AMUE

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AMUE SIFACFormation  Missions 
Cursus Ordonnateur
1
2
Sommaire

• Introduction
• Gestion des agents
• Ordres de mission
• Liquidation dun ordre de mission
• Consultation et édition
• Synthèse
• Conclusion

3
IntroductionQuest-ce quune mission ?

• Une mission a les caractéristiques suivantes
• Déplacement hors du lieu de travail habituel
• Dans le cadre professionnel
• Personne rattachée ou non à l'établissement
  (invité)
• Engageant des frais ou non

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IntroductionRègles de gestion

• Une mission est toujours liée à un matricule
  agent
• Un agent est toujours transformé en fournisseur
  pour quil puisse être remboursé
• Dans SIFAC on peut
• Créer une mission.
• Liquider une mission.
• Prendre en charge comptablement les
  remboursements

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IntroductionFlux Missions inter-modules
Paiement
Comptabilisation
MM
FI-TM
Gestion des achats
Gestion des déplacements
Impact comptable, budgétaire et analytique
Frais payés par l établissement
Réservation de crédits
FI
CO
FM
Contrôle de gestion
Frais remboursables à lagent
Comptabilité budgétaire
Comptabilité
HR
Gestion des ressources humaines
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IntroductionProcessus global Missions
Autorisation de la demande davance
Édition de lordre de mission
Liquidation de lavance
Calculer la demande davance
Flux avec avance
Création de lordre de mission
Autorisation de lordre De mission
Édition de lordre de mission
Liquidation mission
Impression état liquidatif
Calculer lordre De mission
Flux sans avance
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IntroductionProcessus global Missions
Création de lordre de mission
Édition de lordre de mission
Liquidation de lavance
Impression état liquidatif
Autorisation de la demande davance
Autorisation de la liquidation
Liquidation mission
Calculer la liquidation
Calculer lavance
Gestion des déplacements (PR05)
Imprimer formulaire (PRF0)
Gestion des déplacements (PR05) Autoriser
ZPRRW_MIS
Gestion des déplacements (PR05) Calculer
Édition OM (ZSIFACFITR_ORD_MIS)
ZPRRW
Gestion des déplacements (PR05) Autorisée
Gestion des déplacements (PR05) Calculer
Réservation de crédits
Pièces comptables et analytiques
MAJ Réservation Crédits
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Sommaire

• Introduction
• Gestion des agents
• Ordres de mission
• Liquidation dun ordre de mission
• Consultation et édition
• Synthèse
• Conclusion

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Gestion des agentsFlux Agents

• Deux populations dagents ont été identifiées
• Les agents invités (création dans SIFAC)
• Les agents missionnaires de létablissement
  (reprise du référentiel existant).

Établissement
SIFAC
Agents invités
Fournisseurs Agents
Base de donnée NABuCo
Agents employés
Reprise
10
Gestion des agentsAgents et fournisseurs

• Un agent nappartient quà une et une seule
  société, en revanche sa fiche fournisseur peut
  exister dans plusieurs sociétés.
• Un agent peut donc effectuer des missions pour le
  compte dune autre société.
• Le processus de transformation des agents en
  fournisseurs sopère ainsi

Recopie automatique ou opération manuelle selon
la modélisation de la structure établissement
Transformation de lagent en fournisseur à la
demande de lutilisateur batch de nuit
Fournisseur société B
Fournisseur société A
Fournisseur société C
Agent Dupond Société A
Transaction de transformation des agents en
fournisseurs ZSIFAC_TRANSFO_AGFRS
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Gestion des agentsAgents et fournisseurs

• Deux groupes de compte (fournisseurs)
  particuliers seront créés pour les agents.
• Lun pour les agents employés
• Lautre pour les agents invités.
• Les données suivantes sont contrôlées à la
  création / modification de lagent pour assurer
  lunicité de ce dernier
• Agent employé ndINSEE
• Agent invité nom, prénom, date de naissance.
• Un agent est structurellement lié à sa fiche
  fournisseur par le numéro de matricule interne
  SIFAC. Par là même, un agent étant unique son
  fournisseur associé le sera aussi. De plus, on ne
  peut modifier les données générales du
  fournisseur agent, ce qui renforce le contrôle
  dunicité.
• Le n INSEE ne sera pas obligatoire pour les
  agents invités.
• NB pas de conflit avec le module dépense au
  niveau des critères dunicité puisque les groupes
  de compte réservés aux fournisseurs agents sont
  indépendants dans leur règles dunicité des
  autres groupes de compte.

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Gestion des agentsCréation de lagent
2
N de matricule Agent
Récapitulatif infos agent
1
Aides à la recherche sur les agents
Aides à la recherche sur les périodes
Liste des infotypes agent.
Accès direct infotype
Catégorie de linfotype
13
Gestion des agentsInfotypes

• Définition dun infotype un infotype est une
  mini fiche porteuse dinformations ordonnées sur
  un agent.
• Les infotypes présents dans SIFAC sont présentés
  dans les transparents suivants

Champs obligatoirement à renseigner.
Champs automatiquement renseignés.
14
Gestion des agentsCréation de lagent

• Linfotype de mesure  nécessaire pour connaître
  létat du salarié (Actif ou Sorti), aucun
  infotype ne peut être créé si celui-ci nexiste
  pas.

