Title: EL CONTROL EN LAS OPERACIONES DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
1EL CONTROL EN LAS OPERACIONES DE ALIMENTOS Y
BEBIDAS
2Tipos de costos (ABC)
- ALIMENTOS
- BEBIDAS
- CIGARROS Y PUROS
- OTROS (TIENDA, PERIODICOS, REVISTAS)
3Alimentos
- ABARROTES Industrializados y listos para ser
procesados (atún, duraznos en almÃbar, frijoles
enlatados, salsa catsup, leche condensada,
mayonesa, harina) - AVES Pollo, pato, avestruz, pavo, faisán y
codorniz - CARNICOS Carnes provenientes de ganado vacuno,
ovino y porcino. - ESPECIAS Hojas tallos, frutos, semillas y polvos
que se utilizan para perfeccionar sabores y
aromas. - FRUTAS, VERDURAS, LEGUMINOSAS Productos
provenientes del campo (papaya, piña, uvas,
plátanos, sandias, kiwi, melón, lima) - LACTEOS Lo relacionado con leche y derivados.
- PASTAS Productos elaborados a base de harinas y
aguas (fideos, espagueti, macarrones, ravioles) - PESCADOS Y MARISCOS Productos del mar (mero,
tilapia, langostinos, pulpo, ostiones)
4Bebidas
- Todos los productos que se surten desde la barra
- REFRESCOS/SODAS bebidas no alcohólicas, agua
natural, aguas carbonatadas, aguas de sabor - CERVEZA envasadas o en barril.
- LICORES NACIONALES E IMPORTADOS brandis, rones,
tequilas, licores de hierbas y frutos, ginebras,
vodkas - VINOS Bebidas de baja graduación alcohólica,
elaboradas a base de uva.
5Costos en el ramo de AyB
COMPRAS
ALMACÉN
TRANSFERENCIAS
BARRA
COCINA
CAJA
VENTAS
6Mitos sobre el control de costos (1)
- EL CONTROL DE COSTOS AFECTARA LA CALIDAD DE LOS
PRODUCTOS Al aplicar las técnicas se mejora la
rotación de los productos, frescura y calidad. - LOS EMPLEADOS SON CULPABLES DE LOS COSTOS ALTOS
Generalmente los sobre-costos se deben al exceso
de producción o problemas con proveedores - EL CONTROL DE COSTOS AFECTARA LA CANTIDAD EN
PLATILLOS Y BEBIDAS Se pretende que las
cantidades sean las exactas de acuerdo a las
recetas. - ES MUY COSTOSO EL CONTROL DE COSTOS Su costo es
minino comparado con los beneficios que se
obtienen. - SE REQUIERE CONTRATAR MAS PERSONAL PARA LLEVAR
LOS CONTROLES Al tener orden se obtiene una
mejor eficiencia de los trabajadores. - EL PERSONAL NO TIENE LA CAPACIDAD DE LLEVAR
CONTROLES Basta saber con contar, sumar y restar
para llevarlos. - EL COSTO QUE ACTUALMENTE TENEMOS ES EL IDEAL
Siempre pueden obtenerse mejores niveles de
eficiencia y optimizar el costo.
7Mitos sobre el control de costos (2)
- LOS RESTAURANTES QUE MANEJAN CONTROL DE COSTOS
CAEN EN EXCESO DE PAPELEOS El personal en las
diferentes áreas solo debe destinar 15 minutos
para el llenado de controles. - AL CUIDAR LOS GASTOS Y COSTOS DE DESCUIDA EL
NEGOCIO El cliente disfrutara de mejores
servicios. Una mayor rentabilidad generara
recursos para destinarlos al mejoramiento de los
servicios y de las instalaciones. - PARA BAJAR LOS COSTOS, LO MAS SIMPLE ES SUBIR LOS
PRECIOS Debe ser la ultima alternativa ya que
los clientes no deben absorber nuestras
ineficiencias. - PARA FIJAR EL PRECIO DE ALGUN PLATILLO SOLO BASTA
MULTIPLICAR SU COSTO POR TRES Y AGREGAR EL IVA
Pensar asà provocará que algunos platillos no se
desplacen por ser caros y otros solo se vendan no
por su calidad sino por su precio. Tanto la
competencia y la popularidad deben tomarse en
cuenta. - CUALQUIER LIBRO DE COSTOS ES BUENO La naturaleza
de los restaurantes es muy diferente a la de las
industrias. - LA BASURA ES SOLO ESO Al revisar la basura e
interpretarla podremos identificar procesos mal
ejecutados, excesos de compras y mermas no
justificadas. - CONCLUYENDO EL CONTROL DE COSTOS AYUDA A
INCREMENTAR LAS UTILIDADES.
8Los sobre-costos (1)
- Se entiende por sobre-costo todos los recursos
materiales y monetarios que se utilicen de mas.
