage, reclassement, etc.). Tout plan social
  devra respecter des normes minimales qui seront
  définies au niveau européen.
• Aucune négociation au niveau national ou au
  niveau de lusine ne sera clôturée tant que les
  collègues concernés au niveau européen nauront
  pas été informés et consultés.

7. Envisager des solutions négociées acceptables
pour tous
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8. Develop a communication strategy

• Exercising influence is the key to the success of
  your strategy.
• First reactions and decisions should be
  immediately relayed inside and outside.
• In order to ensure that the campaign is
  worker-based, the unions, EWC members and
  workers must be fully informed.
• Communicating to the outside world is also
  essential. The press, politicians, MEPs or anyone
  with influence can be rallied to your cause.
• Exercer dinfluence est crucial pour la réussite
  de notre stratégie.
• Les premières réactions et décisions doivent
  immédiatement être relayées interne et externe.
• Afin de garantir que la lutte est bien celle des
  travailleurs, les syndicats, les affiliés et les
  travailleurs doivent être pleinement informés.
• Il est également essentiel de communiquer avec le
  monde extérieur. La presse , les personnes
  politiques, les députés européens ou toute
  personne influente peuvent se rallier à notre
  cause.

8. Developer une stratégie de communication
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9. What if..? Transnational action?

• What if management is not willing to agree to a
  fair and constructive approach?
• Question of cross-border actions will to make our
  cause and our demands more visible?
• Such action has to be worker-based, and in line
  with national practices and traditions can be
  envisaged
• The secretariat together with the coordinator and
  the affiliates present in the company will make
  proposals to mobilise to force the company to
  enter into serious talks
• Quoi faire si la direction refuse une approche
  juste et constructive?
• Question dactions transfrontalières pour que
  notre cause et nos revendications gagnent en
  visibilité?
• La mobilisation doit venir des travailleurs et
  suivre les pratiques et traditions nationales
• Le secrétariat ensemble avec le coordinateur et
  les affiliées, proposent comment les forces
  peuvent être mobilisé pour pousser lentreprise à
  entrer dans des discussions significatives

9. Quoi si..? action transfrontalière?
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10. Binding commitment

• Any strategy agreed, any decision taken, at
  European level should be made binding for all the
  actors concerned and implemented at national
  level.
• Toute stratégie, toute décision, adoptées au
  niveau européen, doivent être contraignantes pour
  tous les acteurs concernés et mises en uvre au
  niveau national.

10. Engagement Contraingnant
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principles of EMCEF / principes dEMCEF
based on EMF / basé sur la FEM

• Develop an early warning system mettre sur
  pied un système dalerte rapide
• Full transparency of information transparance
  totale des informations
• Ensure full compliance with info consultation
  rights EWC (and at national level) Assurer le
  respect des droits à linfo et la consutlation
  CEE (et aux niveau national)
• Explore legal possibilities to ensure that
  workers are heard recours juridiques pour que
  travailleurs sont entendu
• EMCEF cooperation between coordinator and
  secretariat EMCEF cooperation entre le
  coordinateur et secretariat
• Draw up a common platform (constructiveness)
  établir une platforme commune (constructivité)
• Search negotiated solutions acceptable for all
  (soc. dialogue) envisager des solutions négociés
  acceptables pour tous
• Communication strategy (influence) strategie de
  communication
• Cross-border industrial action ? (power) cross
  border actions?
• Binding commitments engagements contraingnants
  

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Practical implementation EMF approach

• Any attempt needs to be made to help the
  secretariat to coordinate to get a succesfull
  outcome for workers concerned
• EMCEF coordinator is driving force in this
• the coordinator and the secretariat exchange
  information with trade union officers for each
  trade union involved and the EWC,
• Trade union coordination or preperation meetings
  are organised with involvement of the
  secretariat. If it is not the company, than the
  secretariat covers expenses of the meeting venue.
  Travel and accomodation costs are covered by
  participative trade unions. In principle all
  meetings will be conducted in one language, most
  probably english. Otherwise, interpretation costs
  are not covered by EMCEF