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Gestion des agentsCréation de lagent

• Linfotype daffectation Porteur de données sur
  le statut et la catégorie du salarié ainsi que du
  domaine du personnel et du sous domaine du
  personnel, il permet de placer lagent dans son
  contexte organisationnel et hiérarchique.

2
16
Gestion des agentsCréation de lagent

• Linfotype de données individuelles Porteur du
  nom, prénom, n dINSEE et nationalité de
  lagent, cet infotype est indispensable pour
  pouvoir identifier un agent de façon unique dans
  le système.

3
NB les nationalités et pays disponibles sont
ceux de la norme ISO
17
Gestion des agentsCréation de lagent

• Linfotype du régime dindemnisation des frais de
  déplacements  indispensable à la création des
  missions pour lagent concerné, il renseigne sur
  le groupe de lagent permettant ainsi de savoir
  sil peut utiliser son véhicule personnel pour
  ses déplacements, et sur son imputation
  budgétaire et analytique par défaut.

18
Gestion des agentsCréation de lagent

• Linfotype dadresse Décrivant ladresse de
  lagent (rue, code postal, ville, pays).
  Linfotype dadresse peut être décliné en
  plusieurs sous types pour différencier ladresse
  du domicile de ladresse du lieu de travail.
• Vous devez cliquer sur laide à la saisie pour
  sélectionner la ville de lagent

5
19
Gestion des agentsCréation de lagent

• Saisissez des paramètres dans le match code,
  validez ( ), double cliquez sur la ville voulue,
  celle-ci est automatiquement rapatriée dans le
  champ  ville , son INSEE commune dans  INSEE 

20
Gestion des agentsCréation de lagent

• Il y a deux adresses (à minima)
• Ladresse familiale

7
21
Gestion des agentsCréation de lagent

• ladresse administrative adresse du lieu de
  travail de lagent.

8

• Note module stage deux adresses supplémentaires
  sont utilisées dans le cadre du module stage
   ancienne adresse familiale  et  ancienne
  adresse administrative  celles-ci sont gérés de
  la même façon que les adresses présentées ici.

22
Gestion des agentsCréation de lagent

• Linfotype des coordonnées bancaires Porteur du
  ou des RIB de lagent, ils peuvent être déclinés
  en deux sous types pour SIFAC
• Les coordonnées bancaires principales celles
  sur lesquelles lagent se fait virer sa paie
• Les coordonnées de frais de déplacement celles
  sur lesquelles il se fait rembourser ses frais de
  déplacements.

9
23
Gestion des agentsRègles de gestion pour
coordonnées bancaires

• Les coordonnées bancaires sont nécessaire pour
  pouvoir transformer un agent en fournisseur.
• Les coordonnées bancaires sont donc nécessaires
  pour pouvoir payer un agent.

24
Gestion des agentsCréation de lagent

• Information sur la fiche fournisseur on peut
  potentiellement avoir
• Des coordonnées bancaires principales typées
• Des coordonnées bancaires frais de déplacement
  typées MIS
• Les coordonnées frais de déplacement seront
  automatiquement prises pour les déplacements
• Les coordonnées principales pour tout paiement au
  fournisseur-agent passant par le module dépense.

10
25
Gestion des agentsModification de lagent
Pour modifier des données dun agent,
sélectionnez simplement un infotype puis cliquez
sur modifier.
2
1
26
Gestion des agentsExercice
27
Gestion des agentsGestion de lhistorique

• La gestion de lhistorique permet de créer
  plusieurs infotypes du même type (adresse,
  coordonnées bancaires) à des dates différentes.
• Ex on avait crée un infotype adresse valable du
  01.01.2005 au 31.12.9999. Lagent change
  dadresse au 01.01.2008.

28
Gestion des agentsGestion de lhistorique
2
1
29
Gestion des agentsGestion de lhistorique
Le système vous affiche le message suivant Qui
signifie que lancien enregistrement commençant
le 01.01.2005 va se finir quand commence le
suivant cest-à-dire celui que vous venez de
créer, Vous pouvez ensuite sauvegarder votre
infotype.
30
Gestion des agentsAffichage de lhistorique

• Dans la barre des menus (en affichage de
  linfotype), vous pouvez accéder à lhistorique
  dun infotype en cliquant sur

31
Gestion des agentsTransformation de lagent en
fournisseur Procédure durgence

• Même si la transformation dun agent en
  fournisseur se fait tous les soirs il peut être
  nécessaire de le transformer immédiatement pour
  pouvoir lui payer une avance ou une mission.
• Pour cela il faut lancer la transaction
  ZSIFAC_TRANSFO_AGFRS
• Plusieurs choix de traitements soffrent à vous
• Création si lagent na pas de fiche fournisseur
• Modification si vous avez effectué des
  modifications sur lagent (notamment compte
  bancaire)
• Actualisation Si lagent change de période dans
  ces historiques (exemple si ces cordonnées
  bancaires étaient valables jusquau 31.12.2007,
  le 01.01.2008, il peut être bon de lancer le
  traitement en actualisation)
• Pour visualiser la création du fournisseur code
  transaction XK03