Sus principales causas son - SELECCIÓN DEL PROVEEDOR Precios mas altos,
presentación de los productos inadecuada, no es
honrado, no es puntual, varia la calidad de la
mercancÃa recibida. - PEDIDO DE LA MERCANCIA No se consideran las
necesidades a corto plazo, la caducidad de los
productos, la presentación y los tiempos de
entrega. Se pide de mas por miedo a que falten. - RECEPCION DE LA MERCANCIA No se entrega el peso
facturado, no proporcionan la calidad
establecida, no surten en el horario
preestablecido, no entregan la presentación
solicitada, no entregan productos facturados, la
factura no cumple con requisitos fiscales. - NO SE ACOMODA ADECUADAMENTE LA MERCANCIA
Especialmente la que requiere permanecer en
lugares frescos o congelar o refrigerar no se
colocan en lugares seguros los productos de alto
costo. - TEMPERATURAS DE REFRIGERACION/CONGELACION No
tener los refrigeradores y congeladores a las
temperaturas adecuadas mayores gastos de energÃa
eléctrica se pueden ocasionar problemas
operativos.
9Los sobre-costos (2)
- FALTA DE CONTROL EN EL ALMACEN No restringir el
acceso al almacén no llevar un control y registro
interno a donde se surte mercancÃa. - FALTA DE CONTROL EN AREAS DE PRODUCCION No se
lleva un registro de las cantidades producidas,
existencias iniciales y finales y además no se
comparan con las ventas. - EXCESO O FALTA DE PRODUCCION Cuando se produce
de mas o de menos, ya que los excesos se traducen
en mermas y faltantes y afectan la imagen del
establecimiento, afectando las ventas y los
costos. - ERRORES EN LAS TOMAS DE ORDENES A LOS CLIENTES
Cuando no se toma la orden con claridad puede
haber devoluciones y cancelaciones, además del
desprestigio que ello implica. - COBRO AL CLIENTE Si no hay orden en el registro
de comandas y la elaboración de las cuentas para
el cliente puede suceder que se cobren platillos
no consumidos y viceversa, ocasionando
desprestigio.
10Conciliación de costos
- Es poco eficiente sumar las compras de alimentos,
bebidas y cigarros y después compararlas contra
las ventas. - Es necesario cuantificar el costo de cada
departamento por separado. - El estado de conciliación de costos es un reporte
financiero, dinámico, a un periodo determinado,
donde se muestran el estado de los inventarios,
de las compras y las salidas controladas
(cortesÃas, alimentos de personal y mermas) y
cuyo fin es calcular el costo global del
restaurante y cuantificar los sobre-costos por
departamento.
11Conciliación de Alimentos
- Se trata del departamento mas difÃcil de
controlar - Trabaja mas personal
- El valor de los materiales en conjunto es mas
alto - Es fácil que éstos se descompongan o no se vendan
- Hay mucho movimiento
12Conciliación de costos de Alimentos
13Conciliación de costos de Bebidas
14Costo Global
15Conciliación de costos de Cigarros
16Análisis del Costo Bruto
17El costo óptimo
- El costo óptimo representa el nivel mas bajo
posible de costo, si la preparación de cualquier
bebida o platillo se apega totalmente a la receta
y que no existan fugas ni mermas.
18Calculo del costo óptimo
Es conveniente calcular el costo de los
alimentos, bebidas y demás, al menos cada seis
meses cuando la inflación sea de un digito y
trimestralmente cuando sea de dos
dÃgitos. EJEMPLO
19Análisis del sobre-costo
- Para analizarlos primero hay que separarlos entre
los que se conoce su origen y los que no.
Después continuar con el análisis de los demás
rubros partiendo del mas importante.
20Controles internos de producción
- Se trata de una serie de formatos que deben
elaborarse a diario en las áreas de alimentos,
bebidas, cigarros, puros, artÃculos de limpieza y
mantelerÃa y que sirven para conocer el destino
de la producción y en su caso detectar
diferencias. - CONCEPTO Nombre del insumo
- EI Inventario inicial al iniciar turno
- ENT Cantidad que entro
- EF Inventario final al terminar el turno
- CONS Consumo
- MERMA Platillos rechazados. Ingrediente echado a
perder - CORT Si el platillo de cortesÃa tenia este
ingrediente - VENTA Todos los platillos que contienen este
ingrediente - DIF Todos los ingredientes o platillos que
faltan y se desconoce su destino
21Ejemplo de control de cárnicos
Ventas
22Control interno para bebidas y cigarros
- En el caso de las bebidas el control es
prácticamente el mismo, considerando - Que en el almacén se controlan por botella y en
la barra por copa o porción. - El rendimiento de las botellas depende de su
capacidad - Un litro 24 copas
- 750 ml 18 copas
- 500 ml 12 copas
- Es muy poco común que se reporten mermas.
- Medir el inventario de botellas requiere practica
o se puede contar con reglas que tengan las
medidas marcadas de cada copa. - En cuanto a los cigarros
- Prácticamente no hay mermas
23Planeación de la producción
- Una de las técnicas utilizadas por los
restaurantes es la planeación de la producción. - Sirve para aquellos productos que deben
consumirse frescos y el mismo dÃa. - Utiliza un método estadÃstico muy sencillo.