32
Gestion des agentsDémonstration
33
Sommaire

• Introduction
• Gestion des agents
• Ordres de mission
• Liquidation dun ordre de mission
• Consultation et édition
• Synthèse
• Conclusion

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Ordre de missionGestion des autorisations

• Le gestionnaire pourra visualiser tout agent
  quelle que soit sa société.
• En revanche un ordonnateur ne pourra autoriser
  une mission que si celle-ci est dans son domaine
  de responsabilité.
• Un gestionnaire pourra voir ou créer des missions
  quelle que soit laffectation budgétaire et
  analytique de la mission.

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Ordre de mission Gestion des forfaits

• Pour les séjours en France
• Forfaits repas Un remboursement est attribué
  pour chaque déjeuner et chaque dîner selon
  l'intervalle, en heures, de la durée du
  déplacement
• Forfaits nuitées Les forfaits nuitées sont
  attribués pour les déplacements intérieurs dans
  la durée du déplacement si l'intervalle de nuit,
  en heures, est complètement dépassé
• Pour les séjours à létranger
• Pour les déplacements à l'étranger, les forfaits
  nuitées et repas sont combinés en un forfait, l'
   Indemnité journalière  (IJ), appliquée en
  fonction des intervalles horaires de la durée du
  déplacement et en fonction du pays.
• NB Les indemnités kilométriques sont gérées au
  niveau des trajets
• Elles sont comptabilisées par agent

36
Ordre de mission Gestion des forfaits

• Préconisation conformément aux décrets en
  vigueur
• France 
• 15,25 Euros par repas à raison de 2 repas par
  jour. (Les repas étant dus si lagent est en
  mission entre des heures spécifiques à déterminer
  par établissement.)
• 60 Euros par nuitée à raison dune nuitée par
  jour (plus de différentiation entre Paris et
  province depuis le 01.11.2006). (un taux moindre
  que le taux de 60 peut être fixé sur décision
  du CA de létablissement) (Les hébergements étant
  dus si lagent est en mission entre des heures
  spécifiées par établissement.)
• Étranger 
• Une indemnité journalière différente par
  pays.(Due si lagent est en mission à létranger
  entre 0h et 5h. )
• Aucun groupe agent ne sera distingué pour les
  indemnités à létranger dans la mesure où le
  périmètre de reprise ninclut aucune mission
  antérieure au 01.11.2006.
• NB  Lalimentation des indemnités journalières
  se fait via une interface avec MINEFI.

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Ordre de mission Numérotation des ordres de
mission

• Les ordres de mission sont numérotés en fonction
  de la société / domaine du personnel de lagent.
• La numérotation est dite interne cest-à-dire
  propre à SIFAC.
• Les numéros des missions sont uniques ,
  cest-à-dire quà un numéro de mission correspond
  un seul numéro dagent.

38
Ordre de mission Création sur un matricule agent
39
Ordre de mission Schémas de déplacement
40
Ordre de mission Schémas de déplacement

• Une mission pourra contenir des destinations en
  France et à létranger.
• Les différents schémas sont
• Mission Forfaitaire  Calcul automatique des
  indemnités conformément à larticle 3 du décret
  en vigueur.
• Mission frais réels (plafonnés ou non)
  Dérogation à larticle 3 (art 7) pour rembourser
  lagent aux frais réels.
• Mission sans frais Pour garder la trace dune
  mission faite pour le compte dun autre
  établissement.
• Cas particulier de l OM permanent
• Déplacement sur OM permanent (forfait, frais
  réel)

41
Ordre de mission Création de lordre de mission
42
Ordre de mission Création de lordre de mission
43
Ordre de mission Présentation des différents
onglets
Onglet Forfait  Données générales du
déplacement, Indemnités forfaitaires, lieu de
départ de lagent
Onglet Retenues Les retenues pour hébergement
gratuit, repas gratuits. Seulement utilisées pour
les missions forfaitaires elles permettent
daffecter des retenues légales sur les forfaits
calculés automatiquement.
Onglet Séjour (Remarque) Une mission peut se
subdiviser en plusieurs séjours.
Onglet remarques  remarques complémentaires
concernant la mission aucun formalisme
particulier.
Onglet Trajet  Informations relatives au
véhicule personnel du salarié ces informations
sont renseignées par défaut de la fiche agent
mais peuvent être modifiées sur la mission.
Onglet Avances gestion des avances de frais de
mission
Onglet Justificatifs  Catégories de frais type
de transport et autres frais liées à des
justificatifs papier.
44
Ordre de mission Création de lordre de mission
Onglet Forfaits
45
Ordre de mission Création de lordre de mission
Onglet Justificatifs
46
Ordre de mission Catégories de frais
Identifiant Libellé Payable à lagent Catégorie a contrôler avec
Catégories globalisées pour lensemble des établissements Catégories globalisées pour lensemble des établissements Catégories globalisées pour lensemble des établissements Catégories globalisées pour lensemble des établissements
VOL Avion Oui Autres
VOLP Avion payé Non Autres
TAXI Taxi Oui Autres
TAXP Taxi Payé Non Autres
TRN Train Oui Autres
TRNP Train payé Non Autres
LOC Location de véhicule Oui Autres
LOCP Location de véhicule payé Non Autres
BAT Bateau Oui Autres
BATP Bateau payé Non Autres
TCOM Transport en commun Oui Autres
NUIT Nuitée Oui Hébergement
NUIP Nuitée payée Non Autres
ESS Carburant Oui Frais véhicule privé
PARK Parking Oui Autres
PEAG Péage Oui Autres
47
Ordre de mission Catégories de frais
EOMP engagement sur OM permanent Oui Autres
ROMP régularisation sur OM Permanent Oui Autres
VISA Visa Oui Autres
VACC Vaccin Oui Autres
PASS Passeport Oui Autres
VADM Véhicule administratif Non Autres
ABFO Abattement sur forfait Non Autres
REPA Repas Oui Repas
REPP Repas payé Non Autres
Catégories non globalisées pour lensemble des établissements Catégories non globalisées pour lensemble des établissements Catégories non globalisées pour lensemble des établissements Catégories non globalisées pour lensemble des établissements
COLL Colloques Oui Autres
COLP Colloques Payés Non Autres
AUTR Autres Oui Autres
RETN Retenues Oui (-) Autres
48
Ordre de mission Création de lordre de mission
Onglet Séjour

Pays et région (pour la France) du séjour, zones
obligatoires
Dates et heures de début et de fin des séjours
49
Ordre de mission Création de lordre de mission
Onglet Séjour

• Si vous ne renseignez pas la région dans le
  séjour pour un séjour en France, un message
  derreur saffiche à la simulation et à la
  sauvegarde

50
Ordre de mission Création de lordre de mission
Onglet Trajets
La catégorie de véhicule désigne le mode de
transport utilisé par lagent, le mode  tarif
SNCF 2ième classe  correspond au remboursement
des billets à ce tarif kilométrique.
51
Ordre de mission Création de lordre de mission
Onglet Trajets

• SIFAC dispose dun calculateur de distance
  intégré basée sur un distancier actualisable ou
  pas en fonction du mode choisi. Plusieurs choix
  soffrent a vous
• Sélectionnez la ville de départ et la ville
  darrivée
• Si vous ne sélectionnez pas la ville darrivée le
  système vous proposera automatiquement les
  résidences admin et/ou familiale de lagent.
• Si vous ne sélectionnez pas la ville de départ le
  système vous proposera automatiquement les
  résidences admin et/ou familiale de lagent.

52
Ordre de mission Création de lordre de mission
Onglet Trajets
53
Ordre de mission Création de lordre de mission
Onglet Trajets
54
Ordre de mission Catégories de véhicules
Catégorie de véhicule Classe de véhicule
Véhicule personnel 1 à 5 CV
Véhicule personnel 6 à 7 CV
Véhicule personnel 8 à 99 CV
Bicyclette à moteur/ voiturette Inférieure à 50 CV
Vélomoteur De 50 à 125 CV
Motocyclette Plus de 125 CV.
Tarif SNCF 2ième classe N/A
55
Ordre de mission Création de lordre de mission
Onglet Retenues

• Étranger France

Lagent bénéficie d1 repas dans un restaurant administratif (colonne repas sur la mission) 25
Lagent bénéficie dun repas gratuit. (colonne repas sur la mission) 50
Lagent bénéficie dun repas gratuit, et dun repas dans un restaurant administratif. (colonne repas sur la mission) 75
Lagent bénéficie de deux repas gratuit. (colonne repas sur la mission) 100
Lagent bénéficie dun hébergement gratuit. (colonne hébergement sur la mission) 100
Lagent bénéficie dun repas gratuit. (colonne hébergement sur la mission) 17,5
Lagent bénéficie de deux repas gratuit. (colonne hébergement sur la mission) 35
Lagent bénéficie dun hébergement gratuit. (colonne hébergement sur la mission) 65
Lagent bénéficie d1 repas gratuit et dun hébergement gratuit (colonne hébergement sur la mission) 82,5
Lagent bénéficie de 2 repas gratuits et dun hébergement gratuit (colonne hébergement sur la mission) 100
56
Ordre de mission Création de lordre de mission
Onglet Retenues
57
Ordre de mission Création de lordre de mission
Onglet Avances

• Lavance doit toujours être déterminée à létape
  de lordre de mission
• Elle ne peut dépasser 100 de la mission (
  modifiable par établissement)
• Il suffit daller sur longlet avance et den
  déterminer le montant
• Attention une fois lavance déterminée elle ne
  peut plus être modifiée (mais réduite ou
  augmentée via une ligne supplémentaire sur
  longlet avance)

58
Ordre de mission Création de lordre de mission
Onglet Remarques
59
Ordre de mission Création de lordre de mission
Onglet Données complémentaires
60
Ordre de mission Création de lordre de mission
Sauvegarde
61
Ordre de mission Copie de mission

• Lors de la copie dune mission lensemble des
  données de la mission copiée sont reprises.
• Il est tout à fait possible de copier un
  déplacement dun matricule vers un autre en se
  plaçant sur le matricule cible.
• Lavance ne peut être recopiée.
• La date de début de la nouvelle mission est
  automatiquement mise à la date de fin de la
  dernière mission de lagent.