- Permite producir los alimentos en cantidades
suficientes, tomando como referencia los mismos
dÃas de semanas anteriores.
24Pasos para la planeación de la producción
- Registrar diariamente el consumo del producto.
- Suprimir el dÃa mas alto y el mas bajo de cada
dÃa de la semana. - Calcular la suma de todos los consumos de cada
dÃa de la semana. - Dividir el resultado entre el numero de dÃas
registrados. - Multiplicar el promedio resultante por un factor
de seguridad. Se recomienda un 15. - Redondear y ajustar al rendimiento de la receta.
25Formato para la planeación de la producción
- Se debe tener criterio suficiente para modificar
la producción en función de los cambios en la
demanda, en los precios, en la preferencia de los
consumidores y en las temporadas. - Planear la producción ayuda, entre otras cosas, a
disminuir los sobrantes de cada dÃa y por tanto
los costos.
26Principales causas de las mermas
- Errores en el acomodo de la mercancÃa
- Exceso de compras
- Mala calidad en las compras
- No revisar o recibir adecuadamente la mercancÃa
- No establecer una polÃtica de compras,
presentaciones y pesos - No rotar adecuadamente la mercancÃa
- Falta de capacitación o supervisión en cocina en
cuanto a la preparación de las materias primas y
los platillos - Falta de capacitación o supervisión en cocina en
cuanto a la preparación de las bebidas - No contar con espacios o las instalaciones
adecuadas - Problemas de temperatura en los refrigeradores y
congeladores - Problemas de temperatura en las mesas frÃa y
caliente - No contar con los empaques y depósitos adecuados
- Exceso de producción de platillos o preparaciones
- No utilizar los recortes producidos en frutas,
verduras y cárnicos - No establecer polÃticas de procesamiento de las
materias primas - No reciclar productos como galletas, pan y
mermeladas individualmente empacadas - Falta de promoción de platillos rezagados
- Errores en la fijación de precios
- Exceso de producción de jugos naturales y
preparaciones en la barra.
27Todos los casos se pueden solucionar
- Con capacitación y supervisión al personal e
todas las áreas - Con polÃticas y procedimientos adecuados de
compras, procesamiento, rotación y acomodo - Contando con el equipo de cocina, barra y almacén
- Planeando la producción
- Con buenas polÃticas de precios
- Con un buen diseño del menú
- Con un buen análisis de la basura
- Promocionando artÃculos rezagados
- Revisando y supervisando la producción
- Con un buen sistema de comandas, toma de orden y
ventas - Proponiendo soluciones viables, rentables y
factibles que no afecten la operación
28Revisión de los centros de producción
- Una de las funciones mas importantes de los
gerentes en los restaurantes es revisar
diariamente la producción tanto de la cocina como
en la barra - Verificar las temperaturas de los refrigeradores
y congeladores - Verificar el estado de las mercancÃas
- Detectar faltantes de productos y materias primas
- Probar todos los alimentos
- Verificar la limpieza de todas las áreas
- Revisar los controles
- Verificar la presentación del personal
29Rastreo de diferencias
- ALMACEN La forma de detectar un faltante en
almacén es cuando se levanta el inventario (ver
paginas 109-110). - COCINA En la cocina es donde normalmente se
detectan mas sobre-costos y se detectan por medio
de los controles internos (ver pagina 112) - BARRA Aparentemente es mas sencillo, ya que casi
todas las materias primas no son perecederas,
casi no se requiere preparación y las porciones
son mas estandarizadas. Sin embargo, los
productos que contienen alcohol son muy
atractivos para los empleados (ver paginas
114-115). - OTROS Para estos hay que revisar su consumo
periódicamente (ver pagina 116).
30Costeo de platillos y bebidas
- Costear una receta es muy sencillo, hay que
conocer los ingredientes y su precio de compra.
31Cálculo del precio de venta
- Si los costos han aumentado y el precio máximo
admitido por los clientes, el rango para fijar el
precio se reduce. - Fijar el precio ligeramente mayor al admitido por
los comensales significa no vender o etiquetar al
establecimiento como caro. - Si lo fijamos por debajo del costo del platillo,
perdemos. - El precio de venta deberá ser lo suficientemente
alto para absorber los costos y generar un margen
bruto suficiente también, para cubrir los gastos,
impuestos y por supuesto generar utilidades. - Si fijamos el precio por debajo del rango, la
cantidad de comensales aumentara, si lo fijamos
en los puntos mas altos del rango disminuirá
sensiblemente. LEY DE LA OFERTA Y LA DEMANDA. - Los precios con costos unitarios mas altos, deben
tener menos utilidad, los mas bajos mayor
utilidad, para lograr un equilibrio. - Siempre considerar los precios de la competencia
para platillos similares, para establecer un
rango adecuado.