62
Ordre de mission Exercice
63
Ordre de mission Aurorisation/validation de
lordre de mission

• Lautorisation est une étape ordonnateur
• Autoriser une mission consiste à autoriser
  lengagement de la mission dun point de vue
  budgétaire.

64
Ordre de mission Autorisation/Validation de
lordre de mission
65
Ordre de mission Exercice
66
Ordre de mission Calcul/Visa ordonnateur de la
mission

• Le calcul est une étape ordonnateur
• Calculer une mission consiste à
• Créer la demande davance lorsque lon est à
  létape de lordre de mission (cette étape nest
  pas obligatoire, mais peut être effectuée lorsque
  la mission ne comporte pas davance)
• Créer la pièce préenregistrée FI-TM à létape de
  la liquidation
• Une période de calcul est toujours demandée lors
  dun calcul (généralement la période de calcul
  est celle du mois, ne pas modifier cet écran et
  le valider)

67
Ordre de mission Calcul/Visa ordonnateur de la
mission
3
1
2
68
Ordre de mission Edition de lordre de mission

• Lédition de lordre de mission ne peut se faire
  que si lordonnateur a Autorisé la mission.
• Elle est accessible via la transaction
  ZSIFACFITR_ORD_MIS
• La plupart des champs sont renseignés
  automatiquement mais le remplissage dune partie
  dentre eux est nécessaire sur lécran de
  sélection (ex le gestionnaire a-t-il le droit à
  un train 1ière classe ou 2ième classe)

69
Ordre de mission Edition de lordre de mission
70
Ordre de mission Edition de lordre de mission
71
Ordre de mission Exercice
72
Ordre de mission Gestion de la demande davance

• Une fois que lordonnateur a validé / visé
  lavance, il doit ensuite créer lécriture
  comptable correspondante.
• Lavance a un impact simplement dans la
  comptabilité financière et ne fait pas lobjet
  dun mandat mais dun ordre de paiement (la forme
  de lordre de paiement est vu dans le module
  comptable)
• La création de lécriture comptable consiste en
  la validation de lécriture proposée
  automatiquement par le système.
• Pour ce faire il doit lancer la transaction
  présentée dans les diapositives suivants.

73
Ordre de mission Gestion de la demande davance

• Lorsquil lance la transaction lordonnateur ou
  le comptable peut ne sélectionner que les
  missions quil a validé
• Il peut aussi réduire la sélection par n de
  mission

74
Ordre de mission Gestion de la demande davance
Lordonnateur doit cliquer sur la pièce, ainsi il
peut afficher la pièce comptable qui va être
crée. Eventuellement, il peut cliquer
sur  contrôler  pour vérifier la pièce.
75
Ordre de mission Gestion de la demande davance

• Les différents statuts des cycles
• La pièce comptable nest pas encore enregistrée
  et est à prendre en charge (statut
   justificatifs crées )
• La pièce comptable a été enregistrée avec succès
  lavance comptable est crée (statut
   justificatifs enregistrés )
• La pièce comptable a été rejetée avec succès
  lavance comptable nest pas crée (statut
   rejeté ) ? Si le comptable rejette lavance la
  mission régresse automatiquement au statut  dem
  saisie   ouvert .
• La pièce comptable na pu être enregistrée suite
  à un problème (statut  justificatifs erronés )

76
Ordre de mission Gestion de la demande davance

• Lordonnateur ou le comptable peut choisir de
  rejeter ou de comptabiliser lavance (il doit
  sélectionner la ligne correspondant au cycle de
  la mission en cliquant à droite du cycle puis le
  valide ou le rejette)

77
Ordre de mission Démonstration
78
Ordre de mission Démonstration
79
Liquidation dun ordre de missionExercice
80
Ordre de mission Exercice
81
Ordre de mission Exercice
82
Ordre de mission Missions sur OM Permanent

• Par la suite les créations de  dép sur OM
  permanents  peuvent se faire directement en
  copiant un  dép sur OM permanent  relatif à
  lOM permanent. Ceci évite davoir à changer le
  schéma
• ? Ceci accélère dautant la procédure.

83
Sommaire

• Introduction
• Gestion des agents
• Ordres de mission
• Liquidation dun ordre de mission
• Consultation et édition
• Synthèse
• Conclusion

84
Liquidation dun ordre de mission Règles
générales

• Les missions concernées par cette section sont
  les missions dont le schéma est
•  Mission forfaitaire ,  Dép sur OM perm
  FORF ,
•  Mission frais réels ,  Dép sur OM perm
  FREEL ,
•  Mission sans frais 
• En un mot tous les schémas sauf les OM permanents
  qui ne seront jamais liquidés.
• Toujours vérifier les frais saisis grâce à la
  simulation de la liquidation.

85
Liquidation dun ordre de mission Retour de
lagent
86
Liquidation dun ordre de mission Retour de
lagent
1
87
Liquidation dun ordre de mission Retour de
lagent
2

• Le nouveau statut est positionné automatiquement
  à
•  Dépl. Effectué   à décompter 
• Attention cette étape est obligatoire car elle
  permet de passer du statut de lOM à celui de la
  liquidation (si ce nest pas fait la mission
  reste au statut de lOM)

Aucune action à faire SIFAC a automatiquement
changé le statut de déplacement Cliquer sur retour
88
Liquidation dun ordre de mission Retour de
lagent Saisie des frais réels Onglet Trajets
89
Liquidation dun ordre de mission Retour de
lagent Saisie des frais réels Onglet
Justificatifs
90
Liquidation dun ordre de mission Retour de
lagent Saisie des frais réels Onglet Trajets
91
Liquidation dun ordre de mission Retour de
lagent Saisie des frais réels Onglet Retenues
92
Liquidation dun ordre de mission Retour de
lagent Vérification des retenues
Pourcentage de la retenue non significatif
Montant de la retenue À prendre en compte
Attention La retenue du premier jour ne sert
ici à rien. En effet, aucune indemnité nest
générée le premier jour. Cest pourquoi il faut
toujours simuler létat liquidatif.
93
Liquidation dun ordre de missionSimulation
Points de vérification
Montants repas 0 à létranger selon décret et
horaires en France
Montant IJ à létranger Montant hébergement en
France
Indemnités kilométriques et dégressivité en
fonction de la mission et de celles déjà
liquidées (la dégressité se calcule par
matricule).
Montants des justificatifs individuels.
Montant Total à rembourser à lagent.
94
Liquidation dun ordre de missionExercice
95
CAS PARTICULIER LE FORFAIT GLOBAL
96
Liquidation dun ordre de missionForfait global

• Le forfait global est utilisé par les universités
  pour remplacer lensemble des catégories de frais
  dune mission ainsi que les indemnités
  (journalières à létranger, repas hébergement
  en France).
• Il nest utilisé que sil est plus avantageux
  pour létablissement.
• Il est représenté par la catégorie de frais ABFO,
  toujours signée négativement et qui correspond à
  la réduction nécessaire pour rembourser la
  mission au forfait.
• NB la gestion au forfait est ici présentée à la
  liquidation mais elle peut tout aussi bien être
  faite dés lordre de mission pour que
  lengagement soit le plus juste possible.

97
Liquidation dun ordre de missionForfait global
Vérifications à effectuer

• On doit vérifier que le montant des frais du
  forfait est bien inférieur à lensemble des frais
   normaux  de la mission.
• Pour cela il faut saisir les frais réels de la
  mission.
• Il existe plusieurs façon de vérifier que le
  forfait est plus avantageux pour létablissement,
  la procédure suivante est donnée à titre
  indicatif.

98
Liquidation dun ordre de missionForfait global
Analyse de la simulation

• Le montant à rembourser via le calcul de lart 3
  secteur public saffiche alors dans la zone  Mnt
  remboursement en EUR  dans notre cas le
  forfait global à attribuer est de 1000 .
• Il va donc nous falloir créer une catégorie de
  frais  ABFO  égale à
• 1000 1471,5 - 471,5.
• NB Si le montant du forfait global avait été
  inférieur à la simulation vous devez
• vous arrêter à cette étape (ex si le forfait
  avait été de 2000 ).

99
Liquidation dun ordre de missionForfait global
Catégorie ABFO
100
Liquidation dun ordre de missionForfait global
Simulation et vérification du montant

• Si le montant à rembourser à lagent est égal au
  montant du forfait global vous pouvez
  sauvegarder.
• Sinon modifiez la catégorie ABFO pour que le
  montant du forfait global soit correct.

101
Liquidation dun ordre de missionEtat liquidatif

• Etats liquidatifs il sagit des récapitulatifs
  de frais liés à la mission, soumis à
  lautorisation de lordonnateur

102
Liquidation dun ordre de missionEtat liquidatif

• Une fois la variante sélectionnée, il faut
  indiquer la ou les missions à imprimer ou le ou
  les matricules pour lesquels on veut voir
  imprimer les états liquidatifs

103
Liquidation dun ordre de missionEtat liquidatif

• Plusieurs mode de traitement existent pour cette
  transaction
• Si vous sélectionnez test vous aurez une
  édition avec la mention test en haut à droite et
  vous pourrez encore imprimer létat liquidatif
  définitif
• Si vous ne sélectionnez rien (comme sur la copie
  décran), vous éditerez létat liquidatif
  définitif, ce dernier ne peut être édité quune
  seule fois et ne comporte pas de mention en haut
  à droite.
• Enfin, si vous sélectionnez dépl. Imprimés vous
  pourrez rééditer létat liquidatif déjà imprimé
  mais celui-ci comportera la mention copie.

104
Liquidation dun ordre de missionEtat liquidatif
105
Liquidation dun ordre de missionEtat liquidatif
106
Liquidation dun ordre de missionEtat liquidatif
107
Liquidation dun ordre de missionEtat liquidatif
108
Liquidation dun ordre de missionExercice
109
MissionsSignification des pictogrammes de la
transaction PR05
  Statut 1 Statut 2      
Pictogramme Autorisation Calcul Métier Transaction Chemin
  demande saisie à décompter OM non validé PR05  
  demande acceptée à décompter OM validé PR05 AUTRE(S) --gt autoriser
  demande acceptée calculé OM visé Ordo PR05 AUTRE(S) --gt calculer
  demande acceptée transféré FI OM ok compta ZPRRW  
  demande acceptée ouvert rejet avance compta ZPRRW  
           
  déplacement effectué à décompter liquidation non validée PR05 dans la mission STATUT de déplacement
  déplacement accepté à décompter liquidation validée PR05 AUTRE(S) --gt autoriser
  déplacement accepté calculé liquidation vidée Ordo PR05 AUTRE(S) --gt calculer
  déplacement accepté transféré FI Liquidation ok compta  ZPRRW_MIS  
  déplacement accepté ouvert rejet compta ZPRRW_MIS   
110
MissionsSignification des pictogrammes de la
transaction PR05

• Les pictogrammes présents sur la transaction des
  OM (PR05) sont les suivants

• Ce pictogramme signifie que la mission est prête
  a être comptabilisée soit
• Partiellement statut demande acceptée,
  lavance de la mission est prête à être
  comptabilisée.
• Totalement Statut dépl. accepté, la mission
  est prête à être comptabilisée totalement
  (liquidation finale).
• Cas particulier Ce pictogramme peut aussi être
  affecté à une mission au statutdem. Acceptée
  transférée FI si et seulement si la mission na
  pas généré davance.

• Ce pictogramme signifie que la mission est au
  statut de lOM ou de la liquidation
• Statut dem saisie à calculer, cest le statut
  de lordre de mission avant lautorisation de
  passage de la mission par lordonnateur.
• Statut dépl. effectué à calculer, cest le
  statut de la liquidation avant lautorisation de
  passage de la mission par lordonnateur.

111
MissionsSignification des pictogrammes de la
transaction PR05

• Ce pictogramme signifie que la mission a été
  comptabilisée et/ou que des pièces comptables ont
  été générées
• Partiellement statut demande acceptée
  transférée FI, si le transfert dans FI a crée
  une pièce comptable davance.
• Totalement statut dépl. accepté transféré
  FI, si le transfert vers FI a généré des pièces
  comptables, analytiques et budgétaire. (si une
  mission sans frais est comptabilisée le
  pictogramme restera )
• Cas particulier Ce pictogramme peut aussi être
  affecté à une mission annulée
• En effet, des écritures comptables et leur
  contre-passation ont été créées.
• En résumé ce pictogramme nest utilisé que si la
  mission possède un historique de paiement.

112
MissionsSignification des pictogrammes de la
transaction PR05

• Ce pictogramme correspond à une mission qui a été
  rejetée.
•  dépl effectué   ouvert  si le cycle
  comptable de la mission a été rejeté.
•  Demande saisie   ouvert  si lavance a été
  rejettée.

• Ce pictogramme signifie que la mission a été
  partiellement payée (avance) ou totalement payée.

113
CAS PARTICULIER LORDRE DE MISSION PERMANENT
114
Ordre de mission OM Permanent

• LOM permanent sert dengagement budgétaire et de
  couverture juridique
• On le gère de la même façon que précédemment mais
  en plus on met une catégorie EOMP Engagement OM
  permanent qui servira pour la réservation des
  crédits de lannée. Lorsquon créera un OM
  relatif à cet OM permanent une catégorie de frais
  ROMP viendra réduire cette catégorie de frais sur
  lOM permanent automatiquement
• Dans tous les cas le contrôle de chevauchement
  sera adapté pour quil ne tienne pas compte des
  OM permanents. (ce qui permettra de faire des
  missions aux mêmes dates)
• Les OM permanents sont porteurs de l engagement
  des missions à venir (missions régulières).
• Il sont régularisés via
• Des missions de type déplacement sur OM permanent
• Des catégories de frais ROMP crées
  automatiquement.
• Ils ne doivent jamais être transférés en
  comptabilisation mais simplement autorisés.

115
Ordre de mission Création de lordre de mission
permanent
116
Ordre de mission Création de lordre de mission
permanent

• Renseignez
• - date de couverture de lOM permanent
• Villes de couverture de lOM permanent
• Créer une catégorie EOMP réservant les crédits
• Pour lensemble des missions à venir
• - Renseignez la ventilation des coûts.
• Enfin, sauvegardez votre mission.

117
Ordre de mission PermanentExercice
118
Ordre de mission Création dune mission sur OM
permanent
Cliquer sur  nouveau 
119
Ordre de mission Création de la mission sur OM
permanent
Indiquer la période du déplacement
Indiquer le motif et la ville du déplacement
120
Ordre de mission Création de la mission sur OM
permanent
Cliquer sur  VentilationCoûts ,
Indiquer la répartition et cliquer sur valider
121
Ordre de mission Création de la mission sur OM
permanent Catégorie de frais
122
Ordre de mission Création de la mission sur OM
permanent Onglet Séjour
Renseigner ces 7 champs et appuyer sur entrée
123
Ordre de mission Création de la mission sur OM
permanent Onglet Donnée complémentaire
Indiquer le numéro de lOM permanent et appuyer
sur entrée
124
LOM permanent est automatiquement réduit du
montant du déplacement créé
Ordre de mission Informations sur OM permanent
125
Ordre de mission Consultation de lOM permanent
126
Ordre de mission Missions sur OM Permanent

• Par la suite les créations de  dép sur OM
  permanents  peuvent se faire directement en
  copiant un  dép sur OM permanent  relatif à
  lOM permanent.
• ? Ceci accélère dautant la procédure.

127
Ordre de mission PermanentExercice
128
Sommaire

• Introduction
• Gestion des agents
• Ordres de mission
• Liquidation dun ordre de mission
• Consultation et édition
• Synthèse
• Conclusion

129
Consultations et éditionsEtats missions
disponibles
Code transaction Nom transaction Descriptif de l'état
S_AHR_61016401 Données de dépl./Cumuls dépl  Etat référençant pour les missions sélectionnées, le coût total, le montant à rembourser, les montants forfaitaires, davance etc..
S_AHR_61016402 Justificatifs déplacement Justificatifs de déplacement classés par déplacement 
S_AHR_61016403 Justificatifs de déplacement sans données  Justificatifs de déplacement classés par déplacement mais pouvant être triés autrement. 
S_AHR_61016404 Affectation des coûts déplacement  Affectation des coûts de déplacement classés par déplacement 
S_AHR_61018613  Affectation coûts déplacement sans données  de déplacement Affectation des coûts de déplacement classés par déplacement mais pouvant être classés autrement 
S_AHR_61016405 Données déplacement/Cumuls/Justificatifs/ Affectation des coûts Etat récapitulant lensemble des données des 5 états précédemment cités. 
PTRV_PAYMENT_HISTORY  Détermination de la date de paiement FI Affichage des pièces comptables associées aux mission, permet danalyser le stade de comptabilisation/ paiement des missions. 
S_AHR_61016406 Qui est où ? Recherche par destination Etat permettant de retrouver les déplacements des agents par destination
S_AHR_61016407 Recherche des justificatifs dépassant le plafond  Etat récapitulant les justificatifs dépassant le plafond fixé par établissement.
130
Consultations et éditionsEtat de visualisation
des missions sans visa pour un service

• Sélectionnez les deux codes statut 1 et 3 qui
  correspondent à demande saisie et déplacement
  effectué ? vous afficherez ainsi toutes les
  missions non autorisées par lordonnateur.

131
Consultations et éditionsEtat de visualisation
des missions sans visa pour un service

• Vous pouvez ensuite réduire la sélection sur un
  centre financier en cliquant sur
• Puis sur affectation des coûts gt centre financier
  et spécifiez votre centre financier.
• Exécutez ensuite létat.

132
Consultations et éditionsEtat de visualisation
des missions sans visa pour un service
Premier tableau résumé des missions à viser
133
Consultations et éditionsEtat de visualisation
des missions sans visa pour un service
Deuxième tableau
134
Consultations et éditionsEtat de visualisation
des missions sans visa pour un service
Troisième tableau résumé des imputations des
missions
135
Consultations et éditionsDémonstration
136
Sommaire

• Introduction
• Gestion des agents
• Ordres de mission
• Liquidation dun ordre de mission
• Consultation et édition
• Synthèse
• Conclusion

137
MissionsExercice de synthèse
138
Sommaire

• Introduction
• Gestion des agents
• Ordres de mission
• Liquidation dun ordre de mission
• Consultation et édition
• Synthèse
• Conclusion

139
ConclusionConseils aux formateurs

• Ne pas oublier de cliquer sur le bouton  statut
  déplacement  avant de sauvegarder une mission à
  la liquidation .
• Toujours simuler une mission avant de sauvegarder
• Un ordonnateur ne doit pas oublier dautoriser un
  OM permanent pour que lengagement budgétaire
  soit effectif.
• Lorsque vous êtes perdu sur une transaction
  cliquez sur Aide Infopak, vous pourrez ainsi
  accéder aux manuels en ligne.
• Si quelquun a un problème sur la transaction des
  missions, demandez lui le matricule et le n de
  la mission ainsi que les ventilation des coûts de
  sa mission, les problèmes peuvent venir dune de
  ces 3 sources.
• Renseigner longlet Séjour avec Pays et région
  en France, si létablissement na pas opté pour
  un calcul forfaitaire par défaut.